Posversmelting is 'n algemene funksie in Office -programme om een dokument vir verskeie ontvangers te pas. U kan alle soorte dokumente organiseer en kombineer, insluitend koeverte, etikette, vormbriewe, e -posse, fakse en genommerde koepons. Lees die onderstaande stappe om uit te vind hoe u Mail merge op 'n rekenaar kan gebruik.
Stap
Metode 1 van 3: Voorbereiding
Stap 1. Bou 'n datalêer
Die data kan sigbladlêers (werkblaaie), databasislêers of selfs teksdokumente in 'n gepaste formaat wees. Die werkbladlêers word die meeste gebruik; Hierdie gids veronderstel dat u 'n werkblad gebruik.
-
Die lêerdata moet al die inligting bevat wat op elke kopie sal verander. As u byvoorbeeld 'n vormbrief skryf, bevat die lêer die name en moontlik die adresse van al die mense aan wie u wil skryf.
Voer 'n inligting in elke sel langs die lyn in, sodat elke tipe inligting (voornaam, van, eerbewys, ensovoorts) in sy eie kolom verskyn
-
Skep redelike kolomname. Mail merge lees die data in elke kolom en veronderstel dat die eerste inskrywing in elke kolom inligting die algemene naam vir die tipe inligting is, dus gebruik 'n sinvolle sin.
Begin byvoorbeeld die voornaamveld deur 'voornaam' in te tik, en skryf dan al die voorname daaronder. As u gevra word om 'n kolom met data in 'n letter in te voer, sal u 'voornaam' as 'n opsie sien en onmiddellik onthou wat in die kolom is
- Microsoft Office -gebruikers wat Outlook gebruik om e -pos te stuur, kan die Outlook -adresboek as 'n datalêer gebruik as hulle wil.
Stap 2. Stoor die datalêer
Stoor die lêer sodat u dit maklik kan vind. Gee dit 'n naam wat u maklik sal onthou.
Stap 3. Skryf u hoofdokument neer
Hierdie dokument bevat inligting daarin. As u byvoorbeeld 'n vormbrief skryf, is die hoofdokument die brief. Elke item wat saamgevoeg moet word (soos naam), word tans leeg gelaat.
Metode 2 van 3: Mail Merge in MS Office
Stap 1. Maak die taakvenster Mail merge oop
Klik in die hoofdokument op die venster om dit oop te maak. As u dit nie sien nie, gaan na die menu Tools en kies Mail merge in die lys.
Stap 2. Beantwoord die vrae wat MS Office stel
Die e -pos -samesmeltingsfunksie in Office bevat verskeie stappe wat ontwerp is om dit makliker te maak om lêers intelligenter en akkurater te kombineer.
- Kies eers die tipe dokument wat u skryf. Klik op die een wat die beste pas, en klik dan op Volgende.
- Kies die aanvangsdokument wat u wil gebruik. As u hierdie stappe volg, kan u hierdie dokument gebruik. Klik op Volgende.
Stap 3. Kies die lêers wat saamgevoeg moet word
Dit is die datalêer wat u vroeër geskep het. Kies die toepaslike radioknoppie en klik dan op Volgende om die lêer op te spoor en aan die hoofdokument te koppel.
As u die Outlook -adresboek wil gebruik, klik dan op die opsie
Stap 4. Kies watter data om te gebruik
Met Office kan u die rye inligting wat u wil hê, kies of ontkies. U kan die inligtingstukke in die datalêer wat u wil saamvoeg, in die hoofdokument kies, sodat die datalêer later meer nuttig sal wees as u dit vir verskillende dinge gebruik. As u tevrede is, klik dan op Volgende.
Data kan gesorteer word deur op die kolomopskrifte in elke kolom te klik. Dit kan handig wees as u vinnig deur baie inligting wil soek
Stap 5. Voer die datavelde in
Op die volgende bladsy van die taakvenster word u gevra om 'n dokument te skryf as u dit nog nie gedoen het nie, en u sal verskillende opsies kry om data uit die lêer in die dokument in te voeg.
-
Voer 'n kolom data in deur die wyser in die datakolom te plaas en klik dan op die toepaslike knoppie op die taakbalk om dit daar in te voeg.
