Medewerkers sal nie kom as hulle na 'n vergadering genooi word sonder 'n duidelike doel nie. As u verantwoordelik is vir die opstel van die agenda vir die vergadering, vermy dit deur die onderwerpe wat tydens die vergadering bespreek moet word, te spesifiseer en die tyd wat dit sal neem om elke onderwerp te behandel. Deur dit na die beste van u vermoë te beplan en uit te voer, kan u beter resultate behaal en voel u deelnemers aan die vergadering nie benadeel deur verlore tyd nie.
Stap
Deel 1 van 3: Maak gereed
Stap 1. Vra kollegas vir inligting
Deelnemers aan die vergadering sal meer betrokke voel as hulle betrokke is by die opstel van die vergaderingsagenda. Vra hulle om 'n onderwerp voor te stel wat hulle wil bespreek en plaas dit dan op die agenda.
- Stuur 'n e -pos of ontmoet 'n kollega wat 'n paar dae voor die vergadering genooi word.
- Doen hierdie stap minstens 6-7 dae voor die tyd, sodat hulle nog tyd het om by te dra. Maak seker dat die vergadering agenda 3-4 dae voor die datum van die vergadering is.
Stap 2. Bepaal die hoofdoel of verskeie doelwitte wat bereik moet word
Maak seker dat die vergadering met 'n spesifieke doel gehou word, byvoorbeeld om besluite te neem, inligting te deel, werkplanne te maak of verslag te doen oor die vordering met die voltooiing van take. U hoef nie 'n vergadering te hou as u nie 'n doel het nie.
Vergaderings kan vir verskillende doeleindes gehou word, byvoorbeeld om verslag te doen oor die vordering van die werk as basis vir die neem van langtermynbesluite
Stap 3. Fokus op onderwerpe wat baie mense raak
Onderwerpe met voldoende bespreking waarby 2 mense betrokke is, moet nie op die agenda opgeneem word nie. Neem die tyd om oplossings te vind wat die betrokkenheid van baie mense vereis.
- Hou byvoorbeeld 'n aparte vergadering (buite die vergadering) as u en 'n kollega 'n nuwe opdrag wil bespreek.
- As u 'n vergadering hou om 'n probleem te bespreek wat slegs 'n paar mense kan oplos, moet deelnemers aan die vergadering wat nie betrokke is by die bespreking van die onderwerp nie, kan aanhou werk. Dit laat hulle teleurgesteld voel omdat hul werktyd vermors word. Gebruik dus hierdie geleentheid so goed as moontlik, want dit is nie maklik om 'n vergadering te hou waarby baie mense betrokke is nie.
Stap 4. Rangskik die vergaderingsagenda deur die onderwerpe wat u wil bespreek selektief te bepaal
Prioriteer belangrike onderwerpe wat tydens die vergadering bespreek moet word, omdat u nie al die onderwerpe op die agenda kan plaas nie.
- U kan byvoorbeeld 'projek -sperdatumonderhandelinge', 'aanbiedings oor vorderingsverslag', 'nuwe projekplanne' en 'voorstelle' noem. As gevolg van tydsbeperkings het u nie die dinkskrum in die agenda van die vergadering ingesluit nie.
- Oorweeg of u 'n vergadering met verskeie mense moet hou om die hoofagenda te bespreek ter voorbereiding van die plenêre vergadering.
Stap 5. Noem eers die belangrikste onderwerpe
By die beplanning van 'n vergadering is dit 'n goeie beleid om die belangrikste onderwerpe aan die begin van die vergadering te plaas. Op hierdie manier kan alle deelnemers belangrike onderwerpe bespreek terwyl hul gedagtes helder en fisies geskik is wanneer die vergadering begin.
- Beplan byvoorbeeld 'besluitneming' dan 'voorstelling van vorderingsverslag' (tensy 'n vorderingsverslag nodig is vir besluitneming).
- Boonop is die belangrikste onderwerpe bespreek as die vergadering vroeg moet eindig of as sommige deelnemers aan die vergadering die vergadering moet verlaat voordat die vergadering eindig.
Stap 6. Skat hoe lank dit sal neem om elke onderwerp te behandel
Alhoewel u nie seker kan wees hoe lank dit sal neem om elke onderwerp te behandel nie, maak 'n skatting. Oorweeg hoe lank die vergadering sal duur en hoeveel onderwerpe daaroor behandel sal word. Gee meer tyd aan die belangrikste onderwerpe.
