Hoe om geleenthede te bestuur (met foto's)

2024 Outeur: Jason Gerald | [email protected]. Laas verander: 2023-12-16 10:50

Gebeurtenisbestuur is 'n wonderlike ervaring, of dit nou 'n privaat partytjie, 'n korporatiewe geleentheid, vir familie en vriende is, of 'n troue en ander formele geleenthede. Hierdie werk is baie moeilik om te doen, maar ook baie bevredigend. U kan werklik 'n verskil maak vir die betrokkenes, wat u gasvryheid en moeite sal waardeer om 'n verjaardagpartytjie, herdenkings, die troue of enige ander viering te reël. Die onderstaande stappe sal u leer hoe om 'n goeie geleentheidsbestuurder te wees, voorstelle vir probleemoplossing te gee en alle probleme deur noukeurige beplanning te vermy.

Stap

Deel 1 van 5: Bemeestering van die basiese beginsels

Stap 1. Bepaal die doelwitte en teikens wat u wil bereik

Dit alles lyk te logies, maar u moet dit neerskryf om uit te vind watter plek die beste sal werk, die begrotingsreg, die doel van die geleentheid, die aantal (of tipe) gaste en watter strategieë u moet volg. jou spesifieke gebeurtenis. Wat is die ideale eindresultaat? Wat wil jy bereik?

• Sodra u besluit het watter geleentheid u gaan hou (viering, geldinsameling, opvoeding, verkope, voorstelle, ens.), Dink na oor hoekom u dit doen. As u u motivering ken, kan dit u help om gefokus en energiek te bly.
• Deur 'n paar doelwitte te stel, kan u ook help om die regte doel te bereik. U kan nie aanhou probeer om 'n onbepaalde doel te bereik nie! As u slegs 40 000 000 IDR, 00 en 50 000 000 000 IDR wil bereik, moet u die bedrag teiken en u sal gehelp word om die wenstreep te bereik.

Stap 2. Kies die datum en tyd

Hierdie twee is die belangrikste faktore in gebeurtenisbeplanning. Moenie 'n datum en tyd kies wat baie mense sal weerhou nie, anders is al u pogings om die geleentheid te beplan tevergeefs. Vermy ook om hierdie twee elemente te ver van die hede te plaas - of selfs te naby - anders vergeet u gaste van u geleentheid en maak ander planne. Moenie deur Goldilocks -sindroom getref word tydens die bestuur van geleenthede nie!

Stel die gaste verkieslik twee weke voor die tyd in kennis. Op hierdie manier het hulle tyd om planne te maak, en u kan hulle nog een of twee keer herinner voordat die tyd aanbreek. Stuur indien moontlik 'n paar weke voor die geleentheid uitnodigings uit

Stap 3. Kies 'n plek

Nadat u die tipe en tyd van die geleentheid bepaal het, dink aan die plek. Benader moontlike plekke deur datums voor te berei en wat u benodig. Watter tipe gebou sou u wil gebruik en hoe sou die ruimte ingedeel word? Sal gaste op banke in rye, gewone banke sit, met 'n etenstafel of piekniek -matte buite? Sal die weerstoestande 'n uitwerking hê? Is daar plek vir dans, 'n spreker se podium of 'n verhoog? As dit die geval is, maak 'n plan om seker te maak dat die plek wat u wil hê, groot genoeg is.

• Besoek altyd moontlike plekke en teken 'n kaart. Hierdie kaart kan as 'n 'oorlogsplan' gebruik word, en u kan tafelruimte, diensroetes vir voedsel, toegang vir gestremdes (indien nodig) skets en toewys, asook hoe u die verskillende nodige toerusting sal laai. U moet ook die ligging van kragopwekkers, eksterne toerusting soos yskaste, ysmasjiene, roosters of stowe, ens. Bestudeer ook die ligging van afsetpunte en kabels (u kan dit onder 'n mat bedek) en enigiets anders wat 'n veiligheidsgevaar kan inhou.
• Sal u wettiglik 'n plaaslike owerheidspermit nodig hê? In die meeste gevalle is hierdie permit nodig om tralies oop te maak, maar soms ook vir geraas, toegang tot voertuie en parkering, groot konstruksies soos paviljoene, skares en ander doeleindes.

Stap 4. Bepaal die aantal mense om uit te nooi

Hoeveel mense kan u nooi op grond van begroting en plek? Sommige geleenthede is streng beperk tot die toestemming van slegs genooides om die beplanning makliker te maak, maar baie ander kan addisionele mense, soos kinders, eggenote of vriende, toelaat. Weet ook dat hoe meer gaste u het, hoe meer bemanningslede benodig u.

• Om logistieke probleme te vermy, maak seker dat daar altyd genoeg ruimte is vir mense om in die genooide rond te beweeg.
• In ouer ondernemings verwys hulle gewoonlik na die aantal gaste as 'pax', so as u die woorde '150 Pax' op 'n veeldoelige gebou sien, beteken dit dat die kapasiteit 150 gaste is.

