U is pas verkies of aangestel as sekretaris van die komitee waarvan u lid is. Veilig! Weet u hoe om minute op te stel, voor te berei en voor te lê? Of u nou die wetgewer se "Robert's Rules of Order" volg of minute in 'n minder formele omgewing neem, hier is belangrike metodes om te volg.
Stap
Deel 1 van 4: Aanvanklike voorbereiding
Stap 1. Verstaan die vergaderingsbeleid van u organisasie
As daar van die sekretaris verwag word om formele notules te neem, vra of die groep Robert se opdragreëls of ander riglyne volg. Vra in 'n meer informele omgewing wat in die notule ingesluit moet word of hoe dit gebruik gaan word.
- As 'n notaboeker hoef u nie kennis te dra van die hele bestelreëls -bladsy nie. Die verkryging van 'n afskrif van die boek (of leen by die voorsitter) kan egter nuttig wees om spesifieke vrae te beantwoord.
- Verstaan u rol goed. Sommige sekretarisse wat die notule geneem het, het nie aan die vergadering deelgeneem nie, terwyl ander die notule geneem het en ook tot die bespreking bygedra het. In beide gevalle moet die sekretaris nie iemand wees wat 'n ander primêre rol het nie, soos vergaderingsleier of fasiliteerder.
Stap 2. Berei die sjabloon vooraf voor
Elke vergaderingsnotule bevat baie van dieselfde inligting. Sjablone skep 'n konsekwente formaat vir maklike verwysing. Sluit spasies in vir die volgende inligting.
- Organisasie Naam.
- Soort vergadering. Is dit 'n weeklikse of jaarlikse vergadering, 'n kleiner komiteevergadering of 'n vergadering wat vir 'n spesiale doel gehou word?
- Datum, tyd en plek. Maak ruimte vir die begin en einde van die vergadering (opening en ontbinding).
- Naam van die voorsitter of voorsitter van die vergadering en die naam van die sekretaris (of hul opvolger).
- Lys van 'deelnemers' en 'verskoning vir afwesigheid'. Dit is 'n pragtige term vir bywoningslyste. Let op of 'n kworum bereik is (voldoende aantal mense vir die stemming).
- Maak plek vir u handtekening. As notaboeker moet u altyd u aantekeninge teken. Bykomende handtekeninge kan nodig wees as die notule goedgekeur word, volgens die beleid van u organisasie.
- 'N Agendaboek, indien beskikbaar. As die voorsitter of vergaderingfasiliteerder u nie vra om 'n agenda op te stel nie, moet dit op aanvraag beskikbaar wees. As u 'n agenda vir verwysing het, kan u vergaderingsnotules organiseer.
Stap 3. Neem u notaboek of skootrekenaar saam
Maak seker dat alles wat u saambring, gemaklik is vir u. As u gereeld notas gaan maak, hou 'n notaboek vir hierdie doel of skep 'n gids op u rekenaar.
- As u 'n notule neem vir 'n vorige vergadering wat nie goedgekeur is nie, neem dit dan saam.
- Alhoewel 'n klankopnemer u kan help om die minute later te transkribeer, is dit nie 'n plaasvervanger vir minute nie. As u 'n vergadering opneem, maak seker dat alle aanwesiges dit eens is en moenie toegee aan die versoeking om 'n woord-vir-woord-afskrif te maak nie.
- As jy kortskrif leer, sal jy vinniger notas neem, maar jy hoef nie elke woord neer te skryf om aantekeninge te maak nie. Eintlik moet u dit vermy.
- As u gevra word om notules in die openbaar op 'n vergadering te neem, gebruik 'n OHP of 'n aanbiedingsbord. Maak seker dat u agterna tuis kan aanteken sonder om die ink te vervaag, sodat u kortskrif kan tik om u notas te tik.
Deel 2 van 4: Maak vergaderingsnotules
Stap 1. Deel die bywoningslys
Sodra almal teenwoordig is, deel 'n stuk papier uit (meer vir groter vergaderings) met genoeg ruimte vir mense om hul name en kontakinligting neer te skryf. U kan hierdie vraestel na die vergadering gebruik om die deelnemerslysafdeling van u sjabloon in te vul, of hierdie lys op u voltooide minute te plak.
As u nie vertroud is met die groot aantal mense nie, teken dan 'n sitkaart en vul dit in as u almal vra om hulself voor te stel. Hou hierdie grafiekblad gereed terwyl u u notules skryf, sodat u mense waar moontlik kan noem (soos hieronder bespreek)
Stap 2. Vul soveel as moontlik in die beskikbare sjablone in
Terwyl u wag totdat die vergadering begin, let op die naam van die organisasie, die datum en plek van die vergadering en die tipe vergadering (weeklikse raadsvergadering, spesiale komiteevergadering, ens.). Let op die begintyd wanneer die vergadering begin.
