Die tjekrekeningaktiwiteit is makliker om aan te teken met tjekregisters wat uit Microsoft Excel geskep is. U kan tjekregisters opstel om uitgawes te kategoriseer, sodat u alle kontantuitbetalings kan byhou. U kan 'n formule skep om die geldsaldo in die rekening uit te vind. Behalwe dat dit nuttig is, kan u ook deur die skep van 'n tjekregister in Excel die basiese beginsels van Excel ken.
Stap
Deel 1 van 5: Skep kolomme in Excel
Stap 1. Leer Excel ken
Excel is 'n sigbladprogrammatuur wat gebruik word om data te bestuur en berekeninge met formules uit te voer. Excel -sigblaaie is georganiseer deur kolomme en rye.
- Die lessenaarweergawe van Excel kan op 'n rekenaar of Mac geïnstalleer word. Daar is ook gratis aanlynprogramme vir u rekenaar, tablet of telefoon. Die funksionaliteit van elke weergawe is slegs effens anders.
- Excel bestaan al 'n lang tyd, en daar is altyd elke jaar 'n nuwe weergawe. Die manier waarop elke weergawe werk, is net effens anders.
- In Excel is rye horisontaal en volgens nommer gesorteer. Kolomme is vertikaal en volgens letter gesorteer. Die vierkante waar rye en kolomme bymekaarkom, word selle genoem. Selle is vernoem na rye en kolomme. Die sel in die vyfde ry in kolom D het die naam D5 (kolom D, ry 5).
- Ken die verskil tussen 'n werkblad en 'n werkboek. 'N Werkblad is 'n Excel -lêer wat een of meer sigblaaie bevat. Elke sigblad is op aparte oortjies in die werkboek. Werkboeke het oor die algemeen drie oortjies, maar kan indien nodig bygevoeg word.
- U kan eenvoudig een oortjie gebruik om 'n basiese tjekregister te skep.
- U sal die twee oortjies gebruik om 'n laai -kategoriefunksie in die tjekregister te skep.
Stap 2. Maak 'n leë sigblad oop
Hoe om 'n sigblad oop te maak hang af van die bedryfstelsel en die tipe rekenaar wat u gebruik.
- Vir rekenaars wat 'n bedryfstelsel onder Windows 7 bedryf, klik op die Start-kieslys in die onderste linkerhoek van die lessenaar. Klik in die spyskaart wat verskyn, op Programme. Klik op Microsoft Office in die spyskaart wat daarna verskyn, en klik dan op Microsoft Office Excel. Op hierdie stadium verskyn 'n leë sigblad op u lessenaar.
- Vir rekenaars op Windows 7 of later, klik op die Windows-ikoon in die onderste linkerhoek van die skerm en klik dan op die Microsoft Excel-teël om Excel oop te maak. Daar sal 'n bladsy aan die linkerkant met die nuwe lêers en die nuwe dokumentsjabloon -opsies aan die regterkant verskyn. Klik op die eerste sjabloonopsie, Leë werkboek om 'n nuwe sigblad oop te maak.
- Om Excel op die Mac oop te maak, klik op Excel in die beskuldigdebank. Klik op "File" in die menubalk. Klik op "Open" en klik dan op "New". U sal na 'n nuwe leë sigblad geneem word.
Stap 3. Skep kolometikette
Gebruik die etiket wat gewoonlik in die register se tjekboek voorkom. Skep kolomme vir datum, nr. tjek, begunstigde en beskrywing of memorandum. Skep dan kolomme vir debiete (dws betalings of onttrekkings), krediete (dws deposito's) en termyne.
- Tik "DATE" in sel B1 (kolom B, ry 1). Die transaksiedatum word hier ingevoer.
- Beweeg een sel na regs, sel C1 (kolom C, ry 1). Tik "ITEM #". Die tjeknommer of transaksietipe word hier ingevoer, soos 'OTM' of 'deposito'.
