By die onderhandeling met ondernemings voel ons soms dat ons 'n klagbrief moet indien omdat die produk of diens wat verskaf is, onbevredigend is. In hierdie artikel verduidelik wikiHow hoe u die brief moet skryf.
Stap
Metode 1 van 3: Skryf 'n klagbrief
Stap 1. Dien die klagbrief by die kliëntediensafdeling in
Op hierdie manier is dit meer waarskynlik dat u 'n antwoord van die onderneming ontvang omdat die kliëntediensafdeling verantwoordelik is vir die reaksie op klagtes, sodat u brief doeltreffend en effektief verwerk kan word.
- Vind die naam van die kliëntediensbestuurder of die direkteur van die onderneming en die doel van die brief persoonlik aan hom. Begin die brief deur 'Geagte Meneer/Mevrou' te skryf, gevolg deur u volle naam. As u nie sy naam ken nie, skryf dan net 'Beste klantediensbestuurder'.
- Gewoonlik kan die adres van die kliëntediensafdeling op die webwerf van die onderneming, brosjures, advertensies of produkverpakking gevind word.
Stap 2. Gaan voort met die skryf van die kern van die brief
Gebruik die eerste sin om die rede vir die skryf van die brief en 'n klag te verduidelik. Gee soveel as moontlik stawende feite, soos die datum, tyd en plek waar u die diens ontvang het of die produk gekoop het, asook relevante data, soos die reeksnommer en produkmodel.
- Maak seker dat die leser die kern van die brief in minder as 5 sekondes kan verstaan. U hoef dus nie 'n langdradige inleiding te skryf nie.
- Nadat u u groet geskryf het, verskaf gedetailleerde inligting oor die probleem wat u ondervind, maar maak seker dat die eerste sin die leser se aandag op u klagte vestig.
- Voorbeeld van die eerste sin: "Deur middel van hierdie brief wil ek 'n klag indien weens 'n beskadigde haardroërmerk _. Hierdie produk is gekoop op _ by die _ winkel in Jalan _, Jakarta".
Stap 3. Gee duidelik die oplossing of oplossing wat u wil hê
Gee dit in die tweede paragraaf as u 'n produkvervanging, terugbetaling, herstel van produkte of vergoeding op 'n ander manier versoek. Die leser moet dus 'n oplossing bied, in plaas daarvan om net 'n antwoordbrief te stuur of 'n clichéreaksie te gee.
- Spreek u klagte in positiewe woorde uit wat toon dat u die beste oplossing verwag en 'n lojale kliënt bly. As u 'n terugbetaling of ander vorm van vergoeding vra en dan sê dat u die saak aan 'n derde party sal deurgee, is die kans goed dat die leser van die brief nie daarin belangstel om 'n oplossing te bied nie.
- As u van die onderneming verwag om 'n groter verskeidenheid probleme aan te spreek, skryf dit aan hulle. Lesers het egter gewoonlik meer tyd nodig om op probleme soos hierdie te reageer.
- Moenie dreig om in die eerste brief te dagvaar nie. Dit is moontlik die beste oplossing wat u wil hê, maar hierdie keer kan u eenvoudig 'n klag indien en wag vir 'n antwoord.
Stap 4. Heg fotokopieë van stawende dokumente aan
Maak seker dat u die brief voltooi met afskrifte van stawende dokumente, soos betaalbewyse, aankoopfakture, waarborgkaarte, tjeks of bewys van oordrag, en foto's of video's indien nodig. Sluit relevante dokumente in as aanhangsel by die brief.
- Maak seker dat jy stuur fotostaat aangehegte dokument, in plaas van die oorspronklike. Op hierdie manier loop u nie die risiko om belangrike inligting of dokumente te verloor as dit aan ander gewys moet word nie.
- Sluit die aangehegte dokumente in die brief in. Byvoorbeeld: "Saam met hierdie brief heg ek 'n fotokopie van die betalingskwitansie, 'n haardroër se waarborgkaart en 'n foto van die reeksnommer van die produk aan."
Stap 5. Stel 'n sperdatum vir die oplossing van die probleem op
U moet 'n spesifieke datum as die sperdatum vir die indiening van die oplossing by die ontvanger van die brief insluit. Hierdie stap laat u kalm voel en die probleem word vinniger opgelos.
- As u 'n tydsbeperking het, verminder u die risiko dat letters verlore gaan of geïgnoreer word, aangesien dit ongemak en ergernis kan veroorsaak.
- Gee 'n realistiese tydsbeperking. Gewoonlik is 1-2 weke genoeg, maar u moet die probleem en die verwagte oplossing in ag neem.
