Soos die naam aandui, is 'n antwoordbrief 'n brief wat gemaak is om te reageer op iemand se vraag of versoek, wat gewoonlik ook skriftelik per brief afgelewer word en algemeen gebruik word as 'n medium vir die uitruil van inligting in die sakewêreld. Om die perfekte antwoordbrief te lewer, is die eerste ding om die inhoud van die brief wat die vraag of versoek bevat, te hersien. Soek dan die nodige inligting om die brief te beantwoord. Nadat u albei gedoen het, begin 'n antwoordbrief skryf met sinne wat beleefd, reguit, duidelik en alle vrae of versoeke in die oorspronklike brief kan beantwoord. Maak ook seker dat die toon van u sin ook vriendelik en insiggewend is om te verseker dat die brief aan die tevredenheid van die ontvanger voldoen.
Stap
Metode 1 van 3: Hersiening van die inhoud van die oorspronklike brief
Stap 1. Identifiseer die inligting wat die sender van die brief versoek of bevraagteken het
Omdat antwoordbriewe daar is om alles te verskaf wat die sender moet weet, neem altyd die tyd om die inhoud van die brief noukeurig na te gaan. Verstaan veral die behoefte van die sender om te weet watter inligting u aan hom kan verskaf.
- Soms is die bepaling van die betekenis van 'n letter nie so maklik soos om die hand te draai nie, veral as die skryfstyl van die briefskrywer nie duidelik is nie. Neem dus altyd die tyd om die behoeftes van die sender te verstaan voordat u 'n antwoordbrief opstel.
- Noteer, indien nodig, 'n paar belangrike dinge wat u in die brief vind om die bedoeling van die sender beter te verstaan. Som in die besonder op wat die sender gevra het en ontwerp u antwoord op elke vraag of versoek.
Stap 2. Kom meer te wete oor die inligting wat die sender van die brief versoek
As die sender van die brief inligting oor iets vra, is die kans goed dat u dit reeds weet en dit dadelik kan beantwoord, of andersom. As u nie die inligting wat u versoek het verstaan nie, neem soveel tyd as moontlik om inligting in te samel voordat u op die brief reageer.
Die sender van die brief wil byvoorbeeld die status van sy werksaansoek by u onderneming bevestig. As die aanstelling van 'n nuwe werknemer nie u vakgebied is nie, kontak 'n werknemer van die HR -afdeling om die status van die sender se aansoek te kontroleer voordat u 'n antwoord indien
Stap 3. Stuur die brief deur na 'n ander persoon wat meer in staat is om die gestelde vraag te beantwoord
Veral in die sakewêreld stuur kliënte soms 'n brief na 'n ondernemingsadres of kontaknommer van die onderneming wat hulle op die internet vind. As u 'n brief ontvang, maar voel dat u nie die vrae daarin kan beantwoord nie, stuur dit dan aan die toepaslike persoon. Doen dit om te verseker dat die sender van die brief die mees akkurate en nuttige antwoord kan ontvang.
As die persoon lank neem om te reageer, moet u die sender laat weet dat u die brief aan iemand gestuur het wat die vermoë het om hul vrae te beantwoord. Die sender van die brief weet ten minste dat die brief wat hy gestuur het, ontvang en verwerk is
Metode 2 van 3: Opstel van antwoorde
Stap 1. Rig die brief aan die persoon wat inligting vra of vrae in die oorspronklike brief stel
Begin altyd 'n brief met 'n beleefde groet, soos 'Geagte', gevolg deur die naam van die ontvanger van die brief, in plaas van 'n te algemene aanvangsin te gebruik, soos 'Aan die ontvanger van hierdie brief'. Behalwe dat dit onpersoonlik klink, wek die sin die indruk dat die antwoordbrief deur 'n rekenaar geskryf is. Groet die ontvanger daarom altyd by die naam om aan te toon dat u antwoordbrief met groot sorg en waardering geskryf is.
