Microsoft Access is 'n databasisbouprogram waarmee almal databasisse kan skep en bestuur. Hierdie program is geskik vir klein projekte vir groot ondernemings en werk baie visueel. Dit maak dit uitstekend vir data -invoer, aangesien u nie met tabelle of werkblaaie hoef te werk nie. Lees die eerste stappe hieronder om aan die gang te kom om die meeste uit Microsoft Access te haal.
Stap
Deel 1 van 6: Die skep van 'n nuwe databasis
Stap 1. Klik op die blad File en kies "New"
'N Databasis is 'n plek waar u data in verskillende vorme gestoor word. U kan kies om 'n leë databasis te skep of uit 'n bestaande sjabloon te kies.
- 'N Leë databasis is die standaard Access -databasis en word aanbeveel vir plaaslike gebruik. Die skep van 'n plaaslike databasis bevat 'n tabel.
- Webdatabasisse is ontwerp om versoenbaar te wees met Access -webtoestelle. Die skep van 'n webdatabasis bevat 'n tabel.
- Sjablone is databasisse wat ontwerp is vir verskillende gebruike. Kies 'n sjabloon as u nie tyd wil spandeer aan die ontwerp van die databasis nie.
Stap 2. Noem die databasis
Nadat u die databasistipe gekies het, gee dit 'n naam wat die inhoud daarvan weerspieël. Dit is veral handig as u met baie verskillende databasisse werk. Voer die naam van u databasis in die blokkie "Lêernaam" in. Kies "Skep" om 'n nuwe databasislêer te skep.
Deel 2 van 6: Voeg data by databasis
Stap 1. Bepaal die beste struktuur vir u data
As u 'n leë databasis skep, moet u nadink oor hoe u u data kan organiseer en die regte datastrukture moet byvoeg. Daar is verskillende maniere om u data in Access te formateer en met u te kommunikeer:
- Tabelle - Tabelle is die primêre manier om data in u databasis te stoor. Tabelle kan vergelyk word met werkblaaie in Excel: data is in kolomme en tabelle georganiseer. Daarom is die invoer van data uit Excel en ander getalverwerkingsprogramme 'n maklike proses.
- Vorms - Vorms is 'n manier om data by u databasis te voeg. Alhoewel u data direk in tabelle by die databasis kan voeg, sal die gebruik van vorms die visuele invoer van data bespoedig.
- Verslae - Verslae is handig om data uit u databasis op te som en te vertoon. Verslae word gebruik om data te ontleed en spesifieke vrae te beantwoord, soos hoeveel wins gemaak is, of waar die meeste kliënte is. Verslae is bedoel om gedruk te word.
- Navraag - navraag is die manier waarop u data ontvang en sorteer. U kan dit gebruik om spesifieke inskrywings uit verskillende tabelle te vertoon. U kan ook navrae gebruik om data by te voeg en op te dateer.
Stap 2. Skep u eerste tafel
As u 'n leë databasis begin, begin u met 'n leë tabel. U kan begin om data in hierdie tabel in te voer, hetsy met die hand of deur dit van 'n ander bron af te kopieer.
- Elke stuk data moet in sy eie kolom (veld) gestoor word, terwyl die data in sy eie ry geplaas moet word. Elke kliënt se data word byvoorbeeld in 'n ry gestoor, terwyl die beskikbare velde verskillende inligting oor die verbruiker bevat (voornaam, van, e -posadres, ens.)
- U kan die kolometikette 'n naam gee om die naam van elke veld makliker te maak. Dubbelklik op die kolomopskrif om dit te hernoem.
Stap 3. Voer data uit ander bronne in
As u wil invoer vanaf 'n gesteunde lêer of plek, kan u Access instel om die inligting te aanvaar en dit by u databasis te voeg. Dit is handig om data van webbedieners of ander gedeelde bronne te ontvang.
- Klik op die blad Eksterne data
- Kies die tipe lêer wat u wil invoer. In die afdeling "Invoer en koppel" sien u verskeie opsies vir datatipes. U kan op Meer klik om meer opsies te sien. ODBC staan vir Open Database Connectivity en bevat databasisse soos SQL.
