Om te verstaan hoe om 'n goeie brief te skryf, is een van die basiese vaardighede wat op verskillende terreine toegepas kan word, beide op die gebied van besigheid, akademici en persoonlike verhoudings. Soos u reeds weet, is briewe 'n algemene kommunikasiemetode wat gebruik word om inligting, welwillendheid of bloot die sender se geneentheid vir die ontvanger van die brief oor te dra. Lees hierdie artikel om uit te vind hoe u 'n goeie en korrekte brief kan skryf!
Stap
Metode 1 van 2: Skryf 'n formele brief
Stap 1. Verstaan die regte tyd om 'n formele toonbrief of 'n formele letter te skryf
Oor die algemeen word formele briewe gerig aan mense met wie u slegs professionele verhoudings het, soos sakevennote of sekere staatsdepartemente, eerder as aan mense met wie u persoonlike verhoudings het.
- Die amptelike brief kan dan met behulp van woordverwerkingsprogrammatuur, soos Microsoft Word, OpenOffice of Text Edit, getik word en dan gedruk word voordat dit gestuur word. As die brief onmiddellik ontvang moet word of as die ontvanger verkies om die e -pos te ontvang, beveel ons aan dat u die brief per e -pos stuur.
- As die ontvanger u huidige baas of kollega is, wil u miskien 'n minder rigiede formaat gebruik. Oor die algemeen kan sulke briewe per e -pos gestuur word en hoef nie 'n adres bo -aan die brief te vergesel nie.
Stap 2. Skryf u adres en die datum waarop die brief bo -aan die brief geskryf is, neer
Gee veral u naam en adres in die linkerhoek van die brief. As dit 'n amptelike besigheidsbrief is, sluit die naam en adres van die onderneming in, of plak die briefhoof van die onderneming op dieselfde plek. Gee daarna 'n gaping van twee reëls voordat u die datum waarop u die brief skryf, skryf.
- Sluit die volledige datum in die korrekte formaat in, soos 19 September 2021. Dit is die beste om 'n minder formele formaat soos 19-Sept-2021 of 19/9/21 te vermy.
- Dit is nie nodig om die datum op die brief wat per e-pos gestuur is, op te neem nie.
Stap 3. Voer die naam en adres van die ontvanger van die brief in
As die brief nie per e-pos gestuur is nie, laat 'n onderbreking van twee reëls en voeg die kontakinligting van die ontvanger in die leë spasie. Gee veral hierdie inligting op 'n aparte reël:
- Volle naam en titel van die ontvanger van die brief
- Naam van organisasie en maatskappy, indien enige
- Volledige adres van die ontvanger van die brief (voeg twee of meer ekstra reëls by, indien nodig)
Stap 4. Sluit 'n groet in
Onderbreek een reël en voeg dan 'n groet in soos 'Beste', gevolg deur u naam as die ontvanger van die brief. As u wil, kan u u volle naam, van of slegs voornaam insluit. Sluit indien nodig ook die persoon se amptelike adres of titel in.
- As u slegs die posisie van die persoon in die kantoor ken, maar nie die naam ken nie, kan u gerus 'Geagte, gesondheidsbestuurder' of 'n soortgelyke frase skryf, maar die naam van die persoon wat die pos gevul het, kan algemeen wees. aanlyn gesoek, sodat u dit eers kan probeer.
- As u die ontvanger van die brief regtig nie ken nie en ook nie sy of haar posisie ken nie, skryf dan net neer: "Geagte Meneer/Mevrou:" of eenvoudig "Geagte:". en moet vermy word indien moontlik.
Stap 5. Skryf jou brief neer
Formele briewe moet oopgemaak word met 'n duidelike doelstelling (SOP). Vermy veral afkortings en gebruik formele vrae, soos "Stel u belang in …" in plaas van "Stel u belang in …?" Lees dan die hoofstuk van die brief, met of sonder die hulp van 'n ander persoon, om seker te maak dat daar geen spelfoute of grammatikale foute daarin is nie.
