Deur alfabeties te argiveer, is 'n manier om dokumente te organiseer wat belangrik is in die persoonlike sowel as die professionele lewe. Met alfabetiese argivering kan u individuele lêers vinnig vind en herstel. Dit verseker dat alle dokumente beskerm en altyd byderhand is. Daar is baie reëls om alfabeties in Indonesies in te dien om 'n redelike liasseringstelsel te handhaaf.
Stap
Deel 1 van 2: Argief alfabeties
Stap 1. Besluit watter alfabetiese stelsel u wil gebruik
Alhoewel dit eenvoudig lyk, het die alfabetiese liasseringstelsel verskeie opsies om van te kies. U moet een stelsel kies en konsekwent toepas.
- Letter-vir-letter-indiening is gebaseer op elke letter in elke woord in die volgorde waarin dit voorkom, en ignoreer spasies tussen woorde.
- Word -vir -woord -argivering word gedoen deur elke lêer te sorteer op grond van die eerste letter van elke woord in 'n ry.
- Een-vir-eenheid-indiening neem elke woord, afkorting en voorletter in ag en sorteer dit. Dit word gewoonlik aanbeveel om geïmplementeer te word.
Stap 2. Groepeer die lêers
Sodra u al die lêers het wat u nodig het om te argiveer, besluit hoe u dit almal moet groepeer. U kan 'n woordeboekformaat gebruik, waar alles alfabeties gesorteer is, ongeag die tipe lêer of lêers daarin. U kan ook die ensiklopedie -formaat gebruik, waar u lêers volgens tipe of onderwerp groepeer en dit dan alfabeties sorteer.
As u verskillende soorte lêers moet stoor (kwitansies, belastingstrokies, briewe, ens.), Beveel ons aan dat u die ensiklopedie -formaat gebruik. Groepeer eers lêers volgens tipe, en sorteer dit dan alfabeties. Gebruik 'n rand- of kleurkode om dokumente te skei
Stap 3. Indekseer die gearchiveerde lêers
Indeksering is om elke afdeling van die lêertitel in gepaste eenhede te groepeer. Om lêers te indekseer voordat dit geargiveer word, moet u die elemente van elke lêernaam verdeel en 'n nuwe naam skep wat alfabeties aangepas is en anders as die standaardnaam is. As 'n voorbeeld:
- Gestel u moet die volgende lêers indekseer en argiveer: 'n artikel oor anoa getiteld "Anoa Eating Behavior", 'n biografie van die voorste anoa -kenner, Jasmin A. Dahlia, en 'n promosiebrosjure vir 'n anoa -uitstalling in die dieretuin van Jakarta.
- Die biografie van Jasmin A. Dahlia word as "Dahlia, Jasmin A." geïndekseer, want by die indiening moet die van die eerste wees. Lêers word dus in die lettergroep "D" geargiveer.
- As u 'n klassifikasiemetode soos 'n woordeboek kies, moet die artikel "Anoa Eating Behavior" dienooreenkomstig geïndekseer word. Argiveer dit gevolglik in die lettergroep "P" (vir "Gedrag").
- Andersins kan u 'Anoa-eetgedrag' as 'Anoa, eetgedrag' indekseer as u 'n ensiklopedie-geformateerde groep gebruik, eerder as om slegs anoa-verwante lêers te argiveer. Hierdie lêer word dan in die lettergroep "A" geargiveer.
- 'N Promosiebrosjure kan as' Anoa, uitstalling (dieretuin in Jakarta) 'geïndekseer word as u voorspel dat daar baie materiaal by die anoa -uitstalling sal wees. U kan byvoorbeeld 'n ander lêer as' Anoa, uitstalling (Bandung -dieretuin) indekseer.
- Andersins kan die promosiebrosjure as "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" geïndekseer word as u verwag om verskeie lêers wat met die dieretuin in Jakarta verband hou, te ontvang, of as u ensiklopedie -indeling op lêers volgens geografiese ligging wil gebruik.
Stap 4. Sorteer die lêers alfabeties volgens hul indeksnaam
Die algemene reël om alfabeties in te dien, is om lêers van A (eerste) tot Z (laaste) te rangskik. Gebruik die spesiale inligting om die onderskeid en volgorde te definieer, sodat u die lêers kan skei. As 'n voorbeeld:
- Die volgorde wat in die vorige stap geïndekseer is, kan iets soos hierdie wees (afhangende van die stelsel wat gebruik word): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" en "Anoa Eating Behavior" OF "Anoa, tentoonstelling (Jakarta Dieretuin)) "," Anoa, eetgedrag "en" Dahlia, Jasmin A. ".