- Blaai deur data -liggings. As die data op die bediener is, moet u die bedieneradres invoer.
- Kies in die volgende venster "Spesifiseer hoe en waar u die data in die huidige databasis wil stoor". Kies "OK". Volg die stappe om u data in te voer.
Stap 4. Voeg nog 'n tabel by
U sal verskillende rekords in verskillende databasisse wil stoor. Dit laat u databasis glad verloop. U het byvoorbeeld 'n kliëntinligtingstabel en 'n ander tabel om inligting te bestel. U kan dan die kliëntinligtingstabel aan die bestellinginligtingstabel koppel.
Klik op die "Tabel" -knoppie in die afdeling "Skep" van die tuisblad. 'N Nuwe tabel sal in u databasis verskyn. U kan inligting op dieselfde manier as die eerste tabel invoer
Deel 3 van 6: Die bestuur van verhoudings tussen tabelle
Stap 1. Verstaan hoe slotte werk
Elke tafel het 'n unieke primêre sleutel vir elke inskrywing. Aanvanklik skep Access 'n ID -kolom waarvan die getal met elke inskrywing toeneem. Hierdie kolom dien as die 'primêre sleutel'. Tabelle kan ook 'vreemde sleutel' -velde bevat, wat gekoppelde velde van ander tabelle in die databasis is. Die gekoppelde velde sal dieselfde data hê.
- Byvoorbeeld, in die bestellings -tabel het u moontlik 'n kliënt -ID -veld om aan te teken wat die klant bestel het. U kan 'n verhouding vir daardie veld skep met die ID -veld in die tabel Klante.
- Die gebruik van verhoudings tussen tabelle sal help met die konsekwentheid, doeltreffendheid en gemak van toegang tot u data.
Stap 2. Klik op die blad Databasishulpmiddels en klik dan op die Verhoudings -knoppie in die afdeling Verhoudings
Dit sal 'n nuwe venster oopmaak met 'n voorskou van al die tabelle in die databasis. Elke veld word onder die naam van elke tabel vertoon.
U moet 'n veld vir 'vreemde sleutel' skep voordat u 'n verhouding skep. As u byvoorbeeld kliënt -ID in die bestellingstabel wil gebruik, moet u 'n veld met die naam Kliënt in die tabel skep en die veld leeg laat. Maak seker dat die formaat dieselfde is as die veld waarna u skakel (bv. Getalle)
Stap 3. Sleep die veld wat u as 'n vreemde sleutel wil gebruik, na die veld wat u vir die vreemde sleutel geskep het
Klik op Skep in die venster wat verskyn om die verhouding tussen die velde te stel. 'N Reël sal verskyn tussen die twee tabelle wat die twee velde verbind.
Merk die boks "Handhaaf referensiële integriteit" wanneer u 'n verhouding skep. Dit beteken dat die data in ander velde ook verander as die data in een veld verander word. Dit sal u data meer akkuraat maak
Deel 4 van 6: 'n navraag skep
Stap 1. Verstaan die rol van navrae
Navrae is aksies waarmee u vinnig data in 'n databasis kan sien, byvoeg en wysig. Daar is baie soorte navrae, wat wissel van eenvoudige soektogte tot die skep van nuwe tabelle op grond van bestaande data. Navrae is belangrik in die opstel van verslae.
Navrae word in twee hooftipes verdeel: Select en Action. Die eerste navraag haal data uit die tabel en kan dit bereken, terwyl die tweede data data uit die tabel kan byvoeg, wysig en verwyder
Stap 2. Gebruik die navraagassistent om 'n basiese Select -navraag te skep
As u 'n basiese Select -navraag wil gebruik, gebruik die navraagwizard om u deur die stappe te lei. U het toegang tot die navraagwizard vanaf die oortjie Skep. Hiermee kan u spesifieke velde uit 'n tabel vertoon.