- Beweeg een sel na regs, sel D1 (kolom D, ry 1). Tik "PAYEE" in. Dit is die naam van die ontvanger van die tjek of begunstigde.
- Beweeg een sel na regs, sel E1 (kolom E, ry 1). Tik "BESKRYWING". Besonderhede oor die transaksie word hier ingevoer.
- Beweeg een sel na regs, sel F1 (kolom F, ry 1). Tik "DEBIT". Die geld wat uit die rekening (uitvloei) gaan, word hier aangeteken.
- Beweeg een sel na regs, sel G1 (kolom G, ry 1). Tik "UITGAVE KATEGORIE". Laat dit eers leeg. Hierdie kolomopsies word in 'n latere stap geskep.
- Beweeg een sel na regs, sel H1 (kolom H, ry 1). Tik "KREDIET". Die geld wat in die rekening (invloei) ingegaan word, word hier aangeteken.
- Beweeg een sel na regs, sel J1 (kolom J, ry 1). Tik "INKOMSTEKATEGORIE". Hierdie kolomopsies word ook in 'n latere stap geskep.
- Beweeg een sel na regs, sel K1 (kolom K, ry 1). Tik "BALANS". Dit is die bedrag in die rekening nadat alle transaksies aangeteken is.
Stap 4. Formateer die kolometikette
Voeg formatering by die etiketkolom in vet lettertipe en gee die registeretiketrye 'n ander agtergrondkleur vir maklike lees. Kies eers die reeks selle wat u wil formateer, en kies dan 'n formaatopsie.
- Soek die formaatopsies op die oortjie "HUIS" op die werkbalklint. Hierdie "HUIS" -oortjie is reeds oop wanneer u 'n nuwe werkboek oopmaak.
- Kies sel B1 (DATE) en sleep dan die wyser op alle etikette tot sel K1 (BALANS).
- Klik op "B" in die linker boonste hoek van die werkbalk om 'n vet formaat te kies.
- Klik op die verfemmer -ikoon om die agtergrondkleurpalet te sien om die agtergrondkleur te verander.
Stap 5. Verander die grootte van meer kolomme
Gewoonlik is die kolomgrootte te klein om die gegewens wat u ingevoer het, te stoor. Byvoorbeeld, die kolomme "PAYEE" en "DESCRIPTION" kan lang name of lang memo's bevat. Kolom A dien slegs as 'n skeier, dus die grootte daarvan is baie smal.
- Klik op die kolomopskrif A om die hele kolom te kies. Klik in die regter boonste hoek van die werkbalk op die lint "HUIS" op die "FORMAT" -knoppie. Klik op die kolomwydte in die keuselys, voer 2 in en klik op OK. Kolom A sal baie smal wees.
- Vou kolom D, "PAYEE", uit. Klik op die kopstuk in kolom D om die kolom te kies. Beweeg oor die grens van kolomme D en E. Die wyser sal verander na 'n grootte wyser, met 'n vorm soos 'n plusteken met 'n pyltjie. Sodra hierdie wyser sigbaar is, klik met die linkermuisknop en sleep die muis na regs om die kolom so breed te maak as wat u wil.
- Herhaal dieselfde prosedure om kolom E, "BESKRYWING", uit te brei.
Stap 6. Sentreer die registeretiket
Kies die hele eerste ry. Klik met die linkermuisknop op die nommer een op die linkerkant van die bladsy. Klik links op die werkbalk op die lint "HUIS" op die middellynknoppie. Alle data in die geselekteerde selle sal gesentreer wees. Die kolometikette in elke sel is nou gesentreer.
Deel 2 van 5: Opmaak van selle
Stap 1. Voer 'n paar data in
Voer vier rye data in die selle in om die veranderings in die formaat te sien. Begin met die beginsaldo en voer dan die ander drie transaksies in.
- Voeg die datum vir die openingsbalans in sel B2, byvoorbeeld 9/27/15. Tik "Openingsaldo" in die kolom "PAYEE" in sel D2. Voer die hoeveelheid geld in u rekening in volgens die datum in sel B2 in die kolom "SALWE" in sel K2.