Stap 5. Bepaal die begroting

Die ideaal is dat u verskeie mense het waarop u kan bereken hoeveel geld u benodig vir hierdie geleentheid. Sal u die personeel betaal? Huur toerusting en vergaderplekke? Kos en drank verskaf? Druk pamflette of poskaarte? Bepaal 'n redelike bedrag en pas die plan aan op grond van die bedrag. Moenie toelaat dat u u begroting oorskry as dit nie nodig is nie.

U is moontlik in 'n situasie waarin u borge of skenkings kan kry, maar die meeste van ons is gewoonlik nie so gelukkig nie. As u nie die ekstra geld kan voorspel nie, spaar soveel as moontlik. In plaas daarvan om spysenieringsdienste te huur, moet u 'n pot-luck-geleentheid vorm (gaste bring hul eie kos). U kan nog steeds kos voorberei, maar oor die algemeen hoef u net 'n eettafel, kookgerei en 'n yskas te voorsien. Skiet u eie geleentheid in plaas van om 'n fotograaf aan te stel. Wees kreatief as dit nodig is

Stap 6. Stel 'n span saam

Stel 'n diensspan op (selfs al bevat hierdie span vriende en familie of ander vrywilligers) om die verskillende relevante afdelings te hanteer, selfs al bestuur u die geleentheid nie professioneel nie en organiseer u slegs klein gesinsgeleenthede. Die essensie van goeie grootskaalse gebeurtenisbestuur is om mense te laat lei op spesifieke gebiede en om seker te maak dat alle spanlede die groot plan ken.

U bemanning moet so vroeg as moontlik oor belangrike sake ingelig word, net soos alle ander spanne waarvoor u betaal en gaste wat u uitnooi. Stel elke bemanningslid so gou as moontlik in kennis van die taak en gee hulle opsies waar moontlik. Probeer ook om 'n paar mense op bystand te kry - aangesien daar altyd 'n paar klein hik in elke aspek van die geleentheid sal wees

Stap 7. Skep 'n gebeurtenisagenda

Besluit wat tydens u geleentheid gaan gebeur. Wanneer sal die sprekers begin praat? Sal daar speletjies, aktiwiteite of aanbiedings geskeduleer word? Hoe lank neem dit voordat gaste eet? Definieer 'n gedetailleerde skedule vir aktiwiteite gedurende die dag.

Laat altyd ruimte vir foute; daar sal nie 'n enkele gebeurtenis in hierdie wêreld wees wat tot op die oomblik presies kan verloop soos beplan nie. Mense sal laat opdaag, toesprake sal langer voortduur, toue vir voedsel sal nie vlot verloop nie, of 'n miljoen ander probleme kan oor u pad kom. Terwyl u moet weet wat aan die gang is, moet u verstaan dat dit net is om te help met die organisasie, en niks is seker nie

Deel 2 van 5: Running Events

Stap 1. Stuur die uitnodiging

Indien nie, hoe anders sal mense weet dat u 'n geleentheid aanbied? Stuur 'n uitnodiging! Moenie dit ignoreer nie. Uitnodigings is die belangrikste gesig van u geleentheid. Eerste indrukke van wat mense kan verwag en laat hulle besluit of hulle moet kom. Hierdie uitnodiging moet goed wees.

• Oorweeg tipiese uitnodigings - in die vorm van poskaarte, brosjures, ens. Maar probeer ook om nie papier te gebruik nie: stuur e -posse, nuusbriewe of gebruik webwerwe soos Facebook, Twitter en Eventbrite om uitnodigings, gastellings en kalenders uit te stuur.

  Regstelling: as u soveel mense as moontlik wil inbring, gebruik Facebook en Twitter. As u dit slegs tot VIP -gaste probeer beperk, vermy hierdie twee dienste, anders kom u in die moeilikheid

Stap 2. Let op diegene wat hul teenwoordigheid bevestig het

U moet vooruit tel om uit te vind hoeveel en wat u benodig, dus neem notas! Dit is moontlik nie die getalle wat verskyn nie, maar u kry steeds 'n oorsig. Webwerwe wat ontwerp is om geleenthede te bestuur, kan hiermee help - alhoewel u ook Facebook- en Excel -werkblaaie kan gebruik.

Stap 3. Hanteer wat u moet huur

Moet u take vind, huur, bespreek of delegeer aan fotograwe, bouers, ontwerpers en versierders, gassprekers, borge, entertainers of bands, godsdienstige leiers of amptenare, dansers of demonstrasiegeleenthede? Hou al hierdie aspekte in ag by sitplek en spyseniering, sodat u maaltye en tafels daarvoor kan voorberei indien nodig.

• Sal u kos en drankies voorberei? Indien wel, watter spanlede sal toesig hou oor die kook, bedien en higiëne van die kos? Watter soort kos moet jy bedien? Is dit moontlik dat gaste allergies is, vegetariese behoeftes, diabetes het, godsdienstige behoeftes soos halal of kosjer, glutenvry, ens. Het? Sal daar babas, jong kinders of bejaardes/beseerdes wees wat nie vaste kos kan eet nie?

