Moet u 'n goeie, foutlose professionele brief skryf? Die meeste besigheidsbriewe volg 'n vaste, maklik om te leer formaat wat u op enige tipe inhoud kan toepas. Besigheidsbriewe moet altyd die datum, sender- en ontvangerinligting bevat, en 'n paar paragrawe van die liggaam. Volg die onderstaande stappe en maak aanpassings volgens die standaarde van u onderneming.
Stap
Deel 1 van 4: Begin van 'n brief
Stap 1. Ken die formaat
Wat ook al die inhoud van u brief, daar is 'n paar standaard sakebriewe wat u moet volg. Besigheidsbriewe moet in 'n algemene lettertipe getik en opgestel word, soos Arial of Times New Roman. Gebruik blok paragrawe. Dit wil sê, u begin 'n nuwe paragraaf deur twee keer op Enter te druk. Moenie in blokparagrawe die eerste reël inspring nie.
- Gebruik 'n kantlyn van 2,54 cm aan alle kante.
- Besigheidsbriewe wat per e -pos gestuur word, moet ook in 'n gewone lettertipe ingetik word. Moenie ander skrifte of kleure as swart en wit in besigheids -e -posse gebruik nie.
Stap 2. Kies die regte papiersoort
Briewe moet op A4 -papier van 21 x 29,7 cm of A4s van 21,5 x 29,7 cm gedruk word. Verskeie lang letters of kontrakte kan op F4 -papier of Folio van 21 x 33 cm gedruk word.
As die brief per pos gestuur word, kan u dit op die briefhoof van die onderneming druk. Die gebruik van briefhoof versterk 'n professionele indruk en gee die onderneming se logo en kontakinligting
Stap 3. Sluit inligting oor u onderneming in
Tik die naam en adres van die onderneming en gebruik 'n nuwe reël om elke deel van die adres te merk. As u selfstandig is of 'n onafhanklike kontrakteur is, plaas u naam in plaas van die maatskappy se naam, of bo u maatskappy se naam
- As u onderneming reeds briefhoofde het, kan u dit gebruik in plaas van die naam en adres van die onderneming in te voer.
- As u die adres wil tik, moet dit regs of links bo -aan die bladsy in lyn wees, afhangende van u voorkeur en die van die onderneming.
- As die brief oorsee gestuur word, tik die naam van u land in hoofletters.
Stap 4. Voer die datum in
Die mees professionele opsie is om die volledige datum neer te skryf. Skryf byvoorbeeld "1 April 2012". Die datum moet in lyn bly, 'n paar reëls bo die inligting van die ontvanger.
As u die brief oor 'n paar dae skryf, gebruik die datum waarop u dit voltooi het
Stap 5. Voeg ontvangerinligting by
Skryf die inligting van die ontvanger in die volgende volgorde: volle naam, titel (indien enige), maatskappy se naam en adres. Gebruik 'n nuwe reël vir elke stukkie inligting. Sluit indien nodig 'n verwysingsnommer in. Die inligting van die ontvanger moet in lyn bly, 'n paar reëls onder die datum.
Ons beveel aan dat u die brief aan 'n spesifieke persoon rig. Op hierdie manier kan die betrokke persoon op u brief reageer. Doen 'n bietjie navorsing as u nie die naam van die persoon wat u aanspreek ken nie. Bel die telefoonnommer van die ontvanger vir hul naam en titel
Stap 6. Kies 'n groet
'N Groet is 'n belangrike aanduiding van respek, en die groet wat u gebruik, sal afhang van wie dit ontvang, of u die ontvanger goed ken, en ook hoe formeel u verhouding met hulle is. Oorweeg die volgende opsies:
- Gebruik 'Aan wie dit kan betrekking' slegs as u nie presies weet wie u aanspreek nie.
- As u die ontvanger nie ken nie, is 'Geagte Meneer/Mevrou' 'n veilige opsie.
- U kan ook die volledige naam en titel van die ontvanger gebruik, byvoorbeeld, "Beste Dr. Dewi Sari".
