Standard Operating Procedure (SOP) is 'n dokument wat bestaan uit inligting oor die stappe om 'n taak uit te voer. 'N Bestaande SOP moet dalk net gewysig en bygewerk word, of u is moontlik in 'n scenario waar u van nuuts af moet skryf. Dit lyk miskien baie werk, maar dit is eintlik net 'n baie, baie, 'baie' volledige lys. Sien stap 1 om te begin.
Stap
Deel 1 van 3: Skep u SOP -formaat
Stap 1. Kies jou formaat
Daar is geen reg of verkeerd om SOP's te skryf nie. U onderneming kan egter 'n aantal SOP's hê waarna u kan verwys as 'n riglyn vir die opmaak, wat die voorkeur -manier om 'n taak uit te voer, uiteensit. As dit u geval is, gebruik 'n bestaande SOP as sjabloon. As dit nie die geval is nie, het u verskeie opsies:
- Eenvoudige stappe formaat. Dit is 'n kort roetine -prosedure, wat verskeie moontlike uitkomste het en direk tot die punt kom. Afgesien van die nodige dokumentasie en veiligheidsriglyne, is hierdie dokument bloot 'n lys van eenvoudige sinne wat uitvoeringsbevele vir die leser bevat.
- Stap-vir-stap formaat. Dit geld gewoonlik vir lang prosedures - prosedures wat meer as tien stappe is, wat besluitneming, verduideliking en terminologie behels. Hierdie lys is oor die algemeen die belangrikste stappe met substappe in 'n spesifieke volgorde.
- Vloeidiagramformaat. As die prosedure meer soos 'n kaart met oneindige moontlike uitkomste lyk, is 'n vloeidiagram die beste opsie. Dit is die formaat wat u moet kies as die resultate nie altyd voorspelbaar is nie.
Stap 2. Oorweeg u lesers
Daar is drie hooffaktore wat u moet oorweeg voordat u u SOP skryf:
- Die voorkennis van u lesers. Is hulle vertroud met u organisasie en sy prosedures? Ken hulle die terminologie? U taal moet by die leser se kennis en belegging pas.
- Die taalvaardigheid van u leser. Is daar 'n kans dat mense wat u taal nie verstaan nie, u SOP sal "lees"? As dit moontlik is, is dit 'n goeie idee om foto's en diagramme met onderskrifte by te voeg.
- Jou leserspubliek. As baie mense u SOP gelyktydig lees (elk met 'n ander rol), moet u die dokument formateer soos 'n gesprek in 'n toneelstuk: gebruiker 1 voer die aksie uit, gevolg deur gebruiker 2, ensovoorts. Op hierdie manier kan elke leser sien hoe dit 'n integrale deel word van 'n gladde loop -enjin.
Stap 3. Oorweeg u kennis
Die slotsom is: Is jy die regte persoon om dit te skryf? Weet u wat hierdie proses behels? Is daar 'n moontlikheid van fout? Hoe om dit veilig te maak? As dit nie die geval is nie, is dit beter om dit aan iemand anders te gee. Swakgeskrewe SOP's - of selfs onakkuraat - verminder nie net produktiwiteit nie en kan tot organisatoriese mislukking lei, maar dit kan ook onveilig wees en 'n negatiewe impak hê op alles van u span tot die omgewing. Kortom, dit is nie 'n risiko wat u moet neem nie.
As dit 'n projek is wat aan u gegee is en u voel dat u dit moet (of verplig is) om dit te voltooi, moet u nie skaam wees om diegene wat die daaglikse prosedures voltooi, om hulp te vra nie. Onderhoude is 'n algemene deel van die SOP -skeppingsproses
Stap 4. Besluit tussen kort of lang SOP's
As u 'n SOP skryf of bywerk vir 'n groep individue wat vertroud is met protokolle, terminologie ens.
Afgesien van die basiese doelwitte en relevante inligting (datum, outeur, ID -nommer, ens.), Is dit slegs 'n kort lys stappe. As u geen besonderhede of verduideliking nodig het nie, moet u dit doen
Stap 5. Onthou die doel van u SOP
Wat duidelik is, is dat u prosedures in u organisasie het wat herhaaldelik herhaal word. Maar is daar 'n spesifieke rede waarom hierdie SOP nuttig is? Moet daar klem gelê word op veiligheid? Nakomingsmaatreëls? Word hierdie SOP gebruik vir opleiding of vir daaglikse aktiwiteite? Hier is 'n paar redes waarom u SOP's belangrik is vir die sukses van u span:
- Om te verseker dat voldoeningsstandaarde nagekom word
- Om produksievereistes te maksimeer
- Om te verseker dat die prosedure nie 'n slegte invloed op die omgewing het nie
- Om veiligheid te verseker
- Om seker te maak dat alles volgens skedule verloop
- Om mislukking in die vervaardiging te voorkom
-
Om as opleidingsdokument gebruik te word
As u weet wat u SOP moet beklemtoon, is dit makliker om u skryfwerk rondom hierdie punte op te bou. Dit sal ook makliker wees om te sien hoe belangrik u SOP is
Deel 2 van 3: Skryf u SOP
Stap 1. Bedek die benodigde materiaal
Oor die algemeen bestaan tegniese SOP's uit vier elemente wat 'apart' is van die prosedure self:
- Titelblad. Dit bevat 1) die titel van die prosedure, 2) die identifikasienommer van die SOP, 3) die datum waarop dit uitgereik of hersien is, 4) die naam van die agentskap/afdeling/tak waar die SOP toegepas is, en 5) die handtekening van diegene wat die SOP voorberei en goedkeur. Hierdie afdeling kan enige formaat gebruik, solank die inligting wat oorgedra is duidelik is.
