Omdat dit gereeld vir persoonlike en informele doeleindes gebruik word, kan die skryf van 'n formele e -pos ontmoedigend wees. As u egter 'n formele e -pos aan 'n onderwyser, baas, sakevennoot, regeringsagentskap of ander persoon wat formaliteit benodig, moet skryf, volg hierdie eenvoudige riglyne. Gee u mening kort en duidelik en volg die reëls van skryf, styl en formele letterformaat. Uiteindelik moet u u e -pos nagaan en regstel voordat u dit stuur.
Stap
Metode 1 van 3: Formatering van e -pos
Stap 1. Gebruik 'n professionele e -posadres
Ideaal gesproke is die e -posadres 'n variasie van u regte naam, nie 'n gebruikersnaam of bynaam nie. Gebruik indien moontlik punte, strepies of onderstrepings, sonder syfers of ander letters.
[email protected] lyk byvoorbeeld onprofessioneel. Intussen sal [email protected] meer geskik wees om te gebruik
Stap 2. Gebruik 'n professionele lettertipe
Met die meeste e -posdienste vandag kan u verskillende lettertipes en tekste skryf. Vir amptelike e -posse is dit egter die beste om by amptelike lettertipes soos Times New Roman en Arial te bly. Vermy dekoratiewe lettertipes soos Comic Sans of Old English. Bykomend tot:
- Skryf u e-pos in 'n maklik leesbare lettertipe, soos grootte 12.
- Vermy spesiale skryfwerk, soos kursief, vet of veelkleurige lettertipes, tensy dit die inhoud en doel van die e -pos pas.
- Moenie die e -pos heeltemal in hoofletters skryf nie. Deur so te skryf, sal jy lyk asof jy op die ontvanger skree.
Stap 3. Gee die e -pos 'n kort en presiese titel (onderwerp)
Gebruik 'n paar sleutelwoorde wat verband hou met die inhoud van die e -pos in die titel. Dit sal help om te verhoed dat die ontvanger u e -pos ignoreer. E -posse wat sonder 'n titel gestuur word of 'n onduidelike titel gebruik, sal vir die ontvanger onbelangrik voorkom.
- E -pos -titels soos "Vinnige vrae", "Kontak met jou" of "Belangrike sake" sal vir die ontvanger onduidelik voorkom.
- Intussen lyk die e -postitel "Bylae, gastelys, middagete -uitnodiging en vergaderingsopsomming vir 12 Maart" te lank en bevat verskeie onderwerpe tegelyk.
- Aan die ander kant is die titel van die e -pos "Meeting About Escalator Damage on 12 March" redelik kort en duidelik. Hierdie titel kan die ontvanger 'n oorsig gee van die hoofonderwerp, sowel as 'n duidelike datum.
Metode 2 van 3: Skryf van inhoud
Stap 1. Gebruik 'n gepaste groet
Begin altyd 'n formele e -pos met 'n groet. U kan die naam van die ontvanger direk skryf (as u dit weet). Voltooi die naam van die ontvanger met sy titel of titel (meneer, mev., Dr., Ens.). U kan ook 'Beste' voor die naam en titel van die ontvanger skryf as u dit verkies.
- As u nie die naam van die ontvanger van die e -pos ken nie, skryf eenvoudig "Geagte Meneer/Mevrou" of "Aan belangstellendes".
- Moenie 'Hallo' of 'Hallo' of ander informele groete gebruik nie.
Stap 2. Stel u voor in die eerste paragraaf (indien nodig)
As u aan iemand skryf wat u nog nooit gekontak het nie, soos 'n nuwe kliënt, menslike hulpbronbestuurder of regeringsamptenaar, stel uself voor en verduidelik waarom u 'n e -pos stuur. Skryf dit neer in die eerste of tweede sin van u e -pos.
Byvoorbeeld, as u 'n posaansoek stuur, kan u skryf: "My naam is Maria Isabella. Ek het u gekontak om aansoek te doen as 'n administratiewe assistent wat op die JobXYZ.com -webwerf geadverteer word."
