U het seker te doen gehad met banke, versekeringsmaatskappye, regeringsagentskappe, werkgewers in maatskappye of selfs skole. As dit die geval is, moet u iemand oorreed om dit te doen of u te help om iets te doen. Hoe om 'n oortuigende of oortuigende brief te skryf wat resultate lewer? Hier is 'n paar belangrike idees om in u oortuigingsbrief te gebruik.
Stap
Deel 1 van 4: Voorbereiding om 'n brief te skryf
Stap 1. Stimuleer goeie idees
Voordat u 'n brief skryf, moet u sê wat u wil, waarom u dit wil hê, die redes waarom dit geslaag moet word, asook die argumente daarteen. Deur al die idees byderhand te beklemtoon, kan u help om die brief op te stel en u standpunt ten opsigte van die onderwerp ten volle te verstaan.
- Begin hiermee: ek wil 'my lesers' oorreed om my 'doel' te wees. Ruil “my lesers” in vir dit wat u wil oorreed, en “my doel” vir dit wat u hulle oorreed om te doen.
- As bogenoemde duidelik en onomwonde duidelik is, vra uself af: Waarom is dit so? Noem die redes waarom u wil hê dat u lesers moet doen wat u wil.
- Nadat u die redes in kaart gebring het, sorteer hulle op watter vlak die belangrikste is. Plaas al die belangrike besonderhede in een kolom, dan die minder belangrike in 'n ander kolom. Dit sal u help om u gedagtes te beperk tot die mees relevante en belangrikste klempunte.
Stap 2. Ken u doelwitte
Maak seker dat u presies weet wat u wil of nodig het. Wat wil jy bereik? Hoe moet hierdie kantoor optree?
Dink na oor al die moontlike oplossings wat u kan bied as u doelwitte definieer
Stap 3. Leer u lesers ken
Deur u lesers te ontleed en te verstaan, kan u besluit hoe u u brief moet opstel. Besluit indien moontlik of die leser met u saamstem, nie saamstem nie of neutraal is. Dit sal u help om te besluit hoeveel gewig aan elke kant van u argument toegeken moet word.
- Probeer om 'n persoon te vind wat u in die brief kan aanspreek. Wie is hulle, watter krag het hulle om u te help? Sal hulle u klagte net ignoreer? Hoe moet jy hulle groet? Is hulle in senior of funksionele posisies? Praat volgens hul posisie.
- Probeer om die oortuigings en vooroordele van lesers oor u onderwerp te ontbloot. Watter geskille kan tussen u en u lesers ontstaan? Hoe bied u 'n teenargument op 'n respekvolle manier aan?
- Vind uit wat lesers bekommerd is oor u onderwerp. Het hulle beperkte geld om te bestee? Word hulle direk deur u onderwerp geraak? Hoeveel tyd het hulle om u dokument te oorweeg?
- Dink aan die tipe bewyse wat u lesers in 'n argument nodig het om hulle te oorreed.
Stap 4. Doen navorsing oor die onderwerp
'N Effektiewe oortuigingsbrief bevat bewyse en feitelike inligting wat die standpunt ondersteun. Hou seker dat u verskeie standpunte oorweeg. Moenie net u standpunt ondersoek nie; Noem ook teenoorgestelde menings en die feite rondom hulle.
- Gebruik feite, logika, statistieke en anekdotiese bewyse om u bewerings te ondersteun.
- Moenie dadelik sê dat die opposisie verkeerd is nie. Wees eerder respekvol wanneer u verduidelik waarom u posisie sterker is en aandag verdien.
Deel 2 van 4: Formatering van letters
Stap 1. Gebruik blokformaat
Besigheidsbriewe het 'n spesiale formaat. As die formaat netjies en korrek is, verander dit nie die lesers se mening nie. As die formaat egter verkeerd en morsig is, sal dit 'n slegte indruk op u maak en moontlik weggegooi word.
- Begin deur blokparagrawe met 'n dubbele afstand te gebruik.
- Linkerlyn elke paragraaf; met ander woorde, moenie paragrawe inkruip soos in prosa of essays nie.
- Laat een reël spasie na elke paragraaf.
- Gebruik 'n standaard lettertipe, gewoonlik Times New Roman of Arial, grootte 12.
Stap 2. Spreek die briefhoof korrek aan
Begin deur u adres in die linker boonste hoek in te tik. Moenie u naam noem nie - skryf slegs die straatnaam, stad, gebied en poskode neer. U kan ook 'n telefoonnommer en e-posadres insluit, elk op 'n aparte reël. As u in die Verenigde Koninkryk woon, moet die adres regs geskryf word. Voltooi een reël.
- Tik die datum. Skryf die volledige datum, maandnaam en jaar in. Voltooi een reël.
