Dit is nodig om 'n effektiewe vergadering te reël om die vlot verloop van die onderneming of organisasie se aktiwiteite te ondersteun. Vergaderings is 'n geleentheid om werk te koördineer, inligting te deel, spanwerk te verbeter en doelwitte doeltreffend te bereik. Doeltreffende vergaderings vereis goeie voorbereiding, leierskap en delegering van take. Probeer tydens die vergadering die deelnemers se motivering verhoog en betrek die hele span.
Stap
Deel 1 van 3: Vergaderings hou
Stap 1. Berei u so goed as moontlik voor vir die vergadering
Stel eerstens 'n vergaderingsplan op met die skedule en onderwerpe wat bespreek moet word en bepaal die belangrike dinge wat herbevestig moet word voordat die vergadering eindig.
- Kom betyds na die vergaderlokaal, want waar u werk, beïnvloed dit hoe ander mense u sien. As u 15 minute vroeg in die vergaderkamer wag, laat ander mense dink dat u minder produktief is of 'n ander werk wil verlaat met die verskoning om na 'n vergadering te gaan.
- Stel 'n fotokopie van die agenda op. Alhoewel u 'n digitale agenda kan skep, moet u ook 'n fotokopie van die agenda voorberei om dit makliker te maak.
Stap 2. Lei die vergadering
As u 'n vergadering lei, moet u al die onderwerpe op die agenda bespreek en op die volgende maniere luister na wat alle deelnemers te sê het:
- Sirkuleer die bywoningslys. Die vergadering is 'n manier om inligting binne die span te versprei en word 'n geleentheid vir bespreking sodat almal hul verantwoordelikhede ken, sodat hulle die verwagte werkverrigting kan lewer. Deur die bywoningslys te versprei, weet u wie nie opgedaag het nie, sodat hulle gekontak kan word en by die vergadering kan aansluit. Dit toon ook aan dat die inligting wat u tydens die vergadering sal deel, belangrik is.
- Gebruik die agenda as 'n riglyn om dit vir elke deelnemer aan die vergadering makliker te maak om te fokus en te weet wat hulle moet doen. Deelnemers aan die vergadering kan om die beurt kom. Die voorbereiding van die agenda voor die vergadering maak u dus meer gefokus wanneer u die vergadering lei.
Stap 3. Ontwikkel 'n werkplan
Die werkplan is die finale opsomming wat die werk wat na die vergadering gedoen moet word, bevestig en is 'n deurlopende plan wat 'n impak het op alle deelnemers aan die vergadering. Maak 'n werkplan volgens die volgende instruksies:
- Noem iemand as die persoon in beheer van 'n spesifieke teiken. Die aangestelde persoon hoef nie die teiken persoonlik te bereik nie, want hy sal die projekbestuurder wees wat die spanlede verbind wat betrokke moet wees en die nodige hulpbronne voorberei.
- Vra formeel en informeel om vorderingsverslae, sodat die aangewese personeel die werk wat binne 'n sekere tyd bereik is, rapporteer.
Stap 4. Fokus op die onderwerp volgens die vergaderingsagenda
Nadat u een onderwerp op die agenda bespreek het en die nodige besprekings gevoer het, bied u 'n opsomming van die resultate van die bespreking, gee u die geleentheid om vrae te stel, en gaan dan voort met die vergadering deur die volgende onderwerp te bespreek.
Stap 5. Bepaal die skedule vir die komende vergadering
Maak die skedule van die volgende vergadering bekend wanneer almal bymekaar is om dit makliker vir hulle te maak. Op hierdie manier het u die vergaderingskedule vroegtydig ingelig om te voorkom dat skedules bots.
Vra spanlede om per e -pos voor te stel watter onderwerpe op die agenda moet wees. Nadat die vergadering verby is, laat hulle weet dat u dieselfde agenda vir die volgende vergadering sal gebruik en vra die deelnemers aan die vergadering om onderwerpvoorstelle in te dien wat die bereiking van die doelwitte van die onderneming/organisasie ondersteun
Deel 2 van 3: Voorbereiding vir die vergadering
Stap 1. Besluit wie die vergadering sal voorsit
Hierdie rol word gewoonlik aan 'n bestuurder toegewys, maar u kan spanlede die geleentheid bied om departementele vergaderings te lei sodat hulle later vergaderings op 'n hoër vlak kan voorsit.
Stap 2. Nooi sprekers
'N Spreker is 'n persoon wat om 'n spesifieke rede uitgenooi word om 'n vergadering by te woon omdat hy ervaring het met die bestuur van menslike hulpbronne en ander hulpbronne, sodat spanlede die beste prestasie kan behaal, insluitend die effektiewe verduideliking van werkprosesse en resultate. Boonop kan hy advies gee oor onvoorsiene omstandighede en die nodige hulpbronne.
