Geskrewe beleide en prosedures gee 'n uiteensetting van die organisasie se riglyne, reëls, fokus en beginsels. Oor die algemeen is beleide en prosedures ingesluit in handleidings wat vir werknemers opgestel is. Hoe om sakebeleid en prosedures te skryf hang af van die doelwitte van die onderneming self.
Stap
Deel 1 van 5: uiteensetting sakedoelwitte
Stap 1. Maak 'n lys van doelwitte
As bestuurder of sake -eienaar ken u die doelwitte van die onderneming. Oorweeg dinge soos verkoopsdoelwitte, werknemer- en bestuursdoelwitte en die besigheidsposisie wat u in die komende jare verwag.
- Probeer om doelwitte te stel wat nie net spesifiek is nie, maar ook haalbaar is en die moeite werd is om na te streef. Stel byvoorbeeld finansiële doelwitte wat binne die bereik is, en stel doelwitte vir die prestasie van werknemers wat bereik kan word deur die beleid en prosedures wat u stel, te volg.
- Sodra u u doelwitte gestel het, maak seker dat u gereed is om as besigheidseienaar of bestuurder te verbind. Die stel van doelwitte is 'n belangrike eerste stap in die ontwikkeling van beleid en prosedures. Dan is dit nie minder belangrik om daaraan te voldoen nie.
Stap 2. Skryf 'n lys van take en prosedures neer
Dink aan die daaglikse gebeure en take in u besigheid. Skryf elke taak neer wat elke dag voltooi moet word, sodat die besigheid glad verloop.
Oorweeg die volgende: Watter take vereis formele beskrywing of leiding? Watter prosedures moet konsekwent op dieselfde manier uitgevoer word? In plaas daarvan om te fokus op handwerk wat nie veel onderrig verg nie, fokus u op groter take
Stap 3. Noem moontlike probleme en oplossings
Beleid word gemaak om te verseker dat alles vlot verloop en dat werknemers en bestuurders prestasiestandaarde het. Dink aan die probleme wat kan ontstaan as daar geen polis is nie. Op hierdie manier kan u dink aan die beleid wat u benodig.
As u aan 'n moontlike probleem dink, soek 'n vinnige oorsig van hoe u die probleem kan oplos of oplos. Dink aan kwessies rondom daaglikse sakebedrywighede, soos finansies, interaksies tussen werknemers en kliënte en gedrag en houding van werknemers
Deel 2 van 5: Skryf van sakebeleid
Stap 1. Lys die poliskategorieë
Nadat u die verskillende moontlike kwessies wat met die beleid opgelos moet word, oorweeg het, dink aan die kategorieë van elkeen. Gebruik byvoorbeeld kategorieë soos veiligheid, skedulering, gedrag, betaling, voordele, vakansie of verlof en diskriminasie.
By die samestelling van die handleiding sal die polisse wat reeds in kategorieë is, u help om die handleiding en die afdelings daarvan te organiseer. Kategorieë help u ook om te besluit wat die belangrikste is, en kan dit in meer besonderhede uiteensit
Stap 2. Gebruik die uiteensetting om die verskillende beleide onder elke kategorie uiteen te sit
Met die sjabloon kan u dieper in aspekte van elke beleid of kategorie ingaan, en terme en spesifikasies byvoeg soos u wil. Gebruik getalle om elke afdeling of kategorie te sorteer.
Begin met 'n kort uiteensetting. Nadat u al die aanvanklike idees neergeskryf het, kan u teruggaan na die uiteensetting en byvoeg of uitbrei soos u verander
Stap 3. Dink aan gepaste gevolge vir beleidsoortredings
Beleide stel besighede in staat om behoorlik te funksioneer, en dien ook as standaarde waaraan werknemers en bestuur moet voldoen. Beleide dien ook as geskrewe dokumente waarin uiteengesit word hoe beleidskwessies of oortredings aangespreek kan word. Dit is veral belangrik wanneer en indien aksie nodig is om die probleem op te los.
As dit in amptelike dokumente geskryf word, kan polisse die wetlike regte en verpligtinge van werknemers en die onderneming dek. Die beleid bevat inligting oor arbeidsregte vir gestremdes, belasting en verbod op diskriminasie en teistering in die werkplek. Maak seker dat u die inligting volgens die toepaslike wetgewing invoer
Stap 4. Stel 'n duidelike beleid oor ontslag op
As u 'n werknemer moet ontslaan weens die oortreding van 'n polis, is dit die geskrewe polis wat as bewys dien as die werknemer glo dat hy onregverdig afgedank is. Maak seker dat u 'n afdeling daaraan wy om die reëls vir ontslag te bespreek.
U moet ook 'n huurbeleid opstel. Byvoorbeeld, agtergrondkontroles voordat 'n kandidaat aangestel word, of 'n proeftydperk nadat 'n werknemer gewerf is en voordat hy 'n vaste werknemer word. Maak seker dat u duidelike terme skep en uiteensit
Stap 5. Gebruik duidelike aktiewe taal
Skryf alle polisse so duidelik neer dat dit nie verkeerd geïnterpreteer of verkeerd verstaan word nie. As daar 'n ander interpretasie is, oorweeg dit om dit in 'n ander taal te herskryf.
Byvoorbeeld, moenie skryf: "Bykomende siekteverlof kan onder sekere omstandighede toegestaan word nie." Skryf eerder "Bykomende siekteverlof word slegs goedgekeur met die uitdruklike toestemming van die diensbestuurder."
