Sakeverslae is een van die doeltreffendste kommunikasiemiddele in die huidige sakewêreld. Die voordele van besigheidsverslae is baie. Maatskappye of individue kan besigheidsverslae gebruik om belangrike besluite te neem. As u 'n goeie besigheidsverslag wil skryf, leer hoe en verstaan u die doel van die skryf van 'n verslag.
Stap
Deel 1 van 2: Besluit watter tipe besigheidsverslag u wil skryf
Stap 1. Gebruik besigheidsverslae om idees oor te dra
Hierdie verslag word 'regverdigings-/aanbevelingverslag' genoem. U kan hierdie verslag gebruik om idees met u bestuurder of direkteur te deel. Gewoonlik moet u 'n opsomming en inhoud van die verslag opstel. Opsomming is 'n manier om idees oor te dra. Die liggaam bevat inligting oor die voordele, koste, risiko's en ander inligting wat met u idee verband hou.
U wil byvoorbeeld 'n drukker vir u afdeling koop. Om die bestuurder te oortuig dat die drukker werklik nodig is, moet u 'n regverdigings-/aanbevelingverslag opstel vir die formeel indiening van 'n drukaankoopversoek aan die bestuur
Stap 2. Gee die risiko's wat met die sakegeleentheid gepaard gaan
'Ondersoekverslae' help besluitnemers om die risiko's in ag te neem wat hulle moet ondervind wanneer hulle sekere stappe wil doen, sodat die bestuur onbedoelde gevolge kan verwag. Hierdie verslag bestaan uit 'n inleiding, 'n liggaam en 'n gevolgtrekking. Die voorwoord bevat belangrike inligting oor die kwessie wat ondersoek word. Die liggaam bevat 'n uiteensetting van die feite en die resultate van die ondersoek. Die gevolgtrekking bevat 'n opsomming van die verslag.
Die farmaseutiese onderneming X wil byvoorbeeld saamwerk met die farmaseutiese onderneming Y wat 'n probleem ondervind. Maatskappy X wil nie saamwerk met maatskappye wat tans finansiële probleme ondervind nie. Daarom soek maatskappy X volledige inligting oor maatskappy Y en berei dan 'n ondersoekverslag op om die finansiële data van maatskappy Y met die finansiële direkteur te bespreek
Stap 3. Gee inligting oor nakoming aan regeringsinstansies
Hierdie verslag, wat gewoonlik 'n 'nakomingsverslag' genoem word, is nuttig om korporatiewe aanspreeklikheid aan te toon deur aan regeringsinstansies (stad, provinsie, sentraal, ens.) Te bewys dat die bestuur volgens toepaslike wette/regulasies werk en finansies bestuur volgens prosedures. Hierdie verslag bestaan uit 'n inleiding, 'n liggaam en 'n gevolgtrekking. Die voorwoord bevat 'n uiteensetting van die hoofonderwerpe wat in die verslag behandel word. Die bagasiebak bevat data, feite en ander inligting wat regeringsinstansies moet weet. Die gevolgtrekking bevat 'n opsomming van die verslag.
Die raad van direkteure van 'n regeringsversekeringsmaatskappy moet byvoorbeeld aan die minister van finansies voorgee dat die bestuur van die maatskappy uitgevoer word in ooreenstemming met die wette en regulasies wat in 2019 van krag is. Hiervoor berei die raad van direkteure 'n jaarlikse nakomingsverslag om die onderneming se aktiwiteite gedurende 2019 voor te lê
Stap 4. Stel die haalbaarheid van die voorgestelde idee of projek voor
'N Verslag wat 'n verduideliking bevat om te bepaal of 'n idee aanvaar of verwerp word, word 'n' haalbaarheidsverslag 'genoem. Hierdie verslag bestaan uit 'n opsomming en 'n liggaam. Die opsomming bevat idees, terwyl die liggaam die voordele, moontlike probleme, koste en ander kwessies rakende die voorgestelde idee uiteensit. Die bestuur kan die haalbaarheidsverslag gebruik om die volgende vrae te beantwoord:
- Kan hierdie projek binne die finansiële begroting voltooi word?
