Werk en besigheid, veral in 'n kantooromgewing, vereis 'n sekere mate van samewerking. Byvoorbeeld, belangrike besluite vereis dikwels meer vanuit die perspektief van een individu en oor die algemeen vereis die sukses van 'n belangrike taak die kundigheid van 'n aantal mense. Vergaderings is 'n manier om gestruktureerde en georganiseerde samewerking te skep, maar sonder 'n doel of beheer kan vergaderings maklik te lank en ondoeltreffend word. Om te weet hoe om vergaderings te beplan, voor te berei en te lei, kan die verskil maak tussen 'n effektiewe vergadering en 'n tydmorsende vergadering.
Stap
Deel 1 van 3: Voorbereiding vir die vergadering
Stap 1. Bespreek die komende vergadering met die deelnemers
As u agterkom dat u die voorsitter van 'n komende vergadering is, is een van die eerste dinge wat u moet doen, 'n bietjie tyd daaraan spandeer om te praat met die mense wat gaan deelneem (veral belangrike mense op hoë vlak). Vra of daar iets spesifiek is wat hulle tydens die vergadering wil bespreek. Teken hul antwoorde op en gebruik dit as 'n gids terwyl u u agenda skryf.
Om deelnemers te vra wat hulle wil bespreek, is 'n slim stap, nie net om dit makliker te maak om die agenda te skryf nie, maar ook om hulle by die vergaderingsproses te betrek, selfs voordat die vergadering begin. Mense is meer geneig om dit by te woon en aandag te skenk tydens vergaderings as hulle weet dat kwessies wat vir hulle belangrik is, bespreek sal word
Stap 2. Skryf en deel 'n agenda
Die vergaderingsagenda is nie net nuttig vir die vergaderingleier nie, maar ook vir die aanwesige gaste. Die agenda bevat nuttige inligting oor die vergadering, soos wanneer, waar en wie dit gaan bywoon. Die belangrikste is dat die agenda ook die besprekingsonderwerpe uiteensit wat bespreek moet word, sodat almal voorbereidings kan tref. Stuur die agenda voor die vergadering self - hoe belangriker die vergadering, hoe vroeër moet u die agenda stuur.
Een ding wat op die agenda geplaas moet word, is die beraamde tydsbeperking vir elke bespreking. Met 'n rowwe skedule wat vroeër uiteengesit is, kan dit makliker wees om die vergadering op koers te plaas. Alhoewel sommige van die gebeure op u agenda langer (en ander vinniger) sal duur, sal die skedule dit vir u makliker maak om die algehele tyd te organiseer en aan te pas
Stap 3. Doen navorsing oor die onderwerp van vorige besprekings en vergaderings
Die mense wat die vergadering bywoon, weet moontlik nie al die inligting oor die onderwerp wat u van plan is om te bespreek nie - sommige het moontlik nie die laaste vergadering bygewoon nie, terwyl ander moontlik vergeet het. Dit is 'n goeie idee dat u as vergaderingvoorsitter die geskiedenis van die bespreking tot dusver ken. Praat met mense wat voorheen belangrike vergaderings bygewoon het om uit te vind oor onopgeloste kwessies, sodat u dit tydens die vergadering kan bespreek. U moet ook die notule van die laaste vergadering ontvang van die amptenaar wat die notas hou om u te help om u planne te organiseer.
Notules van vorige vergaderings kan 'n belangrike bron vir u as leier wees. Die notules gee 'n opsomming van die besprekings en besluite wat tydens die laaste vergadering plaasgevind het, sodat u al die belangrike inligting relatief vinnig en maklik kan vind. Miskien moet u belangrike vergaderingsnotules met deelnemers saam met 'n agenda deel
Stap 4. Berei vooraf die ontmoetingsplek voor
Op die dag van die vergadering moet u seker maak dat die kamer of plek wat gebruik gaan word, skoon, netjies en gereed is vir die deelnemers aan die vergadering. U moet seker maak dat alle vergaderings tegnologie komponente (soos aanbiedings, projektors, visuele toestelle, ens.) Behoorlik en gereed is om te gebruik - tegniese warboel kan waardevolle tyd mors en die vlot verloop van 'n vergadering versteur.
