Sommige mense voel dalk vas as hulle 'n e -pos vir kliëntediens (kliëntediens) skryf. Hoe om 'n brief in die vorm van 'n e -pos te skryf, omdat korrespondensie gewoonlik op 'n stuk papier geskied? Wat is die reëls en protokolle vir kontak met kliëntediens? Terwyl die skryf van 'n e -pos vir kliëntediens aangepas moet word by die industrie, streek en kultuur van die sake -eenheid wat u kontak, is daar 'n paar basiese riglyne vir die skryf van 'n effektiewe kliëntediensbrief.
Stap
Deel 1 van 3: Review Company Website
Stap 1. Soek antwoorde
Voordat u 'n e -pos aan die kliëntediensafdeling van 'n onderneming begin skryf, is dit 'n goeie idee om uit te vind of die antwoord wat u wil hê, reeds op die webwerf van die onderneming is. Die eenvormige vrae wat kliënte aan ondernemings stel, word gewoonlik saamgevat in die FAQ (Frequently Asked Questions aka veelgestelde vrae) en hulpbladsye.
Gewoonlik kan hierdie bladsy verkry word via die webwerf van die onderneming. Blaai na die onderkant van die webwerf van die onderneming en klik op die skakels wat sê "Kontak ons" of "Hulp" en "Kliëntediens"
Stap 2. Soek die hulpbladsy vir die kliënt
As u nie die skakel vir kliëntediens onderaan die webwerf vind nie, probeer dan die soekkassie. Gewoonlik is daar op die webblad 'n boks wat met teks gevul kan word en 'n vergrootglas -simbool het. Tik 'kliëntediens' of 'kontak' in en druk enter.
-
Gewoonlik plak ondernemings 'n teksblokkie op die 'Kontak ons' -bladsy wat kliënte kan gebruik om hul klagtes of kommentaar te skryf en dit dan per e -pos aan die kliëntediens te stuur.
Gaan hierdie bladsy na om seker te maak dat 'n afskrif van die e -pos aan u gestuur word. Indien nie, soek die maatskappy se e -posadres op die webwerf van die onderneming en stuur dit na u persoonlike e -posrekening. Op hierdie manier kan u 'n afskrif van die e -pos wat u stuur, stoor
Stap 3. Gebruik die soekbalk
Probeer eers die antwoord op u vraag vind deur sleutelwoorde wat verband hou met u vraag in die soekkassie in te voer (die blokkie wat u gebruik om die e -posadresse van die onderneming te vind). Op hierdie manier kan u die probleem oplos sonder om 'n e -pos aan kliëntediens te stuur.
- Dit is belangrik, sodat u slim kan lyk en respek kan opbou as u uiteindelik 'n e -pos moet stuur. As die antwoorde op u vrae reeds op die webwerf verduidelik word, sal die kliëntediensspan u bederf en lui sien. As gevolg hiervan word u e -posse nie ernstig opgeneem nie.
- Kyk ook na die FAQ -afdeling. Gereelde vrae word gewoonlik beantwoord in die vorm van Gereelde vrae. Dit is die rede waarom baie webwerwe hierdie bladsy het. Danksy hierdie bladsy word die aantal e -posse wat aan kliëntediens gestuur word, drasties verminder.
Stap 4. Hersien die maatskappy se beleid
As u nie op die soek- of FAQ -bladsy 'n antwoord op u vraag kan vind nie, beveel ons aan dat u die bladsy "Oor ons" of die terugkeerbeleidbladsy besoek. Blaai tot onder aan die webwerf en kyk na die skakels. Soek skakels wat u vrae rofweg beantwoord: oor ons, indeks, kredietkaart, beskikbaarheid van produkte, terugkeerbeleid, privaatheidsbeleid, gebruiksvoorwaardes, ensovoorts.
Selfs as u nie antwoorde op hierdie bladsye kry nie, sal u steeds inligting vind wat nuttig kan wees as u 'n e -pos na die kliëntediens moet stuur
Deel 2 van 3: Skryf 'n e -pos
Stap 1. Besluit of u e -pos 'n klagte of 'n kompliment is
E -posse wat na die kliëntediens gestuur word, is nie net klagtes of vrae nie. Miskien wil u my bedank vir die puik diens. Die meeste ondernemings hou daarvan om positiewe e -posse soos hierdie te ontvang.
