Die lêerstoorstelsel is een van die belangrikste aspekte in die bestuur van 'n netjiese kantooradministrasie. Bepaal die beste lêerbergingstelselopstelling, sodat almal wat toestemming het om toegang tot die dokument te verkry, of dit nou iemand anders of u is, maklik die dokument kan vind wat u benodig. 'N Onvoldoende stelsel maak dit vir u moeilik om dokumente te hanteer, want dit is dikwels weggesteek of verlore sodat die werkbank vol lêers lê.
Stap
Stap 1. Bepaal die lêerstoorstelsel wat u wil toepas
Maak nie saak watter stelsel u kies nie, maak seker dat u weet waar u elke dokument moet stoor, byvoorbeeld:
- Alfabet. Hierdie stelsel word die beste toegepas as lêerberging volgens kliënt-, pasiënt- of kliëntnaam gestoor word.
- Onderwerp of kategorie. Oor die algemeen is 'n lêerstoorstelsel wat volgens onderwerp of kategorie georganiseer is, baie handig as dit reg bestuur word, maar dit kan baie verwarrend wees as dokumente nie netjies georganiseer word nie.
- Getal of chronologies. Hierdie opsie is die beste as die dokument in reeks of gedateer word, soos 'n aankoopfaktuur of betaalbewys.
Stap 2. Stel 'n hangmap in die lêerlaai op
Die hangmap hoef nie uit die laai verwyder te word nie, want dit dien as 'n plek om die kartonmap van Manila op te sit. Hierdie vouer sal in die hangmap ingesluit word en indien nodig opgespoor word.
Stap 3. Sorteer die dokumente in stapels volgens kategorie
As die stapel dokumente 3-4 cm bereik, verdeel dit in subkategorieë. Verskeie stapels dun dokumente kan gekombineer word en definieer dan 'n nuwe kategorienaam. Kies 'n naam wat u makliker maak om dokumente te sorteer.
Stap 4. Sit elke stapel in 'n manila -kartondossier en merk dit duidelik
Vir 'n netjieser voorkoms, gebruik 'n gids wat 'n plek bied om etikette in die middel te skryf, in plaas van in lyn.
Stap 5. Bêre die manila -kartonmap in die hangmap
U kan 'n gewone hangmap gebruik om dun stapels dokumente te stoor. Gebruik egter 'n hangmap met 'n vierkantige bodem om dik stapels dokumente of die wat in subkategorieë verdeel is, te stoor. In hierdie geval kan die lêers na wense gesorteer word, maar die volgorde wat die meeste gebruik word, is alfabeties.
Stap 6. Merk die hangmap volgens die etiket op die manila -kartondossier
Plaas die plastieketiket heel links in die gids, tensy u die gids in 'n vertikale posisie in die lêer moet plaas sodat die dopgehou in volgorde van links na regs plaas, nie van voor na agter nie. Plaas in hierdie geval die plastieketiket regs.
Stap 7. Berei hangmappe voor en spaar manila -kartondoppies sodat u dopgehou kan byvoeg as daar dokumente is wat nie in gegewe vouers gegroepeer kan word nie
Moenie te veel of te min dokumente in die lêergids laai nie. Oorweeg of u die etikette van die vouer moet verander en dit weer moet rangskik, aangesien dokumente in nuwe kategorieë gegroepeer moet word.
Stap 8. Aan die einde van die jaar, verwyder al die vouers uit die lêerkas, merk die nuwe manila -kartondossiere volgens die kategorie en plaas dit dan terug in die hangende vouers
Kontroleer al die lêers om te sien of daar dokumente is wat gekombineer moet word in die vouers wat reeds beskikbaar is, en stoor die ander dokumente as argiewe.
Wenke
As u kleurvolle etikette wil maak, kan u dit met 'n rekenaar afdruk of 'n ander metode gebruik om die vouer aantrekliker te laat lyk. As u egter veranderinge moet aanbring, soos die toevoeging van 'n nuwe gids, kan u verward voel omdat dit moeilik is om kleure te kies of dit met die hand moet benoem. Gebruik dus 'n eenvoudige metode
Waarskuwing
- Moenie verskillende kategorieë skep vir dokumente wat nie in sekere kategorieë gegroepeer kan word nie, omdat hierdie metode dokumente laat ophoop.
- Nadat u die lêerstoorstelsel bepaal het, moet u dit gereeld gebruik om dokumente te bestuur. Maak tyd om die lêers elke dag op u lessenaar te stoor. Moenie in die versoeking kom om dokumente in 'n groot mandjie te sit nie, want die mandjie word vinnig vol en word 'n nuwe stapel lêers.