U kan misplaaste of dubbele datavelde verwyder deur op die Delete -sleutel te druk, net soos gewone letters of syfers
-
Die vooraf ingestelde opsies sal effens verander, afhangende van die tipe dokument wat u kies. Office doen sy bes om die toepaslike inligting uit die gegewens wat u verskaf, in te vul. As u byvoorbeeld 'n besigheidsvormbrief skryf, sal u moontlik 'n opsie sien om 'n adresblok in te voeg wat die voor- en van en die volledige adres van elke ontvanger netjies oor verskeie lyne bevat.
- Sommige voorafbepaalde opsies maak ekstra vensters oop sodat u die nodige inligting kan invul. Dit is min of meer eenvoudig en maklik om te verstaan.
- As u die voorafbepaalde opsies gebruik en nie die toepaslike inligting vind nie, klik dan op die knoppie Pas veld in om u eie datakolomnaam te definieer wat by die standaardnaam pas. U kan byvoorbeeld die kategorie 'Van' spesifiseer in 'n datalêer om die 'Van' -data in die adresblok in te vul.
- Klik op meer opsies om u eie kolom te gebruik. U kan die name wat u aan elke kolom gegee het, sien en dit in plaas daarvan gebruik.
Stap 6. Gaan die pos na
Versameling van pos sal slegs spesifieke inligting in die velde wat u op die hoofdokument toepas, vertoon totdat u dit afdruk, maar Office bied wel 'n voorskoufunksie waarmee u kan kontroleer en seker maak dat die inligting wat verskyn, ooreenstem met die kolomme waarin u wil die dokument. Gebruik dit totdat u tevrede is met die getoonde bestelling.
Stap 7. Voltooi die samesmelting
Op die laaste skerm van die taakvenster met die saamvoeging sal u weet dat alles in orde is en gereed is om u dokument te druk. Elke stel inligting verskyn in elke gedrukte dokument, en die program sal soveel afskrifte van die inligtingstel druk as wat daar is.
As u self spesifieke letters wil wysig, kan u dit ook vanaf hierdie taakbalkskerm doen deur eers op "individuele letters te wysig" te klik
Metode 3 van 3: Mail Merge op OpenOffice.org
Stap 1. Skep 'n databasis
Stap 2. Voer die datavelde in
U het u inligting nou gekoppel aan 'n databasis wat OpenOffice.org kan verstaan, en dit is maklik om die databasis te gebruik om e -pos saam te voeg, solank u weet waar om te soek.
- Kies velde in die menu Invoeg en dan ander … in die submenu. U kan ook Ctrl+F2 druk.
- Klik in die venster wat verskyn op die blad Databasis.
-
Klik op die blaai -knoppie regs onder in die venster en vind die databasislêer wat u so pas geskep het.
Sodra dit gekies is, verskyn die databasis in 'n lys met die naam databasis seleksie aan die regterkant van die venster
- Kies die samevoegingsvelde in die lys tipes aan die linkerkant van die venster.
- Klik op die "+" langs u databasis, en 'n werkbladlêer sal daaronder verskyn. Klik op "+" langs haar, en u sien die naam van die datakolom wat u gekies het toe u die werkblad geskep het.
-
Kies die gegewenskolom wat u wil invoeg, en klik dan op Voeg in om die kolom met data in die hoofdokument te plaas.
- Onthou om die wyser te plaas waar u die gegewenskolom wil invoeg voordat u op Insert klik, anders moet u dit na die regte posisie skuif.
- Net soos in Office word teksvelde in die hoofdokument as alfanumerieke karakters behandel. U kan dit met die spasiebalk skuif en dit met die Delete -sleutel uitvee.
Stap 3. Voltooi die samesmelting
Gaan elke plasing van die datakolom na. Sodra dit klaar is, druk u hoofdokument af. Met die samesmelting van die pos word een kopie vir elke stel inskrywings in die lêer wat in die dokument saamgevoeg is, gedruk.
Wenke
- Woordverwerkingsprogramme bevat gewoonlik sjablone wat u kan gebruik om die hoofdokument te skep.
- Verdeel die kolomme in die mees spesifieke sleutelwoorde. U kan byvoorbeeld byname (meneer, mevrou, mej.), Voornaam en van vir name gebruik. Gebruik drie afsonderlike kolomme vir die naam met een tipe datakolom in elke kolom.