- Voeg nog drie transaksies by. Kombineer debiettransaksies (soos tjekbetalings of OTM -onttrekkings) en krediettransaksies (soos deposito's).
- Let op die inkonsekwente opmaak van elke getal in die sel. Die datumkolomformaat kan verander na "2015/09/27" of "27-September". Die kolom dollarbedrag kan die verkeerde aantal desimale plekke vertoon. Formateer dit sodat alles skoon is.
Stap 2. Formateer die datum
Maak seker dat hierdie kolom konsekwente datums vertoon. Daar is baie opsies vir die opmaak van datums in Excel. Kies watter een jy wil hê.
- Klik op die opskrif in kolom B, wat "DATUM" is. Die hele kolom sal gekies word.
- Klik met die rechtermuisknop op die kolom en kies Formateer selle. Die venster Formateer selle sal verskyn.
- Kies die oortjie "Nommers". Kies 'Datum' in 'Kategorie'. Kies die datumformaat wat u wil hê en klik op OK in die onderste regterhoek van die venster.
- Terwyl die kolom nog steeds gekies is, sentreer u die data in hierdie selle deur op die ikoon in die middel van die werkbalk in die lint "HUIS" te klik.
Stap 3. Formateer kolom "ITEM #"
Die data in hierdie kolom moet gesentreer wees. Merk die hele kolom van C deur op die kolomopskrif te klik. Klik op die middellyn -ikoon. Gee aandag aan die data wat in hierdie kolom ingevoer is. Die skrif moet gesentreer wees.
Gaan die formaat van kolomme D en E, "PAYEE" en "DESCRIPTION" na. Excel formuleer gewoonlik selle sodat die data in lyn bly. Hierdie formaat is geskik vir hierdie kolom. Kontroleer die kolomgrootte dubbel. Daar is nou 'n paar data in hierdie selle, dus pas die kolomwydte aan om die kolom, indien nodig, breër of smaller te maak
Stap 4. Formateer die geldeenheid in kolomme F, H en K, of "DEBIT", "CREDIT" en "BALANCE FORWARD"
Geld gebruik tweesyfer desimale. Daar is 'n opsie om 'n dollarteken te vertoon. Die debietnommer kan ook rooi gemaak word as u wil.
- Kies kolom F. Klik met die rechtermuisknop in kolom F en kies Formateer selle. Die venster Formateer selle sal verskyn. Kies "Rekeningkunde" op die oortjie "Nommer". Kies "2" in die opsie "Desimale plekke". Kies die dollar teken in "Simbool".
- Herhaal bogenoemde stappe vir kolomme H en K.
- Om die debietnommer rooi te laat lyk, klik op die kop in kolom F om die hele kolom te kies. Klik met die rechtermuisknop op die kolom en kies Formateer selle. Kies die lettertipe -oortjie wanneer die venster Formateer selle verskyn. Klik op hierdie oortjie op die aftreklys langs die opsie Kleur. Klik op die rooi kleur in die palet.
Deel 3 van 5: Die skep van formules
Stap 1. Skep 'n formule om die huidige saldo te bereken
Voer die wiskundige bewerkingsformule in om die huidige saldo in kolom K te bereken. U het nie die formule in sel K2 nodig nie. U beginsaldo word hier ingevoer.
- Klik op sel K3. Klik op die formulebalk bo -aan die sigblad. Tik die formule in om die berekening uit te voer. Tik = SOM (K2-F3+H3). Hierdie formule vertel die sigblad om die openingsbalans (sel K2) te neem, debiteure af te trek as daar is (sel F3) en krediete by te voeg (sel H3).
- As die openingsaldo $ 200 is en u eerste inskrywing 'n tjek van $ 35 is, teken $ 35 as 'n debiet in sel F3 aan. Die formule wat u in sel H3 ingevoer het, neem die aanvanklike saldo en trek die debiet af sodat die saldo $ 165 is.