- Die lêers vir "Kangaroo" word gesorteer na die lêers vir "Elephant". Die lêers vir "Giraffe" sal tussenin wees, en die lêers vir "Anoa" word voor "Bear" en "Sheep" georden. Die volgorde is dus: "Anoa", "Beer", "Skape", "Olifant", "Kameelperd", "Kangaroo".
- As u later die "Armadillo" -lêers byvoeg, sal dit na "Anoa" wees. Aangesien hulle albei met die letter "A" begin, moet u na die letter na die A ("N" vir anoa en "R" vir "armadillo") kyk om die volgorde te bepaal. Die nuwe orde is dus: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Stap 5. Benoem jou lêergids
Om dit makliker te vind, merk elke argiefmap met die indeksnaam wat ooreenstem met die lêer daarin. Hierdie metode maak dit ook makliker om nuwe lêers in volgorde te argiveer.
- Plaas die argief in sy gids.
- Dit sou makliker wees as u die vouer met kleur gekodeer het om die bruikbaarheid daarvan te verhoog. As u byvoorbeeld groepering van ensiklopedieformate gebruik, kry elke groep sy eie kleur en word elke lêer in elke groep volgens sy kleur geëtiketteer.
Stap 6. Dokumenteer die indeksering- en liasseringstelsel
U indekserings- en liasseringstelsel moet konsekwent geïmplementeer word. Maak seker dat almal wat toegang tot die lêer het, die stelsel ken waarop dit werk. U kan byvoorbeeld 'n dokument skep of deel wat besonderhede bevat van u reëls vir die indiening van stelsels. Dit sal almal help om die liasseringstelsel doeltreffend te kan gebruik.
Stap 7. Argiveer die nuwe lêer behoorlik
Plaas lêers volgens indeksnaam en alfabetiese volgorde in die kas, volgens u stelsel. Indien nodig, skuif die huidige lêer om die nuwe lêer op die regte plek in te sluit.
Deel 2 van 2: Hantering van spesiale gevalle
Stap 1. Argiveer lêers volgens belangrike terme
Soms is dit makliker om lêers volgens navraag te argiveer, eerder as die titel of naam wat daar gelys word. Dit verseker dat lêers geïndekseer en deursoek kan word met behulp van die mees logiese terme. As 'n voorbeeld:
'Die eerste bank in Jakarta' kan geïndekseer en as 'Jakarta, eerste bank' gearchiveer word. 'Jakarta' is die sleutelterm in hierdie inskrywing, in plaas van 'Eerste' of 'Bank', veral as u ander lêers met 'n soortgelyke naam het, soos 'First Bank in Bandung' of 'First Bank in Medan'
Stap 2. Sorteer name op van
Die standaardargief beveel aan dat mense se vanne eers geïndekseer word, aangesien dit as beduidende terme beskou word.
- Daarom word 'Jasmin A. Dahlia' geïndekseer en geargiveer as 'Dahlia, Jasmin A.'.
- Sluit die titel (Dr., Ir, ens.) Aan die einde in. Byvoorbeeld, "Dr. Jasmin A. Dahlia”word geïndekseer en geargiveer as“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Gewoonlik word die name letterlik vir letter volgens die spelling daarvan gesorteer. Byvoorbeeld, "MacDonald" sal voor "McDonald" wees. Daarom, "D '", "L" "," Le "," de ", ens. word as deel van die naam beskou en nie as 'n aparte eenheid nie. Dit word gewoonlik toegepas op vreemde name. Die lêers "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" en "Wolfe" is byvoorbeeld korrek gesorteer (NIE "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ") nie.
- 'N Uitsondering op hierdie reël geld gewoonlik wanneer 'n persoon se naam deel uitmaak van die naam van 'n onderneming of organisasie. In hierdie geval, behandel die persoon se naam as 'n eenheid in die besigheidsnaam. Byvoorbeeld, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" word onder die lettergroep "J" geliasseer, en word NIE as "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services" geïndekseer nie.
Stap 3. Ignoreer artikels, voegwoorde en voorsetsels
Artikels (bv. "A", "an" en "die" in Engels), voegwoorde (bv. "En", "maar" en "of") en voorsetsels (bv. "Met", "van" en " na ") word gewoonlik oorgeslaan deur alfabeties te indekseer en te argiveer omdat dit nie as 'n beduidende term beskou word nie. Dit geld selfs as artikels, voegwoorde of voorsetsels die lêernaam uitmaak. As 'n voorbeeld:
- Die lêer met die titel "'n Ondersoek na die voedingspraktyke van Emu's" word in die letter "E" -groep, vir "Emu" ('n betekenisvolle woord in die lêertitel), in plaas van die letter "A" van "an" geargiveer, aangesien dit 'n Engelse artikel.