Stap 3. Bepaal die regte vergaderingskedule
Oorweeg die beskikbaarheid van tyd en deelnemersbeperkings wanneer u 'n skedule opstel. Byvoorbeeld: alle deelnemers kan die vergadering van Vrydagmiddag bywoon, maar dit is nie die regte tyd om groot kwessies te bespreek nie.
- Sodat alle spanlede die komende vergadering kan bywoon, vra eers die projekpersoon wat verantwoordelik is vir die skedule en vra dan alle deelnemers om hul onderskeie skedules volgens die plan te reël.
- Bepaal wie die notule sal neem en sorg dat inligting oor vergaderingsuitslae ook aan afwesige deelnemers gestuur word.
Stap 4. Berei die vergaderingsagenda voor
Die vergaderingsagenda moet ten minste 'n lys bevat van onderwerpe wat bespreek moet word, delegering van aanbiedingsopdragte en tydstoedeling vir die bespreking van elke onderwerp. U kan die vergaderingsagenda volgens die volgende voorstelle reël:
- Vra insette van alle deelnemers aan die vergadering deur ten minste 2 dae voor die vergadering 'n e -pos te stuur. E -pos is die beste hulpmiddel hiervoor, want u sal skriftelik versoeke ontvang.
- Maak 'n tafelvergadering om al die onderwerpe wat bespreek moet word, die sprekers en die tydstoekenning op te teken. As daar 'n versoek is vir 'n onderwerp wat afwyk van die algemene tema, kontak die betrokke persoon en vra hom of haar om 'n spesifieke versoek te rig om tydens die volgende vergadering bespreek te word.
- Maak 'n realistiese skedule. Verklarings en besprekings wat 30 minute neem, moet nie gedwing word om binne 15 minute klaar te wees nie. Maak 'n skedule indien nodig en beëindig die vergadering vroeg wanneer alle onderwerpe bespreek is.
Stap 5. Stel vergaderingreëls voor
U hoef nie formele reëls op te stel of sanksies op te lê nie, maar die implementering van die reëls laat die vergadering vlot verloop en almal kan hul mening goed uitspreek.
Gee die reëls wanneer die vergadering begin deur te sê: 'Om tyd te bespaar, kan deelnemers vrae stel en reageer nadat die spreker klaar is. As u nog terugvoer het nadat die besprekingstyd verby is, stuur 'n e -pos aan my sodat ons dit verder kan bespreek.”
Stap 6. Bepaal die tydverdeling
Stel die agenda vir die vergadering op deur te bepaal hoe lank elke spreker benodig en bespreek elke onderwerp.
- Stel die tydverdeling in kennis voordat die vergadering begin, sodat alle deelnemers weet wanneer hulle kan bydra en willekeurige of verwronge besprekings kan voorkom.
- Gee ten minste 10 minute tyd om te bespreek nadat sekere onderwerpe bespreek is.
Stap 7. Dien die vergaderingsagenda in
Stuur die dag voor die vergadering die vergaderingsagenda aan alle deelnemers sodat almal 'n fotokopie van die skedule het en die doel van die vergadering weet. Boonop kan hulle u ook laat weet as daar verkeerde inligting op die agenda is.
Stap 8. Stuur 'n herinnering
Stuur 'n herinnering 'n uur voor die aanvang van 'n eerste of nie-roetine vergadering, sodat alle deelnemers betyds is.
Deel 3 van 3: Word 'n effektiewe ontmoetingsleier
Stap 1. Wees 'n goeie ontmoetingsleier
Probeer om tydens die vergadering met alle deelnemers te kommunikeer sodat die vergaderingsdoelwitte bereik word. Gee verantwoordelikheid vir die voorsitter van vergaderings aan genooide sprekers om spesifieke onderwerpe te bespreek. U moet self aktief deelneem tydens die bespreking.
Stap 2. Stel die werkdoelwitte wat bereik is en wat nie bereik is nie, in kennis
As die doel van die vergadering is om verskeie doelwitte te bespreek, lig die vordering wat bereik is en wie verantwoordelik is vir die prestasie in.
- As daar 'n werkplan is wat nie sedert die laaste vergadering gevorder het nie, vra waarom.
- As dit te wyte is aan 'n gebrek aan tyd of ander hulpbronne, bespreek die oplossing met die persoon wat aangestel is om die projek te beheer of bespreek die kwessie in detail buite die vergadering.