• Is daar na die vermaaklikheids- en logistieke aspekte omgesien? Hierdie afdeling handel oor musikale toerusting, paviljoene of tente, sowel as dekoratiewe effekte wat u benodig, soos mikrofone en versterkers, beligting, kraglyne, projektors en skerms vir skyfievertonings, rookmasjiene of ander magiese verhoogeffekte.., soos spieëls, baniere en tekens van die onderneming, ens.

  As u 'n subkontrakteur aanstel om die vermaak te bestuur, moet u met hulle konsulteer om seker te maak dat hulle die toerusting self kan voorsien en voorberei, benewens die diensplek en stadium en skedule. Op hierdie manier kan u weet wat u moet doen om hulle te help

• Spyseniers, bloemiste, vermaak en ander belangrike mense het baie tyd nodig om voor te berei. Skielike versoeke kos gewoonlik meer. Boonop, as hulle nie hul woord kan hou nie, sal u nog tyd hê om na alternatiewe te soek.

Stap 4. Soek iemand wat die gasheer (MC) sal wees

Die MC hoef nie altyd die hele geleentheid te organiseer nie, maar hy of sy sal dit begelei. Die MC is gewoonlik 'n partylid wat 'n toespraak sal saamstel, 'n reeks geleenthede aankondig, soos ete, dans, belangrike gaste of vermaak. Kommunikeer gereeld met hierdie persoon en hou hom/haar op datum.

Soms moet u moontlik die MC wees. As dit die geval is, sal u taak baie moeiliker wees, want u moet werk totdat die hele gebeurtenis voltooi is. Stel groepleiers vir u diensspan in sodat die meeste normale take aan hulle gedelegeer kan word

Stap 5. Versamel toerusting

As u 'n span aanstel, moet u seker maak dat die nodige items by u is. In sommige gevalle kan hulle hulself of sekere items slegs voorberei; Miskien moet u die toerusting wat u benodig, afsonderlik verkry. U kan hierdie gereedskap by u sosiale netwerke huur, koop of selfs leen. Gaan die lys met benodigdhede na, van servette tot 'n luidsprekerstelsel en aansluitkabels.

Versiering is 'n belangrike deel van enige geleentheid. Tafeldoeke, blomme, geskenke, kerse, ballonne, baniere of foto agtergronde, rooi tapyte, ens. moet altyd vooraf goed beplan word

Stap 6. Voldoen aan basiese behoeftes

Een van die dinge wat baie beginners vergeet, is die uitnemendheid van die fasiliteite by die geleentheid. Het die plek genoeg geriewe? Voorbeelde is toilette en storte, parkeerterreine, maklike toegang vir gestremdes, kleedkamers, stoorkamers en kombuise, waterdreine, wynkoelers, toegang tot elektrisiteit, ens. U kan dus die hindernisse wat kan voorkom, verwag.

Dink ook buite die geleentheid: het u vervoer en verblyf nodig vir buitegaste/oorsese gaste, of hotelafgevaardigdes? Moet u 'n plek bespreek vir vervoer na en van die geleentheid?

Stap 7. Weet wie u gaan ontmoet

Om die sosiale hiërargie van 'n gebeurtenis te verstaan - al is dit nie u gebeurtenis nie - is noodsaaklik om te weet hoe u 'n situasie moet hanteer. Aangesien kliënte in u moet glo, moet u die volgende uitvind:

• Wie is die belangrikste gaste - dit is gewoonlik maklik om te sien wanneer die geleentheid 'n viering is - byvoorbeeld die bruid en bruidegom tydens 'n troue. Die kliënt is egter nie altyd die belangrikste gas nie, alhoewel dit steeds as een van die partye in die groep geklassifiseer kan word. Of u kliënt mag selfs glad nie dit bywoon nie.
• Wie is die gaste wat die tipe gasheer is - dit is mense wat gereeld as gasheer by hul onderskeie tafels optree en geneig is om ander gaste te sosialiseer en te motiveer. Dit is handig om 'n aangename atmosfeer te handhaaf en te gesels as dinge kalm word, mense aan te moedig om te dans of mense aan ander gaste voor te stel vir nuwe vriendskappe. Hulle is gewoonlik ook betroubaar en nuttig om op hoogte te bly van gebeure, aangesien dit in 'n noodgeval kan help of selfs as gasspreker/MC kan dien. Mense soos hierdie is wat 'n geleentheid glad aan die voorpunt laat verloop.
• Wie is die gaste van die vredemakers? U moet altyd hierdie mense in gedagte hou, want dit is diegene wat u sal raadpleeg oor probleme. U sal hulle ook betrek by die hantering en debatvoering indien nodig. Gaste in hierdie groep is gewoonlik die hoof van die gesin, voog of sekuriteitshoof.
• Wie is die besluitnemer. In die meeste gevalle is die besluitnemer self die bestuurder, maar as u met gaste moet konsulteer sonder om 'n sleutelgroep te betrek (aangesien hulle gewoonlik daarop ingestel is om goeie gashere te wees), moet u uitvind wie u in 'n noodgeval moet sien. Eenvoudig gestel, hierdie persoon betaal die rekening vir u dienste, of wie u ook al 'n 'kliënt' noem.