- As u die ontvanger goed ken en 'n informele verhouding met die ontvanger het, kan u dit oorweeg om 'n voornaam te gebruik, byvoorbeeld 'Beste Susan'.
- As u nie seker is wat die geslag van die ontvanger is nie, skryf die volledige naam neer, byvoorbeeld, "Beste Kris Damanik"
- Moenie vergeet om 'n komma na die begroeting of 'n kommapunt te plaas as u 'Vir wie dit kan raak' gebruik nie.
Deel 2 van 4: Die samestelling van die liggaam van die brief
Stap 1. Gebruik die regte skryfstyl
Volgens die spreekwoord is tyd geld, en die meeste sakelui mors nie graag tyd nie. Daarom moet u skryfstyl bondig en professioneel wees. Rangskik u brief sodat dit vinnig, direk tot die punt gelees kan word en slegs kort persoonlike opmerkings in die eerste paragraaf bevat. U kan byvoorbeeld begin met 'Met betrekking tot …' en van daar af voortgaan.
- Moenie te veel dink aan pragtige oorgange, moeilike woorde of lang, kronkelende sinne nie. Die doel van u brief is om so vinnig en duidelik as moontlik te kommunikeer wat u moet sê.
- Gebruik 'n oortuigende toon. Waarskynlik, die doel van u brief is om die leser te oorreed om iets te doen, soos om van plan te verander, 'n probleem op te los, geld te stuur of aksie te neem. Gee u versoek en redes dus op die regte toon.
Stap 2. Gebruik persoonlike voornaamwoorde
Die gebruik van die voornaamwoorde "ek", "ons" en "u" in sakebriewe is heeltemal aanvaarbaar. Druk jouself uit as "ek" en die leser as "jy".
Wees versigtig as u 'n brief namens 'n organisasie skryf. As u probeer om die standpunte van die onderneming oor te dra, moet u 'ons' gebruik sodat lesers weet dat die onderneming agter u verklaring staan. Gebruik 'ek' as u 'n persoonlike mening uitspreek
Stap 3. Skryf duidelik en bondig
Maak seker dat die leser regtig verstaan wat u skryf. Lesers sal slegs vinnig reageer as die bedoeling van u brief duidelik is. Maak dit veral duidelik as daar 'n uitkoms of aksie is wat u wil hê die leser moet onderneem by ontvangs van die brief. Beskryf u posisie in so min as moontlik woorde.
Stap 4. Gebruik aktiewe sinne
As u 'n situasie beskryf of 'n versoek rig, moet u die aktiewe stem kies, nie die passiewe stem nie. Die passiewe stem maak jou skryfwerk dubbelsinnig of algemeen. Boonop is aktiewe sinne doeltreffender en reguit na die kern van die probleem. Byvoorbeeld:
- Passief: die sonbril is nie ontwerp of vervaardig met die oog op duursaamheid nie.
- Aktief: u onderneming ontwerp en vervaardig sonbrille, ongeag hul duursaamheid,
Stap 5. Gebruik gesprektaal as dit gepas voel
Briewe word deur en vir mense geskryf. Vermy die kopiëring van briewe waar moontlik. U kan nie verhoudings bou deur standaard letters te kopieer nie. Moenie 'n nie-standaard taal of slang gebruik nie, soos 'jy weet', 'ek bedoel' of 'wil'. Pas die skryfstyl toe, maar skryf vriendelike en beleefde woorde.
- As u die ontvanger goed ken, kan u 'n groet met een voering byvoeg.
- Gebruik jou intuïsie om te oordeel hoeveel persoonlikheid die brief sal uitbring. Soms kan 'n bietjie humor op besigheidsvlak help, maar dink mooi voordat u dit gebruik.
Stap 6. Bly beleefd
Selfs as u 'n klag of klagte stuur, kan u steeds beleefd wees. Oorweeg die posisie van die ontvanger en bied soveel as moontlik hulp aan die situasie.
