As u die kantoor 'n rukkie moet verlaat, of as u van plan is om met vakansie te gaan, wil u die mense moontlik e -pos dat u weg is. As u 'n Exchange-rekening het, bevat Outlook ingeboude funksies. As u nie 'n Exchange -rekening het nie, kan u steeds e -posse outomaties beantwoord deur 'n paar reëls op te stel. Volg hierdie gids om u outomatiese antwoorde op te stel, of u nou 'n Exchange -rekening het of nie.
Stap
Metode 1 van 4: Outlook 2010/2013
Stap 1. Aktiveer outomatiese antwoorde
Kies 'n Exchange -lêergids. Kies die gids in u boodskapwinkel. U moet 'n Exchange -vouer kies om die opsie Outomatiese antwoorde te sien. Maak die spyskaart Outomatiese antwoorde (buite kantoor) oop. U kan hierdie spyskaart vind deur op die blad File te klik en dan die Info -oortjie te kies.
Stap 2. Stel u antwoord op
Merk die kassie in die spyskaart Outomatiese antwoorde wat stuur Stuur outomatiese antwoorde. U kan die aktiewe tyd vir die assistent instel deur die blokkie te merk en die tyd en datumreeks in te stel.
Stap 3. Skryf u antwoord
Gebruik die blad Binne my organisasie vir e -pos wat vanaf u uitruilbediener gestuur is. Gebruik die oortjie Buite my organisasie om te reageer op e -posse wat van ander mense ontvang is. As u tevrede is met u antwoord, klik dan op OK.
Stap 4. Deaktiveer outomatiese antwoorde
As u 'n datumreeks vir u outomatiese antwoord stel, eindig die assistent outomaties as die datumreeks verby is. As u nie 'n datumreeks stel nie, gaan dit voort totdat u die spyskaart Outomatiese antwoorde oopmaak en "Moenie outomatiese antwoorde stuur nie" kies.
Metode 2 van 4: Outlook 2007
Stap 1. Aktiveer Office Assistant
Klik op die blad Tools. Kies Out of Office Assistant in die menu Tools. Merk die kassie met die boodskap "Stuur outomatiese antwoorde uit die kantoor". U kan die aktiewe tyd vir die assistent instel deur die blokkie te merk en die tyd en datumreeks in te stel.
Stap 2. Skryf u antwoord
Gebruik die blad Binne my organisasie vir e -pos wat vanaf u uitruilbediener gestuur is. Gebruik die oortjie Buite my organisasie om te reageer op e -posse wat van ander mense ontvang is. As u tevrede is met u antwoord, klik dan op OK.
Stap 3. Deaktiveer buite kantoorassistent
As u 'n datumreeks vir u outomatiese antwoord stel, eindig die assistent outomaties as die datumreeks verby is. As u nie 'n datumreeks stel nie, gaan dit voort totdat u die spyskaart Outomatiese antwoorde oopmaak en "Moenie outomatiese antwoorde stuur nie" kies.
Metode 3 van 4: Outlook 2003
Stap 1. Aktiveer Office Assistant
Kies Out of Office Assistant in die menu Tools. Merk die kassie wat sê "Ek is tans buite die kantoor."
Stap 2. Skryf u antwoord
Tik die antwoord wat u as 'n e -posantwoord wil gebruik, in die blokkie "Slegs een keer outomaties op elke sender met die volgende teks:"
Stap 3. Voeg reëls by
U kan reëls by u Assistent voeg, soos om boodskappe van sekere senders na ander ontvangers aan te stuur. Klik op die knoppie Voeg reël by … om die reël wat u gedefinieer het, op te stel. U kan byvoorbeeld 'n reël skep wat e -pos van 'n spesifieke kliënt na u kollegas sal stuur, sodat belangrike e -posse nie gemis word as u weg is nie.
Stap 4. Deaktiveer buite kantoorassistent
Out of Office Assistant sal voortgaan totdat u die spyskaart Outomatiese antwoorde oopmaak en kies "Moenie outomatiese antwoorde buite kantoor stuur nie".
Metode 4 van 4: Stuur outomatiese antwoorde sonder 'n Exchange -rekening
Stap 1. Skep 'n sjabloon
Sonder 'n Exchange -rekening is die opsie Outomatiese antwoord nie beskikbaar nie. Maar dit is steeds moontlik om outomatiese antwoorde op te stel met behulp van 'n sjabloon en 'n paar reëls. Begin deur 'n nuwe e -pos te skep. Dit is die sjabloon vir u outomatiese reaksie.