- Is hierdie projek winsgewend?
- Kan hierdie projek volgens 'n voorafbepaalde skedule voltooi word?
Stap 5. Stel die navorsingsresultate voor wat deur die studie verkry is
'N' Navorsingsverslag 'bied die resultate van 'n gedetailleerde studie van 'n baie spesifieke kwessie of probleem. Hierdie verslag bestaan uit 'n opsomming (opsomming), voorwoord, metodes wat gebruik word, navorsingsresultate, gevolgtrekkings en voorstelle. As u 'n verslag maak, moet u die resultate van die studies wat as verwysings gebruik word, in kennis stel.
Die bestuur wil byvoorbeeld 'n studie onderneem wat alle personeel insluit om te besluit of dit nodig is om werknemers te verbied om in die kantine van die onderneming te rook. Die persoon wat die studie uitvoer, sal 'n verslag oor die navorsingsresultate skryf
Stap 6. Help die onderneming om sy beleid, produkte of prosedures te verbeter deur konsekwente toesig
Stel dan 'n "periodieke verslag" op wat elke sekere tydraamwerk geskryf word, byvoorbeeld weekliks, maandeliks, kwartaalliks, ens. Hierdie verslag bied die doeltreffendheidsvlak van die onderneming, wins/verlies en ander data vir 'n sekere tydperk aan.
'N Aptekeienaar sal byvoorbeeld sy verkoopspersoon vra om elke 3de van die daaropvolgende maand 'n maandelikse verkoopsverslag voor te lê
Stap 7. Gee 'n verslag in geval van sekere situasies
In teenstelling met periodieke verslae, word 'situasieverslae' geskryf vir spesifieke behoeftes, soos bloot inligting in vergaderings of verslagdoening oor pogings om natuurrampe die hoof te bied. Hierdie verslag bestaan uit 'n inleiding, 'n liggaam en 'n gevolgtrekking. Die inleiding bevat 'n uiteensetting van die gebeure wat gerapporteer is en gee 'n kort oorsig van die kwessies wat in die hoofstuk van die verslag bespreek word. Ten slotte, verduidelik die oplossings wat uitgevoer en gaan word.
Die goewerneur vra die burgemeester byvoorbeeld om 'n situasieverslag te verskaf nadat 'n orkaan in die gebied onder sy verantwoordelikheid voorkom
Stap 8. Gee 'n paar oplossings om die probleem op te los
Die "maatstafverslag" bied verskeie oplossingsopsies vir die neem van besluite. Volgens sy doel beveel die skrywer verskeie aksies aan wat geneem moet word. Hierdie verslag bestaan uit 'n inleiding, 'n liggaam en 'n gevolgtrekking. Die voorwoord verduidelik die doel van die skryf van die verslag. Die bolyf gee uiting aan die situasie of probleem, asook verskeie oplossingsopsies. Gevolgtrekking gee die beste oplossing.
'N Motoronderneming wil byvoorbeeld 'n fabriek in Asië bou. As u die benchmarkverslag skryf, moet u 'n maksimum van 3 lande volgens die behoeftes van die onderneming opstel en die beste plek in die gevolgtrekking voorstel
Deel 2 van 2: Die skryf van 'n besigheidsverslag
Stap 1. Bepaal die doel van die skryf en opmaak van die verslag
Vra jouself af waarom jy 'n besigheidsverslag wil skryf. Kies die tipe verslag in die lys hierbo volgens die doelwitte wat bereik moet word.
- Wat ook al die rede is, maak seker dat u kort en duidelik doelwitte stel. Verslaglesers raak verward as die doelwitte lank geformuleer word, sodat die geloofwaardigheid van die verslag betwyfel word.
- U afdeling benodig byvoorbeeld ekstra promosiefondse. Fokus tydens die skryf van die verslag op die beskikbare begrotingsbegroting wat tans beskikbaar is en bied 'n effektiewe werkplan aan om die ekstra geld te benut.
Stap 2. Oorweeg die gehoor wat die verslag gaan lees
Verslaglesers kan van buite die onderneming kom (nie werknemers nie) of van binne die onderneming. As u 'n verslag skryf, moet u in gedagte hou hoe goed die leser verstaan of inligting het oor die onderwerp wat bespreek word. Dink ook aan hoe nuttig die inligting in die verslag vir die leser sal wees.
