Access is 'n databasisbestuurder -koppelvlak waarmee gebruikers een of meer dele van 'n Excel -databasis in die stelsel kan invoer sodat hulle ooreenkomste tussen of binne hul velde (velde) kan vind. Omdat 'n enkele Access -lêer verskeie Excel -sigblaaie kan bevat, is hierdie program ook ideaal om groot hoeveelhede Excel -sigbladinligting in Access te versamel of te ontleed. U hoef net 'n paar belangrike stappe te doen.
Stap
Deel 1 van 3: Voorbereiding om Excel in Access in te voer
Stap 1. Maak albei programme op die rekenaar oop
U moet 'n Microsoft Office -plan met Excel en Access koop en aflaai. U kan dit slegs via die Microsoft -webwerf doen.
- Nadat die program afgelaai is, klik op "Start" in Windows en kies "Alle programme".
- Klik op 'Microsoft Office' en kies 'Toegang' (of 'Excel') in die keuselys. Miskien is die Excel -sigblad per e -pos gestuur of afgelaai van 'n webwerf. Die lêer sal 'n Office -program op u rekenaar oopmaak.
Stap 2. Maak die Excel -sigblad skoon voordat u dit in Access invoer
Om dinge vir u makliker te maak, beveel ons aan dat u 'n paar eenvoudige stappe doen voordat u die Excel -lêer in Access invoer. Die sleutel is dat die data tussen die sigblaaie wat ingevoer moet word, konsekwent moet wees.
- Dit is 'n goeie idee om seker te maak dat die eerste ry van die Excel -sigblad die kolomopskrifte (of selname) bevat en duidelik en maklik verstaan kan word. Byvoorbeeld, vir 'n kolom met die van van mense, raai ons u aan om die kolomtitel "Van" te gee. Gee duidelike en akkurate opskrifte om dit makliker te maak om die kolomopskrifte van een Excel -blad by 'n ander te pas.
- Met Access kan u twee of meer velde tussen verskeie werkblaaie koppel. Gestel u het 'n Excel -werkblad met inligting oor betaalstaat. Hierdie sigblad bevat die persoon se voor- en van, adres en salarisbedrag. Gestel u wil 'n blad in Access by 'n tweede Excel -blad pas wat inligting bevat oor 'n veldtog vir finansiële bydraes. Hierdie tweede blad bevat die persoon se naam, adres en donasie. Met Access kan u die een kolomopskrif met die ander ooreenstem. U kan byvoorbeeld Naamtitels koppel om te sien dat mense met dieselfde naam in beide databasisse verskyn.
- Skandeer die Excel -blad om seker te maak dat elke tipe data op dieselfde manier hanteer word, en maak dit skoon voordat dit in Access ingevoer word. Dit is wat in Access 'relasionele' genoem word. Byvoorbeeld, as u betaalstaat -sigblad eerste, laaste en middelste aanvanklike name in een kolom bevat, maar die tweede sigblad slegs voorname in aparte kolomme bevat, sal Access nie ooreenstem nie. Kolom-/veldopskrifte moet presies ooreenstem.
Stap 3. Verdeel die inligting in kolomme in Excel
Om hierdie probleem te vermy, moet die inligting in kolomme in Excel verdeel word, sodat dit nie 'geen ooreenstemming' in Access tot gevolg het nie.
- U kan byvoorbeeld die voornaam, middelvoorletter en van verdeel sodat hulle elkeen hul eie kolom het. As die tweede werkblad op dieselfde manier gestruktureer is, verskyn die ooreenstemmende resultate vir dieselfde name as u byvoorbeeld die van met die van in die skakel koppel.
- Om 'n kolom in Excel te verdeel, merk die kolom met die inligting wat u wil verdeel. Klik op die "data" -data op die werkbalk in die Excel -program. Klik op "teks na kolomme". Gewoonlik kies u die opsie "afgebakend". Klik op volgende (volgende).
Stap 4. Gaan voort met die towenaar om die konvergerende kolomme te verdeel
Nou is u gereed om die inligting wat in een kolom saamgevoeg is, in verskeie kolomme te verdeel.
- Kies hoe u die data in die kolom wil "skei". Dit wil sê, elke stukkie inligting in 'n kolom word deur iets geskei. Gewoonlik is hierdie skeier 'n spasie, komma of kommapunt. Dikwels is hierdie inligting eenvoudig ruimte-geskei. Byvoorbeeld, in die volgende voorbeeld, sê die naam "Budi A. Dodo" verskyn in een kolom. Voornaam (Budi) en voorletters A. word deur spasies geskei. Dodo se van en voorletters A. is ook spasiegeskei. Kies dus 'n spasie in die afgebakende towenaar.
