Aanvanklik lyk dit moeilik om 'n posverslag te skryf, maar dit is eintlik makliker as wat u dink. Werkverslae word gewoonlik gebruik om die vordering van 'n spesifieke projek te verduidelik of gevolgtrekkings en aanbevelings oor sekere kwessies in die werkplek te gee. Om maklik 'n effektiewe werkverslag te skryf, moet u eers kyk na u doel, gehoor, navorsing en boodskap. Stel 'n verslag op volgens die besigheidsverslagformaat. Doen hersienings sodat die verslag effektief word.
Stap
Deel 1 van 3: Beplanning van 'n werkverslag
Stap 1. Identifiseer die doel en onderwerp van die verslag
Soms word u gevra om 'n verslag te doen. Die doel of onderwerp van die verslag sal heel waarskynlik in die versoek vermeld word. As u nie seker is oor 'n doel of onderwerp nie, oorweeg die boodskap wat u aan u lesers wil oordra. U kan ook verduidelik met u toesighouer of die superieur.
U doel kan byvoorbeeld wees om 'n besigheidskwessie te ontleed, die resultate van 'n projek waaraan u werk te verduidelik, of 'n uiteensetting van die vordering van u werk aan 'n toesighouer te gee
Stap 2. Kies 'n toon en taal wat by die leser pas
Oorweeg die leser se kennis en die jargons wat hulle ken. As u 'n verslag skryf, kan u jargon en meer professionele taal gebruik as wanneer u vir die publiek skryf.
- Wie sal die verslag lees? Oorweeg lesers wat u verslag waarskynlik sal gebruik.
- As u leserspubliek heterogeen is, skryf die volledige inligting neer vir die leser wat die minste kennis het van wat u skryf. Gebruik egter opskrifte vir elke afdeling sodat meer opgevoede lesers inligting wat hulle nie nodig dink nie, kan oorslaan. U kan ook spesifieke afdelings skryf om spesifieke groepe lesers aan te spreek.
Stap 3. Versamel data en ondersteunende materiaal indien enige
Sluit die materiaal in wat u gebruik het as basis vir u gevolgtrekkings of aanbevelings. U sal na hierdie materiaal verwys wanneer u die verslag voorberei. Miskien moet u hierdie materiaal ook in die bylaag by die verslag insluit. Hieronder is die tipes materiaal wat u kan insluit tydens die opstel van 'n verslag:
- Finansiële inligting
- Diagram
- Grafiek
- Statistiese inligting
- Opname
- Vraelys
- Resultate van onderhoude met kundiges, kollegas, kliënte, ens.
Stap 4. Gaan u vordering na as u 'n vorderingsverslag skryf
Gee eerder 'n uiteensetting van die werk wat u verrig het, die werk wat u sal doen en of die werk in ooreenstemming was met die aanvanklike doelwit. Beskou die verslag as 'n antwoord op die vrae wat mense oor u projek kan hê. Hieronder is die vrae wat u in die verslag moet beantwoord:
- Het die omvang van die werk verander?
- Watter werk het u voltooi sedert die laaste verslag?
- Watter werk gaan jy doen?
- Sal u projek betyds voltooi word? Indien nie, hoekom?
- Watter probleem het u ondervind en hoe het u dit opgelos?
- Watter lesse het u hierdie maand geleer?
Stap 5. Gee 'n uiteensetting van die inligting wat u in die verslag moet insluit
Skryf 'n uiteensetting van u idee as 'n riglyn. Ontwikkel tydens die uiteensetting verslagopskrifte om te help organiseer wat u gaan sê. Hierdie uiteensetting hoef nie netjies of goed geskryf te wees nie, want slegs u sal dit gebruik.
- Oor die algemeen begin die verslag met 'n uiteensetting van die resultate, gevolgtrekkings of aanbevelings. Verduidelik daarna hoe u tot die gevolgtrekking gekom het en u manier van dink indien moontlik.
- As u 'n kontroversiële gevolgtrekking of aanbeveling gaan maak, verduidelik u proses en redenasie sodat die leser die redes agter u gevolgtrekkings en aanbevelings verstaan.