- Gee byvoorbeeld 30 minute vir vorderingsverslaggewing, 10 minute vir bespreking en 10 minute om nuwe sperdatums vas te stel.
- Vergaderingsagenda's kan dikwels nie voltooi word nie, want daar is geen tydstoekenning vir elke onderwerp nie. Doen 'n tydverdeling voordat die vergadering plaasvind om seker te maak dat al die onderwerpe op die agenda volledig bespreek kan word.
- Oorweeg die aantal genooide vergaderdeelnemers by die berekening van ekstra tyd. As 15 mense die vergadering bywoon en u 15 minute vir elke onderwerp toewys, beteken dit dat elke persoon ongeveer 1 minuut speeltyd per onderwerp kry. Alhoewel nie almal gepraat het nie, was die toegewese tyd te kort.
Deel 2 van 3: Voorbereiding van die Vergaderingsagenda
Stap 1. Skryf die titel van die vergaderingsagenda neer
Gebruik die titel van die vergaderingsagenda om die leser te laat weet dat hy die agenda lees wat die onderwerp bevat wat bespreek moet word. Nadat u die titel bepaal het, plaas dit bo -aan die leë dokument. Kies 'n eenvoudige en eenvoudige titel.
- Voorbeelde van titels vir vergaderings: "Julie -agenda: bespreek nuwe projekidees" of "Augustus 2018 -agenda: verlenging van sperdatum vir projekte".
- Tik die vergaderingsagenda in met 'n besigheids lettertipe, soos Times New Roman of Calibri.
Stap 2. Neem die tyd om te groet en bedank die deelnemers vir die bywoning van die vergadering
Gebruik die geleentheid om die deelnemers te groet. Op die oomblik kan u of 'n ander vergaderingvoorsitter die vergadering open en die hoofonderwerpe bespreek wat bespreek moet word.
- As baie van die deelnemers aan die vergadering mekaar nie ken nie, neem die tyd om die bui te verlig.
- As u 'n vergaderingsagenda vir 'n belangrike vergadering, soos 'n konferensie, wil reël, is die tyd wat nodig is om die vergadering te open gewoonlik langer. Vir gewone kantoorvergaderings duur die openingsessie gewoonlik slegs 'n paar minute.
- Laat tyd toe om veranderinge aan die agenda te verwag wanneer die vergadering begin.
Stap 3. Sluit 'n vergaderingsagenda in in die vorm van vrae om die nuuskierigheid van die deelnemers aan te wakker
Hulle sal wonder of u in net 'n paar woorde 'n vergaderingsagenda formuleer. Vrae kan die konteks wat bespreek moet word, openbaar, sodat deelnemers aan die vergadering die geleentheid kry om vooraf voor die vergadering daaroor na te dink.
- Byvoorbeeld, in plaas van om te skryf "Bespreek sperdatums vir projekte", sluit dit in: "Moet die sperdatums van die projek verleng word namate die vraag toeneem?"
- Gee indien nodig 'n kort verduideliking onder die vraag.
Stap 4. Lys die geskatte tyd langs elke onderwerp
Alhoewel tydsberamings moontlik nie op die agenda is nie, help hierdie inligting kollegas om voor te berei of ekstra tyd aan te vra indien nodig.
Hulle het ook nog tyd gehad om die verslag wat ingedien moet word, te verkort volgens die toegewese tyd
Stap 5. Berei 'n besprekingsvloei voor vir elke onderwerp op die agenda
Die vloei van bespreking is 'n metode om elke onderwerp te bespreek. Byvoorbeeld, as 'n bespreking van die verlenging van 'n projektermin bespreek word, sal almal volgens 'n voorafbepaalde vloei bespreek. Alle deelnemers aan die vergadering sal dus dieselfde perspektief hê.
Die vergadering bespreek byvoorbeeld die verlenging van die sperdatum van die projek om aan die toenemende vraag te voldoen. Berei hiervoor 'n besprekingsvloei voor wat bestaan uit "10 minute om tot dusver werksvordering te bespreek; 15 minute om te besluit hoe om produktiwiteit te verhoog; 10 minute om positiewe en negatiewe aspekte te oorweeg; 5 minute om te besluit of die sperdatum verleng word al dan nie"
Stap 6. Besluit wie die bespreking van elke onderwerp sal lei
Sit sy naam langs die onderwerp sodat hy homself kan voorberei. Bevestig hierdie taak 'n paar dae voor die vergadering met die betrokke persoon en plaas dit op die agenda.