- Wie ook al die verslag wil lees, die finansiële aspek is altyd die hoogste prioriteit vir die bestuur of kliënte.
- U wil byvoorbeeld 'n werksaandeelprogram in u afdeling implementeer. Hiervoor moet u 'n besigheidsverslag skryf wat deur die personeeldirekteur, bedryfsdirekteur en uitvoerende hoof gelees word. Oorweeg die moontlikheid dat hulle reeds van die program weet, sodat u relevante inligting in die verslag kan verskaf. As die bestuur nog nooit 'n werksaandeelprogram bespreek het nie, is u verslag insiggewend en nuttig. As die onderneming hierdie program reeds beplan het, is u verslag ondoeltreffend en minder oortuigend.
Stap 3. Bepaal wat geleer moet word
Die moeilikste stap by die opstel van 'n besigheidsverslag is nie skryf nie. Dit is die moeilikste om gevolgtrekkings te maak en ondersteunende data te versamel. U moet 'n wye verskeidenheid vaardighede hê, byvoorbeeld om data te versamel en die mark te ontleed. Wat moet u en die bestuur weet om ingeligte besluite te kan neem oor die onderwerpe wat in u verslag behandel word?
Stap 4. Versamel relevante data om 'n verslag te skryf
Maak seker dat die ondersteunende data wat u verskaf, die resultaat is van navorsing. Anders kan u geloofwaardigheid verloor. Data -insameling word ook bepaal deur die tipe verslag wat geskryf moet word. Maak seker dat u data gebruik wat akkuraat en relevant is vir die doel van die skryf van die verslag.
- Data uit interne bronne is gewoonlik vinniger om in te samel. Byvoorbeeld, produkverkoopdata kan telefonies by die verkoopsafdeling aangevra word. Die data word dus onmiddellik ontvang en ingesluit in die verslag.
- Eksterne data kan by die onderneming verkry word. As ander departemente verbruikersdata versamel en ontleed het, vra dit, sodat u nie u eie navorsing hoef te doen nie. Die nodige gegewens moet aangepas word vir die sakebedryf, maar besigheidsverslagskrywers hoef gewoonlik nie eers navorsing te doen nie.
- As u byvoorbeeld 'n regverdigings-/aanbevelingverslag wil skryf, doen 'n bietjie navorsing om die voordele van die voorgestelde idees uit te vind en sluit die resultate van die navorsing in die verslag in.
Stap 5. Besluit hoe u die verslag moet struktureer voordat u dit skryf
Hierdie besluit word beïnvloed deur die doel van die skryf van die verslag. Byvoorbeeld, hoe om 'n nakomingsverslag en 'n haalbaarheidsverslag op te stel, verskil. Begin skryf as u kan uitvind hoe u die verslag kan opstel.
- Sorteer die ondersteunende data in verskillende groepe. Besigheidsverslae bevat gewoonlik 'n magdom data en inligting. Om data in groepe te verdeel, is die sleutel tot die suksesvolle skryf van 'n goeie besigheidsverslag. Gee byvoorbeeld verkoopdata apart van kliëntedata en bevat 'n titel vir elke data -opsomming.
- Stel verslae op deur herhalingsdata volgens titel te sorteer om dit maklik te lees en te verstaan. Die data wat aangebied word, kan dus die hoofdoel van die skryf van die verslag ondersteun.
- Soms moet u wag totdat iemand anders data ontleed of invoer. Terwyl u wag, kan u die volledige datastel verwerk.
Stap 6. Maak gevolgtrekkings en gee spesifieke voorstelle
Maak seker dat u logiese gevolgtrekkings maak met behulp van die data in die verslag. Verduidelik die aksies wat geneem moet word op grond van hierdie gevolgtrekkings.
