Konferensies is die regte plek vir mense met dieselfde belangstellings om mekaar te ontmoet en die nuutste idees op hul onderskeie gebiede uit te ruil. Konferensies word gewoonlik gereeld gehou deur opvoedkundige instellings, maatskappye, bemarkingsgroepe, verskillende godsdienstige gemeenskappe en ander. As u 'n konferensie wil hou, begin met die voorbereiding van 'n deeglike werkplan saam met 'n reeks aktiwiteite wat uitgevoer moet word, byvoorbeeld die bepaling van die plek van die konferensie, 'n lys van deelnemers, die opstel van materiaal, die voorbereiding van toerusting vir aanbiedings voorsiening vir etes en verskeie ander behoeftes wat so goed moontlik bedink en beplan moet word. As u probleme ondervind terwyl u u planne in werking stel, moet u kalmeer en vertrou dat u die konferensie kan bekostig. 'N Belangrike aspek wat die sukses van die hou van 'n konferensie bepaal, is die implementering van aktiwiteite een vir een, terwyl 'n lys gemaak word van take wat voltooi is en wat nog gedoen moet word.
Stap
Deel 1 van 4: Beplanning van die konferensie: vroeë stadium
Stap 1. Maak vooraf voorbereidings
Die beplanning vir die konferensie moet ten minste agt maande voor die tyd begin, selfs vroeër as die konferensie groot of groot sal wees.
- Hou in gedagte dat baie konferensiesale en spysenieringsinstellings 'n paar maande voor die tyd bespreek moet word. Boonop moet deelnemers wat buite die stad woon, reiskedules reël sodat hulle die konferensie kan bywoon.
- Boonop moet borge en groot korporasies moontlik ook hul jaarlikse begroting 'n paar maande vooruit beplan. U moet dus vooraf oor finansiële en nie-finansiële ondersteuning van hulle vir u geleentheid onderhandel.
Stap 2. Stel 'n komitee saam
By die voorbereiding van 'n konferensie moet baie belangrike sake beslis word. Deur 'n komitee te vorm, kry u insette van verskeie mense voordat u 'n besluit neem. Hulle sal u ook help om deur die besonderhede te dink.
- Huur koördineerders, dit wil sê sleutelpersoneel wat belangrike besluite sal neem en baie tyd aan koördinasie sal bestee. As u genoeg geld het, huur 'n koördineerder sodat hy of sy u kan help om take te beplan en te deel.
- Vind uit of daar konferensies oor dieselfde onderwerp was. Indien wel, nooi die koördineerder wat die konferensie gehou het om by die komitee aan te sluit. As hy nie kan deelneem nie, vra of u materiaal wat reeds behandel is, kan aanvra om die voorbereiding van die konferensie makliker te maak.
Stap 3. Stel doelwitte en skep 'n werksagenda
Skryf neer waarvoor u die konferensie hou, wat die basis sal vorm vir elke besluit. Om te weet wat u wil gee en aan wie voordat u vir die konferensie voorberei, sal u makliker maak om u planne in werking te stel.
As u nog nooit 'n konferensie gehou het nie, begin met 'n klein, kort konferensie. Oorweeg om 'n konferensie van 1-2 dae te hou met 'n kapasiteit van 250-300 deelnemers
Stap 4. Bepaal die plek en datum van die konferensie
Alhoewel nuwe datums en plekke bepaal kan word nadat u 'n gedetailleerde plan gemaak het, moet u skat hoeveel tyd u beskikbaar sal hê vir voorbereiding.
- Voordat u 'n datum bepaal, moet u vooraf inligting soek oor watter maand en dag die konferensie gewoonlik gehou word, sodat die implementering nie belemmer word nie. Byvoorbeeld, in Europa word konferensies gewoonlik gehou tussen Maart en Junie of September en November op Maandag-Dinsdag of Donderdag-Vrydag omdat deelnemers minder belangstel om konferensies op ander tye by te woon. Lees die presiese skedule op u plek voordat u besluit oor 'n konferensiedatum.
- Die duur van die konferensie hang af van die geskatte aantal deelnemers en al die benodigdhede wat tydens die konferensie voorsien moet word. Vir 250-300 mense, beplan 'n konferensie wat twee volle dae sal duur.
- Oorweeg die moontlikheid om 'n konferensie in die stad te hou, maar sorg dat daar toegang is tot die naaste lughawe, akkommodasie en voldoende geriewe. Ons beveel aan dat u 'n konferensie in 'n groot stad of toeristebestemming hou om meer mense te lok wat by die konferensie wil aansluit.
