Het u onlangs 'n noodlottige fout gemaak of iemand se gevoelens seergemaak? Indien wel, kan u op 'n opregte en effektiewe manier om verskoning vra, soos deur 'n brief te skryf. Om 'n brief van verskoning te skryf - of dit nou persoonlik of professioneel is - is eintlik baie nuttig om u foute sowel as u verhouding met die betrokke persoon reg te stel. Maak egter seker dat u die verskillende metodes hieronder toepas om u brief opreg en saaklik te laat klink.
Stap
Metode 1 van 3: Skep 'n persoonlike verskoningbrief
Stap 1. Vra wat u kan doen om die situasie te verbeter
Die kans is goed dat die betrokke persoon presies weet wat u moet doen om die fout reg te stel. Om hul mening te vra, toon dat u bereid is om alles te doen om hul verskoning te aanvaar en die situasie te verbeter.
Byvoorbeeld, jy kan sê: "Ek besef ek het jou partytjie deurmekaar gemaak omdat ek nie gekom het nie, alhoewel ek 'n afspraak gehad het. Wil jy hê ek moet jou bederf met 'n drankie in 'n kafee, of ek maak aandete by my huis. word u nie meer kwaad nie? Weet u, ons vriendskap is baie belangrik vir my."
Stap 2. Bied die moontlikheid om te vergader om persoonlik om verskoning te vra
Selfs as dit regtig afhang van die probleem, probeer om hom te vra sodat u persoonlik om verskoning kan vra. Voordat u die brief beëindig, spreek u begeerte uit om hom op 'n neutrale plek te ontmoet, sodat u persoonlik om verskoning kan vra. Alhoewel die aanbod deur hom verwerp kan word, moet u dit steeds aanbied.
U kan byvoorbeeld sê: 'Ek wou u regtig ontmoet, sodat ek persoonlik om verskoning kon vra. Vertel asseblief die tyd wat u pas, oké?"
Stap 3. Gebruik 'n slotgroet wat u emosies kan voorstel
As die brief persoonlik is, moet u ook 'n informele en emosionele slotgroet gebruik. U kan byvoorbeeld 'Groete', 'Jammer' of 'Groete' aan die einde van die brief plaas.
Metode 2 van 3: Die skep van 'n professionele verskoning Surat
Stap 1. Bied 'n oplossing vir die verwante probleem
As die verskoning aan u sakekliënte gerig word, moet u weet dat u ernstig is om die fout reg te stel. Probeer byvoorbeeld oplossings bied wat relevant en werkbaar is, eerder as om net deur kliënte gehoor te wil word.
As die brief aan 'n klant van u onderneming gerig is, kan u sê: "Om 'n afleweringsfout in die verlede reg te stel, sal ons dieselfde produk sonder aflewering terugstuur en 'n afslag van 30% op u volgende bestelling bied."
Stap 2. Maak dit duidelik dat 'n soortgelyke situasie nie weer sal gebeur nie
Beskryf in die laaste paragraaf die verskillende voorkomende stappe wat u geneem het om te voorkom dat dieselfde foute in die toekoms weer gebeur. Wees spesifiek oor al die voorkomingsmetodes wat u geneem het en hoe effektief dit was om dieselfde probleem te hanteer.
U kan byvoorbeeld sê: "Tot dusver het ek 'n verskeidenheid metodes geïmplementeer om te voorkom dat toekomstige projekvertragings plaasvind. Een daarvan is om 'n aanlyn kalender op te stel om my een week, een dag en 8 uur voor die projek te herinner. Ek het ook 'n meer gedetailleerde lys van werksverantwoordelikhede gemaak, sodat elke projek waaraan ek werk, betyds voltooi kan word."
Stap 3. Sê 'n behoorlike slotgroet
As die brief vir besigheidsdoeleindes bedoel is, maak seker dat u 'n formele groet soos "Met opregte" of "Groete" gebruik om die brief te sluit.
Metode 3 van 3: Bepaling van die toon van die brief
Stap 1. Gebruik 'n beleefde en professionele stemtoon vir 'n verskoning aan 'n besigheidsgenoot
As die verskoning aan u baas of 'n ander sakevennoot gerig word, moet u die toon beleefd, formeel en professioneel hou. Verduidelik die situasie en vra om verskoning akkuraat, reguit en duidelik. Moenie 'n te bekende spreekstyl gebruik nie, in die hoop dat die ander persoon u later makliker sal kan vergewe.
- U kan byvoorbeeld sê: "Ek vra weer opregte verskoning vir die fout wat plaasgevind het. In die toekoms belowe ek om verskeie voorkomende stappe te doen om te verseker dat so 'n fout nie weer gebeur nie."
- Moenie sê: "Ek is regtig jammer! Ek hoop jy sal my vergewe". Die sin klink te informeel vir 'n professionele verskoningbrief.
Stap 2. Gebruik 'n opregte en eerlike stemtoon
As die verskoning gerig is aan iemand wat belangrik is in u persoonlike lewe, moet u seker maak dat die toon van die brief persoonlik is om u brief eerliker en minder geforseerd te laat voel.
Byvoorbeeld, probeer om te sê: "Ek is regtig jammer dat ek jou gevoelens seergemaak het deur te ver te gaan as jy 'n grap maak. Ek het nie gedink voordat ek gepraat het nie, maar nou verstaan ek hoekom jy kwaad is. Ek is jammer."
Stap 3. Moenie verskonings maak nie
Elke fout word gemotiveer deur 'n situasie. Moet egter nie die situasie as 'n verskoning gebruik om u fout te regverdig nie! Vertrou my, dit sal jou verskoning onregverdig laat klink. Bly gefokus op die fout wat u gemaak het en u verskoning!
Byvoorbeeld, in plaas daarvan om te sê: 'Ek is jammer dat hierdie projek verwaarloos is. Maar op daardie tydstip was my seun siek, en daarna was my tyd deur 'n gesinsvakansie geneem, 'sê:' Ek is jammer dat hierdie projek versuim is. Op grond van hierdie ervaring het ek 'n spesifieke plan opgestel om te voorkom dat dieselfde situasie in die toekoms weer gebeur."
Stap 4. Moenie ander blameer nie
Maak nie saak hoe aanloklik dit is om iemand anders in u brief om verskoning te blameer nie, moenie dit doen nie! Vertrou my, al u woorde in die hoofletter van die brief sal betekenisloos wees as u dit doen. As gevolg hiervan sal dit vir die betrokke persoon moeilik wees om u verskoning daarna te aanvaar.
Stap 5. Teken die brief
Neem die tyd om u persoonlike aanraking (soos 'n handtekening) by die brief te voeg; toon aan dat die brief vir u baie belangrik is. U moet persoonlike en professionele briewe druk en onderteken voordat u dit aan die betrokke persoon gee.
- 'N Professionele verskoningbrief moet via 'n meer formele kanaal (soos pos) gestuur word. Intussen kan u self 'n professionele verskoningsbrief aan die betrokke persoon indien.
- As u probleme ondervind om die brief persoonlik te onderteken, moet u ten minste 'n digitale handtekening insluit. Sommige rekenaarprogramme bied spesiale opsies vir die skep van digitale handtekeninge en aanbring op verskillende dokumente. As u wil, kan u ook u handtekening op 'n stuk papier plaas, dit skandeer, in 'n beeldformaat op u rekenaar stoor en dit dan in die vereiste dokument plaas.