Stap 3. Prioriteer die belangrikste inligting
Nadat u uself voorgestel het en u hoofdoel met die stuur van die e -pos uiteengesit het, kan u voortgaan met die liggaam van die e -pos. Lys die belangrikste inligting heel bo. Op hierdie manier sal u die tyd van die ontvanger meer waardeer en die doel van die e -pos duideliker maak.
As u byvoorbeeld 'n e -pos aan 'n regeringsamptenaar skryf, kan u begin met: "My naam is Maria Isabella. Ek het u e -posadres gekry van die amptelike webwerf van die Salatiga stadshof. Ek stuur hierdie brief om my beswaar teen die kaartjie wat ek op 29 Februarie 2015 ontvang het."
Stap 4. Kom direk by die punt van die brief uit
In 'n formele brief kan u u punt direk uitdruk. Klein praatjies maak die leser net verward en moeilik om te verstaan wat u van hulle benodig of nodig het.
- Byvoorbeeld, as u 'n brief aan 'n professor op die kampus skryf, hoef u nie rond te draai en dinge te skryf soos: "Ek is Maria Isabella. Ken u my? Chemie 221 is tans my gunstelingkursus omdat u Onderrigmateriaal is baie goed georganiseer. Ek kan dus altyd volg en weet wat getoets gaan word. Met betrekking tot die eksamen word ek herinner aan die komende eksamen."
- Aan die ander kant kan die skryf van 'n e -pos dit duideliker maak: "Ek is Maria Isabella. Ek is 'n student wat Chemie 221 volg, en ek wou jou vertel van 'n moontlike botsing van eksamenroosters."
Stap 5. Skryf 'n kort e -pos
Alhoewel daar geen spesifieke lengte is nie, is dit 'n goeie idee om net so lank as 'n skootrekenaar of rekenaarskerm 'n e -pos te stuur.
As u e -pos lank genoeg is, verdeel dit in 'n paar kort paragrawe. Laat 'n leë reël tussen elke paragraaf in plaas daarvan om dit ingekeep te skryf
Stap 6. Gebruik die amptelike taal
Aangesien formele e -posse vir professionele doeleindes gestuur word, moet u 'n goeie indruk maak. Gebruik volledige sinne en beleefde frases. Vermy die volgende:
- Slang
- Onnodige afkortings
- Gebruik van emoticons en emoji's
- Respeklose woorde
- Grap
Stap 7. Gebruik 'n gepaste slotgroet
Net soos om groete te open, is daar verskeie opsies om groete te sluit wat in formele briewe gebruik kan word. Maak seker dat u u volledige naam en titel sowel as ander titels (indien enige) insluit. Voorbeelde van slotgroete wat gebruik kan word, sluit in:
- "Beste wense,"
- "Die uwe,"
- "Dankie,"
- "Groete,"
- "Jou student,"
Metode 3 van 3: Berei voor om briewe te stuur
Stap 1. Sluit die vereiste aanhangsels in
As u 'n aanhangsel moet insluit, moet u dit in die e -posadres insluit, sodat mense wat dit lees, dit kan sien. Probeer om die aantal aanhangsels en lêergroottes te beperk, en gebruik algemene en wyd gebruikte lêertipes.
Sluit byvoorbeeld 'n kennisgewing in soos "Ek heg 'n PDF -afskrif van my curriculum vitae en portefeulje aan."
Stap 2. Verbeter die inhoud, spelling en grammatika van die e -pos
Moenie slegs op e -posdienste staatmaak om u spelling- en grammatikale foute op te spoor nie. Lees u e -pos hardop of laat iemand dit regstel. Op hierdie manier kan u maklik spelfoute en onduidelike sinne vind.
Stap 3. Maak seker dat u e -pos geen sensitiewe inligting bevat nie
Onthou altyd dat e -pos nie 'n veilige manier is om te kommunikeer nie. Hou in gedagte dat e -posbedieners gekap kan word, of dat die ontvanger doelbewus of onbedoeld inligting kan deel wat u nie wil onthul nie.