- Let op hierdie inligting bo -aan u nota as u nie 'n sjabloon het nie.
- As die vergadering vir 'n spesiale doel of geleentheid gehou word, stoor die kennisgewings wat gestuur is om lede daarvan te laat weet. U moet dit in die nota plak nadat dit gekopieer is.
Stap 3. Teken die resultate van die eerste beweging aan
Die meeste formele vergaderings begin met 'n mosie om 'n agenda aan te neem, so hierdie stap sal as voorbeeld gebruik word. As die vergadering met 'n ander beweging begin, moet u alle relevante inligting opneem:
- Die gepaste bewoording vir die begin van die mosie is "Ek maak 'n voorstel." Dit is gewoonlik vir sinne soos "Ek stel voor dat hierdie agenda aangeneem word."
- Naam van die voorsteller (die persoon wat die mosie indien).
- Stemuitslae. As die stemming suksesvol is, skryf "mosie aanvaar". As dit misluk, skryf "mosie verwerp".
- U kan 'n lang mosie skriftelik indien, as u dit nie akkuraat kan opneem nie. As dit herhaal word, vra aan die kantlyn van die vergadering of die voorlegging van mosies in hierdie referaat amptelik beleid kan wees vir mosies met 'n sekere aantal woorde.
- As u die agenda opstel, kan u die voorstander van hierdie mosie sowel as sekretaris van die notule wees. Dit kan gedoen word; solank u objektief bly, behoort daar geen probleem te wees om u eie stunts op te neem nie.
Stap 4. Teken ander bewegings gedurende die vergadering op
Luister aandagtig na die hele bespreking, maar moenie dit opneem nie (tensy anders opdrag gegee!). Teken die relevante inligting aan wanneer 'n nuwe mosie gemaak word.
- Onthou dat elke mosie die presiese bewoording van die mosie, die naam van die voorsteller en die uitslag van die stemming moet bevat.
- Sommige mosies vereis voorstanders van voorstelle voordat hulle na die stemming gaan. As iemand sê "Ek ondersteun hierdie mosie" of soortgelyke woorde, let op die persoon se naam as 'n ondersteuner.
- Onderbreek die vergadering beleefd as u nie die naam van die voorsteller ken nie of die mosie moet herhaal. Dit is belangrik om inligting akkuraat op te neem om geringe onderbrekings te regverdig.
- As 'n mosie reggestel word, verander die bewoording van die mosie in u aantekeninge. Tensy die verandering omstrede is en 'n lang bespreking veroorsaak, hoef u nie daarop te let dat die verandering tydens die vergadering plaasgevind het nie.
Stap 5. Luister na die verslag en kry 'n afskrif van die verslag
Let op die titel van die verslag en die persoon wat dit gelees het (of die naam van die subkomitee wat dit opgestel het) wanneer 'n verslag, nuusbulletin of soortgelyke item hardop gelees word. As 'n mosie aangeheg is, teken dit op soos met enige ander beweging.
- Dit is die mees praktiese om 'n afskrif van die verslag aan die einde van die vergadering te bekom. Maak 'n nota om 'n afskrif van die leser of vergaderingleier (voorsitter of president) na die vergadering aan te vra. U sal 'n afskrif van elke verslag byvoeg tot by die minute wat voorheen gekopieer is.
- As 'n afskrif nie beskikbaar is nie, let op waar die oorspronklike gestoor is. Miskien moet u hierdie inligting na die vergadering aanvra.
- As lede 'n mondelinge verslag doen (en nie uit 'n dokument lees nie), skryf 'n kort en objektiewe opsomming van die verslag. Moenie spesiale besonderhede of spreker aanhalings woordeliks insluit nie.
Stap 6. Teken die aksies wat geneem of gegee is op
Dit sluit in 'kontroleer' teen take in vorige vergaderings, sowel as nuwe aksies. Is iemand opgedra om 'n brief te skryf? Skryf hul name en instruksies neer.
- Afhangende van hoe formeel u vergadering is, val baie van hierdie aksies in die kategorie 'bewegings'. Vir minder formele vergaderings moet u moontlik besluite wat nie baie duidelik is nie, in die oog hou.
- Gee 'n kort motivering van 'n besluit, indien enige.
Stap 7. Teken alle instruksie- en beslissingspunte op
Wanneer 'n beswaar in die proses ingedien word, teken die beswaar en die grondslag daarvan op, asook die volledige besluit van die voorsitter.
