Memo's word gewoonlik gebruik om sekere inligting aan 'n groep mense oor te dra, byvoorbeeld oor aktiwiteite, beleide of beskikbare hulpbronne, en om hulle te vra om op te tree. Die woord "memorandum" beteken iets waaraan u moet onthou of aandag moet skenk. U kan 'n goeie, maklik verstaanbare memo skryf deur hierdie wenke te bestudeer.
Stap
Deel 1 van 4: Memo -koppe skryf
Stap 1. Tik “MEMORRANDUM” bo -aan die papier om 'n memo te skryf
Verduidelik eers dat hierdie dokument 'n memorandum is. Skryf die woord "MEMORDUM" 3 cm van die boonste rand van die papier in vet letters as die eerste reël. Hierdie woord kan in die middel of links van die groter letter geplaas word.
Slaan twee leë reëls oor voordat u die volgende reël skryf
Stap 2. Skryf die naam van die ontvanger van die memo korrek neer
Aangesien die memorandum 'n formele manier vir besigheidskommunikasie is, moet die ontvanger ook formeel gelys word. Skryf die volledige naam en titel van die ontvanger van die memo neer.
As hierdie memorandum aan alle personeel gerig is, skryf: "Aan: Alle werknemers"
Stap 3. Skryf ook die ander ontvangers in die “CC” -reël neer
Die "CC" -reël (wat staan vir Courtesy Copy) word gebruik om die naam van die persoon of persone wat 'n afskrif van die memorandum ontvang, te skryf, nie die een na wie die memo gestuur sal word nie. Die naam wat op die reël 'CC' verskyn, is die party wat in kennis gestel moet word van die beleid of kwessie wat in die memorandum beskryf word.
Stap 4. Skryf jou naam in die reël "Van"
Die naam van die outeur en sender van die memo moet in die memo -kop verskyn. Skryf u volledige naam en titel in hierdie reël neer.
Stap 5. Voer die datum in
Skryf die datum van voorbereiding van die memorandum volledig neer met die formaat datum, maand, jaar. Byvoorbeeld: "Datum: 9 Desember 2015" of "9/12/2015".
Stap 6. Bepaal die onderwerp van die memo en skryf dit as 'n aparte reël met die titel "About"
Die onderwerp van die memo gee u 'n idee van wat in die memo bespreek word. Kies 'n spesifieke, maar kort onderwerp.
Byvoorbeeld, in plaas van om "Miere" as onderwerp te skryf, kies iets meer spesifiek, byvoorbeeld: "Die mierprobleem by die kantoor"
Stap 7. Ken die formaat van die memo -opskrif goed
Die memo -kop moet bo -aan die linkerkant wees. U kan hoofletters of klein letters gebruik vir die woorde "Aan:", "Van:", "Datum:" en "Oor:".
-
Die memo -opskrif sal soos die volgende voorbeeld lyk:
Aan: Naam en titel van ontvanger
Van: Jou naam en titel
Datum: datum waarop memo geskryf is
Onderwerp: Onderwerpe wat in die memo behandel word (gebruik vetdruk of 'n sekere kleur vir dinge wat u dink belangrik is).
- As u 'n memo -opskrif skryf, plaas 'n spasie agter die dubbelpunt om dit netjieser te laat lyk.
- As u klaar is met die skryf van die memo -kop, slaan u 'n reël oor voordat u die memo skryf om die memo -kop van die memo -liggaam te skei.
Deel 2 van 4: Skryf die liggaam van die memorandum
Stap 1. Oorweeg die gehoor wat die memo sal ontvang
Om 'n memo te skryf wat mense interesseer om te lees en te reageer, moet u die styl, lengte en formaliteit van u verduideliking in die liggaam van die memo bepaal op grond van die gehoor wat dit sal lees. Hiervoor moet u weet wie hierdie memo sal ontvang en lees.
- Vind uit wat die memo -ontvanger se prioriteite en bekommernisse is.
- Probeer om die vrae wat lesers van die memorandum vra, te verwag. Ondersteun u verduideliking deur voorbeelde, bewyse of ander inligting te verskaf wat die leser kan beïnvloed.
- Deur die gehoor wat die memo gaan lees, in ag te neem, kan u die regte inligting of menings in die memo oordra.
Stap 2. Moenie 'n formele groet ontvang nie
Die memorandum hoef nie te begin met 'n groet soos "Beste meneer Anwar" nie. Skryf eerder 'n aanvangsin om die onderwerp wat u wil behandel, te verduidelik.
Stap 3. Noem die probleem of probleem in die eerste paragraaf
Beskryf kortliks die agtergrond van die aksie wat u wil onderneem. Soos met die indiening van 'n tesisverklaring, verduidelik die onderwerp en gee redes waarom hierdie aksie belangrik is. U kan hierdie inleidende sin as 'n opsomming of 'n memorandum opsomming gebruik.