'N Voorbeeld van 'n onbeleefde klag: "Ek dink jou sonbril is suig en ek sal nooit weer jou produk koop nie". 'N Voorbeeld van 'n beleefde klag sou wees: "Ek is teleurgesteld oor die konstruksie van u sonbril, in die toekoms is ek van plan om 'n ander sonbril te koop"
Stap 7. Gebruik 'n "tweede" briefhoof vir ekstra bladsye
Die meeste besigheidsbriewe is bondig genoeg om op een bladsy te pas. As u egter 'n langer brief moet skryf, soos 'n kontrak of 'n regsbesluit, kan ekstra bladsye nodig wees. Gebruik 'n "tweede" briefhoof, wat gewoonlik 'n kort adres bevat en gemaak is van dieselfde tipe papier as die hoofbriefhoof.
Sluit die bladsynommer op die tweede en daaropvolgende bladsye, bo -aan die bladsy, in. U moet ook die naam en datum van die ontvanger insluit
Stap 8. Beëindig u brief
Gee in die laaste paragraaf 'n opsomming van u punte en onderstreep die aksie wat u sal neem of wat u van die ontvanger verwag. Hou in gedagte dat die ontvanger u kan kontak met vrae of bekommernisse rakende die brief, en bedank hulle dan vir die aandag wat u aan die brief gestuur het.
Deel 3 van 4: Die sluiting van die brief
Stap 1. Kies 'n slotgroet
'N Slotgroet, net soos 'n openingsgroet, is 'n aanduiding van respek en formaliteit. "Opreg" of "Opreg" is die veiligste slotgroete. U kan ook 'Groete' of 'Groete' oorweeg. Groete wat nie te formeel is nie, maar steeds 'n professionele toon het, is "Groete van sukses", "Groete" en "Dankie". Gebruik 'n komma na die slotgroet.
Stap 2. Sit u handtekening
Laat vier reëls leeg vir u handtekening. Teken nadat die brief gedruk is, of as u dit per e -pos gestuur het, skandeer die beeld van u handtekening en plak dit in die handtekeningafdeling. Die keuse van ink vir die handtekening is blou of swart.
As u namens iemand 'n brief onderteken, skryf 'pp:' voor u handtekening. "pp" staan vir per procurationem, wat "verteenwoordigend" of "namens" beteken
Stap 3. Voer u naam en kontakinligting in deur te tik
Onder u handtekening, bevat u inligting, insluitend u naam, titel, telefoonnommer, e -posadres en ander gepaste kontakmetodes. Gebruik 'n nuwe reël vir elke tipe inligting.
Stap 4. Voeg die tikster se voorletters by
As die persoon wat die letter tik en die outeur 'n ander persoon is, moet u die tikletterletters onder die handtekeningblok byvoeg. Soms is die voorletters van die skrywer van die brief ook ingesluit. Wie aan die brief gewerk het, sal dus duidelik wees.
- As u slegs die tikletters se voorletters insluit, skryf dit in klein letters, byvoorbeeld, mj.
- As u ook die voorletters van die outeur insluit, skryf dit in hoofletters met die voorletters van die tikster in klein letters, byvoorbeeld RW: mj. Ander style gee 'n strepie tussen die voorletters, soos RW/mj.
Stap 5. Sluit inligting oor aanhangsel in
As u bykomende dokumente vir die hersiening van die ontvanger byvoeg, maak 'n paar reëls onder die kontakinligting 'n aantekening van die aantal en tipe aangehegte dokumente. Skryf byvoorbeeld: "Bylaag (2): hervat, brosjure." Of skryf in die tradisionele styl die beskrywing van die aanhangsel bo -aan die brief, onder die datum.
U kan ook 'Aanhegsel' met 'Lamp' verkort
Stap 6. Sluit 'n afskrif van die inligting in
As u 'n afskrif van die brief aan iemand anders stuur, moet u dit in die brief insluit. Dit word verklaar deur "cc:" of "Copy" onder die reël "Attachment" te tik, tesame met die naam en titel van die ontvanger van die kopie ("cc" staan vir hofsaakkopie, maar in die verlede beteken dit koolstofkopie wanneer letters is nog steeds op 'n tikmasjien getik en met koolstofpapier gekopieer).