Soms word daar vinniger en direk op klagtes gereageer as dit telefonies ingedien word eerder as per e -pos. E -posse is ideaal om dankbaarheid te toon of vrae te stel wat nie dadelik beantwoord hoef te word nie. As u probleem so gou as moontlik opgelos moet word, beveel ons aan dat u telefonies met die kliëntediens skakel
Stap 2. Skryf 'n duidelike titel van die brief neer
Maak seker dat u titel sinvol en tot die punt is. U doel is om 'n opskrif te skep wat die aandag van die kliëntediensspan maklik trek sodat dit vinnig kan reageer. Skep 'n bondige titel, bevat die kern van die e -pos en vra vir 'n antwoord.
Byvoorbeeld, "Aanvulling misluk-reageer asseblief"
Stap 3. Begin met 'n groet
Nadat u 'n soliede e -postitel geskryf het, groet u met 'n kliëntediensverteenwoordiger. Groet is baie belangrik in korrespondensie om beleefdheid te behou. U kan eenvoudig 'Geagte kliëntediensspan' skryf.
- Probeer die naam in u groet insluit. Klein ondernemings kan die naam van die persoon wat as die kliëntediensverteenwoordiger van die onderneming dien, insluit. Maak hiervan gebruik om 'n persoonlike en vriendelike e -pos te skep.
- U kan die groet met 'n komma of dubbelpunt afsluit. Byvoorbeeld "Geagte kliëntediensverteenwoordiger" OF "Geagte kliëntediensverteenwoordiger:"
Stap 4. Pas standaardbriewe toe
Handhaaf respek vir kliëntediensverteenwoordigers deur gebruik te maak van standaard briefskrywingspraktyke. Moenie net in hoofletters, gemengde letters of lettertipes skryf nie. Gebruik slegs standaard leestekens, spelling en hoofletters wanneer u briewe skryf. Op hierdie manier word u e -pos ernstig opgeneem.
Stap 5. Handhaaf u beleefdheid deur briewe te skryf
Gebruik 'n beleefde toon, selfs as u 'n klagte of frustrasie uitspreek. U status as kliënt sal meer waardeer word en meer beleefd daarop reageer.
Stap 6. Identifiseer jouself
Stel u voor nadat u die kliëntediensverteenwoordiger begroet het. Gee jou naam en beskryf die status van jou kliënt (bv. 'N nuwe kliënt of 'n herhalende kliënt). Kliëntediensverteenwoordigers sal u lojaliteit wil behou. Maak, waar van toepassing, u geografiese ligging bekend (bv. Vir buitelugprodukte of -dienste).
Stap 7. Wees spesifiek
Gebruik spesifieke terme in u e -pos. Vermy die skryf van 'my produk' en beskryf die produk of diens in detail en waarom u die e -pos gestuur het. Beskryf die betrokke voorval sodat die kliëntediensverteenwoordiger die probleem kan identifiseer. Deur duidelik aan die begin van die brief inligting te gee, sal lang e -posgesprekke voorkom.
- Gebruik die produk -URL (indien van toepassing). Die kliëntediensverteenwoordiger kan dus onmiddellik die beoogde produk verstaan.
- Sluit u besprekings -ID in, sowel as kliëntediensverteenwoordigers sal dit gewoonlik vra. Deur hierdie ID -nommer word u bestelling in die stelsel gevolg en bestuur.
Stap 8. Stel vrae duidelik
Kom direk tot die punt terwyl u u e -pos opstel. Nadat u hallo gesê het en uself voorgestel het, begin 'n nuwe paragraaf deur u probleem of rede vir die stuur van die e -pos neer te skryf in die spesifieke taal hierbo beskryf.
Vra net wat jy wil weet. As u skaam is om dit te vra, verwyder die gevoelens onmiddellik uit die e -pos. Gee dit duidelik as u 'n nuwe produk wil koop in plaas van 'n gebrekkige produk
Stap 9. Skryf 'n kort paragraaf
Maak seker dat u paragrawe nie lank is nie. Dit is 'n goeie idee om slegs een, twee of hoogstens drie sinne in 'n paragraaf te hê om dit maklik te lees. Dit stel ook kliëntediensverteenwoordigers in staat om e -posse vinnig te skandeer en hul prioriteit te bepaal. As dit baie teks bevat, kry u e -pos die laagste prioriteit omdat die kliëntediensverteenwoordiger nie tyd het om dit alles te lees nie.
