Om 'n lys of tabel met data van Word na Excel te skuif, hoef u nie individuele stukke data in die selle van 'n Excel -sigblad (werkblad) te skuif nie. U kan u dokument eenvoudig in Word formateer, en dan kan die hele dokument met 'n paar klik in Excel ingevoer word.
Stap
Metode 1 van 2: Omskakeling van lyste
Stap 1. Verstaan hoe die Word -dokument omgeskakel sal word
Om 'n dokument in Excel in te voer, word sekere karakters gebruik om te bepaal watter data die selle in die Excel -werkblad sal invoer. Deur 'n paar opmaakstappe uit te voer voordat u dit invoer, kan u die voorkoms van die werkblad beheer en die hoeveelheid handmatige opmaak wat u moet doen, verminder. Dit is veral handig as u 'n lang lys uit 'n Word -dokument in Excel invoer.
Hierdie metode werk die beste as daar verskeie inskrywings in die lys is, elk met 'n soortgelyke formaat ('n lys adresse, telefoonnommers, e -posadresse, ens.)
Stap 2. Maak seker dat daar geen formateringsfoute in die dokument is nie
Voordat u met die omskakelingsproses begin, moet u seker maak dat elke inskrywing op dieselfde manier geformateer is. U moet leestekensfoute regstel of inskrywings wat nie ooreenstem nie, herrangskik. Dit is om te verseker dat die data -oordragproses vlot verloop.
Stap 3. Vertoon die opmaakkarakters in die Word -dokument
Deur normaalweg verborge formaattekens te vertoon, kan u die beste manier bepaal om elke inskrywing te skei. U kan opmaakkarakters vertoon deur op die knoppie Wys/verberg paragraafmerke op die tuisblad te klik, of deur op Ctrl+⇧ Shift+*te druk.
Die meeste lyste het een paragraafmerk aan die einde van elke reël, of aan die einde van 'n reël, of in 'n leë reël tussen inskrywings. U sal hierdie teken gebruik om die kenmerkende karakter van die selle in Excel in te voer
Stap 4. Vervang die paragraafmerke tussen inskrywings om ekstra spasies te verwyder
Excel gebruik spasies tussen inskrywings om rye te definieer, maar u moet dit op hierdie stadium verwyder om te help met die opmaakproses. Moenie bekommerd wees nie, u sal dit binnekort byvoeg. Hierdie stap werk die beste as u een paragraafmerk aan die einde van die inskrywing en een punt in die spasie tussen inskrywings (twee opeenvolgende spasies) het.
- Druk Ctrl+H om die vind vind en vervang venster.
- Tik ^p ^p in die veld Vind. Dit is die kode vir twee opeenvolgende paragraafpunte. As elke inskrywing 'n enkele reël is en daar geen leë reëls tussenin is nie, gebruik slegs een ^p.
- Voer die skeidingsteken in die veld Vervang in. Maak seker dat hierdie karakter nie 'n karakter in die dokument is nie, soos ~.
- Klik op Vervang alles. U sal agterkom dat hierdie inskrywings hulself kombineer, maar laat dit staan solank die afbakeningskarakter op die regte plek is (tussen elke inskrywing)
Stap 5. Skei elke inskrywing in aparte kolomme
Nou verskyn die inskrywings in aparte reëls. U moet die data spesifiseer wat in elke kolom verskyn. As elke inskrywing in die eerste reël byvoorbeeld 'n naam is, in die tweede reël 'n straatadres, en in die derde reël 'n land- en poskode, doen die volgende:
- Druk Ctrl+H om die venster Vind en vervang te open.
- Verwyder een van die ^p -merke in die veld Vind.
- Vervang die karakter in die Vervang veld met 'n komma,.
- Klik op Vervang alles. Dit sal die oorblywende paragraafsimbole vervang met 'n komma -skeier, wat elke reël in 'n kolom sal skei.
Stap 6. Verander die skeidingsteken om die opmaakproses te voltooi
Nadat u die twee soek- en vervangstappe hierbo voltooi het, sal die lys nie meer soos 'n lys lyk nie. Hulle sal almal op dieselfde lyn wees en 'n komma tussen elke stuk data hê. Die stap Soek en vervang vervang die data terug in 'n lysvorm, maar het steeds kommas wat die kolomme definieer.