Stap 5. Bepaal die konferensietitel
Nadat u die titel bepaal het, kan u publiseer en planne maak, want daar is reeds sekerheid oor die materiaal as basis vir die verspreiding van inligting via sosiale media.
Kies 'n titel wat die doel en/of agtergrond van die deelnemers aan die konferensie impliseer. Soek inspirasie deur die titels van konferensies wat gehou is, maar maak seker dat u self besluit
Deel 2 van 4: Voorbereiding vir die konferensie
Stap 1. Maak 'n finansiële begroting
Geen aktiwiteite kan uitgevoer word sonder om die hoeveelheid geld wat in detail bestee moet word, te bereken nie, byvoorbeeld om 'n gebou te huur, materiaal voor te berei en luidsprekergeld te betaal. Alle uitgawes moet na die finansiële begroting verwys. As u verantwoordelikhede delegeer, moet u seker maak dat u assistent by die begrotingslimiet hou.
Die bedrag van die begroting word beïnvloed deur die teenwoordigheid of afwesigheid van borge. U kan die borg vra om geld te voorsien om die konferensie te finansier. Die borg het egter ook die reg om 'n paar dinge tydens die konferensie te bepaal. Byvoorbeeld: om te bepaal wie 'n voorlegging gaan lewer of 'n spreker voorstel as een van die panellede, byvoorbeeld: 'n suksesvolle sakeman in 'n borgmaatskappy en die bekendstelling van 'n handelsmerk deur 'n logo op alle konferensiemateriaal te plaas. Die voordeel is dat die borg vooraf geld voorsien sodat u dit onmiddellik kan gebruik om die plan te verwesenlik
Stap 2. Bepaal die prys en metode om kaartjies te verkoop
Sommige konferensies is gratis, sommige is baie duur. Oorweeg die volgende aspekte voordat u kaartjiepryse bepaal en hoe om dit te verkoop:
- Wat is die koste verbonde aan die voorbereiding vir die konferensie? As u 'n klein konferensie wil hou wat nie baie geld kos nie, beveel ons aan dat u nie deelnemers hef nie. Alternatiewelik moet deelnemers kaartjies betaal om die voorbereidingskoste van die konferensie te dek.
- Bepaal die registrasiegeld as u 'n paar dae lank 'n konferensie wil hou of etes wil gee. Die registrasiegelde vir konferensies in groot stede in Indonesië wissel van honderde duisende tot miljoene rupiah.
- Op baie konferensies word gelde in gelde gehef volgens die posisie of status van die deelnemer. Byvoorbeeld: akademiese konferensies vra studente gewoonlik minder as onderwysers. Werknemers van die borge word ook minder as gewone deelnemers gehef.
Stap 3. Besluit oor 'n konferensielokaal
By die keuse van 'n ligging, moet u die aantal deelnemers in ag neem, die gemak om by die plek te kom, die beskikbaarheid van parkeerplek, die afstand van en na die openbare vervoer, lughawens en hotelle. Behalwe dat u 'n geskikte plek vir die konferensie vind, moet u seker maak dat alle deelnemers dit maklik kan bereik.
Soek inligting oor geboue of hotelle wat konferensiekamers in die stad bied. Huur 'n kamer in 'n kerk of ander vergaderhuis vir klein konferensies
Stap 4. Maak gebruik van die hulp van personeel wat as vergaderinghuisbestuurspersoneel werk
As daar hulpbronne beskikbaar is in die gebou wat u vir die konferensie kies, maak die meeste daarvan. Die personeel is vertroud met hul daaglikse pligte en is gereed om vrae te beantwoord, probleme op te los of advies te gee indien nodig.
U kan die dienste gebruik van personeel wat verantwoordelik is vir die bestuur van aktiwiteite in die vergadersaal, byvoorbeeld om gedetailleerde konferensiereëlings te hanteer. Alhoewel daar 'n fooi is, hoef u nie al hierdie aktiwiteite self te doen nie, aangesien dit oor 'n paar weke baie tyd in beslag sal neem
Stap 5. Bepaal die verbruikerspyskaart
Hou in gedagte dat deelnemers tydens die konferensie kos moet vind, en dit is waarskynlik dat baie deelnemers nie weet watter kos beskikbaar is rondom die konferensielokaal nie. Oorweeg of u 'n spysenieringsdiens moet gebruik om ontbyt, middagete en versnaperinge te verskaf, of om uit te vind of die bestuurder van die konferensiesaal etes vir alle deelnemers kan voorberei.