As u 'n elektroniese aanbieding gebruik (soos PowerPoint, ens.), Neem die tyd om vertroud te raak met die afstandsbediening of kliker wat in die aanbieding gebruik sal word. U wil beslis nie tyd mors om met die beheerders te vroetel terwyl u belangrike kwessies bespreek nie
Deel 2 van 3: As leier optree tydens vergaderings
Stap 1. Open die vergadering amptelik
As die geskeduleerde tyd op is en alle deelnemers (of ten minste alle belangrike deelnemers) teenwoordig is, vestig die aandag op almal in die kamer. Stel u voor as die leier en wat die doel van die vergadering is. Stel 'n tydsraamwerk deur aan te dui wanneer u beplande vergadering eindig - u kan 'n lang of kort vergadering hê, maar om 'n tydsbeperking voor die tyd te gee, sal help om die vergadering betyds te hou. As sommige van die deelnemers mekaar nie ken nie, neem tyd om die name van die deelnemers kortliks te lees en die belangrike deelnemers voor te stel.
Daar moet op gelet word dat sommige besighede en organisasies streng en gereelde prosedures het om vergaderings te open en te hou. Daar is byvoorbeeld 'n paar organisasies wat vergaderings met die klop van 'n hamer open
Stap 2. Gee relevante opsommings van vorige vergaderings
Aan die begin van 'n vergadering wat deel uitmaak van 'n lang deurlopende projek, moet u kort inligting verskaf oor die projek deur 'n vinnige opsomming te gee van die gebeure of besluite van die vorige vergadering. Nie alle deelnemers weet soveel oor die besprekingsonderwerp as u nie, dus hierdie stap kan nuttig wees om die vergadering effektief en doeltreffend te maak.
- In plaas daarvan om die resultate van vorige vergaderings self op te som, kan u die sekretaris van die vergadering of amptenaar wat aantekeninge vra, vra om die notule van vorige vergaderings te lees om die opsomming 'n formele gevoel te gee.
- U moet ook oorweeg om belangrike korrespondensie of kommunikasie wat na die vorige vergadering plaasgevind het, te lees.
- Daar moet op gelet word dat dit moontlik nie nodig is om die afskrifte van die notule/korrespondensie aan die deelnemers te verskaf nie.
Stap 3. Laat belangrike deelnemers toe om verslag te doen oor die algemene situasie
Nooi dan mense met relevante kennis om u in kennis te stel van nuwe verwikkelinge wat sedert die laaste vergadering plaasgevind het. Dit kan alles wees - byvoorbeeld nuwe probleme wat die onderneming of organisasie in die gesig staar, veranderinge in personeel, projekontwikkelings en veranderinge in strategie wat hier bespreek kan word. Deelnemers aan die vergadering wil ook hoor van die resultate van spesifieke aksies wat geneem is as gevolg van vorige vergaderings.
Stap 4. Voltooi alle onvoltooide sake
As daar onopgeloste kwessies en besluite is wat nie van die laaste vergadering geneem is nie, probeer om dit op te los voordat u nuwe kwessies bespreek. Hoe langer die vorige uitgawe opgehou word, hoe minder deelnemers sal verantwoordelikheid daarvoor wil neem, dus probeer om die onafgehandelde sake tydens die vergadering te definieer en op te los. Gewoonlik word onafgehandelde sake in die notule van die vorige vergadering spesifiek gemerk as "onbeslis" of "ingedien vir verdere bespreking".
- Afhangende van die kultuur en regulasies waarin u werk, kan u onderneming of organisasie spesifieke prosedures hê om besluite te neem-byvoorbeeld, deelnemers aan vergaderings hoef byvoorbeeld slegs 'n meerderheidskonsensus te bereik, of miskien moet 'n groep mense op topvlak die taak neem alle besluite. besluit.
- Hou in gedagte dat sommige dinge te groot is om tydens 'n vergadering af te handel. U hoef nie te dink oor die vordering op lang termyn van onafgehandelde projekte nie. U moet egter 'n besluit of projek opneem wat aksie vereis.
Stap 5. Bespreek die nuwe onderneming
Kom dan met nuwe kwessies, bekommernisse en kwessies wat bespreek moet word. Dit is dinge wat natuurlik voortspruit uit die ontwikkelinge wat plaasgevind het tussen die vorige en huidige vergaderings. Probeer om konkrete, besliste besluite van die deelnemers te kry - hoe meer dinge u onbeantwoord laat, hoe meer onopgeloste kwessies sal u na u volgende vergadering bring.
Stap 6. Lees die slot van die vergadering
Nadat u al u ou en huidige kwessies uitgewerk het, moet u tyd opsy sit om die vergaderingkonklusie vir almal teenwoordig te lees. Maak 'n lys van al die besluite wat individueel geneem is, en beskryf indien nodig die spesifieke aksies wat van die deelnemers verwag word om voor die volgende vergadering te neem.
