'N Dienssertifikaat (of 'n werksverifikasiebrief) is 'n formele korrespondensie wat gewoonlik deur 'n werkgewer aan die versoekende party geskryf word, met die doel om die werknemer se werkgeskiedenis te bekragtig. 'N Indiensnemingsertifikaat word gewoonlik vereis om aansoek te doen vir 'n lening, 'n eiendom te huur, om 'n nuwe werk aansoek te doen of om ander redes om die werkgeskiedenis te verifieer. As u 'n indiensnemingsertifikaat skryf, verduidelik wie u is, gee 'n eerlike opsomming van die werknemer se pligte en verifieer die werk. Hierdie sertifikaat moet 'n professionele briefhoof bevat en kontakinligting en handtekening verskaf. Lees die instruksies hieronder om uit te vind hoe u 'n volledige en akkurate indiensnemingsertifikaat kan opstel.
Stap
Deel 1 van 2: Voorbereiding vir die skryf van 'n indiensnemingsertifikaat
Stap 1. Dink na oor waarom u 'n werksertifikaat skryf
Die inhoud en toon van die taal van die brief hang af van die ontvanger. Gebruik 'n professionele taal van finansiële instellings en bevat finansiële inligting (bv. Salarisse, kommissies, verhogings en bonusse). Aan die ander kant, as u 'n indiensnemingsertifikaat skryf vir 'n werknemer wat aansoek doen vir 'n nuwe werk, is die taal meer informeel en bevat u moontlik nie finansiële inligting nie.
Deur die doel en omvang daarvan te verstaan, kan u 'n brief skryf wat pas by die behoeftes van die ontvanger
Stap 2. Dink na oor wie dit moet skryf
Gewoonlik word 'n werksertifikaat deur 'n toesighouer geskryf. In hierdie situasie sal die werknemer u as werkgewer vra om 'n indiensnemingsbrief vir spesifieke doeleindes te skryf. Aan die ander kant kan werknemers 'n diensbrief vir hulself skryf. In hierdie situasie sal u as werknemer dit self skryf en dan die baas vra om dit te onderteken of te verander indien nodig. Waar moontlik, moet die werkgewer dit namens die werknemer skryf, nie andersom nie.
- As u die baas is wat briewe aan werknemers skryf, kan u dit volgens u eie spesifikasies struktureer en die boodskappe daarin beheer. Boonop word die brief wat u skryf as werkgewer as eg en eerlik beskou. Die belangrikste struikelblok is egter die tyd wat dit neem. As baas het u natuurlik 'n besige skedule, terwyl die voorbereiding van hierdie brief tyd sal neem. As gevolg hiervan is werksertifikate gewoonlik kort en bondig, sodat u nie te veel tyd mors nie, veral as u dit reeds gedoen het.
- As u 'n werknemer is wat self skryf, kan u bepaal watter inligting aan ontvangers moet deurgee en hoef u nie tyd te kry om idees met u baas te deel nie. Boonop word die baas ook nie belas met die tyd wat dit nodig is om dit te skryf nie (as u dit self skryf, kan die baas gelukkig wees omdat hy dit nie self hoef te doen nie). Die baas moet egter altyd teken en daar is 'n moontlikheid dat hy dit huiwerig sal wees nadat hy die inhoud van u brief gelees het. As dit die geval is, moet u dit óf herskryf óf hom oorreed om dit self vir u te skryf.
Stap 3. Versamel die nodige inligting
Sodra u die ontvanger ken en wie die brief gaan skryf, moet u die vereiste inligting in die brief versamel.
- As u die baas is, praat met die werknemer om te sien wat hy of sy wil insluit. Bespreek wie die ontvanger is, wat die doel van die brief is, watter spesifikasies daarby ingesluit moet word en wanneer dit gestuur moet word.
- As u 'n werknemer is en die brief self skryf, is al die nodige inligting reeds daar, maar u moet eers met u baas praat en vra watter soort brief hy of sy verwag. Dit verseker dat u 'n brief skryf wat aan die werkgewer se spesifikasies voldoen en sy handtekening kry.
Deel 2 van 2: Skryf van indiensnemingsertifikaat
Stap 1. Gebruik die briefhoof van die onderneming
Skryf 'n indiensnemingsertifikaat op die amptelike briefhoof van die onderneming. As u 'n baas is, is hierdie vraestel gratis om te gebruik. As u 'n werknemer is, vra eers of u dit kan gebruik. Die amptelike briefhoof van die onderneming sal u brief sertifiseer en die ontvanger in die inhoud daarvan laat glo.
As u nie 'n amptelike briefhoof het nie, kan u 'n rekenaar gebruik om briefopskrifte te skep. Die kop moet die maatskappy se naam, adres, telefoonnommer en e -posadres bevat. Gee ook inligting oor die outeur van die brief (en titel) en die datum waarop die brief geskryf is
Stap 2. Rig die brief so spesifiek moontlik aan die ontvanger
As u die naam van die ontvanger ken, moet u dit direk aan die betrokke persoon rig. As u nie weet wie dit gaan lees nie, rig dit aan die organisasie met 'n onderwerpreël wat die inhoud van die brief beskryf.
- As u byvoorbeeld die adres en naam van die ontvanger ken, skryf dit net onder die opskrif. Volg dit met 'n gepaste groet, soos "Beste [meneer Sudirman]."
- As u nie weet aan wie die brief gerig is nie, stuur dit aan die betrokke departement met 'n onderwerpreël wat die inhoud van die brief beskryf. Byvoorbeeld, vir 'n brief aan 'n finansiële instelling met die doel om 'n lening te kry, kan u 'n brief aan u plaaslike tak stuur met die onderwerpopskrif "Beskrywing van werknemers vir leningaansoek". Volg op met 'n groet soos "Vir wie dit betref".