As u 'n spyskaart kies, moet u in gedagte hou dat baie mense sekere kosse nie mag eet as gevolg van allergieë of voorkeure nie. Ervare spysenieringsondernemers kan verskeie opsies bied, byvoorbeeld: vegetariese spyskaart, geen neute, glutenvrye, halal -kos of ander spyskaarte
Stap 6. Neem die tyd om 'n webwerf te kontroleer
Nadat u alles goed voorberei het, neem die tyd om die konferensielokaal een dag voor die tyd te besoek. Moenie wag totdat u nuwe D-dag saam met die deelnemers kom wat by die konferensie sal aansluit nie.
Kom een dag vantevore na die konferensielokaal en hou 'n vergadering met al die betrokke personeel om te verseker dat alles tot in die kleinste besonderhede goed voorbereid is
Deel 3 van 4: Maak konferensiebylae
Stap 1. Beplan die konferensie
Nadat u 'n groot prentjie gekry het van die onderwerpe wat bespreek moet word en die titel van die konferensie bepaal is, berei u 'n skedule op vanaf die opening van die konferensie tot die sluiting. Konferensies kan op verskillende maniere gehou word volgens die besigheidsveld wat bespreek word. Om skedulering makliker te maak, word konferensies gewoonlik in die volgende volgorde gehou:
- Begin die konferensie met 'n inleidings- of openingsrede, wat gewoonlik deur 'n bekende persoon in 'n spesifieke sakegebied gehou word en 'n bekende spreker geword het. U kan die geleentheid saans hou en dan afsluit met aandete of as die eerste sessie soggens om die konferensie te begin.
- Verdeel die res van die skedule in korter sessies. As die konferensie op versoek van die deelnemers volgens hul voorstelle gehou word, pas die materiaal aan by die behoeftes van die deelnemers. U kan egter ook werkswinkelskedules, filmknipsels of ander materiaal in die konferensiekedule insluit. Afhangende van die getal deelnemers, bepaal of elke deelnemer elke sessie kan bywoon (genaamd "plenum") of dat die deelnemers in verskillende groepe verdeel moet word en elke groep sal verskillende sessies parallel bywoon volgens hul keuse (genoem "groepe")”).
- Sluit die konferensie deur sprekers uit te nooi om materiaal aan te bied wat die deelnemers motiveer of uitdaag.
Stap 2. Besluit hoe die sessie uitgevoer moet word
U kan kies hoe u die sessie moet uitvoer volgens die behoeftes van die onderneming, byvoorbeeld deur onderrig te gee, sake te bespreek, seminare te hou, die nuutste beleids- of navorsingsresultate voor te lê, vrae te stel of met behulp van skyfies.
- Die keuse van hoe om die materiaal te lewer, sal die publikasiestrategie beïnvloed. Berei dus so vroeg as moontlik materiaal voor wat baie nuttig is vir die deelnemers.
- Die duur van elke sessie kan van 45 minute tot 3 uur begin, afhangende van die aantal aanbiedings en inhoud wat gelewer word.
Stap 3. Oorweeg of u ander aktiwiteite wil insluit
Dink aan nuttige aktiwiteite wat in die skedule ingesluit kan word en speel 'n belangrike rol om die sukses van die konferensie te ondersteun, byvoorbeeld:
- Beplan aktiwiteite ten bate van die organisasie van die deelnemers aan die konferensie, soos 'n besigheidsvergadering of toekenning.
- Gee kos as deelnemers 'n registrasiegeld hef. As daar geen koste is nie, vra deelnemers om middagete te bring (as 'n laaste opsie). Deelnemers verwag gewoonlik om ten minste een maaltyd te eet. As die konferensielokaal in die stad is, bied 'n blaaskans sodat deelnemers middagete kan eet by 'n nabygeleë restaurant.
- Vra of deelnemers 'n vermaaklikheidsgeleentheid wil beplan, byvoorbeeld: neem 'n stadstoer, kyk saans 'n komedie, kyk na 'n fliek of kyk na 'n vertoning in die teater. Die geleentheid is moontlik meer geskik vir 'n konferensie in 'n groot stad of vir 'n onderneming, maar nie altyd nie.
Deel 4 van 4: Uitgee
Stap 1. Bepaal die deelnemers wat dit sal bywoon
Konferensies is baie uiteenlopend, byvoorbeeld akademiese, godsdienstige en konferensies met verskillende deelnemers. Voordat u beplan, moet u seker maak dat genoeg deelnemers belangstel om die konferensie by te woon.