Deel 3 van 5: Nader aan die eindstreep

Stap 1. Leer die lokaal ken

Voordat die geleentheid begin, moet u die lokaal nagaan en besluit hoe u dinge gaan saamstel. Miskien moet u addisionele reëlings spesifiseer om die vloerplan te akkommodeer - byvoorbeeld ten opsigte van bedrading, beligting, ens. En as dit moeilik is om hierdie dinge te vind, kan gaste dit ook ondervind, dus oorweeg die praktiese aspek!

Stel 'n ontplooiingsplan en tydsberekeninge op waar moontlik. As iets nie pas nie, moet u daarvan ontslae raak. Praat met die webwerfbestuurder en vind uit wat hy of sy kan doen om te help, en as daar soneringsreëls is wat u moet volg, veral in 'n noodgeval

Stap 2. Oorweeg om geskenke vir u span voor te berei

Die bemanningslede daarin sal hard werk. Om waardering te toon en prestasie te behou, berei u 'n klein geskenk voor nadat die geleentheid geëindig het. Gebottelde drankies, granola -repies, sjokolade, ander klein items, wat u ook al pas, sal help om die moraal te behou.

Oorweeg dit ook om vir hulle 'n borsspeld of klein partytjie -merker te gee sodat hulle deel van die geleentheid voel en dit onthou. Maak ook seker dat hulle gevoed en natgemaak word! Die span is 'n bron wat u in die toekoms moet kan gebruik

Stap 3. Gaan alle spanne en buitestaanders na

Maak voor die geleentheid seker dat almal saamstem. Gee die bemanning duidelike instruksies oor hoe om by die lokaal uit te kom en verskaf u kontaknommer of besigheidskaartjie sodat hulle kan bel vir aanwysings. Sluit af deur seker te maak dat alles geen vrae het nie.

Maak seker dat almal gemaklik is met die taak. Sommige mense wil dit dalk nie sê nie, dus probeer om dit te lees. Lyk hulle selfversekerd en selfversekerd? Indien nie, stel hulle gerus, hersien die opdragte en stel 'n paar basiese vrae. As jy twyfel, koppel die twyfelaar met 'n meer bekwame maat

Stap 4. Stel u kontaklys en ander lêers op indien nodig

Persoonlike instellings is net so belangrik soos reëlings vir geleenthede. As u altyd netjies is, selfs as sommige dinge deurmekaar raak, sal alles regkom. Maar anders sou die toestand van die gebeurtenis heeltemal verwoes word. Hier is 'n paar maniere om jouself voor te berei:

• Skep 'n kontakblad met telefoonnommers en adresse. Het die banketbakker gedink dat u die bestelling sou neem? Maak nie saak nie. Bel 'n lid van u span wat naby die winkel woon en laat hom of haar oplaai na die geleentheid.
• Skep 'n kontrolelys. U sal weet watter items, toerusting en items nog ontbreek op grond van spanverslae.
• Berei dienooreenkomstig bewys van betaling en faktuurbehoeftes voor. Hoe deegliker u is, hoe minder probleme sal u in die toekoms ondervind.

Stap 5. Vermy veranderinge op die laaste oomblik

Sal daar gereeld artistieke veranderinge plaasvind? Troues is gewoonlik so, met die kliënt wat 'n ontwerpontwerp op die laaste oomblik wil hê, dus maak seker dat u die finale datum van die verandering aan hom of haar vertel. Gewoonlik is hierdie sperdatum 1 week voor die geleentheid om kliënte vry te hou, maar u word ook beskerm teen lastige veranderings wat duur en duur is.

As die veranderinge eenvoudig, klein of basies is en die reeds geïnstalleerde versierings kan gebruik, probeer om die versoek van die kliënt nie soveel as moontlik te weier nie. Maak seker dat u die behoeftes van die kliënt so goed moontlik bevredig in 'n gebeurtenis wat baie emosioneel kan wees

Deel 4 van 5: Die hantering van die werklike gebeurtenis

Stap 1. Berei alles voor

Wees die eerste wat op die toneel is om toesig te hou oor voorbereidings. Maak seker dat almal behoorlik rapporteer en begin bel as hulle dit nie doen nie. Help diegene wat hulp nodig het, wys diegene wat gerig moet word, en stap opsy wanneer nodig. Vermy beseer totdat die gebeurtenis eindig.