As u 'n formele besigheidsbrief skryf, maak seker dat die inhoud van die brief altyd kort en akkuraat is. As die brief intussen aan 'n familielid of goeie vriend gerig word om redes om nuus uit te ruil, gebruik 'n meer ontspanne en/of vloeiende sin. Dit is egter 'n goeie idee om seker te maak dat u brief nie een bladsy lank is nie
Stap 6. Sluit 'n slotgroet in
Oor die algemeen word 'n slotgroet ingesluit om die brief op 'n positiewe manier te beëindig en om 'n dieper verband met die ontvanger van die brief te bou. Nadat u die laaste paragraaf geskryf het, moet u 'n slotgroet insluit wat by die lettertipe pas. Vir 'n formele brief, probeer om 'n slotgroet in te sluit, soos "Met vriendelike groet," of "Sterkte." Plaas dan u volledige naam daaronder, soos uiteengesit in die volgende riglyne:
- Vir formeel getikte letters, moet u ongeveer vier spasies tussen u afsluiting en u volledige naam agterlaat. Druk dan die brief uit en plak u handtekening in blou of swart ink op die leë spasie.
- Gee u volledige naam in die formele e -posse net onder die slotgroet.
- As u wil, kan u die groet voor u naam insluit, veral in 'n formele brief. As u byvoorbeeld getroud is, moet u die naam 'Bu Amanda Surya' onder die laaste groet insluit.
Stap 7. Vou die letter (opsioneel)
As die brief in die pos is, probeer om dit in derdes te vou. Die truuk is om die onderste helfte na die middel toe te vou totdat dit 2/3 van die letteroppervlak bedek, en dan die boonste helfte na die middel te vou totdat daar geen oop letterarea meer is nie. Op hierdie manier pas die lettergrootte by die meeste koeverte wat op die mark beskikbaar is.
Stap 8. Skryf die adres van die ontvanger op die voorkant van die koevert (opsioneel)
Soek die middel van die koevert en skryf die volledige adres van die ontvanger daar, soos volg:
- Mnr Joko Susilo
- Jl. ABC nr. 123
- Jakarta, 12345
Stap 9. Skryf die posadres op die agterkant van die koevert (opsioneel)
Deur hierdie metode te gebruik, kan die poskantoor pos wat hulle om watter rede ook al nie kan stuur nie, sonder ekstra koste aan u adres terugstuur. Gebruik dieselfde metode as toe u die adres van die ontvanger van die brief geskryf het, maar voeg net 'n bynaam in plaas van u volle naam daar.
Metode 2 van 2: Skryf informele briewe
Stap 1. Identifiseer die amptelike vlak van die brief
Die toon van die brief sal basies afhang van die vlak van nabyheid van u verhouding met die ontvanger van die brief. Probeer die volgende riglyne om die formaliteit van u brief te identifiseer:
- As die brief aan 'n verre familielid, bejaarde familielid of sosiale vennoot gerig is, probeer 'n semi-formele toon. As die persoon u reeds 'n e -pos gestuur het, stuur 'n e -pos aan hom. Indien nie, is die veiligste opsie om handmatig letters te skryf.
- As die brief aan 'n goeie vriend of familielid gerig is, skryf dit handmatig of stuur dit per e -pos.
Stap 2. Begin die brief met 'n groet
Die groet wat gebruik word, hang baie af van die noue verhouding tussen u en die ontvanger van die brief, sowel as die vlak van formaliteit van die brief. Enkele moontlikhede wat u kan oorweeg:
- As die brief semi-formeel is, kan u 'n groet soos "Hallo" gebruik. Volg dan die groet met die bynaam van die ontvanger as u twee nie te ver van mekaar af is nie, of die naam van die ontvanger wat begin met 'n groet soos "Meneer" of "Mevrou" as die ontvanger baie ouer is as u.
- As die brief informeel is, kan u ook 'n groet soos 'Hallo' of 'n meer informele groet soos 'Hallo' of 'Hey' gebruik. Volg die groet met die naam van die ontvanger.