Stap 3. Beskryf wie jy is
Verduidelik in die eerste paragraaf wie u is en die doel met die skryf van die brief. Gee u posisie, dienslewering en hoe lank u die werknemer ken wat die sertifikaat aangevra het. As u 'n werknemer is wat self skryf, moet u aanhou skryf asof die brief van u baas afkomstig is, want dit is hy wat dit moet onderteken.
Byvoorbeeld, "My naam is Budi Jatmiko en ek is die adjunkhoof van bemarking en verkope by PT. ABC. Ek het 12 jaar by PT. ABC gewerk en ken hierdie werknemer al sewe jaar. Ek het die afgelope drie jaar was die werklike toesighouer van die werknemer."
Stap 4. Verskaf verifikasie
Die volgende inhoudsopgawe gee 'n opsomming van die werknemer se werk, insluitend datum van aanvang van diens, titel, of die werk tydelik of permanent is, en of die werknemer nog steeds daar werk. Hierdie paragraaf bied finansiële inligting aan werknemers indien nodig.
- Byvoorbeeld, "Hierdie brief is 'n bevestiging dat die werknemer inderdaad hier werk. Hy het sedert 7 September 2003 sewe jaar by PT. ABC gewerk. Hy beklee die pos as adjunk -direkteur van verkope, wat 'n vaste pos is by PT. ABC. Tot 7 Januarie 2011 werk hy nog steeds met die pos by PT. ABC."
- 'N Ander voorbeeld: "Hierdie brief bevestig dat die werknemer sewe jaar by PT. ABC gewerk het. Die betrokke persoon het van 7 September 2003 tot 7 Januarie 2011 by PT. ABC gewerk. Hy het die pos van adjunk -verkoopsdirekteur by PT. ABC beklee.. Hy werk sewe jaar as vaste werknemer by PT ABC met 'n salaris van 35 miljoen IDR per maand."
Stap 5. Som die werknemer se pligte op
Hierdie paragraaf beskryf die werknemer se pligte, wat baie nodig is in die indiensnemingsertifikaat vir werknemers wat om ander werk aansoek doen. Alhoewel die indiensnemingsertifikaat nie 'n aanbevelingsbrief is nie, is daar niks daarmee verkeerd om 'n positiewe beoordeling van die werknemer op te neem nie. Hierdie bykomende inligting sal u reputasie as werkgewer versterk en werknemers help om nuwe werk, eiendom of lenings te vind.
Byvoorbeeld, "Die pligte van 'n werknemer by PT. ABC is soos volg: Verantwoordelik vir verkopers van verkoelers in die Bogor -omgewing en sy omgewing. Hy beklee 'n bestuursposisie en is verantwoordelik vir die motivering van 'n span van sewe tot nege mense. Hy moet verseker kliëntetevredenheid, los klagtes van kliënte op en rapporteer elke drie maande die vordering van die verkope aan die hoofkantoor."
Stap 6. Vermy sensitiewe of onwettige inligting oor werknemers
Daar is bepalings oor wat in werkverwysings en ander verklarings aan potensiële werkgewers ingesluit kan word. Daar is 'n bepaling dat u werknemersinligting slegs met die nodige toestemming mag insluit. Daar is ook 'n reël dat u enige inligting oor die betrokke werknemer kan bekend maak solank dit eerlik en te goeder trou is. Voordat u sensitiewe inligting bekend maak, moet u seker maak of dit aanvaarbaar en gepas is om dit op te neem, volgens sosiale geskiktheid en toepaslike wetgewing.
Stap 7. Gee u kontakinligting
Die laaste paragraaf moet u (werkgewer) se kontakinligting bevat. Hierdie inligting is nodig as die ontvanger vrae het. Maak seker dat die ontvanger u kan kontak.
Byvoorbeeld, "As u enige vrae het of meer inligting benodig, kontak my gerus by (021) 21215555 of by [email protected]."
Stap 8. Teken en dien in
Nadat die brief geskryf is, eindig dit met 'n slotgroet, teken dit en gee dit aan die werknemer wat dit aangevra het, of stuur dit self aan die ontvanger.
- Sluit die brief met die groet "Opreg".
- Plaas u handtekening saam met u volledige naam en posisie.
- Voeg 'n amptelike of verifikasiestempel by wat gewoonlik deur ondernemings vir hierdie tipe brief gebruik word.
Wenke
- Sommige visumaanvraagprosesse vereis dat u die pos neerskryf wat die werknemer sal beklee as 'n visum toegestaan word. Miskien moet u die belangrikheid van die werk van die werknemer wat die visum aanvra, verduidelik.
- Sommige werkgewers vra die werknemer om 'n brief op te stel, wat hy of sy dan sal onderteken. As u werknemers vra om hul eie te skryf, moet u dit deeglik lees voordat u onderteken.
- Sommige ondernemings het 'n spesifieke persoon wat die taak verifieer, en daar is ook ondernemings wat 'n spesifieke sjabloon het. Raadpleeg die menslike hulpbronne -afdeling as u twyfel.
Waarskuwing
- Voer slegs finansiële inligting in as die werknemer dit versoek. As u 'n werknemer is en die brief self skryf, kan u soveel inligting as nodig invoer.
- Moenie persoonlike inligting oor werknemers invoer nie, tensy hulle dit toelaat.
- As die werknemer wat die indiensnemingsertifikaat aangevra het, nie meer saam met u werk nie, moet u nie die redes vir u vertrek gee nie, selfs al is daar geen saak of probleem nie.