Deel 2 van 3: Opstel van 'n werkverslag
Stap 1. Gebruik 'n voorblad of titelblad
Die titelblad moet die naam van die verslag bevat, gevolg deur die datum van indiening op 'n aparte reël. Skryf die name van al die verslagskrywers op die derde reël. Skryf daarna die naam van die organisasie op die vierde reël.
- In sommige gevalle kan u 'n dekbrief insluit wat verduidelik waarom u die verslag skryf, wat daarin is en wat u volgende moet doen. Hierdie soort brief word algemeen gebruik as die proses om 'n verslag te skryf lank neem, of as die skrywer voel dat die leser addisionele verduideliking nodig het voordat hy in die verslag ingaan.
- Vir vorderingsverslae, skryf u naam, projeknaam, datum en verslagdoeningstydperk op die titelbladsy. Skryf dit op verskillende lyne. U kan elke reël met woorde benoem, soos 'naam', 'projeknaam', 'datum' en 'verslagperiode'. U kan ook inligting oor hierdie dinge skryf sonder etikette.
- Vra u baas of daar spesifieke aanbevelings oor die werkverslag is. Hierdie aanbevelings is die beste bron van materiaal vir die opstel van verslae.
Stap 2. Skep 'n uitvoerende opsomming wat belangrike inligting bevat
Sluit u gevolgtrekkings, motiverings en aanbevelings in. Die leser sal die belangrikste punte van die verslag verstaan sonder om dit in sy geheel te hoef te lees. U hoef nie te veel in detail in te gaan nie, maar die leser moet die beskrywing van u verslag verstaan. Die opsomming moet half tot een bladsy wees.
- U hoef nie die volledige verslag op te som nie. Fokus op die belangrike idees in die verslag, soos u belangrikste aanbeveling of gevolgtrekking.
- Slaan hierdie afdeling oor as u 'n vorderingsverslag skryf.
Stap 3. Skep 'n inhoudsopgawe
Maak 'n lys van al die afdelingopskrifte van die verslag en die bladsynommers daarvan. Hierdie lys maak dit makliker vir lesers om u verslag te gebruik en die nodige inligting te vind.
- Gebruik opskrifte en opskrifte vir elke afdeling sodat die verslag maklik leesbaar is.
- As u 'n vorderingsverslag skryf, hoef u gewoonlik nie 'n inhoudsopgawe te maak nie, tensy u baas dit vra. Gee egter 'n titel en opskrif vir elke afdeling om die verslag maklik te lees.
Stap 4. Skryf 'n inleiding om 'n idee van u verslag te gee
Vertel die leser waarom u die verslag geskryf het. Som die konteks agter die verslag op en verduidelik u doel. Dui die vrae aan wat u in die verslag sal beantwoord of die probleme wat u sal oplos. Beskryf die omvang en organisasie van die verslag.
- Die inleiding hoef nie lank te wees nie. Skryf duidelik en spesifiek sodat lesers die konteks en doel ken sonder om 'n te lang verduideliking te hoef te lees.
- Skryf 2-4 paragrawe vir die inleiding.
- Vir 'n vorderingsverslag is 'n inleidende gedeelte van 1-2 paragrawe voldoende. Die inleiding moet u projek en doelwitte opsom. U kan ook die werk wat u voltooi het en u volgende planne noem.
Stap 5. Verduidelik die resultate of gevolgtrekkings wat u genoem het
Gee 'n uiteensetting van enige navorsing of evaluering wat u oor die projek voltooi het. Skryf 'n bespreking en interpretasie van die bevindings en hul verband met die onderwerp van die verslag.
- Oor die algemeen bestaan hierdie afdeling uit 'n inleidende paragraaf en 'n lys van u gevolgtrekkings.
- Die gevolgtrekking kan so geskryf word: “1. Die bevolking word ouer, so die gesondheidsrisiko's van ons kliënte neem toe.”