Stap 3. Begin met die skryf van die hoofletter van die brief
Gaan na die volgende reël en begin skryf. As die brief bedoel is as 'n persoonlike kommunikasiemedium, begin deur die inligting van die ontvanger te bevestig. U kan byvoorbeeld formele sinne gebruik, soos 'Ek hoop dit gaan goed' of informele sinne soos 'Hoe gaan dit?' Gebruik veral die woorde wat u sou sê as die ontvanger van die brief voor was jy.
Stap 4. Noem die dinge wat gekommunikeer moet word
Aangesien die hoofrol van die brief as kommunikasiemedium is, moet u dinge insluit wat u dink die ontvanger van die brief moet weet, soos besonderhede van gebeure in u lewe. Byvoorbeeld, as die brief aan u ouma is, moet u nie net 'Dankie vir die geskenk' skryf nie. Wys in plaas daarvan hoeveel die geskenk vir u beteken, soos om te sê: 'Gisteraand kon ek en my vriende nie slaap nie, want ons het die speletjie gespeel wat Ouma gestuur het. Dankie! Wat ook al die onderwerp van die brief is, die belangrikste fokus moet wees op die begeerte om inligting te deel.
Verstaan inligting wat nie ingesluit moet word nie. Eintlik moet 'n brief wat as 'n uitdrukking van woede of 'n poging om genade gesmeek is, nie gestuur word nie. As u al so 'n brief geskryf het, maar u weet nie of u dit moet stuur nie, laat dit 'n paar dae staan. Miskien kan die paar dae u besluit verander
Stap 5. Beëindig die brief
Om 'n informele brief te beëindig, gebruik 'n slotgroet wat die nabyheid van u verhouding met die ontvanger weerspieël. As die brief aan 'n eggenoot, vriend of naaste familielid gerig is, gebruik 'n slotgroet soos "Groete", "Groete van liefde" of "Lief". Intussen, vir 'n semi-formele brief, gebruik gerus 'n warm, maar nog steeds formeel, slotgroet, soos 'Groete' of 'Groete'.
- Al ooit gehoor van die term “valediction”? Trouens, valediction is 'n formele uitdrukking in Engels wat in die ou tyd algemeen gebruik is as 'n brief om te groet. As u 'n Engelse brief aan 'n vriend skryf en dit in 'n dom styl wil sluit, gebruik hierdie metode gerus. Stel byvoorbeeld 'n slotgroet in die vorm van 'n waardering soos: "Ek bly, soos altyd, u toegewyde dienaar", en eindig met u naam.
- As u inligting wil byvoeg nadat die brief geskryf is, gebruik die byskrif P. S, wat in Engels PostScript beteken ("na skryf").
Stap 6. Stuur die brief
Plaas die brief in 'n koevert, plaas 'n stempel, sluit die adres van die ontvanger in en stuur dit dan onmiddellik deur die poskantoor.
Wenke
- Probeer om die inhoud van die brief te fokus op 'n onderwerp wat die ontvanger sal interesseer.
- Oor die algemeen word groete altyd gevolg deur 'n komma. In formele letters is die leestekens egter gewoonlik 'n dubbelpunt in plaas van 'n komma.
- Gebruik altyd beleefde taal en goeie argumente wanneer u 'n klagbrief skryf. As u dit doen, verhoog u die kans om positief te reageer.
- As u 'n baie formele brief wil druk, raai ons u aan om papier te gebruik wat effens swaarder is as standaardpapier.
- Gebruik altyd 'n e-posadres wat professioneel klink as u 'n formele of semi-formele e-pos wil stuur. E -posse wat deur “sweetstar189” gestuur word, sal beslis nie so ernstig opgeneem word as e -posse wat deur “jeni.sandra” gestuur is nie, nie waar nie?
- Skryf altyd letters met 'n blou of swart inkpen.
- Maak seker dat die gelyste adres korrek is.
- Begin altyd 'n paragraaf met 'n sin wat ingekeep of geskryf is.
- Kontroleer die inhoud van u brief ten minste twee keer.
- As die brief met die hand geskryf is, moet u altyd 'n balpen gebruik wat nie ink lek nie.