- Klik op volgende en voltooi dan (klaar). Die program sal Budi, A. en Dodo in drie kolomme skei. U kan hierdie nuwe kolomme dan nuwe titels gee om die tipe inligting aan te dui wat hulle bevat (van, voornaam, ens.). na 'n nuwe leë kolom (in plaas van -oorskrywing van kolomme wat reeds inligting bevat).
Deel 2 van 3: Die invoer van Excel in Access
Stap 1. Maak die Access -program op u rekenaar oop
Gaan na die rekenaarprogramkieslys. Gaan na die Start -kieslys, kies Microsoft Office en klik op Microsoft Access. U moet 'n nuwe leë Access -databasis oopmaak om Excel te kan invoer.
- Kies 'blank desktop database' om 'n nuwe databasis in die Access -program te skep.
- Gee dit 'n nuwe naam as jy wil. Klik op "skep" (skep).
Stap 2. Voer die Excel -sigblad in Access in
Die volgende stap is om die Excel -sigblad (een of meer) na die Access -databasis te sleep.
- Klik een keer in die databasisbestuurder op 'Eksterne data' in die werkbalk. Kies "Excel". In sommige weergawes van Access kan u hierdie funksie vind deur op 'file' in die werkbalk te klik en 'External Data' te kry.
- As 'lêernaam' verskyn, klik op 'blaai' om die Excel -blad op u rekenaar te vind.
- Hou die blokkie met die boodskap "invoer van die brondata in 'n nuwe tabel in die huidige databasis" ongemerk. Hierdie instelling is standaard vooraf ingestel.
- As u die sigblad vind wat u na u rekenaar wil invoer, klik daarop. Klik op "OK". Hierdie stap neem u na die towenaar om Excel in Access in te voer.
Deel 3 van 3: Gebruik die Wizard om die invoerproses te voltooi
Stap 1. Gaan deur die stappe in die towenaar wat in Access verskyn
Om die invoerproses van die sigblad te voltooi, voltooi die stappe in die towenaar.
- Kies die werkblad in die Excel -sigblad wat u wil invoer. Soms skep mense egter meer bladsye in een Excel -sigblad, wat u kan sien deur op die etikette onderaan die sigblad te klik. As dit die geval is, moet u die gekose werkblad vir die Toegangsassistent vertel. Klik volgende.
- Die volgende bladsy bevat 'n blokkie wat vra of die eerste ry van die Excel -kolom kolomopskrifte bevat. Dit beteken dat die rye in die sigblad wat die data in elke kolom verteenwoordig (bv. Van, adres, salaris, ens.) Eers skoongemaak moet word om seker te maak dat die eerste ry die kolomopskrif is. Kontroleer dan “ja dat die eerste ry kolomopskrifte bevat” (ja, die eerste ry bevat wel kolomopskrifte). Dit is die eenvoudigste manier. Klik volgende.
- As u eerste ry geen kolomopskrifte bevat nie, sal die volgende bladsy vra of u die naam van 'velde' in Access wil noem (dit is kolomopskrifte). As u nie elkeen van hierdie velde met duidelike en maklik om te onthou name ingevul het voordat u ingevoer het nie (aanbeveel), doen u dit hier.
Stap 2. Voltooi die invoerproses
Daar is nog 'n paar stappe oor in die invoerproses. Op die volgende bladsy van die towenaar word gevra of u die primêre sleutel wil identifiseer.
- Hierdie stap is nie verpligtend nie, maar kan gedoen word. Die primêre sleutel beteken dat die rekenaarprogram 'n unieke nommer aan elke reël inligting sal toewys. Hierdie stap kan later handig wees as u data sorteer. Klik volgende.
- Die eindskerm in die towenaar het 'n spasie met die oorspronklike naam. U kan die ingevoerde Excel -blad hernoem (die lêer word 'n 'tabel' in Access aan die linkerkant van die bladsy wanneer die invoer voltooi is).
- Klik op "invoer" en klik dan op "sluit". U sal 'n tabel aan die linkerkant van die skerm sien. Die blad word nou in Access ingevoer.
- As u meer as een datastel wil koppel, herhaal hierdie proses met een of meer ander sigblaaie. Nou is u gereed om die data op die blad in Access te pas.
Waarskuwing
- As die Excel -lêer afkomstig is van 'n ander weergawe van Office as Access, kan die invoerproses 'n bietjie moeilik wees.
- Weer beklemtoon ons dat u die sigblad moet opruim voordat u dit invoer. Een van die redes is om die bestaan van probleme in die data te ontleed.
- Hou altyd 'n afskrif van die oorspronklike sigblad, sodat hierdie proses nie herhaal hoef te word as u 'n fout maak nie.
- U kan nie meer as 255 selle/bokse in Access invoer nie.