- Kies 'n onderwerp wat die situasie kortliks beskryf. Byvoorbeeld "Uit die amp tot". U kan ook die woorde 'outomatiese antwoord' in die onderwerp skryf, sodat ontvangers onmiddellik weet dat dit outomaties antwoord.
- Skryf 'n kort boodskap. Skryf in die e -pos 'n algemene boodskap wat toegepas kan word op almal wat dit ontvang. Vertel die ontvanger hoe om met u in verbinding te tree, of met iemand anders wat hulle kan kontak.
Stap 2. Stoor u sjabloon
As u tevrede is met die boodskap, klik dan op Stoor as … Kies die Outlook -sjabloon in die keuselys "Stoor as tipe". Dit sal die lêer stoor as 'n sjabloon wat in Outlook gelaai word.
Stap 3. Skep 'n reël
Om die outomatiese antwoord behoorlik te laat werk, moet u 'n paar reëls definieer om die proses te outomatiseer. Klik in Office 2003/2007 op die menu Tools en kies Reëls en waarskuwings. Klik in Office 2010/2013 op die oortjie File, kies Info en klik dan op Reëls en waarskuwings. Dit sal die spyskaart E-posreëls oopmaak.
- Klik op die knoppie Nuwe reël. U sal gevra word om 'n sjabloon te kies. Kies "Kontroleer boodskappe wanneer dit aankom" in die gedeelte "Begin met 'n leë reël". Klik op Volgende.
- Besluit op watter boodskap u moet antwoord. As u wil reageer op elke boodskap wat u in u inkassie ontvang, merk die kassie 'waar my naam in die boks' is. U kan dit beperk deur 'n spesifieke aflewering of e -pos met spesifieke woorde in die onderwerp of liggaam van die e -pos aan te dui. Klik op Volgende nadat u u keuse gemaak het.
- Laai u sjabloon. Kies die blokkie 'antwoord met 'n spesifieke sjabloon' in die volgende venster om die boodskap wat u vroeër geskep het, te laai. Klik op die skakel in die beskrywingskassie vir ''n spesifieke sjabloon'. Dit sal 'n dialoog oopmaak waarin u gevra word waar u die sjabloon moet stoor. Kies "Gebruikersjablone in die lêerstelsel". Maak die boodskap oop wat u vroeër geskep het.
- Stel u uitsonderings. Sodra die sjabloon gelaai is, kan u gevalle spesifiseer as u nie wil hê dat die antwoord gestuur moet word nie, soos vir spesifieke ontvangers of vir sekere soorte boodskappe. Klik op Volgende nadat u u keuse gemaak het.
- Gee jou reël 'n naam. Voordat u kan klaarmaak, moet u 'n naam aan u reël toewys. Gebruik iets wat u maklik kan onthou, sodat u die reël in die toekoms vinnig kan deaktiveer. Merk die kassie "Skakel hierdie reël in" om die reël in te skakel, en klik dan op Voltooi.
Stap 4. Skakel die reël uit
As u weer aan die werk is, kan u die reël deaktiveer deur die menu Reëls en waarskuwings weer oop te maak. Kies die buite kantoorreël wat u geskep het uit u lys met aktiewe reëls, en klik dan op die knoppie Verwyder.
Wenke
- 'N Organisasie word gewoonlik as u onderneming gedefinieer en bevat mense wat Exchange Server-rekeninge op u e-posstelsel het.
- Die gereedskapkieslys verskyn in die hoof Outlook -venster. Die hoofvenster is dieselfde venster wat verskyn wanneer u Outlook begin, en bevat die spyskaarte File, Edit, View, Go, Tools, Actions en Help. Daar is geen menu-gereedskap in die venster wat u gebruik om items soos e-posboodskappe, kontakte of take te skep of te sien nie.
- As u die outomatiese herhaling aan mense buite my organisasie-boks merk, word die oortjie Buite my organisasie (Aan) langs die bladnaam vertoon.
- Die kontak moet in u gids van Exchange Server -kontakte wees. As die kontak slegs in 'n gids is wat deel uitmaak van 'n persoonlike lêers (.pst) lêer, sal die outomatiese antwoordboodskap nie gestuur word nie.
