Baie ondernemings gebruik Microsoft Excel om departementele of bedryfswye koste te monitor. Tans is Excel die standaardprogram op rekenaars met Windows -bedryfstelsels. U kan dus hierdie program gebruik om u rekeninge te monitor. Daar is 'n aantal sjablone (afdrukke) van Microsoft en ander webwerwe wat u kan gebruik om uitgawes na te gaan. Selfs in die nuutste weergawes van Excel, is hierdie sjablone reeds in die program beskikbaar. U kan ook u eie werkblaaie skep om fakture in Excel te monitor. Hierdie artikel sal beide maniere bespreek.
Stap
Metode 1 van 2: Gebruik 'n Excel -sjabloon
Stap 1. Kies die standaard Excel -sjabloon
Die nuutste weergawe van Excel bevat sjablone vir die monitering van persoonlike uitgawes en sjablone vir algemene sakebedrywighede. U het toegang tot hierdie sjabloon om uitgawes in Excel te monitor en te gebruik.
- Kies in Excel 2003 "New" in die menu "File". Kies 'Op my rekenaar' in die taakvenster 'Nuwe werkboek' om die dialoogvenster 'Sjablone' te open.
- Kies in Excel 2007 "Nuut" in die menu "Lêer" om die dialoogkassie "Nuwe werkboek" te open. Kies die opsie "Geïnstalleerde sjablone" in die menu "Sjablone" in die linkerdeelvenster. Kies 'Persoonlike maandelikse begroting' in 'Geïnstalleerde sjablone' in die middelste paneel en klik op 'Skep'.
- Klik in Excel 2010 op die etiket "File" en kies "New" in die menu "File". Kies 'Voorbeeldsjablone' bo -aan die paneel 'Beskikbare sjablone', en kies 'Persoonlike maandelikse begroting' in die voorbeeldmonster -aansig en klik op 'Skep'.
Stap 2. Kies 'n aanlyn sjabloon
As die ingeboude persoonlike begrotingsjabloon van Microsoft Excel u uitgawes nie kan volg nie, probeer sjablone wat op die internet beskikbaar is. U kan sjablone aflaai van derdepartywebwerwe, of Excel gebruik om met Microsoft Office Online in verbinding te tree.
- In Excel 2003 kan u die toepaslike sjabloon kies uit die Microsoft Office Online-biblioteek op https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Hier vind u ook sjablone vir vorige weergawes van Excel.)
- Kies in Excel 2007 "Begrotings" in die Microsoft Office Online -afdeling van die dialoogkassie "Nuwe werkboek". U moet 'n internetverbinding hê om aan te sluit by die aanlyn Office -sjabloonbiblioteek.
- Kies "Begrotings" in Excel 2010 in die afdeling Office.com van die beskikbare sjablone. U moet 'n internetverbinding hê om aan te sluit by die aanlyn Office -sjabloonbiblioteek.
Stap 3. Voer die inligting in die toepaslike selle in
Die ingevoerde inligting hang af van die werkbladsjabloon wat gebruik word.
Stap 4. Stoor u werkblad
U kan die naam van die werkblad wat deur die sjabloon verskaf word, gebruik of 'n naam invoer soos u wil. Of u kan die naam en vervaardigingsjaar van die werkpapier eenvoudig neerskryf.
Metode 2 van 2: Skep u eie werkblad om uitgawes te monitor
Stap 1. Maak Excel oop
Stap 2. Voer 'n naam vir die werkblad in sel A1 in
Gebruik 'n duidelike naam, soos 'Persoonlike begroting', 'Monitering van persoonlike uitgawes' of iets soortgelyks. (Moenie aanhalingstekens gebruik wanneer u name skryf nie. Hier word aanhalingstekens gebruik om voorbeelde aan te dui).
Stap 3. Tik ry 2 -kolomopskrifte in
Hier is 'n paar name en rye wat u kan gebruik, "Datum", "Betaal aan", "Memo", "Uitgawe", "Inkomste" (of "Verdien" of "Deposito") en "Saldo". Voer hierdie opskrifte in sel A2 tot en met G2 in, en pas die kolomwydte aan sodat al die teks sigbaar is.
Nadat u die kolomopskrifte en -opskrifte gestel het, gebruik die funksie "Vries panele" sodat die kolomopskrifte bo is as u deur die bladsy blaai. Die Freeze Panes -opsie is op die "View" -kieslys vir Excel 2003 en later, en in die "Window" -groep op die menu "View" vir Excel 2007 en 2010
Stap 4. Voer die eerste uitgawe in die selry 3 in
Stap 5. Voer die balansformule in sel G3 in
Die balans word bepaal deur die verskil tussen inkomste en uitgawes, aangesien dit die eerste saldo -inskrywing is. Die manier waarop dit bepaal word, hang af van u begeerte om die begroting van die uitgawekant af te sien of die kontant wat u het.