Maak seker dat u verwysings na Robert's Order of Order, interne organisatoriese reëls of maatskappyprotokolle insluit
Stap 8. Teken slegs 'n opsomming van die bespreking wanneer dit gevra word
Amptelik is notules 'n verslag van wat 'gedoen' is, nie wat 'gesê' is nie. '
- Wees so objektief moontlik as u besprekings opneem. Sluit konkrete punte in, nie menings nie, en verminder die gebruik van byvoeglike naamwoorde en bywoorde. Droë, feitelike en vervelige skryfwerk is u doel!
- Moenie mense by die naam in die besprekingsopsomming noem nie. Dit is veral belangrik in warm argumente wat probleme kan veroorsaak.
Stap 9. Sluit aan die einde van die vergadering
Teken die tyd aan waarop die vergadering van die hand gewys is. Onthou om 'n afskrif van die verslag te vra of iemand daaraan te herinner om dit vir u te stuur.
Skandeer u aantekeninge om te sien of u iets gemis het of dat u verduideliking nodig het. As u iemand 'n vraag wil vra, doen dit nou voordat hulle vertrek
Deel 3 van 4: Minute kopieer
Stap 1. Begin hierdie proses so gou as moontlik
Dit is die beste om die amptelike notules onmiddellik na die vergadering te kopieer, terwyl die gebeure nog vars in u geheue is.
Stap 2. Tik u vergaderingsnotules met 'n rekenaar
U het dit waarskynlik gedoen as u u skootrekenaar tydens 'n vergadering gebruik. Stoor u aantekeninge en skep 'n nuwe dokument vir die minute, sodat u u aantekeninge en aantekeninge langs mekaar kan vergelyk.
Stap 3. Formateer u aantekeninge in netjiese paragrawe
Elke nuwe mosie, besluit of opdrag moet in 'n aparte paragraaf opgeneem word. As u die formaat skep, moet u seker maak dat u:
- Gebruik die korrekte spelling en grammatika. Gebruik 'n speltoetser indien nodig.
- Gebruik dieselfde taalvorm regdeur die verslag. Gebruik die verlede tyd of die huidige tyd, maar verander dit nooit in dieselfde dokument nie.
- Skryf so objektief as moontlik. U mening moet nie uit die notule afgelei word nie. U probeer 'n objektiewe rekord opstel wat almal kan gebruik.
- Gebruik eenvoudige en definitiewe taal. Vae taal moet met definitiewe woorde vervang word. Die blombeskrywing moet heeltemal weggelaat word.
- Maak 'n lys van die aksie wat geneem is, nie die bespreking nie. Tensy u gevra word om 'n bespreking op te neem, moet u fokus op wat gedoen, nie wat gesê.
- Gee bladsynommers vir maklike verwysing.
Stap 4. Deel u konsepnotules met lede
Stuur 'n afskrif aan elke lid met behulp van die kontakinligting op die bywoningslys. As u nie hul kontakinligting het nie, moet die vergaderingleier hulle kan kontak.
Stap 5. Bring u notule vir goedkeuring
U kan gevra word om die notule tydens die volgende vergadering voor te lees en dit vir goedkeuring voor te lê. As die mosie suksesvol is, merk dat die notule aanvaar word.
- As die notule geregverdig is voordat dit aanvaar word, teken die veranderinge in die dokument aan en dui aan die einde aan dat die notule reggestel is. Moenie die regstelling spesifiek beskryf nie.
- As 'n mosie ingedien word om die notules na ontvangs reg te stel, moet u die presiese bewoording van die mosie in die betrokke notule insluit en of die mosie goedgekeur is al dan nie.
Deel 4 van 4: Die gebruik van sjablone vir vergaderingsnotules
Stap 1. Besoek die vergaderingsjabloon -versamelaarwebwerf
Hierdie gereedgemaakte sjabloon help u om tyd te bespaar om vergaderingsnotules voor te berei, terwyl u notasfoute voorkom.
Stap 2. Neem tyd om hierdie webwerwe te verken
Gebruik die soekfunksie en verken die beskikbare opsies om die beste vir u te vind.
As u byvoorbeeld 'n spesiale, algemene of standaard sjabloon benodig, blaai op die webwerf om een te vind wat by u spesifieke behoeftes pas, laai dit dan af deur op die knoppie "aflaai" of "gebruik sjabloon" te klik. Maak seker dat u dit êrens maklik vind sodat u dit nie verloor nie
Stap 3. Maak die sjabloonlêer oop
Sodra dit afgelaai is, maak die zip -lêer oop en maak dit oop met Microsoft Word of Excel. Gebruik die nuutste weergawe van Microsoft word om die sjabloon van die hoogste gehalte te kry en dit makliker te maak om te gebruik. Deur die nuutste weergawe te gebruik, word u werk makliker, terwyl u nuwe funksies kan gebruik.