- “4 Junie 2013”
- Skryf die naam en adres van die ontvanger. Probeer 'n spesifieke party vind om die brief te stuur. Voltooi een reël.
Stap 3. Begin die brief met 'n groet of groet
Gewoonlik in die vorm van die woord "Beste" gevolg deur die naam van die persoon wat aangespreek word. Maak seker dat u die naam korrek gespel het terwyl u dit getik het. Die naam hier moet dieselfde wees as die naam wat op die adresbriefkop geskryf is.
- As u iemand groet, gebruik die korrekte titel of rang (Pak/Madam/Dr./etc) gevolg deur die van. As u nie seker is wat 'n vrou wil he nie, skryf dan 'juffrou' neer.
- Volg altyd daarna met 'n dubbelpunt.
- Voltooi 'n reël tussen die begroeting en die eerste paragraaf.
- "Geagte Dr. Bruin:"
Stap 4. Sluit die brief met 'n slotverklaring
Dink na oor die toon van u opstel by die keuse van 'n slotverklaring. Gesegdes soos 'Dankie' is redelik standaard, terwyl ander vorme soos 'Groete' intiemer is. Besluit of u wil hê dat u dekbrief formeel of intiem moet wees. Wat u ook al kies, die eerste woord moet met 'n hoofletter verskyn, terwyl die volgende woord eenvoudig is. Volg die slot met 'n komma.
- Kies die woord "Met respek" as u wil hê dat dit meer formeel moet wees. 'Groete', 'groete', 'dankie' of 'opreg', is standaard slotopmerkings vir sake-e-posse. Terwyl die woorde "Groete", "Groete" of "Sien jou" meer ontspanne en intiemer lyk.
- Slaan die volgende 4 reëls oor om ruimte vir u handtekening te laat voordat u u naam tik.
- "Dankie,"
Deel 3 van 4: Briewe skryf
Stap 1. Beknop en bondig
'N Oortuigende brief of oorreding moet bondig en beleefd wees. Besige mense lees selde briewe wat meer as 'n bladsy lank is of as die toon sterk is. Moenie te blomme woorde wees nie. Probeer duidelike en netjiese sinne gebruik. Moenie verwronge en onnodige inligting, insluitend staaltjies, aanbied nie.
- Vermy te lang sinne. Maak seker dat u sterk verklarende sinne gebruik. U skryfwerk moet bondig, bondig, akkuraat en maklik leesbaar wees.
- Moenie paragrawe te lank sleep nie. Moenie soveel inligting stamp nie dat die leser nie meer belangstel nie, van die hoofpunt afwyk of dit moeilik maak om u punt te verstaan. Hou by relevante inligting en verander paragrawe wanneer u 'n nuwe idee of punt wil oordra.
Stap 2. Gee die belangrikste punt in die eerste paar sinne
Begin met 'n vriendelike aanvangsin en kom dan tot die punt. Gee u behoefte (die hoofdoel van die skryf van die brief) in die eerste twee sinne.
Hierdie paragraaf mag slegs uit 2-4 sinne bestaan
Stap 3. Beklemtoon die belangrikheid van u versoek in die tweede paragraaf
Gee 'n opsomming van u kommer, versoek of eis in hierdie paragraaf. In hierdie stadium het u geen spesifieke redes, ondersteuning of hoofpunte verskaf nie; in hierdie stadium verduidelik u u standpunt volledig, die parameters van die kommer of versoek, en die redes waarom dit belangrik genoeg is om op te tree.
Onthou om die letter van die letter logies, beleefd en feitelik te hou. Vermy te emosionele taal, moenie optrede eis nie en moenie hard praat teen die persoon of onderneming aan wie die brief gerig is nie, of teen die opposisie
Stap 4. Ondersteun u aansoek in die volgende paragraaf
Die volgende paar paragrawe behoort u standpunt te kan regverdig deur agtergrond en gedetailleerde inligting te verskaf. Maak seker dat hierdie inligting logies, feitelik, beredeneerd, prakties en wettig is. Moenie u versoek slegs op persoonlike emosies, oortuigings of begeertes baseer nie. Moenie die leser verveel met lang verhale nie; kom vinnig en akkuraat tot die punt. Daar is verskillende strategieë wat u kan gebruik om hierdie doel te bereik:
- Gee brokkies statistiek en feite om lesers se simpatie en logika te lok. Maak seker dat die statistieke en feite uit geloofwaardige en respekvolle bronne kom, en dat u die data ook opreg gebruik, sonder om dit uit verband te neem.
- Stel kwotasies voor van kundiges oor die onderwerp, wat u standpunt ondersteun of die opposisie weerlê. Hierdie kundiges moet gerespekteerde figure in hul vakgebiede wees en inderdaad oor die nodige kwalifikasies beskik om 'n mening te hê oor die onderwerp wat bespreek word.