- As u nie die afsender van die brief persoonlik ken nie, gebruik asseblief die groet Meneer of Mevrou gevolg deur sy van. As die sender van die brief egter 'n spesifieke titel het, gebruik die titel in plaas van mnr.
- As u regtig nie die sender van die brief ken nie, of nie die geslag ken nie, gebruik dan sy voornaam.
- Oor die algemeen kan u die naam van die sender gebruik wat in die oorspronklike brief verskyn. Byvoorbeeld, as die sender van die brief die naam "Dr. Johnson "in sy brief, open u antwoordbrief met die groet:" Beste. Dr. Johnson."
Stap 2. Wys daarop dat hierdie brief geskryf is in reaksie op 'n oorspronklike brief wat hy gestuur het
Aan die begin van die brief, moenie vergeet om die doel van u brief aan die leser oor te dra nie, naamlik om die brief te beantwoord. Op hierdie manier sal die ontvanger van die brief weet dat die brief gelees en verwerk is, asook die bedoeling agter die brief wat u gestuur het.
- 'N Eenvoudige sin,' Hierdie brief is in reaksie op die brief wat u op 13 Junie gestuur het ', is ideaal om 'n antwoordbrief oop te maak.
- As u nie die eerste brief ontvang nie, verskaf die identiteit van die persoon wat die brief aan u gegee het. U kan byvoorbeeld skryf: 'Een van ons kliëntedienspersoneel, Michelle Harris, het die brief wat u vir my gestuur het, gestuur.'
Stap 3. Beantwoord die vrae van die sender onmiddellik
Nadat u die groet geskryf het, gaan u onmiddellik na die hart van die brief. In die kern van die brief, beantwoord die vrae en/of klagtes in die oorspronklike brief so volledig as moontlik. Maak seker dat niks gemis word nie, sodat die ontvanger van die brief tevrede kan voel tydens die lees daarvan.
- In u antwoord herhaal die inhoud van die oorspronklike brief kortliks. U kan byvoorbeeld sê: 'In antwoord op u navraag oor personeel by ons onderneming wat direkte kontak met die media het, wil ons u in kennis stel dat die personeellid Janet Walters is. Hier is sy e -posadres en telefoonnommer.”
- Om langer vrae te beantwoord, gebruik 'n nommeringstelsel om elke vraag meer spesifiek te beantwoord. Behalwe dat dit makliker is om te lees, sal hierdie metode die leser meer tevrede maak omdat hulle voel dat al die vrae in detail beantwoord is.
- Gee so volledige inligting as moontlik in sinne wat nie te lank is nie. Oor die algemeen kan 'n goeie antwoord op een vraag in 'n paar kort sinne gesê word.
Stap 4. Wees eerlik oor enige versoeke wat u nie kan vervul nie
Soms is daar vrae wat u nie kan beantwoord nie, of versoeke wat u nie kan beantwoord nie. Gee altyd 'n eerlike reaksie wanneer u in so 'n situasie te staan kom. Met ander woorde, moenie ingewikkelde sinne gebruik om die negatiewe sienings van die sender van die brief te onderdruk nie. Vertrou my, die sender van die brief sal 'n direkte en duidelike antwoord baie meer waardeer. Die belangrikste is dat die inligting altyd beleefd oorgedra word en voorafgegaan word deur 'n verskoning, sodat die sender van die brief nie beledig voel nie.
- Gebruik altyd 'n vaste, maar verstaanbare toon wanneer u 'n versoek van die sender van die brief weier. U kan byvoorbeeld sê: 'Ongelukkig kan ons nie u versoek toestaan nie. Op die oomblik het ons nie die inligting wat u benodig nie en kan ons nie vir u sê wanneer dit beskikbaar sal wees nie.”