U hoef nie baie publisiteit te maak as u konferensies wil hou vir klein groepies, soos werknemers van die onderneming of kerkgemeenskappe nie. U kan konferensieplanne inlig deur 'n e -pos te stuur, in die nuusbrief van die onderneming aan te kondig en/of tydens 'n administratiewe vergadering in kennis te stel
Stap 2. Vra maatskappyleiers om deel te neem
Om mense in u onderneming te oortuig, moet u 'n pakkende titel uitdink of 'n goeie spreker nooi.
Nadat u bevestiging van bekende sprekers ontvang het, moet u die inligting in die konferensiemateriaal insluit en potensiële deelnemers daarvan in kennis stel
Stap 3. Skep 'n webwerf
Vandag is digitale media 'n baie belangrike hulpmiddel vir konferensiesukses. Skep 'n webwerfnaam met skakels wat maklik is om te vind as u soek na die sleutelwoord van die konferensietitel of ander woorde wat met die konferensie verband hou. Skryf gedetailleerde inligting oor die konferensie op die webwerf en bevat 'n skakel na alle gedrukte en advertensiemateriaal wat verband hou met die konferensie.
- Sluit die datum, tyd en adres van die konferensielokasie op die webwerf in, insluitend die name van bekende sprekers. Gee ook vervoer, verblyf, interessante plekke en konferensie -skedules in kennis indien nodig.
- Sluit 'n webwerfskakel in as deelnemers kan registreer.
Stap 4. Plaas 'n advertensie
Begin vroegtydig adverteer ('n jaar vooruit) sodat sprekers voorstelle kan indien wat materiaal bevat wat tydens die konferensie aangebied moet word. Kies die regte manier om te publiseer volgens die grootte van die konferensie en die agtergrond van die deelnemers. Oorweeg waar potensiële deelnemers hul inligting kry, miskien van:
- Sosiale media, byvoorbeeld uit die borgorganisasie se Facebook- en Twitter -rekeninge
- Lys van kontakte op Listservs en e -posadresse
- Blog, tydskrif, koerant of besigheidsjoernaal
- Plakkate, flyers of ander kennisgewings wat na relevante groepe, organisasies of maatskappye gestuur word
Stap 5. Vra vir voorstelle
As u 'n konsepadvertensie voorberei, dui aan dat u oop is vir registrasie of wag op die indiening van individuele of groepvoorstelle in die vorm van referate, paneelvoorstelle of werkswinkelmateriaal.
U kan die lengte van die voorstel volgens die bedryf bepaal. Op die gebied van opvoeding verg kleinskaalse konferensies gewoonlik abstrakte van 'n paar honderd woorde, terwyl grootskaalse konferensies volledige manuskripte vereis
Stap 6. Begin registrasies aanvaar
Berei fasiliteite voor sodat deelnemers voor die konferensie kan registreer, al is dit nog 'n paar maande vooruit. Op hierdie manier kan u die aantal deelnemers wat sal bywoon, beraam.
- Skep 'n webwerf wat skakel na die konferensiewebwerf vir registrasie. Gebruik 'n bestaande diens as u nie die tegniese vaardighede het om 'n webwerf te skep nie. Gebruik byvoorbeeld die betaalde dienste van RegOnline, 'n onderneming wat aanlynregistrasie vir verskillende geleenthede versorg, die data verwerk en dit aan u stuur deur gebruikers maklik toegang daartoe te gee.
- Deelnemers kan ook telefonies of faks registreer as u die geleentheid het om betalingsbewyse met 'n kredietkaart te verwerk.
- As u nie internet- of telefoonregistrasie aanvaar nie, skep 'n PDF -aansoekvorm en laai dit op die webwerf. Stel deelnemers in kennis dat hulle die vorm kan druk, invul en dit met 'n tjek of bewys van oordrag na die e -posadres van u onderneming stuur.
- Om deelnemers vroeg te registreer, bied afslag aan deelnemers wat ten minste een maand vooruitbetaal. Kaartjiepryse is effens duurder as deelnemers by die konferensielokaal betaal.
Wenke
- Vra die spreker of hy of sy ekstra toerusting benodig vir die aanbieding, soos 'n verhoog, televisie, groot skerm of rekenaar.
- By die keuse van 'n voedsel spyskaart, maak seker of daar deelnemers is wat 'n dieet van sekere voedsel moet doen.
- As u huurkoste vergelyk, vra vir pryse vir kos, water, koeldrank, ens. want dit kan baie duur wees.
- By die keuse van 'n kamer, oorweeg die doel van die konferensie en besluit of u die ouditorium of stoele en tafels wil gebruik om aantekeninge te maak.