- As u 'n vorderingsverslag skryf, het u geen resultate of gevolgtrekkings nie. Skryf prestasies of werk neer wat u na die inleiding voltooi het. U kan 2-4 paragrawe vir hierdie afdeling skryf. Gewoonlik sal 'n lys egter voldoende wees. Skryf '' 200.000.000 IDR verhoog om feestente te huur ',' 'n kontrak met Party Planning Company gesluit om die fees te beplan 'en' 'n opname van 1 500 inwoners gedoen om 'n openbare mening in te win. '
Stap 6. Gee aanbevelings vir toekomstige stappe
Aanbevelings moet verduidelik wat in die toekoms gaan gebeur. Beskryf watter probleem met u oplossing opgelos kan word en hoe dit verband hou met die gevolgtrekking wat u gemaak het. Nadat u die verduideliking geskryf het, lys die aanbevelings volgens nommer. Begin elke sin met 'n werkwoord. Maak 'n lys aanbevelings en begin met die belangrikste.
- U kan byvoorbeeld skryf: "1. Gee opleiding aan kardiopulmonêre resussitasie aan werknemers.”
- As u 'n vorderingsverslag skryf, moet u 'n lys maak van werksgeleenthede of doelwitte waaraan u in die volgende periode sal werk/bereik. U kan byvoorbeeld skryf: 'Soek 'n verskaffer vir die fees', 'Bepaal die ontwerp van die fees' en 'Bestel 'n advertensieplakkaat'.
Stap 7. Bespreek die proses en raamwerk wat die gevolgtrekking lê
Beskryf die benadering wat u gebruik het om die onderwerp, probleem of probleem te ontleed. Hersien u bevindinge en verduidelik dan hoe dit as basis vir aanbevelings gebruik is. Verdeel die bespreking in afdelings. Benoem die afdelings volgens die inhoud daarvan.
- Hierdie afdeling bevat ook 'n langer bespreking van navorsing en evaluering.
- Dit behoort die langste afdeling in u verslag te wees.
- As u 'n vorderingsverslag skryf, kan u hierdie afdeling oorslaan. U kan dit vervang met 'n afdeling oor knelpunte terwyl u aan 'n projek werk en hoe u dit kan oorkom. U skryf moontlik: 'Baie inwoners stuur nie opnames terug nie, omdat hulle nie voorafbetaalde posgeld ontvang nie. Daarna sal ons voorafbetaalde posgeld insluit of 'n digitale opname -opsie bied.”
Stap 8. Lys die verwysings wat u gebruik het om die verslag op te stel
Verwysings kan in die vorm van tydskrifartikels, nuus, onderhoude, opnames, vraelyste, statistiese bevindings en ander verwante inligting wees. Noem hierdie verwysings aan die einde van die verslag. Gee dit 'Bibliografie'.
- Tensy u gevra word om 'n spesifieke aanhalingstyl te gebruik, gebruik die APA -formaat in besigheidsverslae.
- Slaan hierdie stap oor as u 'n vorderingsverslag voorberei.
Stap 9. Heg aanhangsels by materiaal soos opnames, vraelyste of e -posse
Nie elke verslag vereis 'n aanhangsel nie. U kan dit egter insluit as u materiaal wat u aangehaal het, of bykomende inligting wil verskaf wat hulle kan help om u onderwerp of bevindings makliker te verstaan. Benoem elke aanhangsel met 'n ander letter.
- U kan byvoorbeeld 'bylaag A', 'bylaag B' en 'bylaag C' hê.
- As u 'n vorderingsverslag skryf, hoef u hierdie afdeling nie op te neem nie.
Stap 10. Skryf 'n kort gevolgtrekking wat al u bevindings of vordering saamvat
U hoef miskien nie 'n gevolgtrekking te skryf nie, maar 'n gevolgtrekking kan die pogings wat u gedoen het, beklemtoon. Maak 'n gevolgtrekking van 3-4 sinne om al die inligting wat u in die verslag aangebied het, op te som.
U kan skryf: 'Die kunsfeesbeplanningsprojek is volgens skedule uitgevoer. Ons het 90% van die beplanningsaktiwiteite voltooi en het oorgegaan na die materiaal -aankoopproses. Die projek staar tans geen hindernisse in die gesig nie, maar ons sal enige probleme wat in die toekoms mag voorkom, hanteer.”