- As u meer gedetailleerde inligting kan verskaf, moet u sê: 'Voordat u u vraag beantwoord, moet ek eers 'n paar dinge bevestig. As die tyd dit toelaat, moet u die datum van indiening van u aansoek verstrek, asook die naam van die beampte wat u gekontak het. Nadat die bevestigingsproses afgehandel is, kontak ek u onmiddellik terug.”
Stap 5. Dankie vir die brief wat gestuur is
Ongeag of u 'n versoek kan beantwoord of 'n brief se vraag kan beantwoord, toon altyd u waardering deur hom of haar te bedank. Gee die indruk dat u hul aandag waardeer en 'n positiewe verhouding met hulle wil handhaaf.
Sommige mense verkies om hul brief oop te maak met 'n dankie. Die plasing van die toespraak is nie regtig belangrik nie. Die belangrikste is dat u dit op 'n stadium uitspreek
Stap 6. Sluit die brief af deur u volle naam en titel te skryf
Sluit die brief met 'n formele slotgroet, soos 'Met vriendelike groet', gevolg deur u volledige naam. As die brief bedoel is vir besigheidsdoeleindes, moet u ook u posisie onder u volle naam noem.
Of dit nou in 'n getikte of handgeskrewe brief is, laat altyd ruimte vir u handtekening nadat u u volledige naam het. As die brief egter per e -pos gestuur word, is dit oor die algemeen voldoende om u volledige naam sonder 'n handtekening in te sluit
Stap 7. Lees die hoofstuk van u antwoordbrief weer om seker te maak dat alle vrae beantwoord is
Onthou, die ontvanger van die brief kan geïrriteerd of gefrustreerd raak as hy 'n antwoord ontvang wat nie sy vraag beantwoord nie. Boonop loop die ontevredenheid die risiko dat hy 'n opvolgbrief aan hom stuur en uiteindelik by u werk voeg! Om die tevredenheid van die leser te verseker, moet u alle vrae of versoeke so volledig moontlik beantwoord. Lees u brief weer voordat u dit stuur om seker te maak dat geen versoeke of vrae gemis is nie.
Vra, indien nodig, die hulp van 'n vriend of kollega om die brief te lees. Vra hulle veral om hulself in die skoene van die ontvanger te plaas en hul tevredenheid te meet nadat u u brief gelees het
Metode 3 van 3: Gebruik 'n professionele toon
Stap 1. Gebruik 'n standaard besigheidsbriefformaat
Verstaan die verskillende tipes antwoordbriewe wat gebruik word as 'n manier vir besigheidskommunikasie. Volg dan die formaat wat u dink die geskikste is vir die skryf van 'n professioneel klinkende antwoordbrief.
- Gee u naam, titel, maatskappy se naam (indien van toepassing) en u maatskappy se adres in die boonste linkerhoek van die brief. Gee daaronder die datum waarop die brief geskryf is, gevolg deur die volledige naam en adres van die ontvanger van die brief.
- As u 'n antwoordbrief wil tik, gebruik altyd 'n kantlyn van 2,5 cm aan elke kant van die papier. Maak ook seker dat die letter met 1 spasie tussen reëls en 2 spasies tussen paragrawe geskryf is.
- As die antwoordbrief in plaas van met die hand geskryf is, gebruik altyd die standaard 12-pt lettertipe en skryfformaat. As die brief egter met die hand geskryf word, moet u seker maak dat die handskrif netjies en maklik leesbaar is.
Stap 2. Gee die indruk dat die versoek of vraag wat u gestuur het, u gelukkig maak
Hierdie metode is veral verpligtend vir sakelui of kliëntgebaseerde diensverskaffers. Onthou, die kliënt is koning. Dit beteken dat u waardering moet toon vir die tyd en gedink het dat u die brief geskryf het. Moenie vergeet om hulle te bedank vir hul versoeke of vrae nie, en gebruik altyd warm en vriendelike sinne in die antwoordbriewe.