U sal 'n bietjie rustiger voel as u 'n kontrolelys het. Berei hierdie lys voor vir bemanning, buitepersoneel, versiering en installasie en toerusting. Sodra alles nagegaan is, kan u 'n sug van verligting slaak

Stap 2. Delegeer take

Moenie bang wees om dit te doen nie. Die belangrikste faktor wat spanning in 'n gebeurtenis veroorsaak, is tyd. Wees gereed om die werk te verdeel om geld te bespaar. As iemand nie optimaal werk nie, gee 'n ander taak wat meer geskik is vir hom. U is nie besig om 'n oplossing te maak nie, of om die grense te oorskry; U doen slegs die werk wat u verplig is.

Wees vasbeslote, maar beleefd wanneer u take delegeer. Sê: "John, ek het u nou hier nodig om te help met die spyseniering. Dankie." U bemanning moet passievol wees oor die bestuur van die geleentheid. Maak seker dat alles glad verloop deur die nodige leiersfiguur te wees

Stap 3. Wees buigsaam

Dit beteken dat u moet seker maak dat alles volgens plan verloop en 'n rugsteunplan help of 'n rugsteunplan uitvoer as iets verkeerd loop - en dit kan aanvaar. As u begin stres, kan u nie reguit dink nie. As die verstand nie duidelik is nie, sal u nooit goeie resultate behaal nie. Dus, as die spreker tien minute te lank neem en u seine ignoreer of probeer aflei, ontspan. Pas die nageregsessie aan, niemand sal dit agterkom nie. Die geleentheid sal ook vlot verloop.

Probleme sal altyd voorkom. U kan nie alles voorspel nie, en hoe gouer u dit kan aanvaar, hoe beter. 'N Kalm en stabiele geleentheidsbestuurder kan baie nuttig wees vir enige geleentheid; maar as u gespanne is en nie kalm is nie, kan dit sleg gaan. Ontspan dus en gaan voort - u vertoning kom tot 'n einde

Stap 4. Vertel almal die nuutste verwikkelinge

Maak seker dat die aantal en behoeftes van die gaste op die dag van die geleentheid nog korrek is, en stel die diensspan so vroeg as moontlik in kennis van enige veranderinge. U moet die eerste paar oë wees om op te let of iets verkeerd is.

Raadpleeg die kliënt om te sien hoe hy voel; hy is dalk opgewonde, senuweeagtig, bekommerd, verveeld of uitgeput en het probleme. U kan hom help deur begrip te hê, vriendelike woorde te sê en hom prakties te help. Neem die tyd om entoesiasme vir gaste en die span te genereer wanneer dit nodig is

Stap 5. Doen jou werk

Vertrou en respekteer die diensspan om hul eie ding te doen - as u hulle 'n goeie grondslag gegee het, sal dit goed gaan. Bied hulp aan indien nodig, maar hierdie spanlid moet genoeg ervaring hê om glad nie hulp nodig te hê nie. Hier is 'n paar dinge wat u in gedagte moet hou:

• Tree eers op as ontvangsdame of ontvangsdame. Ontmoet en groet (indien nodig) elke gas as hulle aankom. Dra rolle oor na MC wanneer die geleentheid begin. Hier sal u rol as bestuurder meer aktief wees deur probleme op te los en te verseker dat alle werk agter die skerms, soos voedselvoorbereiding en diens, volgens plan verloop.
• Gee aandag aan gaste en bly in kontak met die MC. Doen dit in die geheim net as u u planne moet verander.
• Hou afstand van die belangrikste gaste - hierdie vertoning handel oor hulle - maar maak seker dat u binne 'n paar minute binne die bereik is. Vra hulle hoe hulle voel oor die program, asook moontlike probleme, versoeke of voorstelle wat hulle het.

Stap 6. Berei aandenkings voor vir bemarkingsgeleenthede

Maak seker dat alle gaste die goeie tye onthou. U wil selfs meer as net gelukkige herinneringe hê: besoeke aan webwerwe, toekomstige skenkings, mond -tot -mond -aspekte, ens. Deel aandenkings om seker te maak dat u geleentheid die punt bereik. Of dit nou 'n prentjie, plakkaat of balpen is, om gaste iets te gee om gaste aan die geleentheid te herinner, is 'n goeie manier om seker te maak dat hulle deur hulle onthou word.

Stap 7. Geluk self nadat die geleentheid geëindig het

Die meeste gebeure is op hul eie wanneer hulle begin, maar die harde werk is in die voorbereidingsperiode, wat niemand besef nie. Geluk dus, want u verdien om gelukkig te wees!

