As u van u werk vereis dat u telefonies met kliënte in verbinding tree, sal u waarskynlik baie boodskappe agterlaat. Wat moet egter presies gesê word nadat 'n piep oor die telefoon gehoor is? Dit kan skrikwekkend wees om al die relevante inligting per stemboodskap af te lewer, sodat baie besonderhede oor die hoof gesien word. Vervang die onmiddellike aflewering van stemboodskappe deur die korrekte stelsel. Deur middel van 'n paar maklik om te onthou punte, kan u verseker dat alle belangrike inligting aan die ontvanger oorgedra word, sodat die kans dat u 'n oproep kan terugkry, toeneem.
Stap
Metode 1 van 3: Stel jouself voor
Stap 1. Gebruik 'n gepaste stemtoon
Spreek met 'n duidelike en maklik hoorbare stem sodra die boodskap begin opneem. Moenie mompel of te vinnig praat nie. Probeer om u stem aantreklik en energiek te laat klink om die aandag van die luisteraar te trek. Selfs as hy u nie kan sien nie, sal u toon duidelik wees. Maak dus seker dat u die regte stemtoon gebruik.
- Spreek elke woord hardop uit. 'N Slegte sein kan jou stem vertroebel, selfs jou woorde laat opraak. Die stem van gewone gesprekke kan onduidelik gehoor word as u bel.
- U stemkwaliteit moet die doel van die oproep weerspieël. U kan byvoorbeeld 'n luide stemboodskap agterlaat om u niggie geluk te wens met die skool. As u egter u meegevoel wil betuig, laat 'n ernstige en respekvolle stemboodskap.
Stap 2. Sê jou naam
Gee u naam aan die begin van die boodskap. Op hierdie manier sal die persoon wat op die oproep is, weet wie u is. Eenvoudige woorde, soos "Dit (jou bynaam)" kan in verskillende situasies gebruik word. U kan ook meer beleefde sinne gebruik, soos "My naam is (volle naam)" as die persoon wat u gebel het, u nog nooit ontmoet het nie. Vriende en familie kan u herken sonder verdere identifikasie. As die oproep werkverwant is, benodig die ontvanger 'n naam om die doel van die oproep te ken, sodat hulle meer persoonlik kan kommunikeer.
- Die stappe hierbo klink triviaal, maar dit word dikwels vergeet deur senuweeagtige bellers wanneer hulle stemboodskappe verlaat.
- As u 'n professionele titel of selfbeskrywing het wat die beller kan help om u te identifiseer, moet u dit agter u naam noem. Byvoorbeeld: "My naam is Dr. Arief, 'n radioloog in die Tangerang General Hospital ", of" Dit is Tasya, ek is Selvy se ma wat in dieselfde klas as u kind is."
Stap 3. Noem u telefoonnommer
Gee u telefoonnommer nadat u die naam genoem het. Die meeste telefoonontvangers wag tot aan die einde van die stemboodskap om kontakinligting te kry, maar as die ontvanger dit nie dadelik verwyder nie, moet hulle die boodskap weer begin. Onthou om stadig en duidelik te praat wanneer u die telefoonnommer noem, sodat die ontvanger dit goed kan hoor.
- 'N Eenvoudige manier om 'n telefoonnommer aan die begin van 'n boodskap te sê, is om iets te sê soos "Dit is (jou naam), my nommer (jou telefoonnommer)" of "Dit is (jou naam) uit die nommer (jou telefoonnommer)).”
- Alhoewel die oproeper -ID die ontvanger in staat stel om u nommer te sien, word dit steeds aanbeveel om die telefoonnommer te noem as u nommer nie gestoor word nie of as u wil hê dat die ontvanger u na 'n ander nommer moet bel.