Skep 'n geselekteerde navraag met kriteria
Stap 1. Maak navraagontwerp oop
U kan kriteria gebruik om u Select -navraag te verminder en slegs die inligting wat u benodig, te vertoon. Om te begin, klik op die blad Skep en kies Navraagontwerp.
Stap 2. Kies u tafel
Die Show Table -boks sal oopmaak. Dubbelklik op die tabel wat u wil gebruik en klik op Sluit.
Stap 3. Voeg die velde by waar die data onttrek sal word
Dubbelklik op elke veld in die tabel wat u by die navraag wil voeg. Die veld sal by die ontwerplys gevoeg word.
Stap 4. Voeg kriteria by
U kan verskillende soorte kriteria gebruik, soos teks of funksies. As u byvoorbeeld 'n prys van meer as $ 50 in die veld Prys wil vertoon, voer in
=50
op die kriteria. As u slegs kliënte uit die Verenigde Koninkryk wil wys, gaan dan in
Verenigde Koninkryk
in die kriteria boks.
U kan verskeie kriteria in elke navraag gebruik
Stap 5. Klik op "Run" om die resultaat te sien
Hierdie knoppie is op die blad Ontwerp. Die resultate van u navraag word in die venster vertoon. Druk Ctrl+S om die navraag te stoor..
Skep 'n geselekteerde navraag met parameters
Stap 1. Maak navraagontwerp oop
Met navraag met parameters kan u instel watter data u wil ontvang elke keer as u 'n navraag uitvoer. As u byvoorbeeld 'n databasis van kliënte uit verskillende stede het, kan u 'n navraag met parameters gebruik om te vra vir watter stad u data wil vertoon.
Stap 2. Skep 'n Select navraag en definieer die tabel
Voeg die velde waarvoor u data wil ophaal in die navraag by deur dubbel te klik op die tabelvoorskou.
Stap 3. Voeg parameters by in die afdeling Kriteria
Parameters is gemerk met "" karakters om hulle. Die teks tussen hakies sal vertoon word op die navraag wat verskyn wanneer die navraag uitgevoer word. Om byvoorbeeld stadsinvoer te versoek, klik op die kriteria -sel vir die veld Stad en voer in
[Watter stad?]
Kan u parameters eindig met? of:, maar nie met! of
Stap 4. Skep 'n navraag met baie parameters
U kan verskeie parameters gebruik om pasgemaakte spasiëring in u navraagresultate te skep. Byvoorbeeld, as u voorkeurveld die datum is, kan u resultate tussen spesifieke datums kry deur kode> Tussen [Begindatum:] en [Einddatum:] in te tik. U sal twee aanwysings ontvang wanneer u die navraag uitvoer.
Skep 'n navraag oor die skep van 'n tabel
Stap 1. Klik op die blad Skep en kies Navraagontwerp
U kan 'n navraag gebruik om spesifieke data uit 'n bestaande tabel op te haal en 'n nuwe tabel met die data te skep. Dit is baie handig as u 'n spesifieke deel van u databasis wil verdeel of 'n vorm vir 'n spesifieke deel van die databasis wil skep. U sal eers 'n gewone Select -navraag skep.
Stap 2. Kies die tabel waaruit u data wil ophaal
Dubbelklik op die tabelle. U kan, indien nodig, verskeie tabelle gelyktydig kies.
Stap 3. Kies die veld waaruit u data wil ophaal
Dubbelklik op elke veld wat u wil byvoeg uit die tabelvoorskou. Hierdie veld sal by u navraaglys gevoeg word.
Stap 4. Stel die kriteria
As u sekere data in 'n veld wil spesifiseer, gebruik die Criteria -afdeling om dit in te stel. Sien die afdeling "Die skep van 'n geselekteerde navraag met kriteria" vir meer inligting.
Stap 5. Toets u navraag om seker te maak dat die resultate by u behoeftes pas
Voordat u u tabel skep, moet u 'n navraag doen om seker te maak dat dit die korrekte data ophaal. Pas die kriteria en velde aan totdat u die regte data kry.