- Skryf byvoorbeeld: "cc: Mari Santi, adjunk -direkteur van bemarking"
- As u meer as een naam byvoeg, pas die tweede naam onder die eerste naam in, maar sonder die "cc:"
Deel 4 van 4: Briewe voltooi
Stap 1. Maak wysigings
Aanbieding is 'n sleutelelement van professionaliteit. Maak seker dat die ontvanger u maklik as 'n bekwame en verantwoordelike persoon kan beskou deur u brief te wysig en na foute te kyk. Gebruik die speltoetser in u woordverwerker, maar moenie vergeet om dit aandagtig te lees voordat u dit indien nie.
- Vra jouself af: is die brief duidelik en bondig? Is daar paragrawe langer as 3-4 sinne? Indien wel, bepaal of u onnodige stellings kan verwyder.
- As die brief baie belangrik is, moet u miskien 'n vriend of kollega dit laat lees. Soms kan ander mense help met die opsporing van taalfoute of ongemak waarvan u nie bewus is nie.
Stap 2. Moenie die bladsye saam met 'n krammasjien hou nie
As u brief uit verskeie bladsye bestaan, moet 'n krammasjien nie gebruik word nie. As u wil seker maak dat die bladsye in orde is, knip dit saam met 'n papierknip in die linker boonste hoek.
Stap 3. Dien in
As u die brief per pos stuur, gebruik 'n sakkoevert. As dit beskikbaar is, gebruik 'n koevert met die logo van u onderneming. Skryf die retouradres en ontvangeradres netjies neer. Vou die letter in derdes sodat die ontvanger die bokant eers oopvou voordat hy die onderkant oopmaak. Maak seker dat u genoeg seëls plak, en stuur dit dan.
- As u voel dat u handskrif nie goed is nie en nie by u professionele persoon pas nie, tik die adres in u woordverwerker en druk dit op die koevert.
- As die brief dringend en/of oorhaastig is, oorweeg dit om dit per koerier te stuur.
- As u dit per e -pos wil stuur, skakel dit eers om in HTML of stoor dit as 'n PDF, sodat die formaat nie verander nie. Dit sal egter lekker wees as die brief fisies gestuur word.
Wenke
- Gebruik 'n kwaliteit pen om letters te teken.
- Reageer vinnig op briewe. As u nie binne 'n week kan antwoord nie, stuur dit dan aan die ontvanger en vertel hom wanneer hy op u antwoord kan wag.
- Beklemtoon die positiewe kant. Praat oor wat jy kan doen, nie oor wat jy nie kan doen nie. As 'n produk byvoorbeeld nie in voorraad is nie, moet u nie vir die klant sê dat u nie die bestelling kan uitvoer nie. Sê eerder dat die produk baie gewild is en uitverkoop is. Vertel hulle dan wanneer u hul bestelling kan uitvoer.
-
As u 'n komplekse brief skryf, skryf eers die uiteensetting.
- Skryf 'n onderwerp neer wat u wil behandel, u hoef nie na te dink oor die bestelling nie.
- Maak vir elke onderwerp 'n lys van sleutelwoorde, voorbeelde, argumente en feite.
- Let op die relevansie van elke onderwerp op die lys vir die doel en die ontvanger van die brief.
- Gooi die dele weg wat nie nodig is nie.
- Sorteer die inligting in die volgorde wat die beste vir die leser is.
Waarskuwing
- Moenie vleiende taal gebruik nie. Opregte lof is aanvaarbaar, maar te veel lof beteken dat u op die werk afhanklik is van lof, nie van bekwaamheid nie.
- Moenie stomp of opdringerige taal gebruik nie. Onthou dat u deur middel van hierdie brief probeer om 'n besigheidsverhouding te herstel of te begin.