- 'N Sin so eenvoudig soos:' Dankie dat u ons gekontak het. Ons waardeer u terugvoer baie, "dit kan die toon van die brief aansienlik in 'n meer positiewe rigting verander! Probeer daarom om dit 'n gewoonte te maak om altyd sulke frases in u antwoordbriewe op te neem.
- Moenie die indruk wek dat sy versoek of vraag u irriteer en irriteer nie. Vertrou my, dit is beter om te vriendelik te wees as om die ontvanger te laat dink dat jy kwaad of ontsteld is oor hom.
Stap 3. Dit is nie nodig om 'n te lang brief te skryf sodat die ontvanger dit vinnig kan lees nie
Waardeer die vrye tyd! Moenie 'n brief van 3 bladsye stuur as die vraag of versoek in 1 paragraaf beantwoord kan word nie. Gee dus voldoende antwoorde en stuur die brief onmiddellik. Moenie ander inligting byvoeg wat hy nie regtig hoef te weet nie.
- Hierdie metode is belangrik om te implementeer, veral as die antwoordbrief bedoel is om vrae van u kliënte of sakevennote te beantwoord. U wil natuurlik nie die kliënt teleurstel deur ure te bestee aan die lees van 'n antwoord wat in die helfte moes gewees het nie?
- Aan die ander kant, moenie so kort skryf dat u nie die versoek of vraag in die oorspronklike brief kan beantwoord nie. As die vraag met 'n lang verduideliking beantwoord moet word, verskaf dit gerus. Die belangrikste is dat al die inligting wat lesers verskaf, werklik belangrik is vir lesers.
Stap 4. Skryf so duidelik as moontlik sodat die ontvanger van die brief u antwoord kan verstaan
Moenie te lang of ingewikkelde sinne gebruik nie! Skryf eerder met behulp van eenvoudige, duidelike woorde wat nie die leser kan verwar nie. Hoe korter en digter u skryfwerk, hoe beter is die resultate.
Stel jou voor dat die ontvanger van die brief nie genoeg tyd het om die inhoud van u brief in detail te lees nie. Selfs as hy slegs die inhoud van die brief nagaan, sou hy kon verstaan wat u bedoel? Indien nie, korrigeer die diksie wat u gebruik om u punt duidelik te maak
Stap 5. Vermy die gebruik van jargon en tegniese terme wat moeilik is vir lesers om te verstaan
Aan hierdie aspek moet voldoen word om die leesbaarheid en duidelikheid van die inhoud van u brief te maksimeer. As die ontvanger van die brief nie 'n professionele persoon is wat tegniese terme kan verstaan nie, moet u dit nie gebruik nie. Probeer eerder jargon of tegniese terme vervang deur ander woorde wat selfs leke kan verstaan.
Om 'n brief te wysig, vra die volgende vraag: "Kan iemand wat my werk nie verstaan nie, verstaan waaroor my brief handel?" Indien nie, verander die taal wat in die brief gebruik word, sodat die meeste mense dit kan verstaan. Dit is eintlik 'n kragtige manier om die gebruik van tegniese jargon in u briewe te verminder
Stap 6. Lees die hoofstuk van u brief weer
Om te voorkom dat u skryffoute veroorsaak wat u brief minder professioneel laat lyk, moet u die brief herlees en spelfoute, grammatikale, opmaak- en vloei-foute regstel. Vertrou my, as u net 'n paar minute neem om na die inhoud van die brief te kyk, kan dit baie meer professioneel lyk.
- Moenie net op 'n rekenaarprogram staatmaak om te kyk of daar foute in u pos is nie. Oor die algemeen kan sulke programme slegs spelfoute en leestekensfoute opspoor, nie grammatikale foute nie. Lees daarom elke woord wat in u brief geskryf is, om foute te vind wat die rekenaar nie kan opspoor nie.
- As die inhoud van u brief baie belangrik is, soos wanneer 'n brief aan 'n sakevennoot gerig word, vra iemand anders om dit ook te lees. Soms kan ander mense foute vind waarvan u nie voorheen bewus was nie.