Stap 6. Sluit die brief beleefd af
Sê dankie vir die hulp wat verleen word. Om te help dat albei partye behulpsaam voel, deel u hoe u lesers u kan vertel sodat kommunikasie doeltreffender is.
Skryf "Wasalam" as 'n slotgroet as u die naam van die ontvanger van die brief ken. Indien nie, eindig die brief met die opskrif "Met opregtheid". Moenie die klagbrief afsluit met 'n informele slotgroet nie, byvoorbeeld: "Dit is dit" of "Dankie."
Metode 2 van 3: Gebruik die regte styl en formaat
Stap 1. Skryf 'n brief in 'n beleefde styl
U is miskien kwaad en voel verkeerd, maar die leser van die brief sal aanstoot neem as u aanstootlike woorde gebruik. Skryf die brief beleefd en moenie kommentaar lewer wat dreigend, kwaad of sarkasties is nie. Hou in gedagte dat die leser van die brief nie noodwendig verantwoordelik is vir die probleme wat voorkom nie, en hy verkies om vriendelike en beleefde kliënte te bedien, eerder as om kwaad te wees en ander te blameer.
- Onthou dat die onderneming aan wie die brief gestuur word, nie van plan is om dinge vir u moeilik te maak nie. Oor die algemeen lê die onderneming groot klem op kliëntetevredenheid.
- U het 'n groter kans om 'n oplossing te vind as u die leser van u brief behandel as 'n persoon wat gereed is om te help, eerder as om aan te neem dat hy slegte bedoelings het.
- Moenie briewe skryf as jy ontsteld is nie. Wag totdat jy kalm voel. As u nog steeds 'n brief wil skryf, moet u dit vir 1-2 dae bewaar en dit dan weer lees voordat u dit stuur. Miskien het u 'n nuwe brief in 'n meer vriendelike styl geskryf.
Stap 2. Skryf 'n eenvoudige brief
Kliëntedienspersoneel kan elke dag honderde briewe ontvang. Maak dus seker dat u 'n duidelike brief skryf sodat hy by die punt kan kom wanneer hy begin lees. Briewe wat baie lank of gedetailleerd is, veroorsaak dat die leser die inhoud wil saamvat, sodat hulle nie verstaan wat u werklik ervaar en wil hê nie.
- Moenie langdradige inligting verskaf nie en gebruik nie harde woorde wat ander beledig nie.
- Maak seker dat u 'n klagbrief van hoogstens 1 bladsy of 200 woorde skryf.
Stap 3. Gebruik 'n gesaghebbende taalstyl
Hierdie stap help u om 'n brief met effektiewe sinne op te stel sodat die leser kan verstaan dat u klagte ernstig opgeneem moet word. Gesaghebbende taal speel 'n belangrike rol by ernstige klagtes, byvoorbeeld 'n finansiële.
- Gesaghebbende taalstyl bestaan uit verskeie aspekte, soos die vermoë om die regte woorde te kies, kennis van verbruikersregte en maatskappyverpligtinge en professionele skryfvaardighede.
- Hierdie aspek verhoog u geloofwaardigheid, sodat u meer geneig is om positief te reageer.
Stap 4. Skryf die letter met die korrekte spelling en opmaak
Soos hierbo voorgestel, beïnvloed 'n professioneel geformateerde brief hoe lesers op u klagte reageer. Voer die datum van die letter in die regter boonste hoek in. Slaan een reël oor en skryf die volledige naam of titel van die ontvanger aan die linkerkant. Skryf die maatskappy se adres op die volgende reël. Slaan een reël oor en skryf dan 'n groet.
- Tik letters op 'n rekenaar sodat die skrif netjieser en makliker leesbaar is. As u met die hand moet skryf, moet u seker maak dat u teks netjies, strepe of vlekke en leesbaar is.
- Vir die handtekening, berei 'n paar leë lyne voor onder "Opreg" of "Opreg". Gee u volle naam duidelik onder die handtekening, sodat u dit maklik kan lees.
- Skryf netjiese letters met goeie spasie, en al die paragrawe is byna ewe lank.
Stap 5. Kontroleer spelling en grammatika
U klagte word moontlik geïgnoreer as daar spelfoute en grammatikale foute is. Tyd om die spelling met 'n rekenaar na te gaan voordat die brief gedruk word. Laat die ander persoon die brief lees voordat hy dit stuur.