As 'n algemene gids, moet die eerste gedeelte in een paragraaf geskryf word
Stap 4. Aan die begin van die memo kan u byvoorbeeld skryf:
“Met ingang van 1 Januarie 2016 sal PT XYZ 'n nuwe beleid oor gesondheidsbeskerming implementeer. Alle werknemers en hul gesinslede ontvang elke maand BPJS klas 1 -gesondheidsvoordele.”
Stap 5. Beskryf die konteks van die kwessie wat u in die memorandum aan die orde gestel het
Lesers benodig moontlik inligting oor die agtergrond van die probleem wat u aanbied. Verduidelik kortliks die konteks en sê slegs wat belangrik is.
Indien nodig, gaan voort met die memorandum en verduidelik waarom u wil hê dat hierdie beleid van toepassing is. Skryf byvoorbeeld: "Die regering het 'n regulasie uitgevaardig dat elke onderneming werknemers en hul familielede moet registreer as BPJS Kesehatan -deelnemers"
Stap 6. Ondersteun u plan deur 'n verduideliking in die besprekingsafdeling te gee
Beskryf kortliks die aksie wat u sal onderneem. Gee bewyse en logiese redes om u voorstel te ondersteun. Begin deur die belangrikste inligting oor te dra, en verskaf dan spesifieke of ondersteunende feite. Gee watter voordele die leser sal kry uit u voorgestelde aksie, of die skade wat sal ontstaan as u nie optree nie.
- As u 'n langer memo wil maak, moet u ook relevante en oortuigende grafieke, lyste of kaarte aanbied.
- Vir langer memo's kan u 'n kort titel gee wat die inhoud van elke afdeling beskryf. Byvoorbeeld, in plaas van om die titel "Beleid" te skep, skryf "Nuwe beleid vir alle werknemers". Maak die titel spesifiek en kort sodat die belangrike dinge in die memo onmiddellik deur die leser bekend kan word.
Stap 7. Stel aksies voor wat die leser moet neem
Deur 'n memorandum vra u ander om op te tree oor 'n spesifieke kwessie, of dit nou 'n aankondiging oor 'n nuwe produk, 'n nuwe beleid oor uitgawesverslagdoening of 'n verklaring is oor hoe die onderneming 'n probleem oplos. Verduidelik watter stappe in 'n slotparagraaf of sin gedoen moet word.
- Skryf byvoorbeeld: "Alle werknemers moet vanaf 1 Maart 2016 die nuwe rekeningkundige stelsel gebruik."
- Gee ook ondersteunende bewyse vir u voorstel.
Stap 8. Sluit die memo deur 'n positiewe en ondersteunende opsomming te gee
Die laaste paragraaf moet die volgende stap beskryf wat die probleem kan oplos. Gee ook 'n ondersteuningsboodskap oor organisatoriese solidariteit.
- U kan sê: "Ek is bereid om hierdie voorstel verder te bespreek en die besluit waaroor ons onderling ooreengekom het, te implementeer".
- Of u kan die memo sluit deur te skryf: 'Ons is baie opgewonde oor die plan om 'n produksielyn by te voeg. Ons glo dat hierdie plan die onderneming sal ontwikkel en die kontinuïteit van ons besigheid sal verseker.”
- Sluit die memo met net 'n sin of twee.
Deel 3 van 4: Beëindiging van die memorandum
Stap 1. Ken die formaat van die memo goed
Gebruik die standaard memo -formaat om makliker te lees. Tik die memo in Times New Roman- of Arial -lettertipe, grootte 12 met 3 cm links, regs en onderkant.
Gebruik 'n links-belyn paragraafformaat. Slaan die twee leë lyne aan die einde van die paragraaf oor en hoef nie 'n spasie aan die begin van die paragraaf te laat nie
Stap 2. Gaan u memo na
Lees weer en wysig die memorandum om te verseker dat dit korrek, duidelik, bondig en oortuigend is. Maak seker dat u die regte skryfstyl gebruik. Skakel onnodige wetenskaplike terme of jargon uit.
- Kyk weer of daar nog spelfoute, grammatika en besprekingsfoute is. Gee aandag aan die skryf van name, datums en nommers.
- Maak seker dat u memo kort genoeg is en verwyder oortollige inligting.
Stap 3. Initialiseer langs u naam
Die memorandum hoef nie onderteken te word nie, maar u moet dit met 'n balpen aan die hoof van die memo reg langs u naam begin. Voorletters dui aan dat u hierdie memorandum goedgekeur het.
Stap 4. Gebruik papier met briefhoof
Daar is briefpapiere wat gedruk word met briefhoof wat spesiaal ontwerp is vir memorandums, of net gewone briefpapier gebruik.
As u die memo op 'n rekenaar gemaak het (en dit per e -pos gestuur het), kan u u eie briefhoof maak met die Word -program met die logo van die onderneming en die kontakinligting vertoon. Gebruik hierdie memosjabloon vir toekomstige memo -voorleggings
Stap 5. Besluit hoe u die memorandum moet stuur
Kies die beste manier om die memorandum te versprei. U kan dit druk en deel of per e -pos stuur.