Neem na die geleentheid die tyd om die kliënt te ontmoet en te bedank. Dit word aanbeveel dat u 'n gepaste en opregte geskenk aanbied om u tyd saam met hulle te onthou, aangesien dit klein aanraking soos hierdie is wat die ervaring verryk en hulle in die toekoms u dienste kan voorstel. As u geskenke gee tydens 'n geleentheid, geskenke na afloop van die geleentheid, soos blomme, foto's van gunsteling oomblikke tydens hul geleentheid (bv lintknipsel, skouhoogtepunt, prysuitdeling, trou soen, blaas verjaardag kerse, ens.), Of ander geskenke gepas kan wees

Stap 8. Maak die plek skoon en gaan huis toe

Soos mammas sê: "Laat dit in dieselfde toestand as wat u daarheen gekom het", so is die beginsels wat geld vir plekke. Dinge moet in dieselfde toestand gelaat word as wat u was voordat u by hulle kom - die gebeurtenisbestuursonderneming is 'n sensitiewe onderneming wat nie veel ruimte vir foute het nie. Laat u bemanningslede dus weet dat dit tyd is om die werf skoon te maak, en laat hulle nie huis toe gaan voordat alles reg is nie. U moet ook ingryp!

Behalwe dat dit 'n goeie ding is, voorkom dit ook dat u duurder rekeninge in rekening gebring word. Baie plekke sal ekstra betaal vir skoonmaak as hulle dit kan doen. Doen u bes om verborge fooie te vermy

Stap 9. Voltooi die besigheid van verandering, betaling en dankie aan alle betrokke partye

Miskien moet u reël vir die teruggee van gehuurde of geleende toerusting en met die kliënt oor sy of haar ervaring konsulteer. Selfs as u nie betaal word nie, neem die tyd om hulle te bedank en sê dat u dit geniet het om die geleentheid saam met hulle te hou. Kan julle besigheidskaartjies met mekaar ruil?

Dankie ook aan die bemanningslede! Maak seker dat alle partye betaal is (en betaal het), stoor fakture en kry dinge gedoen. U moet een van die laaste mense wees wat die lokaal verlaat - maak seker dat alles in orde is

Deel 5 van 5: Probleemoplossing

Stap 1. Weet hoe om te gaan met gaste wat laat opdaag en ander probleme ondervind

Dit is 'n algemene probleem, dus u moet u beter voorberei. Laat is onvermydelik (bv. Weens onvoorsiene verkeersprobleme) en kan gewoonlik geduld word deur ander gaste wat betyds opdaag. Daarom is daar verskeie dinge wat u kan doen om dit te voorkom:

• Maak seker dat die tyd van die geleentheid duidelik op die uitnodiging staan. As u 'n RSVP -stelsel gebruik, moet u ook seker maak dat die tyd bevestig is. Kommunikeer met (via u kontakblad) die MC, relevante gaste (gewoonlik die hoofpartylid), entertainers en kombuispersoneel sodra u 'n hindernis ondervind wat nie maklik opgelos kan word nie. As vertraagde gaste die fokus van die geleentheid is (byvoorbeeld die bruidegom en bruid), tipies:
• U moet die hangende gas direk kontak om die beraamde aankomstyd te kontroleer. Kontak die kombuis onmiddellik oor die nuutste verwikkelinge, sodat hulle die kookspoed kan aanpas by die tyd.
• Vermy om aan te kondig dat die geleentheid weens sekere gaste uitgestel is (omdat die partytjie dit self sal uitvind), maar laat die hoofgaste weet dat u bewus is van die situasie. Vertel hulle wat u beplan, maar laat hulle ook voorstelle gee, aangesien hulle die gas gewoonlik ken en weet wat hulle in die konteks moet doen.
• Gee aandag aan die tydsberekening van die toespraak. As sleutelgaste laat arriveer, bedien ekstra voorgeregte en/of vroeë drankies om te verhoed dat ander gaste wat betyds opdaag, verveeld raak en verseker dat hulle besig bly.
• As gaste baie laat gaan wees (byvoorbeeld as hulle kos bedien wat nie vertraag kan word nie, soos souffels), begin die geleentheid soos beplan. As hulle kom, bedien die volgende porsie (selfs al is hierdie porsie nagereg).
• Berei voor vir dans, speletjies, komedie of 'n ander vermaaklikheidsorg (veral musiek) en maak seker dat daar ekstra afleidings is, soos groepfoto's. Hierdie rugsteunstrategie moes die vorige dag begin gewees het.

• Vir gaste wat doelbewus laat opdaag, moet dit nie as u bestuurder se skuld wees nie. Dit is dus u taak om die ander gaste eerste by te woon en seker te maak dat daar aan hul behoeftes voldoen word. Tree in wese op asof niks verkeerd is nie en gaan voort met die gebeurtenis.

  

  Stap 2. Weet hoe om voedselprobleme te hanteer

  Probleme in hierdie gebied is skaars, veral as u u planne noukeurig beplan het, maar daar gebeur soms ongelukke (soos 'n gas of 'n klein kind wat die etenstafel deurmekaar maak, of 'n voorval in die kombuis). U moet eers bewus wees van die tipe gaste wat dit gaan bywoon, sodat u kan oorweeg wanneer en waar die kos vertoon sal word (bv. Vir buffetgeregte) en die sitplek van die gaste.