Elke oplossing wat u voorstel, moet gevolg word deur spesifieke, meetbare aksies. Beskryf enige veranderinge aan die posbeskrywing, skedule of toewysing van fondse wat nodig is om die nuwe werkplan te implementeer. Maak seker dat u voorstelle ondersteun word deur data wat bewys dat die bestuur die doelwitte kan bereik deur die oplossings in die verslag te implementeer
Stap 7. Stel 'n uitvoerende opsomming op
Hierdie opsomming sal die eerste bladsy van die besigheidsverslag wees, maar word aan die einde geskryf. Die opsomming is 'n manier om die resultate van die studie en gevolgtrekkings voor te stel om 'n blik op die inhoud van die verslag te gee as iemand nie tyd het om dit tot die einde te lees nie. As illustrasie is 'n uitvoerende opsomming soos 'n filmtrailer of 'n tesis -opsomming.
Hierdie verslag word die opsomming genoem omdat besige bestuurders hierdie opsomming slegs mag lees. Gee belangrike inligting aan die meerderes in 200-300 woorde in die vorm van 'n uitvoerende opsomming. Hy kan verder lees as hy die besonderhede wil weet
Stap 8. Gebruik infografika om spesifieke data oor te dra
Soms moet u kwantitatiewe data verskaf met behulp van grafieke of kaarte. Gee data met verskillende kleure aan om dit aantrekliker en makliker te maak. Gebruik kolpunte, opeenvolgende getalle of tabelle om die data makliker te lees. Hierdie stap laat die weergawe van die data anders lyk om die betekenis daarvan aan te toon.
- Gewoonlik laat beelde besigheidsverslae aantrekliker lyk. Verslae lyk eentonig as dit slegs teks en syfers bevat. Stel relevante en nuttige infografika voor, maar moenie dit oordryf nie.
- Skryf die inligting in blokkies op 'n bladsy wat byna volledig in teks is, sonder tabelle of syfers. Volteksbladsye is geneig om vervelig te wees. 'N Opsomming van belangrike inligting kan in 'n boks aangebied word.
Stap 9. Lys die bronne van inligting
Afhangende van die tipe navorsing wat u doen, moet u moontlik die inligtingsverskaffer lys. In 'n besigheidsverslag is 'n bibliografie of bronbladsy daarop gemik om inligting aan die leser te verskaf as hy ander data wil nagaan of soek.
Gebruik die korrekte formaat wanneer aanhalings in verslae volgens tipe onderneming ingesluit word
Stap 10. Gaan die verslag 2 keer na
U lyk nie ernstig as u spelling- of grammatikale foute rapporteer nie. Hierdie foute stel die geloofwaardigheid van u studie in twyfel. Bied ook duidelike en ondubbelsinnige inligting.
- Gebruik byvoorbeeld nie moeilik verstaanbare woorde of te lang sinne nie.
- Vermy verskillende gesprekke.
- As die verslagleser in dieselfde besigheid is, kan u jargon of tegniese terme gebruik, maar moenie dit oordryf nie.
- Gewoonlik word besigheidsverslae geskryf met behulp van die passiewe stem. Hierdie verslag is 'n voorbeeld wat toon dat skryf met passiewe sinne beter is as aktiewe sinne.
- As u verslae nagaan, kan foute oor die hoof gesien word omdat u self getik het. Laat 'n ondersteunende medewerker u verslag lees en vra dan terugvoer. Dit is baie beter om foute van kollegas te ken as van meerderes. Maak gebruik van eweknie -insette om verslae te verbeter terwyl u voorstelle in ag neem.
Stap 11. Maak 'n inhoudsopgawe
Skryf 'n besigheidsverslag volgens die amptelike formaat deur 'n inhoudsopgawe te skep wat nuttig kan wees as 'n verwysing as u na 'n spesifieke bladsy soek. Sluit die bladsynommers van elke afdeling van die verslag in die inhoudsopgawe in, veral die opsomming en gevolgtrekking.
Stap 12. Tyd om die verslag te bind
Die beste manier om 'n verslag wat 'n nuttige volledige oorsig bied, te verbeter, is om dit so goed as moontlik te bind, byvoorbeeld met behulp van spiraaldraad, bindmiddels of kartonomslag. Die verslag lyk dus netjies en aantreklik, sodat ander dit tot die einde toe wil lees.