Deel 3 van 3: Skryf van effektiewe verslae
Stap 1. Gebruik 'n duidelike titel om die verslag maklik te gebruik
Maak die titel duidelik en nie breedvoerig nie. Deur na die titel te kyk, moet die leser onmiddellik verstaan waaroor u verslag handel.
- Die titels wat u moontlik benodig, sluit in: Inleiding, werk voltooi, doelwit vir volgende periode, hindernisse en oplossings en gevolgtrekking.
- Skep 'n titel wat ooreenstem met die inligting in die verslag.
- Vir vorderingsverslae is u lesers waarskynlik toesighouers, spanne of kliënte.
Stap 2. Gebruik eenvoudige, eenvoudige taal om idees oor te dra
Werkverslae vereis nie ingewikkelde woorde en blomme nie. U hoef net die belangrike punte aan die leser oor te dra. Gee idees met behulp van die eenvoudigste woorde en kom tot die kern van die idee.
Skryf, "Inkomste styg met 50% in die vierde kwartaal," eerder as, "Inkomste styg met 50% en maak die verdienste in die vierde kwartaal skitterend."
Stap 3. Gebruik bondige skrif om u verslag kort te hou
Om te lank te skryf, is net 'n vermorsing van tyd vir u en die leser. Skakel onnodige woorde uit en kom reguit by die punt van u stelling.
- Sommige werksverslae is natuurlik lank omdat dit baie inligting bevat. Die manier waarop u dit skryf, moet egter bondig bly.
- Dit is beter om te skryf: 'Verkope het in die laaste kwartaal toegeneem nadat personeel telefonies bemark het', eerder as: 'Inkomste het die afgelope kwartaal skerp gestyg namate ons talentvolle en toegewyde verkoopspan potensiële kliënte telefonies bemark het om hulle te laat koop. produkte."
Stap 4. Bied idees aan deur objektiewe en emosionele taal te gebruik
Skryf die feite neer en laat lesers hul eie gevolgtrekkings maak op grond van 'n objektiewe oogpunt. U kan aanbevelings maak oor hoe u 'n spesifieke probleem moet hanteer, maar probeer nie om die leser se emosies te lok om dit te oorreed nie. Laat lesers idees en besluite bou op grond van 'n objektiewe perspektief.
In plaas daarvan om te skryf: 'Ongelukkige personeel ontbreek gewoonlik die moraal, sodat die kantoor soos 'n siellose masjien voel', kan u skryf: 'Personeel met 'n relatief lae produktiwiteit sê dat hulle ongelukkig voel.'
Stap 5. Moenie informele taal en die woorde "ek" of "ek" gebruik nie
'U kan moontlik die woord' ek 'in 'n vorderingsverslag gebruik as u alleen aan die projek werk. Moet andersins nie die woord “ek” of baie informele woorde in posverslae gebruik nie. U kan egter die woord 'u' gebruik as u sekere sinne na u teikengehoor verwys.
Gebruik professionele taal in verslae
Stap 6. Lees die verslag weer om seker te maak dat daar geen foute is nie
Grammatika en spelfoute sal die reputasie van die professionaliteit van die verslag verlaag. Lees dit weer om seker te maak dat daar geen spelfoute, slegte frases of verkeerde woordkeuses is nie. Dit sou beter wees as u die verslag twee keer herlees.
- Vra, indien moontlik, iemand anders om die verslag te lees, aangesien dit soms moeilik kan wees om self fout te vind.
- As u tyd het, laat die verslag 24 uur voordat u dit weer lees.
Wenke
- Nadat u die eerste werkverslag geskryf het, gebruik dit as 'n sjabloon vir daaropvolgende verslae.
- U werkplek het moontlik 'n sjabloon vir werkverslag. Vra u toesighouer of u die kantoorsjabloon kan gebruik.
- As u dit kan doen, gebruik die bestaande posverslagformaat van die organisasie waarvoor u werk. Kontroleer lêers by die kantoor of vra 'n afskrif van die verslag aan 'n toesighouer of kollega.
