Gebeurlikheidsplanne, wat beter bekend staan as noodreaksieplanne, is baie handig om te verwag dat dinge kan plaasvind wat lei tot die staking van operasionele aktiwiteite. By die bestuur van die organisasie kan daar werklik verskillende risiko's ontstaan vanaf tegniese versteurings (bv. Verlies van data) tot natuurlike gebeurtenisse (bv. Vloede). Daarom moet elke organisasie 'n effektiewe gebeurlikheidsplan ontwikkel om voorbereid te wees op die behandeling van verskillende nadelige gebeurtenisse.
Stap
Deel 1 van 3: Antisipeer op verskillende risiko's
Stap 1. Berei voor voordat u 'n gebeurlikheidsplan opstel
Die hoofdoel van die voorbereiding van 'n gebeurlikheidsplan is om die kontinuïteit van die operasionele aktiwiteite van die organisasie te handhaaf in geval van 'n ramp.
- Definieer eerstens 'n formele beleid waarin verklaar word dat die organisasie 'n gebeurlikheidsplan moet ontwikkel.
- Maak 'n eenvoudige en praktiese plan. Gebruik maklik verstaanbare woorde en gee riglyne wat die leser maklik kan toepas, want hierdie plan moet deur alle personeel in die organisasie uitgevoer word.
- Bepaal die spesifieke redes waarom u 'n gebeurlikheidsplan moet maak. Dink aan aanwysers wat as maatstawwe dien om die suksesvolle implementering van 'n gebeurlikheidsplan te bepaal, sodat die organisasie soos gewoonlik kan voortgaan. Bepaal die operasionele aktiwiteite wat 'n belangrike rol speel in die kontinuïteit van u onderneming.
Stap 2. Skep 'n gebeurlikheidsplan deur drie belangrike vrae te beantwoord
Om 'n plan te maak wat al drie hierdie vrae kan beantwoord, is 'n manier om te verseker dat u nie een aspek wat u moet oorweeg mis nie.
- Watter gebeurtenisse kan plaasvind?
- Watter aksies sal ons neem om dit aan te spreek?
- Wat moet ons doen om ons voor te berei?
Stap 3. Vind uit watter risiko's u organisasie in die gesig staar
Die bepaling van die risiko's wat kan voorkom, is een van die belangrike aspekte by die opstel van 'n gebeurlikheidsplan. Die proses sal egter anders wees na gelang van die situasie en toestand van elke organisasie. U moet ook die omstandighede van u eie organisasie in ag neem by die bepaling van risiko's. Gebeurlikheidsplanne is nodig om voorsiening te maak vir besigheidsrisiko's in die vorm van:
- Natuurrampe, byvoorbeeld: vloede, orkane en droogtes. Ander risiko's: finansiële krisisse, werkongelukke, personeelprobleme (bv. Die dood van 'n organisatoriese leier of staking van werknemers), verlies van data, bestuur chaos en produkprobleme (bv. Gebrekkige produkte).
- Fokus op die voorbereiding van planne oor aspekte van bestuur, kommunikasie, finansies, koördinasie, logistiek en tegniese probleemoplossing.
- Die span wat die kommunikasie -infrastruktuur hanteer, word gewoonlik gekonfronteer met tegniese probleme. U moet die risiko in ag neem om data of kliënte te verloor.
Stap 4. Oorweeg risiko's volgens prioriteit
Bepaal die risiko -gradering op grond van die omvang van die kans dat die risiko voorkom. Oor die algemeen kan gebeurlikheidsplanne nie alle risiko's voorsien nie, omdat die kans op voorkoms nie dieselfde is nie. Probeer om uit te vind watter risiko's die grootste kans het om te gebeur en wat die bedryfsaktiwiteite grootliks sal beïnvloed.
- Fokus op die gebeure met die noodlottigste gevolge. Skryf al die gebeurtenisse neer wat bedrywighede beïnvloed en gee 'n gradering van 1 tot 10. Dink na oor die impak van elk van hierdie gebeurtenisse, byvoorbeeld: enjinbrande het 'n laer aanslag as fabrieksbrande.
