Hierdie wikiHow leer u hoe u die funksie 'Mail Merge' in Microsoft Word kan gebruik. Met die funksie Mail Merge kan u 'n kontakinligtingsblad gebruik om outomaties 'n ander adres, naam of inligting aan elke kopie van 'n dokument toe te ken. Hierdie funksie is handig as u 'n nuusbrief of beëdigde verklaring moet aanpas, omdat u nie elke verskillende naam of adres bo -aan elke dokument hoef te skryf nie.
Stap
Deel 1 van 3: Skep 'n kontakblad
Stap 1. Maak Microsoft Excel oop
Die Microsoft Excel -toepassingsikoon lyk soos 'n wit "X" op 'n wit agtergrond. Daarna word die 'Nuwe' bladsy vertoon.
As u reeds 'n kontakblad in Excel het, gaan na die stap om Excel -kontakte te laai of in te voer
Stap 2. Klik op Leë werkboek
Dit is in die linkerbovenhoek van die 'nuwe' bladsy. Daarna word 'n nuwe Excel -dokument oopgemaak.
Stap 3. Voeg die kontakopskrif by
Begin uit die boks " A1"Voer regs 'n opskrif of titel soos volg in:
- "Voornaam" - Die kontaknaam se voornaam moet in hierdie veld (boks) ingevoer word A1 ”).
- "LastName" - Die van van die kontakpersoon moet in hierdie veld (boks " B1 ”).
- "Tel" - die telefoonnommer sal in hierdie veld bygevoeg word (blokkie " C1 ”).
- "StreetAddress" - Die kontakadres moet in hierdie veld ingevoer word (blokkie " D1 ”).
- “Stad” - die kontak se tuisdorp/woonplek moet by hierdie kontak gevoeg word (blokkie “ E1 ”).
- 'Staat' - die provinsie van oorsprong van die kontak sal in hierdie kolom bygevoeg word (blokkie ' F1 ”).
- “Zip” - die poskode waar die kontak woon, moet by hierdie kolom gevoeg word (kolom “ G1 ”).
- "E -pos" - Die e -posadres van die kontakpersoon sal in hierdie veld (boks " H1 ”).
Stap 4. Voer die kontakinligting in
Begin by kolom A van blokkie 2, en voer die kontakinligting in vir elke persoon wat u by die e -pos -saamvoegingshulpmiddel wil voeg.
Maak seker dat die ingevoerde inligting akkuraat is voordat u na die volgende stap gaan
Stap 5. Stoor die dokument
Om dit te stoor:
- Windows - Klik op " lêer ", kies" Stoor as ", dubbel kliek " Hierdie rekenaar ", Kies 'n lêerstoorplek aan die linkerkant van die venster, tik 'n dokumentnaam in die veld" Lêernaam "en klik" Stoor ”.
- Mac - klik " lêer ", kies" Stoor as … ", Voer die dokumentnaam in die veld" Stoor as "in, kies 'n stoorplek deur op die" Waar "-kassie te klik en 'n gids te kies, en klik dan op" Stoor ”.
- Onthou die plek om die geselekteerde lêer te stoor. U moet dan die Excel -kontakblad op daardie plek vind.
Stap 6. Maak die Excel -venster toe
Klik op die knoppie " X"In die regter boonste hoek van die Excel-venster (Windows) of die rooi sirkel in die linkerbovenhoek van die venster (Mac). Nou kan u die funksie vir saamvoeging van pos in Microsoft Word skep of gebruik.
Deel 2 van 3: Die invoer van kontakte na Word
Stap 1. Maak Microsoft Word oop
Die Microsoft Word -toepassingsikoon lyk soos 'n wit "W" op 'n donkerblou agtergrond. Soos in Microsoft Excel, sal die 'Nuwe' bladsy verskyn nadat die program oopgemaak is.