As u die vergadering van begin tot einde sal voorsit, lys dit onder die opskrif van die vergadering
Stap 7. Ken tyd toe as daar gassprekers in die vergadering is
As die vergadering verskeie gassprekers sal hê wat 'n belangrike onderwerp bespreek, moet u 'n deel van die vergaderingstyd aan hulle spandeer. Stel 'n skedule op die agenda sodat elke gas die geleentheid kry om te praat, selfs al wil hy verskeie onderwerpe bespreek. Sodoende kan hulle die materiaal wat afgelewer moet word, so goed moontlik voorberei.
Bel die gasspreker 'n paar dae voor die vergadering om te vra oor die tyd wat dit nodig is om die onderwerp wat u wil bespreek, te bespreek. Dit sal u help om u skedule te organiseer sodat hulle nie met mekaar bots nie
Stap 8. Neem tyd om ander sake te bespreek
Beplan hierdie sessie aan die einde van die vergadering. Maak gebruik van hierdie sessie om alle deelnemers te vra of daar nog iets is wat hulle wil bespreek voordat die vergadering sluit. Boonop kan hulle steeds dinge oordra wat gemis is of nie bespreek is nie.
- Deur hierdie sessie op die sakelys op te neem, weet die genooide dat hy 'n bydrae kan lewer, selfs al is dit wat hy wil oordra nie by die agenda van die vergadering ingesluit nie.
- Gee tyd vir vrae en antwoorde in hierdie sessie.
Deel 3 van 3: Afhandeling van die Vergaderingsagenda
Stap 1. Maak 'n lys van die besonderhede wat verband hou met die uitvoering van die vergadering
Skryf die tyd, datum en plek van die vergadering op die agenda saam met die name van die deelnemers wat die vergadering kan bywoon. Op hierdie manier weet hulle reeds wie hulle tydens die vergadering sal ontmoet wanneer hulle die uitnodiging ontvang.
- Dit is 'n goeie idee om die name van die deelnemers wat gewoonlik die vergadering bywoon, op te neem, maar hierdie keer nie kan bywoon nie. Stel duidelik in kennis dat die naam nie die vergadering kan bywoon nie.
- Heg 'n liggingskaart aan vir mense wat nie weet waar die vergadering gehou word nie.
Stap 2. Vertel die dinge wat voor die vergadering voorberei moet word
Stel mede-werkers wat genooi word, in kennis as hulle vooraf dinge moet voorberei, soos om verslae te lees, inligting in te samel om oplossings te bepaal of probleme op te spoor.
Sluit hierdie inligting onderaan die vergaderingsagenda in met vet of gekleurde letters om dit duidelik en maklik te lees vir alle deelnemers aan die vergadering
Stap 3. Gaan die agenda van die vergadering deeglik na voordat u dit versprei, sodat daar geen foute is nie
Die vergaderingsagenda is belangrik vir die genooides. Voordat u dit versprei, moet u die vergaderingsagenda nagaan om seker te maak dat die inligting volledig en korrek geskryf is en dat daar geen foute is nie. Benewens die demonstrasie van 'n hoë werksetiek, weerspieël hierdie manier dat u aandag aan detail gee en dit waardeer.
Stap 4. Versprei die agenda 3-4 dae voor die vergadering
Kollegas wat die uitnodiging ontvang, het nog tyd om hulself voor te berei as hulle die vergaderingagenda 'n paar dae tevore gelees het, maar stuur dit nie te vroeg nie, want daar is 'n moontlikheid dat dit geïgnoreer sal word.
As u 'n belangrike vergadering tydens 'n konferensie wil hou, berei u die agenda 'n paar maande voor
Wenke
- Gebruik die formaat van die vergaderingsagenda wat in die Word -program beskikbaar is. Baie programme om dokumente te skep, soos Microsoft Office, Pages vir Mac, ens. wat persoonlike en professionele dokumentformate bied, byvoorbeeld om vergaderings vinnig en maklik te reël.
- As daar 'n standaard vergaderingsagenda -formaat in u onderneming is, gebruik die formaat.
- Maak seker dat die vergadering volgens 'n voorafbepaalde skedule verloop, maar wees buigsaam. U moet die vergadering byhou deur gereeld die klok te kyk. As die bespreking van die eerste agenda afgehandel is, moet u die deelnemers aan die vergadering deurgee deur die volgende agenda te bespreek. U kan beleefd sê: "Ons behandel die volgende onderwerp, sodat die vergadering op skedule eindig."