- As u wil hê dat 'n pasgemaakte werkblad uitgawes moet toon, is u balansformule = E3-F3, waar E3 die sel is wat die uitgawesaldo bevat, en F3 die inkomstesaldosel is. Op hierdie manier, as u uitgawes groter is as u inkomste, sal u totale uitgawes 'n positiewe getal hê, sodat u dit makliker kan verstaan.
- As u wil hê dat 'n pasgemaakte werkblad die geld wat u het, moet toon, is die balansformule = F3-E3. Die werkstuk sal dus 'n positiewe kontantvloei vertoon as kontant meer as uitgawes is, en negatief as uitgawes groter as inkomste is.
Stap 6. Voer die tweede koste -inskrywing in selry 4 in
Stap 7. Voer die balansformule in sel G4 in
Aangesien die saldo van die tweede en daaropvolgende inskrywings die huidige saldo aanteken, moet u die gevolglike verskil in uitgawes en inkomste by die balans in die vorige inskrywing voeg.
- As u wil hê dat die werkblad spesifiek uitgawes moet vertoon, is die balansformule = G3+(E4-F4), dit wil sê G3 is die sel wat die vorige saldo bevat, E4 is die sel wat uitgawes bevat en F4 is die sel wat inkomste bevat.
- As u wil hê dat die werkblad die kontantbedrag byderhand moet vertoon, is die balansformule = G3+(F4-E4).
- Die hakies in die formule wat die verskil tussen koste en inkomste toon, is eintlik nie nodig nie. Ons het dit so geskryf dat die konsep van die formule duideliker geword het.
- As u die balanswaarde -sel leeg kan laat totdat alle inskrywings voltooi is, gebruik die IF -woord in die formule, sodat die saldo -sel nie die waarde sal vertoon wanneer u die datum invoer nie. Die formule vir hierdie metode vir die tweede inskrywing is = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) as u wil hê dat die werkblad die las moet monitor, en = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) as u 'n werkstuk wil hê om die kontantvloei byderhand te monitor. (Die hakies rondom uitgawes en inkomste kan weggelaat word, maar die buitenste hakies mag nie weggelaat word nie.)
Stap 8. Kopieer die balansformule na 'n ander sel in kolom G (Saldo -kolom)
Klik met die rechtermuisknop op sel G3 en kies "Kopieer" in die opspringkieslys. Blaai daarna na die sel daaronder. Klik met die rechtermuisknop op die geselekteerde sel en kies "Plak" in die opspringlys om die formule in die geselekteerde sel te plak. (Kies in Excel 2010 die opsie "Plak" of "Plak formules" in die opspringmenu.) Die formule werk die selverwysings outomaties by om die koste, inkomste en datumverwysings (indien gebruik) van die huidige ry aan te dui en die verwysingsbalans van die ry bo die huidige ry.
Stap 9. Stoor die werkblad
Gee u werkblad 'n duidelike naam, byvoorbeeld "Kostemonitering.xls" of "Persoonlike begroting.xls". U kan die naam en jaar van die lêer invoer, dieselfde as die metode om 'n werkblad met die. (Weereens hoef u nie aanhalings te gebruik nie, aangesien ons dit geskryf het net om die voorbeeldlêernaam te verduidelik. U hoef nie die tipe lêeruitbreiding in te tik nie, aangesien Excel dit outomaties sal neerskryf.)
Excel 2003 en vorige weergawes stoor werkkaarte in die ".xls" -formaat, terwyl Excel 2007 en 2010 werkkaarte in die meer onlangse XML-gebaseerde formaat ".xlsx" stoor. Die nuutste Excel het egter ook die opsie om lêers in die ".xls" -formaat te stoor. As u meer as een rekenaar het en die werkblad op almal wil stoor, gebruik die ou formaat as u rekenaar Excel 2003 of vroeër het. Gebruik die nuutste formaat as al u rekenaars ten minste Excel 2007 het
Wenke
- Gebruik 'Outovoltooi' in die uitgawes en inkomste kategorieë sodat die spelling korrek is.
- U kan vetdruk, tekstkleur of selskakering gebruik om te onderskei tussen onbetaalde, betaalde en toekomstige koste.
- Dit is 'n goeie idee om te voorkom dat formules of kolomopskrifte per ongeluk verander. Kies die selle wat u wil vervang (datum, kategorie begunstigde, uitgawes, inkomste en memorandum), en ontsluit die selle en pas dan beskerming toe op die hele werkblad.