- inhoudsopgawe. Dit is slegs nodig as u SOP lank genoeg is, vir maklike verwysing. Wat u hier sal vind, is 'n eenvoudige standaardraamwerk.
- Kwaliteitsversekering/Kwaliteitsbeheer. 'N Prosedure is nie 'n goeie prosedure as dit nie ondersoek kan word nie. Berei die nodige materiaal en besonderhede voor sodat lesers kan verseker dat hulle die gewenste resultate kry. Hierdie materiaal kan ander dokumente insluit, soos prestasie -evalueringsmonsters.
-
Verwysing. Maak seker dat u alle gebruikte of belangrike verwysings neerskryf. As u ander SOP -verwysings gebruik, moet u die nodige inligting in die bylae heg.
U organisasie het moontlik 'n ander protokol as hierdie SOP. As daar 'n vorige SOP is wat u kan gebruik, ignoreer hierdie struktuur en volg die prosedure wat gedoen is
Stap 2. Vir die prosedure self, maak seker dat u die volgende insluit:
- Omvang en toepassing. Met ander woorde, dit beskryf die doel van die proses, die beperkings daarvan en hoe die proses gebruik word. Dek standaarde, regulatoriese vereistes, rolle en verantwoordelikhede, sowel as insette en uitsette.
-
Metodiek en prosedures.
Die kern van die saak - lys die belangrike stappe in detail, insluitend die nodige toerusting. Sluit opeenvolgende prosedures en besluitnemingsfaktore in. Gee die "voorveronderstelling" en moontlike inmenging of veiligheidsoorwegings.
- Verduideliking van terminologie. Verduidelik akronieme, afkortings en alle frases wat nie algemene terme is nie.
- Gesondheid en veiligheid waarskuwing. Om in 'n aparte afdeling geskryf te word en saam met die stappe wanneer 'n probleem voorkom. Moenie hierdie afdeling oorslaan nie.
-
Toerusting en voorrade.
Volledige lys van dinge wat nodig is en wanneer en waar om toerusting, toerustingstandaarde, ens.
-
Waarskuwings en onderbrekings. Eintlik die probleemoplossingsgedeelte. Maak 'n lys van moontlike probleme wat kan voorkom, waarna u moet let en wat die ideale finale produk kan beïnvloed.
- Gee elk van hierdie onderwerpe 'n eie afdeling (gewoonlik aangedui met syfers of letters) sodat u SOP nie verwarrende lang sinne bevat nie en vir maklike verwysing.
- Dit is nie 'n volledige lys nie, maar slegs 'n klein deel van die prosedurestappe. U organisasie kan ander aspekte noem wat aandag nodig het.
Stap 3. Hou u skryfwerk bondig en maklik om te lees
Die kans is goed dat u lesers nie gekies het om hierdie SOP vir die plesier te lees nie. U wil hierdie dokument kort en duidelik hou - anders skuif hul aandag en vind hulle die dokument eng en moeilik om te verstaan. Hou in die algemeen u sinne so kort as moontlik.
- Hier is 'n slegte voorbeeld: Maak seker dat u al die stof uit die luguitlaat skoonmaak voordat u dit begin gebruik.
- 'N Goeie voorbeeld is soos volg: Verwyder alle stof uit die luguitlaat voor gebruik.
- In die algemeen, moenie die woord "jy" gebruik nie. Hierdie woord moet geïmpliseer word. Praat met 'n aktiewe stem en begin u sinne met opdragwerkwoorde.
Stap 4. Indien nodig, voer 'n onderhoud met beamptes wat betrokke is by die voltooiing van 'n taak
Die laaste ding wat u wil doen, is om 'n heeltemal onakkurate SOP te skryf. U stel die span se veiligheid, doeltreffendheid, tyd en die proses in gedrang sonder om dit deeglik te oorweeg - iets wat u spanmaats aanstootlik mag vind. Vra indien nodig! U wil natuurlik die presiese prosedure skryf.
U kan verskillende bronne vra as u dit nie weet nie, om alle rolle en verantwoordelikhede te dek. Een spanlid mag nie die standaard werkingsprosedures volg nie, of 'n ander lid mag slegs by 'n deel van die prosedure betrokke wees
Stap 5. Verdeel lang teks in diagramme en vloeidiagramme
As u 'n spesifieke stap of twee insluit wat u bang maak, maak 'n grafiek of diagram om dit vir lesers makliker te maak. Dit maak die dokument makliker om te lees en gee u gedagtes 'n pouse nadat u alles probeer verstaan het. Boonop sal u dokumente meer volledig en goed geskryf wees.