- Druk Ctrl+H om die vind vind en vervang venster.
- Voer ~ (of watter karakter u ook al aan die begin gekies het) in die veld Soek in.
- Voer ^p in die Vervang veld.
- Klik op Vervang alles. Dit sal alle inskrywings weer in individuele groepe laat skei deur kommas.
Stap 7. Stoor die lêer as 'n gewone tekslêer
Die invoerformaat is voltooi en u kan hierdie dokument as 'n tekslêer stoor. Dit word gedoen sodat Excel u data kan lees en ontleed sodat dit in die korrekte kolomme verskyn.
- Klik op die oortjie File en kies Save As.
- Klik op die keuselys Stoor as tipe en kies Gewone teks.
- Noem die lêer en klik dan op Stoor.
- As die venster omskakeling van lêers verskyn, klik op & nbsp OK;.
Stap 8. Maak die lêer in Excel oop
Aangesien die lêer in gewone teks gestoor is, kan u dit in Excel oopmaak.
- Klik op die oortjie File en kies Open.
- Klik op die vervolg keuselys Excel Alle lêers en kies Teks lêers.
- Klik op Volgende> in die venster Wizard teksinvoer.
- Kies Komma in die afbakeninglys. U kan sien hoe die inskrywings geskei sal word in die voorskou onderaan. Klik op Volgende>.
- Kies die dataformaat vir elke kolom en klik op Voltooi.
Metode 2 van 2: Tabelle omskakel
Stap 1. Skep 'n tabel in Word en voer data daarin in
Vir 'n lys data in Word, kan u dit omskakel in 'n tabelformaat en dan die tabel na Excel kopieer. Gaan na die volgende stap as u data reeds in tabelformaat is.
- Kies al die teks wat in 'n tabel omgeskakel moet word.
- Klik op die blad Voeg in en klik dan op die knoppie Tabel.
- Kies Skakel teks na tabel.
- Voer die aantal rye per ry data in die kolom Aantal kolomme in. As daar leë rye tussen elke ry data is, voeg een by die kolomtotaal.
- Klik op & nbsp OK;.
Stap 2. Gaan die tabelformaat na
Word sal 'n tabel skep op grond van u instellings. Kontroleer of die tabel korrek is.
Stap 3. Klik op die klein + knoppie wat in die linker boonste hoek van die tabel verskyn
Hierdie knoppie sal verskyn as u met u muis oor die tafel hou. Deur op hierdie knoppie te klik, word alle data in die tabel gekies.
Stap 4. Druk
Ctrl+C data te kopieer. U kan ook op die knoppie Kopieer op die tuisblad klik.
Stap 5. Maak Excel oop
Sodra die data gekopieer is, kan u Excel oopmaak. As u die data in 'n bestaande werkblad wil plaas, maak die werkblad oop. Plaas die wyser in die sel wat u in die boonste sel van die tabel wil maak.
Stap 6. Druk
Ctrl+V data te plak.
Elke sel van die Word -tabel word in 'n aparte sel in die Excel -werkblad geplaas.
Stap 7. Skei die oorblywende kolomme
Afhangende van die tipe data wat u invoer, moet u moontlik ekstra formatering doen. As u byvoorbeeld stadsadresse, landkodes en poskodes in een sel invoer, kan u dit outomaties in Excel verdeel.
- Klik op die kolomopskrifte wat u wil verdeel. Hierdie stap kies die hele kolom.
- Kies die oortjie Data en klik op die knoppie Teks na kolomme.
- Klik op Volgende> en kies dan Komma in die kolom Afgrensers. As u die voorbeeld hierbo gebruik, sal hierdie stap die stad van die landkode en poskode skei.
- Klik op Voltooi om veranderinge te stoor.
- Kies die kolomme wat nog verdeel moet word, en herhaal dan hierdie proses. Kies spasie en nie komma as die skeidingsteken nie. Hierdie stap sal die landkode van die poskode skei.