Stap 6. Stoor die navraag deur op Ctrl+S te druk
Die navraag verskyn in die navigasie raam aan die linkerkant van die skerm. Klik op die navraag om dit weer te kies en klik op die blad Ontwerp.
Stap 7. Klik op "Maak tabel" in die afdeling "Soort navraag"
'N Venster verskyn waarin u 'n nuwe tafelnaam vra. Voer 'n tabelnaam in en klik op OK.
Stap 8. Klik op Run
U nuwe tabel sal geskep word op grond van die navraag wat u opgestel het. Die tabel verskyn in die navigasie raam aan die linkerkant van die skerm.
Skep byvoegingsnavraag
Stap 1. Maak die navraag wat vroeër geskep is, oop
U kan 'n Byvoeg -navraag gebruik om data by 'n bestaande tabel uit 'n ander tabel te voeg. Dit is handig as u data moet byvoeg by 'n tabel wat u geskep het deur 'n tabelopmaaknavraag.
Stap 2. Klik op die knoppie Voeg by op die blad Ontwerp
Dit sal die venster Voeg by oopmaak. Kies die tabel waaraan u data wil byvoeg.
Stap 3. Verander u navraagkriteria soos u wil
As u byvoorbeeld 'n tabel met die kriteria "2010" in die veld "Jaar" skep, verander dit na die jaar wat u wil byvoeg, byvoorbeeld "2011".
Stap 4. Stel waar u die data wil byvoeg
Maak seker dat u die korrekte velde stel vir elke kolom waarby u data voeg. Byvoorbeeld, met behulp van die bogenoemde veranderings, moet die data bygevoeg word by die jaar boks in die 'Voeg by' ry.
Stap 5. Begin die navraag
Klik op "Uitvoer" op die blad Ontwerp. Die navraag word uitgevoer en die data word by die tabel gevoeg. U kan dan 'n tabel byvoeg om te kyk of die data korrek ingevoer is.
Deel 5 van 6: vorms skep en gebruik
Stap 1. Kies die tabel waarvoor u die vorm wil skep
Met vorms kan u data in elke veld sien en tussen inskrywings beweeg en vinnig en maklik nuwe inskrywings skep. Vorms is baie belangrik as u data oor 'n lang tyd invoer, omdat baie mense dit makliker vind as tabelle.
Stap 2. Klik op die knoppie Vorm op die blad Skep
Dit sal outomaties 'n vorm skep wat gebaseer is op die velde in die tabel. Toegang skep velde van voldoende grootte, maar u kan die grootte van die vorm na willekeur verander en skuif.
- As u nie wil hê dat sekere velde op die vorm moet verskyn nie, kan u met die rechtermuisknop klik en Verwyder kies.
- As u tabel 'n verband het, verskyn 'n ry data onder elke inskrywing wat die gekoppelde data vertoon. Hiermee kan u gekoppelde data makliker wysig. Byvoorbeeld, elke verkoopspersoon in u databasis kan kliëntedata hê wat gekoppel is aan hul inskrywing.
Stap 3. Blaai na u vorm
Die rigtingknoppies onderaan is handig om tussen inskrywings te beweeg. Die blokkies op die vorm word met u data gevul terwyl u tussen inskrywings beweeg. U kan die knoppies in die hoek gebruik om na die eerste of laaste rekord te gaan.
Stap 4. Klik op die knoppie Gegevensblad om die tabel te gebruik
Hierdie knoppie is links bo en laat u toe om die inhoud van u data met die vorm te verander.
Stap 5. Verander die inskrywings wat u gemaak het
U kan die teks in die hele blokkie vir elke inskrywing wysig om die bestaande data in die tabel te verander. Wysigings sal onmiddellik op die tabel en gekoppelde data verskyn.
Stap 6. Voeg 'n nuwe inskrywing by
Klik op die knoppie "Voeg rekord by" naby die navigasieknoppies om 'n nuwe inskrywing aan die einde van die reël te skep. U kan bokse gebruik om data in leë blokkies in die tabel in te voer. Dit is 'n maklike manier om inligting by te voeg in plaas van 'n tabelaansig.