Stap 10. Sluit die brief met 'n handtekening
Sluit die e -pos af met 'n sin wat u versoek of kompliment opsom, gevolg deur 'n groet. U kan die brief met 'Opregte' sluit, maar u kan u groet en e -pos handtekening laat. U kan ook u haas uitdruk deur te sê: "Hopelik kan ek gou weer na hierdie e -pos terugkeer," of iets dergeliks,
Die e -poshandtekening is 'n kort teks met u naam, beroep en kontakinligting. U kan 'n e -poshandtekening in die e -posinstellingsopsies stel sodat dit altyd verskyn wanneer u 'n nuwe boodskap stuur
Stap 11. Moenie aanhangsels insluit nie
Probeer om nie aanhangsels op te laai in e -posse wat eers na iemand gestuur word nie. Baie webwerwe het spamfilters wat aangehegte e -posse prioritiseer, sodat u e -posse na die strooiposbus gestuur word voordat dit gelees kan word.
- U moet natuurlik 'n aanhangsel insluit as u 'n werksaansoekbrief indien en gevra word om u CV in 'n Word -dokument te heg.
- Moenie gebruikersname, wagwoorde of krediet-/betaalkaartinligting insluit nie.
Stap 12. Lees weer en kyk voordat u pos stuur
As die e -pos geskryf is, moet u nie onmiddellik op die stuurknoppie druk nie (stuur). U moet u brief hersien en seker maak dat daar geen tikfoute in is nie. Selfs as u u e -pos met 'n slimfoon tik, is die reël 'gestuur vanaf my iPhone' geen verskoning vir grammatika en leestekensfoute om u brief meer professioneel te laat lyk nie.
Stap 13. Opvolg
As u 'n paar dae nie 'n e -posantwoord ontvang nie, is dit baie waarskynlik dat die e -pos deur 'n strooiposfilter gegaan het of onder in u inkassie vas is. Stuur 'n nuwe e -pos met u ou e -pos en vra of dit ontvang is.
Deel 3 van 3: Handhawing van beleefdheid
Stap 1. Gebruik die korrekte grammatika en spelling
Sonder om dit te besef, is die gebruik van goeie en korrekte grammatika en spelling een deel van die handhawing van beleefdheid in korrespondensie. Goeie kommunikasie toon respek vir die ontvanger van die e -pos en toon dat u inderdaad 'n beleefde persoon is.
Stap 2. Toon u opleiding en kennis
Moenie soos 'n nerd nie, maar pronk met jou slimheid met 'n goeie woordeskat. As u ook op die webwerf van die onderneming gekyk het en hul beleide bestudeer het, gee dit uit in die brief en sê ook dat u nie 'n antwoord op u probleem kon vind nie.
Stap 3. Moenie grap nie
Briewe wat aan die kliëntediensspan gestuur is, moet ernstig opgeneem word, ten minste tydens die eerste kontak. Daarom moet grappe en grappe nie in die brief ingesluit word nie. Grappe word as onbeskof beskou en moet vermy word wanneer u met enige vorm van besigheid handel.
As u gereeld per e -pos kontak gemaak het met kliëntediensverteenwoordigers, kan u 'n bietjie grap, aangesien julle mekaar reeds ken
Stap 4. Druk jouself uit sonder om hard te wees
Selfs as u kwaad is vir die produk of diens wat verskaf word, sal die probleem nie opgelos word as u in 'n e -pos kwaad word nie. Kommunikeer u besorgdheid met respek en beleefd, sodat dit effektief aangespreek kan word sonder om 'n onbeskofte e -pos te stuur.
Moenie vergeet dat u nie emosies kan uitdruk deur te skryf nie. As u baie teleurgesteld is en onmiddellike aandag nodig het, is dit die beste om telefonies 'n klag in te dien, want dit is meer effektief
Stap 5. Gee 'n uiteensetting van u lojaliteit en waardering
Gee laastens aan hoe lojaal u die onderneming is en hoe dankbaar u is vir die diens, sodat die kliëntediensverteenwoordiger u e -pos waardeer en vinniger reageer.