Stap 4. Maak die verbinding
As u besigheidsverwante stemboodskappe van onbekende senders hoor, sal mense agterdogtig raak of belangstelling verloor as hulle nie weet wie u is nie en wat die doel van die oproep is. Kalmeer hulle deur die naam van 'n bekende vriend of die persoon wat die nommer gegee het, te noem. Weereens, hierdie metode kan die oproep meer persoonlik laat voel. Stemboodskappe sal niks vermoed word nie en u sal waarskynlik die reaksie kry wat u verwag.
- Probeer 'n kort inleiding gee om luisteraars te laat weet, soos: "Ek het hierdie nommer gekry van Andi, wat gesê het dat u u boot gaan verkoop."
- Selfs as u nie 'n beroep op sake doen nie, kan die ontvanger meer gemaklik voel deur 'n persoonlike verbinding tot stand te bring. 'Dit is Bob, u buurman oorkant die huis' klink vriendeliker as 'This is Bobby Rahmadika Setiawan'.
Metode 2 van 3: Verduidelik u behoeftes
Stap 1. Dink vooraf na oor wat u moet sê
Voordat u 'n stemboodskap verlaat, moet u weet wat u wil oordra. Dit is nie 'n probleem as u 'n spesifieke doel in gedagte het nie, maar as u die piep hoor wat 'n stempos aandui, kan iemand senuweeagtig wees. Verdeel die inligting wat u wil oordra in verskeie punte en verduidelik alles voordat u ophou.
- Veral vir baie belangrike stemboodskappe kan u 'n rowwe skrif skryf voordat u die boodskap opneem.
- As u skielik hakkel, konsentreer u daarop om u naam, kontakbesonderhede en die rede vir die oproep kortliks te noem.
- Stel jou voor dat jy 'n stemboodskap stuur om 'n romantiese boodskap oor 'n datum die vorige aand te verlaat. Verbeel jou jou van die stemboodskap wat jy gaan lewer voordat jy die boodskap opneem, kan jy 'n koel, kalm en gemaklike gevoel gee in plaas van senuweeagtig en skaam te wees.
Stap 2. Hou u boodskap kort
Beperk u stempos tot 20-30 sekondes. U sal selde langer 'n stemboodskap benodig as die duur. U wil nie hê dat die ontvangers moeg word om boodskappe wat te lank en te woord is, te hoor nie. Bly gefokus en bring die boodskap direk tot die punt. Kort boodskappe kan nuuskierigheid veroorsaak, sodat die ontvanger belangstel om terug te bel.
- Aan die ander kant, as u stempos te kort is, kan die ontvanger dink dat dit nie belangrik is nie en dit dan uitvee sonder dat daar eers na hom geluister word. Dit is geneig om te gebeur as u vanaf 'n onbekende nommer bel.
- Die doel om 'n stemboodskap te laat, is om iemand te laat terugbel, nie om al die inligting wat u tydens 'n direkte oproep wil gee, te deel nie.
Stap 3. Begin die stemboodskap met die belangrikste inligting
Moenie met die redes vir die oproep om die bos gaan nie. As jy net wil vra hoe dit met jou gaan, sê dit net. As u 'n spesifieke item wil aanbied, of 'n afspraak wil bevestig, sê dit. Luisteraars sal vinnig belangstelling verloor en die boodskap uitvee as u nie die doel van die oproep aan die begin van die boodskap noem nie.
- U het baie min tyd om die boodskap oor te dra. As u te veel praat, kan luisteraars die boodskap demp voordat dit belangrike inligting kry.
- Dit is beter om slegte nuus, soos 'Pa in die hospitaal', reguit te bring, en dan die res van die tyd te gebruik om simpatie en verduidelikings oor te dra, eerder as om rond te draai totdat die luisteraar bekommerd is.
Stap 4. Los boodskappe persoonlik en organies
Weerstaan die drang om net so styf te praat as op die telefoon. Wees vriendelik, wees jouself en praat natuurlik. Mense kan 'n verkoopspersoon sien wat probeer om hulle iets te laat koop, en hulle is meer geneig om na u stempos te luister as hulle beleefd voel.