As u reeds 'n Microsoft Word-dokument het waarmee u kontakte van Excel wil byvoeg, moet u dubbelklik op die dokument om dit oop te maak. Slaan die volgende stap oor as u reeds 'n pasgemaakte dokument het
Stap 2. Klik op Leë dokument
Dit is 'n wit blokkie in die linker boonste hoek van die bladsy. Daarna sal 'n leë Microsoft Word -dokument vertoon word.
Stap 3. Klik op die blad Versendings
Hierdie oortjie is bo -aan die Microsoft Word -venster. Daarna sal die werkbalk net onder die ry oortjies verskyn.
Stap 4. Klik op Kies ontvangers
Dit is in die "Begin e -pos saamvoeg" -gedeelte van die nutsbalk " Versendings " Daarna sal 'n keuselys vertoon word.
Stap 5. Klik op Gebruik 'n bestaande lys…
Hierdie opsie is in die keuselys. Daarna sal 'n nuwe venster oopmaak.
- As u kontakte uit Outlook wil gebruik, kan u die opsie " Kies uit Outlook -kontakte "In die keuselys.
- U kan ook 'n tydelike lys met kontakinligting in Word tik deur '' Tik 'n nuwe lys " Hierdie funksie is handig as u slegs 'n paar kontakinligting hoef te skep.
Stap 6. Kies die Microsoft Excel -kontakblad
Klik aan die linkerkant van die venster op die gids wat die Excel -kontakblad bevat. Klik daarna op die Excel -vel om dit te kies.
Stap 7. Klik op Open
Dit is in die regter onderste hoek van die venster.
Stap 8. Bevestig u keuse
Klik op die Excel-bladnaam in die opspringvenster en klik dan op die " OK "Wat onder die venster is. U Excel -vel word gekies as die kontakbron -ligging.
Maak seker dat die boks "Eerste ry data kolomopskrifte bevat" onderaan die venster gemerk is
Deel 3 van 3: Gebruik die e -pos -saamvoegingsfunksie
Stap 1. Gaan na die plek of punt waar u kontakinligting wil invoeg
Soek die plek waar u kontakinligting wil byvoeg (bv. Die kop van die dokument) en klik daarop om die wyser te plaas.
Stap 2. Klik Voeg samevoegingsveld in
Hierdie opsie is in die afdeling "Skryf en voeg velde in" op die blad. Versendings " Daarna sal 'n keuselys vertoon word.
Miskien moet u op die oortjie klik " Versendings 'Nog 'n keer voordat u hierdie stap volg.
Stap 3. Kies die tipe inligting
Klik in die keuselys op die naam van een van die opskrifte of opskrifte van inligting uit die Excel-dokument om dit in die Word-dokument in te voeg.
As u byvoorbeeld die voornaam van 'n kontakpersoon wil byvoeg, klik op ' Eerste naam "In die keuselys.
Stap 4. Voeg indien nodig ander inligting by
Hierdie inligting bevat adres, van, telefoonnommer, ens.
Stap 5. Klik op Voltooi en saamvoeg
Dit is heel regs van die blad -werkbalk. Versendings Daarna sal 'n keuselys vertoon word.
Stap 6. Bepaal die samesmeltingsopsies
Klik op een van die volgende opsies:
- “ Wysig individuele dokumente ” - Hierdie opsie sal elke ontvanger se dokument oopmaak sodat u die dokument kan aanpas.
- “ Druk dokumente af … ” - Met hierdie opsie kan u 'n afskrif van die dokument afdruk vir elke persoon wat op die kontakblad verskyn.
- “ Stuur e -posboodskappe … ”-Met hierdie opsie kan u die dokument as 'n e-pos stuur. Die e -posadres van die kontakpersoon sal as die bestemmings -e -posadres gekies word.
Stap 7. Volg die instruksies op die skerm
U het moontlik ekstra vorms om na te gaan, afhangende van die gekose opsies (bv. As u 'kies' E-pos ", Moet u 'n titel invoer en op" klik OK "). Daarna is die proses van samesmelting van e -pos voltooi.