Hierdie stap is van kardinale belang - dit is u laaste kans om te verseker dat almal die vergadering verlaat en presies weet waar die projek staan en wat van hulle verwag word
Stap 7. Sluit af deur die basiese beginsels vir die volgende vergadering uiteen te sit
Noem ten slotte wat tydens die volgende vergadering bespreek sal word, en wanneer u begin beplan het, sê wanneer en waar die vergadering gehou sal word. Dit help deelnemers om 'n gevoel van kontinuïteit te skep van die een belangrike projek of besluit na die volgende, en gee hulle 'n tydsraamwerk om die taak wat aan hulle opgedra is, voort te sit of te voltooi.
Dit is opmerklik dat u nie 'n ander vergadering hoef te beplan as u al die ou en nuwe kwessies tydens die huidige vergadering behandel het nie. As daar egter genoeg onopgeloste kwessies is wat verdere bespreking verg of as u vordering met 'n spesifieke projek wil sien, kan 'n ander vergadering 'n goeie idee wees
Deel 3 van 3: Doeltreffende leiding van vergaderings
Stap 1. Lei die bespreking, maar moet dit nie oorheers nie
Een van u rolle as vergaderingleier is om die bespreking vlot te laat verloop. U rol is om nie 'n mening oor alle kwessies te gee nie, of om seker te maak dat die bespreking volgens 'n vaste skedule plaasvind. U moet buigsaamheid hê. Laat ander deelnemers vrylik praat en laat nuwe besprekingsonderwerpe na vore kom, selfs al is dit nie op die agenda nie. Miskien moet u 'n onderwerp subtiel beëindig of 'n sekere onderwerp van bespreking verander om die bespreking op koers te hou, maar u moet nie voel dat u alle aspekte van die vergadering moet beheer nie. Vergaderings is immers 'n samewerkingsproses.
Gee tydens u vergadering aandag aan u agenda. As 'n vergadering van die agenda af is, moet u sekere besprekingsonderwerpe oorskry of later uitstel. Moenie bang wees om dit te doen as die onderwerp wat bespreek word baie belangrik is nie
Stap 2. Moedig alle deelnemers aan om deel te neem
As vergaderingleier is dit u taak om 'n oop en produktiewe vergadering te verseker. As u agterkom dat sekere deelnemers met kennis wat relevant is vir die aangeleentheid wat bespreek word, nie oop is vir die groep nie, moedig hulle aan om te praat. U hoef nie direk uit te daag of te bel nie-sê net: 'Ek dink Mitha se kundigheid sal hier van nut wees', en dit is 'n uitstekende manier om minder aktiewe lede by die vergadering betrokke te kry.
Stap 3. Maak seker dat almal verstaan wat bespreek word
Dit is moeilik om te onthou dat almal wat 'n vergadering bywoon, dieselfde ervaring of kennis van die onderwerp van bespreking het. Om te verseker dat deelnemers hul tyd verstandig in die vergadering deurbring, wil u van die geleentheid gebruik maak om 'n komplekse saak of onderwerp kortliks te vereenvoudig. Deelnemers wat nie hierdie inligting ken nie, sal dit beslis waardeer.
Stap 4. Moenie moeilike of ongemaklike vrae ignoreer nie
As sulke vrae nie deur 'n bevoegde leier beheer word nie, sal die vergadering onproduktief wees. Probeer om seker te maak dat al die belangrike kwessies wat u wil bespreek tydens die vergadering bespreek word. Moenie toelaat dat deelnemers die skuld verskuif of vae verskonings vir onopgeloste kwessies gee nie. Probeer verduidelik en kry antwoorde op kwessies wat niemand wil bespreek nie. Alhoewel die deelnemers dit dalk nie wil hê nie, is dit die vrae wat beantwoord moet word sodat die vergadering effektief kan wees.
Maak seker dat alle belangrike besluite aangeteken word (as u 'n amptenaar of 'n notaboeker het, delegeer hierdie taak aan hulle). As u die moeilikheid moet ondervind om 'n moeilike vraag te stel, wil u seker maak dat u antwoorde goed gedokumenteer is
Stap 5. Hou u tyd dop
Daar is 'n rede waarom vergaderings 'n slegte reputasie het-vir die meeste mense is vergaderings 'n tydrowende aktiwiteit. Om te voorkom dat 'n vergadering te lank duur, gebruik u krag as leier om die bespreking aan die gang te hou. Moenie bang wees om sekere onbelangrike kwessies of gesprekke uit te stel tot die volgende bespreking as die vergadering lyk asof dit langer gaan duur as wat u verwag het nie. U moet voorbereid en bereid wees om die skedule aan te pas om te verseker dat geen deelnemer se tyd vermors word nie.