- Gee die redes waarom u versoek toegestaan moet word. Om mense te dwing om te doen wat u wil, is nie 'n effektiewe oorredingstegniek nie, maar as u verduidelik waarom u glo dat iets gedoen moet word, kan dit help om van plan te verander. Verduidelik die huidige situasie en waarom dit moet verander.
- Gee die besonderhede, spesifikasies en beperkings van u posisie en aansoek. Bespreek die pogings wat voorheen aangewend is met betrekking tot die aansoek, of selfs al is daar geen of gebrek aan optrede daaroor.
- Gee voorbeelde van getuienisse wat verband hou met u posisie. Dink aan ander bewyse waarom u posisie belangrik is.
- Onthou om te beperk wat u in 'n paragraaf kan en wil insluit. Maak u punt en situasie duidelik. Moenie te veel detail oorboord gaan nie, maar sluit al die belangrike punte in. Kies slegs die mees relevante statistieke, kundiges en getuienisse.
Stap 5. Roep die opposisie op
Een van die doeltreffendste maniere van oorreding of oorreding is om 'n beroep op die opposisie te doen. U moet besware, besware of vrae van lesers kan voorspel, sodat u dit in die brief kan beantwoord. Vind u gemene saak met die opposisie, of steun sterk vir u eie posisie.
- Maak seker dat u die verskille tussen u standpunt en die opposisie in die openbaar erken. Moenie dit wegsteek nie, want dit sal u argument verswak. Beklemtoon u gedeelde waardes, ervarings en probleme met die opposisie.
- Vermy beskuldigings. Dit sal die brief te emosioneel maak en u logiese aantrekkingskrag verswak. 'N Te negatiewe en beskuldigende houding sal ook die opposisie daarvan weerhou om met u punt saam te stem.
Stap 6. Sluit die brief deur u aansoek te herbevestig
Herhaal u versoek of mening aan die einde van die brief. Dit is die paragraaf waar u 'n oplossing voorstel of om aksie pleit. Vertel die leser dat u hierdie korrespondensie per telefoon, e -pos of persoonlik sal opvolg.
- Sluit die brief af met 'n sterk sin wat die leser sal help om aan u kant te staan, of ten minste duideliker te sien vanuit u oogpunt.
- Bied u eie oplossings of hulp. Stem saam om 'n kompromie aan te gaan, of ontmoet in die middel. Toon aan dat u die situasie hanteer of gereed is om dit te hanteer.
Deel 4 van 4: Die finale aanraking
Stap 1. Kyk of daar foute is
Foute in grammatika, uitspraak en spelling van woorde gee 'n slegte indruk. U wil hê dat die leser moet fokus op u idee en versoek, nie op die tikfout nie. Lees u brief 'n paar keer voordat u dit stuur. Lees dit hardop om te hoor hoe dit klink.
Laat iemand, indien nodig, u spellingfoute nagaan (of gebruik die spellingkontrole -funksie van die sagteware)
Stap 2. Sit u eie handtekening
As u verkies om briewe per pos na e-pos te stuur, moet u teken. Dit verpersoonlik en sertifiseer u brief.
Stap 3. Gee indien nodig afskrifte van u formele brief aan ander sleutelpartye
As iemand anders in die teikenonderneming of organisasie u brief ook sou lees, voorsien 'n afskrif daarvan. Dit beteken dat meer as een brief met oorspronklike handtekeninge gedruk en gestuur moet word.
Stap 4. Hou 'n afskrif vir uself
Hou altyd 'n afskrif van u briewe en maak persoonlike aantekeninge, kompleet met aantekeninge oor wanneer die brief gestuur is en aan wie. Maak 'n nota van die opvolg wat u gedoen het totdat die probleem opgelos is.
Wenke
- Bly by die onderwerp. Wees versigtig om nie toevallige inligting by te voeg wat nie verband hou met die kwessie wat u bespreek nie. Hou by relevante feite en hou dit eenvoudig. Gebruik hierdie feite om meer beskrywend te wees.
- Gebruik slegs kolpunte in die middel van die paragraaf as u absoluut seker en duidelik is oor die stappe, aksies of aanbevelings.
- Pas u koeël aan op die tipe onderneming of teikenorganisasie. Organisasies sonder winsbejag het 'n ander manier van dink as groot ondernemings.
- Skryf in standaard geskrewe Indonesiese vorm. Dit is nie sms of sosiale media nie; maar 'n formele brief. Deur die gebruik van snelskrif, slang en emoticons kan u geïgnoreer word.
- Moenie u lesers behandel asof hulle u iets skuld nie, en dan voel u geregtig om te dagvaar. Stel hulle gerus terwyl u die toon van die brief vriendelik en professioneel hou.