Metode 3 van 3: opvolg van briewe
Stap 1. Wag totdat die gespesifiseerde tydsbeperking verstryk
Wees geduldig en moenie tot die gespesifiseerde tydsbeperking optree nie. As daar geen antwoord is nie, kan u bel of e -pos stuur om te vra of u brief ontvang is of nie. Moenie benadeel word teenoor die ontvanger van die brief nie.
As u nie 'n antwoord op die brief ontvang het nie, of as die antwoord onbevredigend is, moet u die klag aan iemand in 'n hoër posisie rig
Stap 2. Stuur 'n brief aan 'n hoër amptenaar
As u nie 'n oplossing kry nadat u met die klantediensdirekteur gekommunikeer het nie, soek iemand in 'n hoër posisie en skryf aan hom of haar. As u 'n brief aan 'n hoër amptenaar stuur, hetsy van personeel tot toesighouer tot direkteur tot adjunk-direkteur, stuur die nuutste korrespondensie. Die persoon wat die brief ontvang, kry dus volledige inligting met die nuutste status en sal na verwagting binne 'n kort tyd die beste oplossing kan bied.
- As 'n eerste stap is dit 'n goeie idee om 'n klag by die kliëntediensafdeling in te dien, in plaas daarvan om direk na die president te gaan. Kliëntedienspersoneel het 'n beter begrip van hoe om klagtes te hanteer en briewe wat aan die direkteur gerig word, word gewoonlik na hierdie afdeling teruggestuur.
- As u die kliëntediensafdeling omseil, word u klagte moontlik nie aangespreek nie.
- As u 'n klag by die direkteur of uitvoerende hoof rig, maak seker dat u 'n brief skryf met baie duidelike, bondige en sistematiese inligting, want hy of sy weet nie wat vooraf gebeur het nie.
Stap 3. Raadpleeg 'n prokureur as u regstappe wil neem
Prokureurs verstaan hoe om 'n regsgeding deur die howe aanhangig te maak. Onthou, hierdie metode behoort die laaste opsie te wees. 'N Klagbrief wat regskanale direk bespreek, maak die inhoud van die brief onsimpatiek en u versoek om vergoeding word van die hand gewys. Dit kan wees dat hierdie stap selfvernietigend is as op u bedreiging gereageer word.
Wenke
- Maak seker dat u u naam, tuisadres, e -posadres en telefoonnommer (huis, werk, selfoon) insluit. Vra die leser van die brief ook om kontakinligting te verskaf sodat beide partye kan voortgaan om te kommunikeer oor die vordering van die klagtebesluit.
- Lees die brief weer voordat u dit stuur, en wees positief deur korrekte en verifieerbare inligting te verskaf.
- Om 'n klag per pos in te dien, is meer effektief as per e -pos, faks of skryf op die blog/webwerf van die onderneming. Baie ondernemings gee prioriteit aan klagtes wat deur amptelike briewe ingedien word.
- Bewaar fotostate van alle korrespondensie en let op die datum waarop die brief gestuur is.
- Voordat u 'n brief skryf, neem 'n rukkie om na te dink oor wat gebeur het. Nadat u dit nagedink het, is u gereed om 'n brief te skryf as u weet watter oplossing u wil hê en hoe u 'n versoek kan rig.
- As u oor iemand wil kla, praat dan oor hul teleurstellende gedrag. Moenie die onderneming deeglik kritiseer nie. As u beswaar maak teen die beleid van die onderneming, moet u nie die posleser of bestuur kritiseer nie. Beskryf die probleem en die gewenste oplossing.
- Maak gebruik van webwerwe wat verbruikers die geleentheid bied om klagtes in te dien en kyk of daar kopers is wat probleme met sekere ondernemings ondervind het. Ons beveel aan dat u 'n lêer met klagtes van verbruikers wat deur hierdie webwerf ingedien word, bewaar.
- Moenie briewe stuur van getuies wat gewettig is nie. As u die saak in die hof wil besleg, moet u die verklaring en naam van die getuie bewaar. Hou in gedagte dat hofgelde gewoonlik baie hoog is. Ons beveel aan dat u 'n informele ooreenkoms of arbitrasie aangaan.
- Moenie die onderneming kritiseer nie. Onthou dat u vergoeding of 'n oplossing wil kry. Dit word nie gerealiseer as u die leser van die brief aanval nie. As u 'n letter in 'n harder toon wil skryf, vermy die passiewe stem, gebruik 'n direkte en beskrywende taalstyl. Sê byvoorbeeld dat u as gevolg van hierdie probleem 'verlore' of 'moeilik' is, in plaas van bloot 'teleurgesteld te voel'.