Stap 2. Kopieer die formule
Kies sel K3. Regskliek en kies Kopieer. Kies selle K4 en K5, klik met die rechtermuisknop en kies Plak. Nou word die formule na hierdie selle gekopieer. Nou is die huidige saldo in kolom K bereken vir al die data rye wat ingevoer is.
Stap 3. Skep 'n voorwaardelike formule om die huidige balanskolom skoon te maak
U kan die formule hierbo na sel K6 kopieer. Aangesien u egter geen data ingevoer het nie, sal die huidige saldo van sel K5 ook in sel K6 verskyn. Om dit op te klaar, skep 'n voorwaardelike formule wat die sel sal leegmaak as daar geen transaksies ingevoer word nie, maar die saldo sal vertoon as daar een is.
Voer in sel K6 die formule in = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Dit sal Excel vertel dat as sel B6 in die kolom "DATUM" leeg is, sel H6 leeg moet wees, maar as sel B6 nie leeg is nie, moet die balans bereken word
Stap 4. Brei die formule uit met AutoFill
Die AutoFill -funksie vul die formule van aangrensende selle, sodat dit nie nodig is om die "BALANCE" -formule herhaaldelik in te voer nie.
- Soek die AutoFill -hefboom in die aktiewe sel. Kyk na die klein donker reghoek in die regter onderste hoek van die aktiewe sel. Beweeg oor totdat dit verander na 'n outo -vul -wyser, wat soos 'n dun pluspunt lyk.
- Klik op sel K6. Beweeg oor die outomatiese vulhendel en die wyser verander na 'n dun plusteken. Klik met die linkermuisknop en hou die AutoFill -hefboom ingedruk. Sleep die wyser na sel K100 (kolom K, ry 100).
- Die formule word nou na alle selle kolom K tot en met ry 100 gekopieer. Die ry- en kolomgetalle in elke sel word outomaties aangepas sodat die formule korrek kan bereken.
Deel 4 van 5: kategorieë byvoeg
Stap 1. Skep 'n transaksiekategorie
Transaksiekategorieë is nuttig om kontantuitvloei en inkomstetipes op te spoor. Kategorieë kan betrekking hê op inkomstebelasting, soos eiendomsbelasting of liefdadigheidsskenkings. Kategorieë kan ook gebruik word om kaarte te skep wat die finansiële aktiwiteit van 'n rekening maklik kan visualiseer.
Stap 2. Skep die oortjie "Kategorieë"
Hierdie oortjie word gebruik om alle moontlike kategorieë van inkomste- en uitgawesregistertjeks op te slaan. Hernoem een van die oortjies in die werkboek "Kategorieë". Dubbelklik op 'n bestaande oortjie-titel sodat dit die naam beklemtoon. Die naam verander na "Blad2" of "Blad3". As die bladnaam gemerk is, tik 'n nuwe naam vir die oortjie, soos "Kategorieë".
Tik "sel" in sel B4. Formateer die selle om vet te wees en sentreer hulle
Stap 3. Skep inkomstekategorieë
Tik "*** Inkomste ***" in sel B5. Alle kategorieë inkomste wat u in die toekoms het of waaruit u kan baat vind, is hier ingesluit. Voer al u inkomstekategorieë in vanaf sel B6 en werk af.
- Die mees algemene inkomstekategorie is "Lone" (lone). Verdeel die verskillende loonkategorieë as daar meer as een werk is.
- U finansiële situasie is 'n bepalende faktor vir ander inkomstekategorieë. Skep 'n kategorie 'Dividend' as u aandele besit. Skep ook kinderondersteuningskategorieë indien van toepassing. Ander kategorieë soos "Rente -inkomste", "Geskenke" en "Diverse".
Stap 4. Skep laai kategorieë
Maak die selle in die laaste inkomstekategorie skoon. Beweeg een sel af en tik dan "*** Uitgawes ***". Alle laai kategorieë is in hierdie afdeling.