- “Dahlia and Soetono, Pest Control Services” word gelys na “Dahlia, Jasmin A.” Die indeksname begin albei met die letters “Dahlia”, sodat die volgordebepaling na die volgende betekenisvolle term (in hierdie geval, “Soetono” en “Jasmin”) verskuif word om die lêer te bepaal. Ignoreer die woord "en" omdat dit nie betekenisvol is nie.
Stap 4. Hanteer afkortings asof hulle uitgespreek word
By die indiening kan u afkortings soos "Tbk." (afkorting vir "Open"). Gewoonlik indekseer en argiveer u lêers soos 'n woord, eerder as slegs 'n string letters.
Byvoorbeeld, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" word geargiveer na "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Stap 5. Lê die nommers in soos gewoonlik
As u lêers alfabeties argiveer, sien u lêers met getalle. Gewoonlik word hierdie lêers soos gewoonlik geargiveer, eerder as om dit uitgespel te word. Getalle word ook voor briewe geargiveer.
- Byvoorbeeld, "3 dae vir ewig" sal in argief wees voor "100 besigheidswenke" (omdat "3" voor "100" kom).
- 'Handelswenke' en 'wenke vir aandele' word na '100 sakewenke' geargiveer, want syfers word voor letters georden.
- Speltgetalle word as woorde in plaas van getalle behandel. Die lêers “100 groot leiers in die sakewêreld”, “tweehonderd kragtige wenke om sake te doen” en “wenke om sake te doen” is byvoorbeeld in orde.
- As dit u inskrywing egter makliker maak, maak 'n uitsondering en sorteer altyd die nommers asof dit gespel is.
Stap 6. Hanteer spesiale karakters
Alle nie-alfabetiese of nie-getal karakters wat tydens indeksering voorkom, moet in ag geneem word. Die hantering van verwante karakters hang egter af van die tipe:
- Leestekens (soos apostrofe, punte en kommas) word gewoonlik geïgnoreer. Byvoorbeeld, die lêers "Washington's Best Coffee" en "Washington State Fair" word in volgorde geargiveer.
- Gewoonlik word die diakritieke geïgnoreer en as verwante letters beskou. 'Helder' word byvoorbeeld as 'Eclair' en 'ber' as 'Uber' geargiveer. Die metode is egter nie van toepassing as u die lêer alfabeties argiveer in 'n taal wat diakritika gebruik nie, sodat die normale alfabetiese volgorde van die taal nagekom moet word.
Stap 7. Gebruik die reël "niks voor iets" indien nodig
Tipies word spasies (insluitend leestekens en ander elemente wat oorgeslaan word) geïgnoreer wanneer hulle alfabeties argiveer. As u egter lêers teëkom wat op 'n soortgelyke manier begin, gebruik 'n spasie of die "niks voor iets" -reël om die volgorde in die argief te spesifiseer.
- Byvoorbeeld, lêers "Bank Jakarta", "Bank Bandung" en "Bank Medan" word in hierdie volgorde geargiveer.
- Die lêer "Dahlia, Jasmin A." was voor "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Stap 8. Onderskei, indien nodig, die lêer met meer gedetailleerde inligting
In seldsame gevalle is die alfabetiese inligting nie voldoende om die volgorde van die lêers te bepaal nie. Indien wel. Gebruik meer inligting om lêers te indekseer en te argiveer. Merk bykomende inligting op elke lêer sodat hulle onderskei kan word. As 'n voorbeeld:
- Sorteer dit op geboortedatum as u lêers het vir twee mense met die naam Jasmin A. Dahlia. Die lêer “Dahlia, Jasmin A. (gebore 1853)” kom voor “Dahlia, Jasmin A. (gebore 1967).
- U kan lêers ook volgens geografiese ligging sorteer. As u lêers van drie verskillende banke van drie verskillende plekke het, en elke bank die naam "Bank Mandiri" het, sorteer dit soos die volgende voorbeeld: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" en "Bank Mandiri (Medan) ".
- As u dus twee lêers oor bere of bersoorte het, moet u dit verder onderskei volgens spesies, geografiese ligging, ensovoorts. Byvoorbeeld die lêers vir "Bear, Chocolate" en "Bear, Polar" (in volgorde), of lêers vir "Bear (Europe)" en "Bear (North America)" (in volgorde).
Stap 9. Stel alle uitsonderings en spesiale reëls in kennis
Maak seker dat almal wat u lêers gebruik, bewus is van enige uitsonderings op die standaard riglyne vir die indiening van stelsels. Dit sal help om te verseker dat almal die liasseringstelsel korrek en doeltreffend gebruik.