Om memo's per e -pos te stuur, kan u die memo van 'n Word -dokument na HTML of 'n PDF omskakel en dit as 'n e -posaanhangsel stuur
Deel 4 van 4: Die gebruik van memosjablone
Stap 1. Soek 'n memosjabloon
Memo's kan gemaak word met behulp van sjablone, in plaas daarvan om dit van nuuts af te bou. Soek daarvoor goeie memosjablone op die internet, byvoorbeeld in Microsoft Word. Die formate wat gebruik word, is gewoonlik byna dieselfde, maar die lettergrootte, lengte en ontwerp kan wissel.
- Laai die sjabloon af wat die beste by u behoeftes pas.
- Maak seker dat u die reëls lees voordat u sjablone vanaf enige webwerf gebruik.
Stap 2. Maak die sjabloon oop wat u op u rekenaar afgelaai het
Nadat u op die aflaai -knoppie geklik het, word die sjabloon direk op u rekenaar afgelaai, of u moet verskeie stappe doen. As die resultaat 'n zip -lêer is, moet u die lêer eers uitpak en dit dan in Microsoft Word oopmaak.
Ons beveel aan dat u die nuutste weergawe van Microsoft Word gebruik, sodat u nie probleme ondervind nie, en hierdie sjabloon sal goed vir u werk. As u nog steeds 'n vorige weergawe van die Microsoft Word -program gebruik, moet u dit opdateer voordat u lêers aflaai
Stap 3. Definieer u eie briefhoof
Alle sjablone kan verander word. Elke deel van die memosjabloon kan u aanpas by u behoeftes. Voeg byvoorbeeld 'n logo en handelsmerkregistrasiemerk by die sjabloon in die briefhoofafdeling. Klik op die briefhoofafdeling om die besigheidsinligting in te tik.
Stap 4. Vul die sjabloonvelde in die memo -kop in
U moet die velde "Tot", "Van", "CC" en "About" invul. Wees versigtig wanneer u elke veld invul, sodat u nie in hierdie afdeling deurmekaar, gemis of verkeerd getik word nie.
Stap 5. Tik jou boodskap
Skryf die inleiding, konteks, bespreking en opsomming in die liggaam van die memo neer. U kan memo's in lysvorm skryf om punt-vir-punt-inligting oor te dra.
- Gebruik dieselfde sjabloonformaat om al die paragrawe in die memorandum netjies georganiseer te hou met die regte marges en lettergroottes.
- U kan die memosjabloon gebruik om die tabel te wys, indien nodig. Dit kan meer nuttig wees, veral as die memorandum wat in 'n lys of ander formaat voorberei is, slordig of moeilik is om te lees.
- Moenie vergeet om die woorde wat reeds in die sjabloon is, uit te vee nie. Kontroleer weer deeglik voordat u dit stuur.
Stap 6. Gaan ook die skrootvoete na
Die voet van die memo is onderaan die memo, wat gewoonlik gebruik word om bykomende inligting te verskaf, byvoorbeeld om u besigheidsinligting of telefoonnommer te skryf. Kyk noukeurig of al hierdie inligting korrek getik is. U wil natuurlik 'n goeie memo stuur sonder verkeerde kontakinligting of ontbrekende inligting.
Stap 7. Pas die skerm aan
Een van die voordele wat u uit die sjabloon kan kry, is die geleentheid om die kleur van die dokument te verander. Die vertoning van die memo kan aangepas word by die persoonlikheid en dit aantrekliker laat lyk. Boonop kan u die kleur kies wat die beste by die huidige situasie pas, om dit meer aandag te trek, maar steeds professioneel.
Stap 8. Stoor die memo as 'n nuwe dokument
Maak seker dat u 'n afskrif van hierdie memolêer bewaar sodat daar 'n digitale rugsteun is as bewys van enige besigheidskommunikasie wat u gehad het.
Stap 9. Stoor hierdie sjabloon sodat u dit weer kan gebruik
As u 'n memo met 'n effens ander onderwerp moet maak, vervang die inligting daarin met die onderwerp van die memo wat u wil stuur. Behalwe dat u tyd bespaar, kan u memo's in 'n konsekwente formaat skep, sodat dit professioneel lyk. Op hierdie manier sal lesers meer aandag skenk en die memo wat u stuur, aandagtig lees.
Wenke
- Moenie te veel redes gee nie. U moet wel verduidelik waarom sekere stappe gedoen moet word, maar moenie dit oordryf nie.
- Die verduideliking/inligting in die memorandum moet kortliks aangebied word.
Verwante artikel
- Hoe om 'n besigheidsnota te skryf
- Hoe om 'n brief te skryf
- Hoe om effektief te kommunikeer
- Hoe om 'n lesersbrief te skryf