- Bepaal daarna die gradering op grond van die voorkomsfrekwensie van die risiko. Byvoorbeeld: gee 'n gradering van 1 vir 'n risiko wat een keer per maand voorkom en 'n gradering van 10 vir 'n risiko wat een keer elke 100 jaar voorkom. Vermenigvuldig die twee getalle om 'n totale telling te kry wat die omvang van die risiko en die impak daarvan op die organisasie toon.
- Ontwikkel 'n gebeurlikheidsplan wat begin met die geleentheid met die hoogste telling. Berei oplossings voor om op hierdie gebeure te voorsien. Boonop kan u werkprosesse vir geleenthede met 'n lae telling verbeter. Fundamentele aspekte wat die kontinuïteit van die organisasie se aktiwiteite verseker, moet 'n topprioriteit wees, byvoorbeeld: die bestuur van kontantvloei, die ontwikkeling van markaandeel en die verbetering van werknemerprestasie.
Deel 2 van 3: Definieer veelvuldige scenario's
Stap 1. Bepaal die scenario vir die gebeurtenis met die grootste risiko
Om 'n effektiewe gebeurlikheidsplan te ontwikkel, definieer realistiese scenario's vir elke risiko. Skep 'n spesifieke raamwerk om te voorsien wat die impak sou wees as die grootste risiko wel sou plaasvind.
- U kan die impak bepaal nadat u die scenario deeglik saamgestel het. Dink breedvoerig na oor die grootste impak van elke scenario.
- Berei vanuit 'n scenario verskeie weergawes van die plan voor met 'n gegradeerde impakintensiteit, byvoorbeeld: ligte impak, matige impak en ernstige impak.
Stap 2. Maak 'n skedule vir die implementering van die plan volgens die scenario
Bepaal watter personeel verantwoordelik is vir watter aksies en wanneer. Stel ook 'n bygewerkte lys of kontaklys op en bepaal wie kennisgewings moet gee.
- Stel 'n skedule op sodat alle verantwoordelike personeel weet wat hulle op die eerste dag of gedurende die eerste week moet doen. Ontwikkel 'n spesifieke skedule vir elke scenario.
- Maak 'n skedule volgens die scenario om voor te sien dat daar hindernisse in verskillende aspekte van die organisasie ontstaan, byvoorbeeld in terme van werksfasiliteite (infrastruktuurbeperkings), organisasie (daar is geen waarskuwingstelsel vir noodgevalle of 'n vaardige reaksie -span) en instellings (byvoorbeeld: gebrek aan finansieringsbronne of vennote van eksterne sake). Bepaal die personeel wat verantwoordelik is vir sekere aspekte.
Stap 3. Dink na oor die belangrikste faktore om u besigheid weer aan die gang te kry
Bespreek dit in detail deur die kapasiteite en kwesbaarhede in die organisasie te hersien. Het die organisasie voldoende vermoëns om elke risiko aan te spreek of aan te spreek?
- Byvoorbeeld: 'n ramp wat kan plaasvind, is 'n vloed omdat die rivierwater oorloop en behuising aan die oewer van die rivier oorstroom. Swak infrastruktuur kan kwesbaarheid veroorsaak en die beskikbaarheid van geskoolde personeel is 'n organisatoriese kapasiteit.
- Doen 'n eerlike hulpbronassessering. Bepaal wat verander of verminder moet word weens beperkte hulpbronne? Doen ontleding om die impak op besigheidsaktiwiteite te bepaal, sodat u die aksies kan bepaal wat geneem moet word sodat die organisasie kan funksioneer en sy doelwitte kan bereik.
Stap 4. Bepaal hoe u die risiko kan verminder
Nadat u 'n gebeurlikheidsplan opgestel het, moenie agteroor sit nie en hoop dat niks sleg gebeur nie. Neem verskillende stappe om risiko te verminder en voorkoming te neem.
- Vind uit of daar kollegas is wat bereid is om te help. Is daar plaaslike hulpbronne wat gebruik kan word in geval van 'n ramp? Is daar bure wat bereid is om te help?