Stap 7. Stoor die vorm as u klaar is
Maak seker dat u die vorm stoor deur op Ctrl + S te druk sodat u dit later kan besoek. Die vorm sal verskyn in die navigasie raam aan die linkerkant van die skerm.
Deel 6 van 6: Maak 'n verslag
Stap 1. Kies 'n tabel of navraag
Met verslae kan u 'n opsomming van u data vertoon. Verslae word dikwels gebruik vir betaalstaat- en afleweringsverslae, en kan aangepas word vir enige gebruik. Verslae haal data op uit tabelle of navrae wat u geskep het.
Stap 2. Klik op die blad Skep
Kies die tipe verslag wat u wil opstel. Daar is verskillende maniere waarop u verslae kan doen. Toegang kan outomaties vir u verslae genereer, en u kan ook aangepaste verslae skep.
- Verslag - Dit sal 'n outomatiese verslag genereer met al die data van u bron. Hier is geen gegroepeerde data nie, maar vir klein databasisse is hierdie tipe verslag moontlik geskik vir u behoeftes.
- Leë verslag - Dit sal 'n leë verslag skep wat u na willekeurige gegewens kan invul. U kan uit die beskikbare velde kies om 'n pasgemaakte verslag te skep.
- Verslagassistent - Die assistent vir die skep van rapporte lei u deur die proses om die verslag te skep, sodat u data kan kies en groepeer en die data kan formateer.
Stap 3. Kies die databron vir u leë verslag
As u besluit om 'n leë verslag te genereer, moet u die databron kies. Klik eers op die blad Rangskik en kies Eiendomsblad. Of u kan ook op Alt+Enter druk.
Klik op die afpyltjie langs Bron opneem. 'N Lys met u tabelle en navrae sal verskyn. Kies 'n tabel of navraag, en u opsies sal vir die verslag gekies word
Stap 4. Voeg velde by u verslag
Sodra u die bronne het, kan u velde by u verslag voeg. Klik op die blad "Opmaak" en klik op "Voeg bestaande veld by". 'N Lys velde verskyn aan die regterkant.
- Klik en sleep die velde wat u by die ontwerpraam wil voeg. Die inskrywing sal op u verslag verskyn. As u ekstra velde byvoeg, word dit outomaties ingestel met die bestaande velde.
- U kan die grootte van 'n veld verander deur op die hoek daarvan te klik en dit met die muis te sleep.
- Verwyder 'n veld uit die verslag deur op die titel daarvan te klik en op Delete te druk.
Stap 5. Groepeer u verslae
Met groepering kan u vinnig inligting uit verslae verwerk, aangesien verwante data reeds georganiseer is. U wil byvoorbeeld verkope volgens streek of verkoper groepeer. Deur groepering kan u presies dit doen.
- Klik op die oortjie Ontwerp en klik op "Groepeer en sorteer".
- Klik met die rechtermuisknop op enige plek in die veld wat u wil groepeer. Kies "Groep aan" in die spyskaart.
- 'N Hoof sal vir die groep geskep word. U kan koptekste aanpas om groepe te benoem.
Stap 6. Stoor en deel die verslag
Sodra u verslag voltooi is, kan u dit stoor en deel of druk soos enige ander dokument. Gebruik verslae om prestasieverslae met beleggers te deel, kontakinligting oor werkers en meer.
Wenke
Microsoft Access word geopen in die modus "Backstage View", wat spyskaartopsies bied waarmee u 'n databasis kan oopmaak, 'n nuwe databasis kan skep of opdragte kan kry om u databasis te wysig
Waarskuwing
Sommige funksies in Access is nie altyd beskikbaar nie, afhangende van die tipe databasis wat u skep. U kan byvoorbeeld nie 'n tafelbladdatabasis op die internet deel nie, en sekere lessenaarfunksies, soos die aantal navrae, is nie op die webdatabasis beskikbaar nie
== Bron ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