Stap 4. Voeg die maatskappy se logo en kopieregmerk op die sjabloonkop
Verwyder die voorbeeldlogo, maar lees die gebruiksvoorwaardes van die webwerf van die sjabloon. U wil tog nie onnodige regsprobleme ondervind nie?
Stap 5. Verander die titel
Merk in die titelafdeling die woord "Vergadering/groep" en tik 'n titel in vir u vergaderingsnotules.
Stap 6. Verander die tema (opsioneel)
Oorweeg om die kleure te verander of 'n voorafgemaakte tema te kies om die vergaderingsnotules mooier en meer professioneel te maak. Die truuk is eenvoudig, soek na 'Bladuitleg' en maak dan die gedeelte 'Kleure en temas' oop. In hierdie afdeling kan u die voorkoms van die sjabloon stel. U kan die kleur selfs aanpas by die kleur van die onderneming se logo.
Stap 7. Noem die dele van die sjabloon
Daar moet verskeie afdelings in die sjabloon wees. Miskien het u meer of minder nodig, of u hou nie regtig van die naam nie. U kan dit verander volgens u spesifieke behoeftes.
Stap 8. Stoor hierdie sjabloon op u skootrekenaar, sodat u dit saam kan neem om vergaderingsnotules te neem
As u nog steeds Microsoft Office gebruik, is hierdie taak maklik en vinnig. U behoort ook vergaderings meer gereeld en akkuraat as vroeër by te woon. U kan ook 'n sjabloon uitdruk en die notules met die hand skryf. Maak egter seker dat die gedeeltes wyd genoeg is sodat u soveel inligting as wat nodig is, kan insluit.
Stap 9. Gaan u sjabloon na
Veilig! U het die sjabloon vir vergaderingsnotules klaar gemaak. U produktiwiteit en akkuraatheid van werk tydens vergaderings behoort aansienlik te verbeter noudat u 'n gidssjabloon het om vergaderingsnotas te organiseer. Net soos enige ander werk, lees die besonderhede op die sjabloon om te sien of iets ontbreek of nie duidelik is nie. Sodra u seker gemaak het dat alles korrek is, kan hierdie sjabloon gebruik word en sal u beter voorbereid wees op u volgende vergadering.
Wenke
- Tik u notule in sodra die vergadering verby is. Dit is die beste om dit te doen terwyl die gebeure nog vars in u geheue is. Dit is belangrik dat deelnemers so gou as moontlik na die vergadering 'n afskrif van die aksie -item kry.
- Sit so na as moontlik aan die leier van die vergadering. Hiermee kan u alles hoor en om opheldering vra sonder om u stem te verhef.
- Vra mense om hul bewegings op te teken, sodat u nie ter plaatse hoef op te neem nie.
- Hou die notule in 'n veilige lêer.
Moenie bang wees om te onderbreek nie en vra om verduideliking te eniger tyd.
- Notas is baie belangrik. Hierdie rekords word bewaar en kan vir toekomstige verwysing gebruik word. As dit byvoorbeeld oor regsake kom, kan iemand se reputasie afhang van u notules.
- Lees die gedeeltes in Robert's Order Rules, veral die gedeelte oor die sekretariële beroep.
- Skryf die belangrike dinge neer wanneer hulle praat. As dieselfde onderwerp twee keer aan die orde kom, moet u dit nie groepeer nie.
Waarskuwing
- Moenie te veel besonderhede in die notule insluit nie. Selfs as u gevra word om 'n bespreking op te neem, hou dit so kort en direk as moontlik. Beperk u om die belangrike punte op te teken, anders word u oorweldig deur die notules met onnodige besonderhede te vul.
- Die persoonlike interpretasies en gevoelens van die notaboeker moet nie by die aantekeninge ingesluit word nie.
- As een deel van die vergadering in die kategorie van advokaat-kliënt vertroulikheid val, Moenie teken daardie deel op. Let daarop dat "die advokaat inlig dat hierdie bespreking vertroulikheid van prokureur-kliënt insluit. Hierdie bespreking word nie opgeteken nie."
- As u gevra word om vertroulike besprekings op te neem, soos tussen prokureurs en kliënte, moet u 'verskillende' notules maak en dit apart van gewone notules hou. Merk vertroulik en maak duidelik wie toegang tot die dokument het.