  • Alle vullis moet om veiligheidsredes onmiddellik skoongemaak word, selfs al beteken dit dat u van die rooi tapyt of pragtige versierings en meubels ontslae moet raak. Dit is onmoontlik om 'n vlek weg te steek sonder om die voorkoms of integriteit van 'n item (soos 'n antieke meubelstuk) te beïnvloed, dus raak eers daarvan ontslae. As u 'n rugsteun het, gebruik dit; andersins, beweeg die voorwerp diskreet sodat gaste dit nie agterkom nie.
  • Dit word aanbeveel dat u toue, gordyne of skerms gebruik om voedselareas weg te steek (bv. 'N deurmekaar tafel of terwyl u 'n volgende gereg voorberei), aangesien sommige gaste sigbare kos kan sien as iets wat te eniger tyd vrylik geëet kan word. - hoewel dit nie noodwendig die geval is nie, volgens u bedoeling.
  • Meng spyskaarte. As 'n gereg nie bedien kan word nie (byvoorbeeld omdat dit verbrand is), moet u dit alles verwyder of 'n nuwe alternatief vind. Verminder porsies om voedsel te bespaar, maar vergroot gedeeltes ander voedsel om dit gebalanseerd te hou. Stel gaste in kennis indien nodig.
  • Vegetariërs, kieskeurige eters, allergie -lyers of spesiale dieet/godsdienstige mense moet in hul behoeftes voorsien word - u moet dit met goeie beplanning kan doen. Soms bring gaste egter 'n familielid, eggenoot of goeie vriend saam sonder om dit te vertel, veral as die uitnodiging gratis is. As dit gebeur, is die oplossing maklik. Tel onlangse gaste en vra wanneer hulle by die deur aankom oor spesiale dieetbehoeftes en vertel die diens- en kombuispersoneel onmiddellik.
  • Vir groot groepe wat nie as donker gaste die geleentheid bywoon nie, stuur 'n spanlid kombuis toe en laat hom die voorraad tel. Koop indien nodig ekstra voedselvoorrade. Die kombuisgedeelte oorskat gewoonlik gedeeltes net vir ingeval, so kansellasies is meer algemeen as voedseltekorte. Beperkte porsies kan ook bespaar word as u ekstra vulsels voorsien, soos brood, slaaie of groentegeregte, bestanddele wat u maklik by u plaaslike supermark kan kry.

  

  Stap 3. Weet hoe om met jong kinders om te gaan

  Hou in gedagte dat baie bestuurders die intelligensie en behoeftes en begeertes van kinders by 'n geleentheid dikwels vergeet of onderskat. Hulle is dieselfde as volwassenes - wil pret hê en nie verveeld wees nie. Onthou, ouers sal ook aanstoot neem as 'n geleentheid nie aan die behoeftes van hul kinders voldoen nie. Dit is 'n goeie idee om te vra vir bevestiging van bywoning (RSVP) vir alle kinders wat dit bywoon.

  • Jonger kinders (onder die ouderdom van 10) word vooraf bedien met kos of versnaperinge, aangesien aandete eers om 20:00 bedien kan word. Hierdie bedieningstyd is gewoonlik te laat vir die meeste kinders se maaltye. Die kos wat jy vir jou kinders gee, moet ook lekker en gesond wees, maar tog spesiaal met 'n spesiale aanraking vir hulle - dit help ouers om gehelp te word en kan die geleentheid as gas geniet.
  • Kinders ouer as 10 jaar kan gewoonlik volwasse kos en porsies kry, selfs as hulle nie klaar is nie, maar bied hulle ook 'n kindermenu aan (natuurlik met toestemming van die ouer) as hulle nie daarvan hou nie. Tieners tussen die ouderdomme van 13 en 18 jaar vra gewoonlik dieselfde kos as jonger kinders, soos hamburgers en patat, in plaas van meer formele restaurantmaaltye. Kos vir kinders word gewoonlik geskryf met die term 'Alternatiewe spyskaart'. Speel veilig en bespreek met u sleutelgaste u planne om jonk en oud lankal suksesvol te bevredig.
  • Bied 'n ruimte vir moeders met klein kinders. Voldoen aan hul behoeftes, soos pouses in die toiletkamer, borsvoedingsbehoeftes, ens., En berei 'n rusplek voor vir baie jong kinders, sodat hulle kan slaap as hulle moeg is.

  

  Stap 4. Weet hoe om met dronk of onbeskofte gaste, indringers en meer om te gaan

  Hierdie gaste veroorsaak soms probleme, tydens familie- en sakegeleenthede. Hulle dra politiek sowel as drama, en as buitestaander besef jy dit miskien nie. Wees dus altyd waaksaam.