- 'N Doeltreffende gebeurlikheidsplan kan verskillende aspekte onthul wat verbeter moet word, sodat 'n plan wat oorspronklik baie nuttig was, dalk nou nie meer nodig is nie.
- Byvoorbeeld: u besef die behoefte aan versekeringsbeskerming of voer 'n rampbestuursimulasie uit. Installeer 'n data -rugsteunstelsel om dataverlies te voorkom. Maak 'n plan vir elke scenario.
Deel 3 van 3: Implementering van 'n gebeurlikheidsplan
Stap 1. Kommunikeer die gebeurlikheidsplan aan alle werknemers
U moet die gebeurlikheidsplan so vroeg as moontlik aan alle vlakke van die bestuur van die organisasie in kennis stel voordat 'n noodgeval plaasvind.
- Verduidelik die rolle en verantwoordelikhede van elke personeel sodat hulle nie verwar word wanneer hierdie plan uitgevoer moet word om paniek te voorkom nie.
- Gee nuttige opleiding sodat elke personeel volgens die plan verantwoordelikhede kan nakom. Voer die nodige simulasies uit en maak aanpassings nadat waarnemings gemaak is.
Stap 2. Toets u plan
Doen toetse in 4 fases om meer doeltreffend en effektief te wees. As daar probleme of konflikte tussen die departemente is, pas die plan aan en toets dit weer.
- Hou vergaderings met senior personeel. Laat hom die datum en tyd vir die vergadering vasstel om die gebeurlikheidsplan volledig te hersien en die mense wat die werk tot die einde toe gedoen het, te waardeer.
- Hou interdepartementele vergaderings om departementele planne te hersien. In hierdie stadium moet u hulpbronne toewys en opkomende konflikte identifiseer.
- Vind die oorsaak van belangrike stelselfoute. Planevaluering kan binne die departement gedoen word deur stelsel- en/of verskaffermislukkings te simuleer. Scenario -simulasies kan uitgevoer word sonder om toerusting af te skakel of om prosesse wat moet voortgaan, te vertraag.
- Doen 'n toetslopie. U moet egter die gebeurlikheidsplan toets deur bedrywighede tydelik te stop.
Stap 3. Hou die gebeurlikheidsplan op 'n veilige en maklik toeganklike plek
In die geval van 'n ramp, moenie dat die plan aan die brand raak of deur die vloed meegesleur word nie. Om die toegang tot die lêer maklik te maak, moet u dit nie geheim hou nie.
- Hou die planlêer en afskrifte op verskeie plekke sodat dit so gou as moontlik gebruik kan word indien nodig.
- Hou 'n afskrif van die plan op verskillende plekke as die oorspronklike. Vertel 'n paar gemagtigde mense hoe om toegang daartoe te kry.
Stap 4. Stel 'n gereelde skedule op vir die uitvoer van resensies
Veranderinge vind deurgaans plaas sodat die aannames wat ten grondslag lê by die voorbereiding van die plan nie meer geldig is nie. Die risiko kan groter wees as toe die plan opgestel is.
- Betrek verskeie mense by die opstel en aanpassing van planne. Byvoorbeeld: vra nuwe werknemers om insette te lewer of verbeteringe vanuit 'n ander perspektief aan te bring.
- Vergelyk alle aannames wat gebruik word by die opstel van die plan met huidige data, of laat 'n derde party kontroleer. Die rugsteunstelsel op u rekenaar stoor moontlik minder data as wat u dink.
Wenke
- Moenie die belangrikheid van 'n gebeurlikheidsplan oor die hoof sien nie, sodat u nie een skep nie!
- Ontwikkel gebeurlikheidsplanne in verskillende scenario's.
- Begin beplan deur 'n komitee te stig en 'n voorsitter aan te stel. Kies mense met die vaardighede, gereedskap en kennis sodat elke departement sy eie planne kan ontwikkel.
- Lees die planne wat opgestel is, om dinge wat gemis is, te vind.