Moenie grafieke of diagramme insluit nie net om u SOP te versterk; doen dit slegs as dit nodig is of as u die taalgrens probeer oorbrug
Stap 6. Maak seker dat elke bladsy 'n kontroledokumentnotasie het
U SOP is waarskynlik een van vele - daarom het u organisasie waarskynlik 'n groot databasis wat alles met 'n spesifieke verwysingstelsel katalogiseer. U SOP is deel van hierdie verwysingsisteem en benodig dus 'n sekere tipe kode. Dit is waar u die notasie nuttig sal vind.
Elke bladsy moet 'n kort titel of ID -nommer, hersieningsnommer, datum en 'bladsy # van #' in die regter boonste hoek (in die meeste formate) bevat. U benodig moontlik 'n voetnoot (of skryf die bogenoemde notasie in 'n voetnoot neer), afhangende van die voorkeure van u organisasie
Deel 3 van 3: Om sukses en akkuraatheid te verseker
Stap 1. Toets die prosedure
As u nie u prosedure wil toets nie, het u dit waarskynlik nie goed geskryf nie. Laat iemand met 'n beperkte kennis van die proses (of 'n algemene leserverteenwoordiger) u SOP gebruik om hulle te lei. Watter probleme het hulle ondervind? Los die probleem op en voer die nodige herstelwerk uit.
- Dit is die beste om verskeie mense u SOP te laat toets. Verskillende individue sal verskillende probleme ondervind, wat verskillende soorte reaksies moontlik maak (wat na verwagting nuttig sal wees)
- Maak seker dat u die prosedure toets by iemand wat nog nooit die prosedure laat doen het nie. Almal wat voorkennis het, sal op hul kennis staatmaak om die taakstappe uit te voer en nie deur u SOP nie, sodat u doel nie bereik word nie.
Stap 2. Laat u SOP hersien deur die mense wat die prosedure uitvoer
Uiteindelik maak die mening van u baas oor die SOP nie regtig saak nie. Hierdie SOP is belangrik vir diegene wat werklik die verwante werk verrig. Dus, voordat u die SOP na die baas stuur, wys die werk aan die mense wat die verwante werk gaan doen (of gedoen het). Wat dink hulle?
Deur hulle te betrek en deel van die proses te laat voel, sal hulle meer geneig wees om u SOP's te aanvaar. En hulle het selfs goeie idees
Stap 3. Laat u adviseur en die kwaliteitsversekeringspan die SOP hersien
Sodra die span u die groen lig gee, stuur dit aan u adviseur. Die insette wat hulle tot die werklike inhoud gee, is moontlik minder, maar hulle sal u vertel of u SOP aan die formaatvereistes voldoen, as u iets gemis het, sowel as die protokol vir die formalisering van die SOP en dit in die stelsel invoer.
- Direkte SOP's vir goedkeuring deur gebruik te maak van 'n dokumentbestuurstelsel om 'n ouditspoor van die goedkeurings te verseker. Hierdie proses kan van organisasie tot organisasie verskil. Eintlik wil u hê dat dinge aan die riglyne en reëls voldoen.
- Gemagtigde handtekeninge word vereis, hoewel die meeste organisasies dit nou nie omgee om elektroniese handtekeninge te aanvaar nie.
Stap 4. Sodra dit goedgekeur is, begin u u SOP
Dit kan formele opleiding vir die betrokke werknemer wees (klaskameropleiding, rekenaargebaseerde opleiding, ens.) Of dit kan beteken dat u SOP-papier in die badkamer hang. Wat dit ook al is, versprei u werk! U het hard gewerk om dit te bereik. Dit is tyd om komplimente te kry!
Maak seker dat u SOP's op datum bly. As hierdie SOP verouderd is, werk dit op, kry opdaterings weer goedgekeur en gedokumenteer en herverdeel die SOP indien nodig. Die veiligheid, produktiwiteit en sukses van u span hang af van hierdie SOP's
Wenke
- Onthou dat u altyd belanghebbendes moet betrek, sodat die gedokumenteerde proses die werklike proses is.
- Kyk vir duidelikheid. Maak seker dat daar geen dubbele interpretasies is nie. Wys die prosedure aan iemand wat nie vertroud is met die proses nie en vra hulle om te sê wat hulle van die prosedure dink; Jy sal dalk verbaas wees.
- Gebruik vloeidiagramme en beeldvoorstellings sodat lesers die proses duidelik kan sien.
- Gebruik eenvoudige Indonesies om die stappe te verduidelik.
- Vra mense om u dokument te hersien voordat hulle goedkeuring kry.
- Maak seker dat die dokumentgeskiedenis aangeteken word vir elke weergaweverandering.