As jy praat asof jy 'n draaiboek lees, sal dit die indruk wek dat die luisteraar net een is uit baie mense wat jy bel om dieselfde te bied
Metode 3 van 3: Stemboodskap sluit
Stap 1. Gooi 'n spesifieke vraag of versoek in
As u die boodskap beëindig, verduidelik waarom u wil hê dat die ontvanger moet terugbel. Stel 'n spesifieke vraag of rig 'n versoek wat hom sal motiveer om die telefoon te neem. As die ontvanger verward voel of onseker is oor u bestemming nadat u die stemboodskap gehoor het, was die boodskap onsuksesvol.
- Probeer frases soos "Laat weet my as u van die resep wat ingedien is" of "Ek sal belangstel om u idees oor hierdie voorstel te hoor."
- Mense is meer gemotiveerd om terug te bel as u 'n spesifieke versoek rig, eerder as om net te sê 'Bel terug, oké'.
Stap 2. Herstel u naam en kontakinligting
Beëindig die boodskap deur u naam en telefoonnommer te herhaal. Herhaal u telefoonnommer twee keer sodat die ontvanger nie 'n fout maak nie en notas kan neem. Maak seker dat u alle nuttige besonderhede insluit wanneer die ontvanger terugbel, soos wanneer u tyd het en wanneer die beste tyd is om te bel.
- Om die telefoonnommer meer as twee keer aan die einde van 'n boodskap te sê, is te veel en kan aanstootlik wees vir die ontvanger van die boodskap.
- U hoef nie hierdie stap te oefen as die boodskap toevallig aan vriende of familie oorgedra word nie.
Stap 3. Moenie die boodskap woordeliks beëindig nie
As dit tyd is om op te hou, moenie aanhou gesels of boodskappe onnodig uitbrei nie. As die ontvanger nie iemand is vir wie u omgee nie, hoef u nie soet woorde te verlaat nie. Hoe langer u boodskap, hoe minder aandag sal dit van die ontvanger kry. Moet dus nie fokus aan die einde verloor nie. Dank hom vir die tyd wat hy gegee het en laat hom voortgaan met die kommunikasie.
- Slotwoorde soos “ek sien daarna uit om van u te hoor” is baie warmer en doeltreffender as kommersiële woorde, soos “Lekker dag”.
- Moenie tot gevolgtrekkings kom nie en som u boodskap aan die einde nie op nie. As die ontvanger sekere besonderhede moet inoefen, kan hy of sy u boodskap later weer speel.
Wenke
- Onthou jy toe jy 'n stemboodskap gekry het wat jou laat dink het: "Wat wil hierdie persoon hê?" Los 'n stemboodskap wat u wil hoor.
- Gee 'n e -posadres of kontakinligting bykomend tot u telefoonnommer as dit nog steeds relevant is vir u interaksie met die ontvanger van die boodskap.
- Onthou om die datum te noem as u 'n boodskap met tydsverwante inligting agterlaat.
- Glimlag! U glimlag word oorgedra, selfs al is dit nie sigbaar nie.
- As u bel om 'n sensitiewe onderwerp aan te spreek, beperk die inligting wat in die stemboodskap gedeel word, sodat niemand anders dit kan hoor nie.
- In 'n noodgeval of 'n natuurramp, gebruik 'n stempos om aan te dui dat dit goed gaan met u.
Waarskuwing
- As u probeer om iemand te laat bel, moet u hom nie vertel van die mislukkings in die verlede nie. Dit sal die luisteraar irriteer en hy sal nie gemaklik voel om met u sake te doen nie.
- Professioneel, moet u altyd 'n stemboodskap stuur as die persoon op die telefoon nie antwoord nie. As u baie gemiste oproepe sonder 'n stemboodskap sien, dui dit aan dat u besigheid nie belangrik is nie.