Deel 3 van 5: Skryfprosedures
Stap 1. Bepaal watter werk vereis gedetailleerde prosedures
Nie alle werksgeleenthede of voorvalle vereis gedetailleerde instruksies nie. Prioritiseer take of prosedures wat konsekwent gedoen moet word, soos betaalstaat of skedulering.
Oorweeg die volgende vrae by die besluit oor watter prosedures detail vereis: Was die prosedure lank of ingewikkeld? Wat is die gevolge as daar 'n fout in die implementering is? Is daar onlangse belangrike veranderinge aangebring? Vereis hierdie prosedure belangrike of uitgebreide dokumente? Word werknemers dikwels verward oor die prosedure?
Stap 2. Versamel die nodige inligting vir elke prosedure
Voordat u die prosedure uiteensit, moet u al die stappe en hul aspekte ken. Oorweeg die vrae van werknemers wat opgeduik het en die probleme wat u ondervind het.
Selfs as u al die inligting het, moet u steeds by die basiese beginsels van die prosedure hou. Dink na oor wat lesers of werknemers nodig het om die proses te verstaan en uit te voer
Stap 3. Gebruik al die inligting om 'n duidelike prosedure te skryf
Gebruik die aktiewe taal. Probeer om lang en oortollige woorde te vermy. Maak seker dat u nie moeilik verstaanbare taal gebruik nie, insluitend jargon wat werknemers moontlik nie ken nie.
Byvoorbeeld, in plaas van om te skryf: "Personeelgeskeurde betaalstaatontvangste moet in die finansiële lêer gehou word", gebruik die volgende taal, "Hou geskeurde betaalstaatontvangste in die finansiële lêer."
Deel 4 van 5: Begrip van wettigheid
Stap 1. Gee 'n afdeling oor die beleid teen diskriminasie
Alle sake-eienaars moet voldoen aan die beleid teen diskriminasie wat die regering bepaal het. Maak seker dat u inligting oor die beleid insluit, asook die verwagtinge dat alle werknemers dit nakom.
Inligting oor gelyke werksgeleenthede moet ook in die polis ingesluit word, sowel as die wet op die reg op werk vir persone met gestremdhede en die beleid oor teistering
Stap 2. Maak seker dat u polis wettig is
U moet seker maak dat alle beleide wat opgestel is regverdig en in ooreenstemming met die wet is. Daar is baie hulpbronne wat u kan gebruik om uit te vind of u polis in ooreenstemming is met die toepaslike wetgewing.
U kan ook regsadviseurs vra om die beleide wat u opgestel het, te bestudeer voordat u dit op werknemers toepas. As besigheidseienaar is dit baie voordelig om 'n regsadviseur te hê wat u gereeld kan raadpleeg
Stap 3. Vra werknemers om konsepbeleid en prosedures te onderteken
Nuwe werknemers moet gevra word om in te stem en die beleids- en prosedurdokumente te onderteken en 'n afskrif vir verwysing te ontvang. Boonop moet alle veranderinge deur alle werknemers heronderteken word. Dit is om te verseker dat hulle almal gebonde is aan die beleid indien daar in die toekoms enige regstappe moet wees.
Minderjariges kan nie wettiglik kontrakte sluit nie. As u werknemers onder die ouderdom van 18 jaar huur, moet u seker maak dat u skriftelike toestemming van 'n voog het om 'n kontrak aan te gaan, aangesien die ouer of voog die kontrak wettiglik kan kanselleer
Deel 5 van 5: Die handleiding saamstel
Stap 1. Rangskik die inligting in 'n logiese volgorde
Begin met die groter punte, en volg dan met die kleiner. Byvoorbeeld, in plaas van met die vergoedingskategorie te begin, begin die handleiding met die verhuringsproses of geskiktheidskategorie.
- Oorweeg dit om 'n handleiding oop te maak met 'n beskrywing van die doelwitte van die onderneming, soos u vroeër uiteengesit het. Skryf 'n duidelike, verenigde paragraaf of twee wat die handleiding opsom, wat werknemers van die onderneming kan verwag en wat die onderneming van werknemers verwag.
- Gebruik die uiteensetting om subkategorieë in die handleiding te skep. Maak 'n inhoudsopgawe wanneer u klaar is, sodat elke inligting maklik is.
Stap 2. Gebruik 'n prent, grafiek of diagram
Daar is mense wat meer visueel is, sodat die diagramme, kaarte of foto's in die handleiding verskillende soorte werknemers kan help om konsepte te verstaan. Beelde kan prosedures en beleide vereenvoudig.
U kan byvoorbeeld 'n grafiek of tabel skep wat verskillende titels en hul pligte bevat. U kan ook 'n tabel met vrae en antwoorde gebruik wat werknemers as 'n verwysing kan gebruik indien nodig
Stap 3. Gee handleidings vir alle werknemers om maklik toegang te verkry
Ideaal gesproke ontvang nuwe werknemers 'n afskrif van die handleiding wanneer hulle aangestel word, en ou werknemers ontvang 'n nuwe afskrif as daar 'n hersiening is. Oorweeg dit om alle werknemers 'n kontrak te laat onderteken waarin hulle verklaar dat hulle al die punte wat in die handleiding uiteengesit word, verstaan en daarmee saamstem.