Die aantal vragkategorieë word aangepas volgens u omstandighede, insluitend "Verband", "Huur", "Versekering", "Motorbetaling", "Gas", "Elektrisiteit", "Telefoon" of "Vermaak"
Stap 5. Gee 'n naam vir die reeks selle wat die kategorie bevat
Kies sel B5, en merk dan uit sel B5 na alle inkomste- en uitgawekategorieë. Soek die selnaamvenster in die linkerbovenhoek van die venster, links van die formuleboks. Die naam van die eerste sel in die gemerkte reeks sal "B5" vertoon. Klik op die selnaamkassie en tik "Kategorieë". Dit is die naam van die reeks selle wat u in die tjekregister kan gebruik.
Stap 6. Gebruik die uitgawes en inkomste kategorieë in die tjekregister
Gaan terug na die oortjie waarin u die tjekregister geskep het. Nou word die kolomme “UITGAVE KATEGORIE” en “INKOMSTE KATEGORIE” bygevoeg in die keuselys.
- Kies sel G2 in die register -oortjie. Dit is die eerste sel in die kolom "UITGAVE KATEGORIE".
- Kies die lint "DATA" in die werkbalk. Klik op die knoppie "Data validering". Kies 'Data Validation' in die keuselys. Die venster "Data Validation" sal oopmaak.
- Op die oortjie "Instellings" van die venster "Data-validering", vind u die "Toestaan" -kieslys. Klik op die pyltjie af en kies "Lys". Voer "= Kategorieë" in onder "Bron". klik OK.
- 'N Klein pyltjie verskyn langs sel G2. Klik op hierdie pyltjie om 'n lys kategorieë te vertoon. Klik op die kategorie wat ooreenstem met die rytransaksie.
- Kopieer die formule van sel G2 na sel G100 met behulp van AutoFill.
- Gaan na sel J2 om die proses in die kolom "INKOMSTEKATEGORIE" te herhaal.
Deel 5 van 5: Beskerming van die tjekregister
Stap 1. Sluit formuleselle en beskerm sigblad
As u die werkblad beskerm, beteken dit dat u nie data in geslote selle kan oorskryf nie, sodat u nie hoef te bekommer oor die berekening van toekomstige balans as gevolg van formulefoute nie. U kan ook 'n wagwoord byvoeg om u tjekregister meer beskerm teen ander gebruikers te maak. Maak seker dat die wagwoord maklik is om te onthou, of skryf dit op 'n veilige plek neer. Die werkblad is nie toeganklik as u u wagwoord vergeet nie.
Stap 2. Ontsluit die sel
Sodra die werkblad beskerm is, word alle selle gesluit. Daarom moet u die dataselle wat ingevoer moet word, ontsluit, selfs al is die werkblad beskerm.
- Kies selle B2 tot J100. Dit is almal selle van alle kolomme in die register, behalwe die laaste kolom, K, wat die kolom "BALANCE" is. Data moet steeds in hierdie selle ingevoer word, selfs al is die werkblad beskerm.
- Regskliek in die geselekteerde reeks selle. Kies Formateer selle.
- Kies die oortjie Beskerming in die venster Formateer selle. Verwyder die kassie "Gesluit" en klik op OK.
Stap 3. Aktiveer beskerming op die werkblad
Dit beteken dat alle selle geblokkeer sal bly, insluitend die selle in kolom K ("BALANCE"), sodat hulle nie oorgeskryf kan word nie.
- Maak die "REVIEW" -lint in die werkbalk oop. Klik op "Beskerm blad" om die venster "Beskerm blad" te open.
- Voeg die wagwoord hier by as u die werkblad wil beskerm. Indien nie, laat dit leeg.
- klik OK. Kontroleregisters is nou onbeskermd.
Stap 4. Ontskerm die werkblad om die geslote selle te verander
U kan hierdie proses later omkeer as u die formule in 'n geslote sel wil verander. Maak die "REVIEW" -lint in die werkbalk oop. Klik op "Blad onbeskerm" totdat die venster "Ongeskermde vel" verskyn. klik OK.