  • Raadpleeg die kliënt of sleutelgaste voor die geleentheid om meer te wete te kom oor moontlike probleme soos hierdie, of met 'n paar uitgesoekte as die belangrikste gaste nie versteur moet word nie. Op hierdie manier kan u seker maak dat mense op die regte plek sit en dat dit geen probleme veroorsaak nie. Berei dienspersoneel of sleutelgaste voor om as informele toesighouers op te tree, wees waaksaam en help indien nodig. U taak is om seker te maak dat die geleentheid glad verloop en wegbly van persoonlike aangeleenthede, tensy dit absoluut noodsaaklik is. Maak dus seker dat u weet wie tydens die geleentheid as 'n 'vredemakers' -tipe gas geklassifiseer word (diegene wat kan help om die geleentheid glad te laat verloop).
  • Aangesien dit moeilik kan wees om dronk gaste alkohol te gee of om kwaad en onbeskof te raak, is dit die beste om 'n vredemaker te betrek. Kontak slegs regspersoneel wanneer dit nodig is en nadat u met die belangrikste gaste beraadslaag het. U moet steeds waaksaam wees, selfs as u klein geleenthede of in die agterplaas uitvoer.
  • Ongenooide gaste is 'n moeilike saak. As hulle oproerig is, gooi dit uit indien nodig - raadpleeg die belangrikste gaste om te verifieer dat hierdie mense nie gesoek word nie. As daar baie gewelddadige oproeriges is, is dit u taak om ander gaste te beskerm en die sekuriteit of die polisie te kontak as hierdie oproeriges weier om die perseel te verlaat nadat hulle u as bestuurder en/of sleutegaste gevra het.
  • Gaste hou gewoonlik daarvan om besigheidskaartjies om die tafel te skuif, sodat hulle langs die persoon kan sit of by die tafel wat hulle wil hê. Raadpleeg sleutelgaste oor hoe toegelaat dit is. Gewoonlik moet u vooraf tafelplanne reël en die goedkeuring van die belangrikste gaste hê. As die posisie van hierdie tafel veronderstel is om reg te wees, is dit beter om gaste weg te hou van die eetarea voordat die tyd aanbreek. Gewoonlik kan die kroeg, lobby of wagkamer gebruik word om gaste te akkommodeer. As sekere groeperinge veral belangrik is as gevolg van gesinsaangeleenthede, bring mense bymekaar en lei hulle per groep na aparte tafels en sit dit in die regte volgorde.

  

  Stap 5. Weet hoe om slegte weer te hanteer

  Regoor die wêreld is daar soms onverwagte slegte weer, soos reën of sneeu. Koue winde of warm lug kan ook probleme veroorsaak. Alhoewel die weer gewoonlik nie 'n groot impak het as die geleentheid binnenshuis gehou word nie, moet u voorbereid wees op die uitdagings om buite te wees. Oorweeg dit om die plek van die geleentheid te verander as u slegte weer kan voorspel. As u nie kan nie, huur 'n tent of 'n groot pawiljoen (die prys kan duur wees, veral as dit op 'n gril gemaak word). Dit is belangrik om die weer dop te hou; As die gebeurtenis alreeds deurmekaar geraak het, is dit byna onmoontlik om die gebeurtenis reg te stel, dus haal die beste uit wat u reeds weet en het.

  Baie dele van die wêreld het nou versekeringspolisse vir slegte weer of ander probleme. As u in 'n gebied is wat bekend is vir skielike weersveranderinge, moet u bevestiging soek as die geleentheid hervat kan word, sodat kliënte ten minste kan bespaar op die huur van toerusting, lokale en dienspersoneel

  Wenke

  • Berei 'n klein ruimte vol items soos ekstra servette om vullis, brandblussers, noodhulpstelle en ander toevallige stelle op te vee. U het dit nie nodig as dit goed gaan nie, maar dit is beter om op die uitkyk te wees vir 'n groot geleentheid.
  • Gaste en sprekers wat moeg is of jetlag ervaar, moet hul fiksheid verseker. Raadpleeg, indien nodig, direk met hulle of hul assistente om spa- en massagebehandelings of ander maniere om liggaam te verfris, te bestel. U kan ook vir hulle kos stuur as hulle 'n rukkie nie geëet het nie, of medisyne as u 'n bietjie siek voel (soos hoofpyn van vlieg of senuweeagtigheid, of maagpyn). Raadpleeg 'n dokter indien nodig. Moe gaste en sprekers kan 'n gebeurtenis verwoes, al is die ander uitdagings wat u moontlik kan oorkom.
  • Maak seker dat almal die verhoog, musiek of toespraak kan sien en hoor.
  • Onthou ook dat die hantering van ander mense se gebeure 'n eer is. Alhoewel dit baie stresvol en moeilik kan lyk, kan u bydrae baie mense gelukkig maak, sodat hulle die gebeurtenis vir die res van hul lewens sal onthou. Boonop is u ook gewoond daaraan om vaardighede te hê wat nuttig is in die alledaagse lewe.
  • As bestuurder moet u moontlik as 'n geïmproviseerde gasheer optree, of selfs as 'n dansmaat om seker te maak dat die geleentheid glad verloop. Ontwikkel praat- en dansvaardighede, maar delegeer terselfdertyd bestuursrolle aan ander spanlede wat u plek tydelik kan inneem. Die doel hier is om seker te maak dat niemand stilsit by die tafel nie.