Stap 3. Herfokus as die bespreking van die onderwerp afwyk
Soms verloor die bespreking sy weg weens die entoesiasme of teleurstelling van die deelnemers. Fokus aandag en herlei verdwaalde besprekings deur die volgende maniere te doen:
- Beskou die vergadering as 'n feite-insamelingsmissie. Gee elke deelnemer 'n kans om te praat sodat jy soveel inligting as moontlik kan versamel. Hierdie metode laat die deelnemers aan die vergadering ook om die beurt praat, insluitend diegene wat daarvan hou om die vergadering te oorheers.
- Gebruik Cyberstorming, 'n elektroniese kommunikasieprogram om idees in groepe te deel en kan gebruik word vir informele vergaderings. Hierdie metode verhoed mededinging tussen spanlede omdat hulle gehoor wil word omdat almal in die groep insette van ander lede kan sien.
- Wees neutraal as iemand in die vergadering 'n onderwerp van die agenda bespreek, byvoorbeeld deur te sê: 'Interessante idee, Bob! Ons kan later daaroor praat.” Baie mense besef nie dat hulle dinge bespreek wat afwyk van die agenda van die vergadering nie, maar hulle sal na u toe kom vir bespreking as die saak regtig belangrik is.
- Beheer die rigting van die bespreking. Benewens deelnemers wat te lank praat, kan probleme tydens die vergadering ook voorkom omdat iemand onderwerpe bespreek wat nie op die agenda is nie. Om dit te oorkom, luister eers na wat hy te sê het en stel dan voor dat die kwessie in die volgende vergadering verder bespreek word. Beklemtoon dat die vergadering voortgaan om die onderwerpe op die agenda te bespreek.
- Gesels privaat met die persoon wat die vergadering oorheers en vra hoekom. Toon kommer, in plaas daarvan om geïrriteerd te wees. Fokus op wat u tydens die vergadering waargeneem het en laat hom toe om sy gedrag te verduidelik. Bied aan om hom te help om die vergadering te oorheers.
Stap 4. Gaan na die volgende onderwerp op skedule
Oefen tydsbestuur deur selfgeldend te wees, moenie onbeskof wees nie. Deur die tyd goed te bepaal, laat elke deelnemer weet dat die vergadering steeds aan die gang is en dat besprekings wat nie met die vergadering verband hou nie, kan voortgaan nadat die vergadering verby is.
Moenie haastig wees nie. Selfs as u die situasie moet beheer, sal die vergadering minder nuttig wees as die bespreking verkort word. Gee deelnemers die geleentheid om vrae te stel of insette te lewer voordat die vergadering hervat word. Maak seker dat alle spanlede ingesluit voel, eerder as om afgeskeep te voel
Stap 5. Beklemtoon die belangrike onderwerp
Beklemtoon die vernaamste doelwitte wat bereik moet word en hul verhouding met ander doelwitte wat die bereiking van die hoofdoelwitte ondersteun.
Verduidelik aan ontmoetende deelnemers sodat hulle die omvang van die projek waaraan hulle werk en hul onderskeie rolle as 'n belangrike deel van 'n eenheid verstaan
Stap 6. Help indien nodig met notas
Voordat die vergadering begin, besluit wie die notule sal neem. As hy oorweldig is, gee 'n helpende hand of neem self notas.
Stap 7. Verduidelik in geval van misverstand
Nadat al die onderwerpe bespreek is, sal die leier van die vergadering 'n opsomming maak sodat die deelnemers die uitslag van die vergadering ken en vrae stel as daar nog dinge is wat nie duidelik is nie.
Gee as vergaderingsleier gedetailleerde verduidelikings sodat alle deelnemers die resultate van die vergadering kan verstaan
Stap 8. Gee 'n deeglike opsomming voordat u die vergadering afsluit
Leiers wat vasbeslote is om besluite te neem, sal stagnasie en besluiteloosheid voorkom, werknemers laat ywerig en gemotiveerd werk, reageer op veranderinge en nuwe inligting. Dit kan gesien word uit die volgende kenmerke:
- Het duidelike doelwitte om te verseker dat daar ooreenstemming is tussen besluite met die onderneming/organisatoriese doelwitte en etiek.
- Sorg deur voorbeeldig te wees in die lewende lewe en te voldoen aan werksetiek as die basis vir effektiewe en doeltreffende besluitneming.
- Demonstreer deursigtigheid, naamlik onselfsugtigheid deur te bewys dat besluite wat voordelig is vir die onderneming, almal die geleentheid bied om hulself te ontwikkel.
- Om mislukking as 'n leergeleentheid te beskou wat 'n stap sal wees om beter besluite te kan neem. As iets verkeerd loop, kan 'n beslissende leier die situasie verstaan.
- Openlik en effektief kommunikeer in ooreenstemming met die korporatiewe/organisatoriese kultuur om teenstrydighede of teenstrydighede te voorkom tydens kommunikasie met ondergeskiktes of meerderes.
