As u 'n besigheid besit, moet u moontlik briewe aan kliënte skryf. U kan iets skryf om kliënte van nuwe geleenthede of spesiale aanbiedinge te laat weet, of u kan namens die onderneming op klagtes van kliënte reageer. Ongeag die rede vir die brief, moet u altyd 'n professionele styl handhaaf.
Stap
Deel 1 van 2: Opmaak van 'n besigheidsbrief
Stap 1. Gebruik professionele briefhoof
Die besigheidsbrief sal 'n voorstelling van u onderneming wees. Dit moet dus anders en van hoë gehalte lyk. Die besigheidsbrief moet ook u onderneming se logo of handelsmerk bevat.
U kan briefhoof maak met vooraf ontwerpte kleurmonsters in briefhoofde in Microsoft Word. Maak seker dat u die logo of handelsmerk op die briefhoof gebruik
Stap 2. Maak 'n woordverwerkingsprogram oop
U moet altyd besigheidsbriewe op die rekenaar tik.
- Skep 'n nuwe dokument en stel 'n rand van 2,5 cm op die dokument.
- Gebruik 'n serif lettertipe soos Times New Roman, Georgia of Ariel. Maak seker dat u altyd 'n lettergrootte van 12 punte en minder as 10 punte gebruik. 'N Besigheidsbrief moet maklik leesbaar wees vanweë die keuse van lettertipes of lettergrootte.
- Maak seker dat die dokument 'n enkele spasie is.
Stap 3. Pas die vorm van die blokke aan
Blokvorm is die algemeenste formaat wat in sakebriewe gebruik word. Hierdie vorm is ook die maklikste om op te stel en te volg. Elke titel moet in lyn gebring word en daar moet een spasie tussen elke titel wees. Aan die onderkant van die dokument moet u besigheidsbrief die volgende opskrifte hê:
- Vandag se datum, of die datum waarop u die brief gestuur het. Die datum is belangrik, want dit kan sowel as u nota as die nota van die ontvanger gebruik word. Daarbenewens kan datums ook wettige gebruike hê. Maak dus seker dat die datum akkuraat is.
- Terugkeer adres. Hierdie afdeling bevat u adres wat in die standaard adresstyl geformateer is. As u adres reeds op die briefhoof is, kan u hierdie afdeling oorslaan.
- Adres aan die binnekant. Hierdie afdeling bevat die naam en adres van die persoon wat die brief ontvang het. Die gebruik van die woord Mnr / Me is opsioneel. As u byvoorbeeld 'n brief aan Nina Marlina geskryf het, kan u mev. op sy naam as u nie seker is wat sy huwelikstatus is nie.
- Groete. Groete kan die woorde "Beste mev Marlina" of "Beste Nina Marlina" gebruik. As u nie seker is wie die brief gaan lees nie, gebruik die woord 'Met opregtheid'. U kan ook 'Aan belangstellendes' gebruik, maar slegs as 'n laaste uitweg as u nie weet wie u gehoor is nie.
- Briefliggaam. Ons sal dit meer bespreek in die volgende afdeling van die artikel.
- Dekbrief, met handtekening. U kan die woorde "Opreg" of "Groete" gebruik.
Deel 2 van 2: 'n Besigheidsbrief skryf
Stap 1. Identifiseer jou gehoor
Die styl van die brief moet altyd professioneel bly, ongeag wie die gehoor is. U kan u taal- of woordkeuse egter aanpas op grond van die persoon wat u brief sal ontvang. As u vir die afdeling mensehulpbronne by 'n ander onderneming skryf, moet u moontlik meer formele taal gebruik. Maar as u vir 'n spesifieke klant skryf, kan u meer informele of informele taal gebruik.
- Om u gehoor te identifiseer, beteken ook dat u verwarring in u gehoor sal voorkom. Vermy die gebruik van terme wat u lesers nie sal verstaan nie. Kliënte ken byvoorbeeld waarskynlik nie die akronieme wat vir u onderneming se ruimteprogram gebruik word nie, dus vermy dit in letters.
- Die belangrikste reël vir die skryf van 'n goeie besigheidsbrief is dat dit duidelik, bondig en beleefd moet wees.
Stap 2. Verduidelik die doel van die letter in die eerste reël
Oorweeg die doel van die brief. Is dit om kliënte in kennis te stel van u nuwe ligging in 'n nuwe deel van die stad? Is dit om kliënte te herinner aan onbetaalde rekeninge of saldo's? Of om te reageer op klagtes van kliënte? Met hierdie doel in gedagte, skryf 'n eerste reël wat die leser onmiddellik laat weet waaroor die brief handel. Moenie die doel van die brief skryf wat nie duidelik is nie. Gaan reguit na die punt.
- Begin deur "ek" te gebruik as u u mening as sake -eienaar uitspreek. Gebruik 'ons' as u namens 'n onderneming of organisasie skryf.
- Fokus op direkte stellings soos: "Met hierdie brief stel ons u in kennis" of "Met hierdie brief vra ons." U kan ook 'n "ek" -verklaring gebruik as u as besigheidseienaar 'n brief skryf. Byvoorbeeld: "Ek het jou gekontak omdat" of "waarvan ek onlangs gehoor het … en meer wil weet oor …"
- As u byvoorbeeld (die sake -eienaar) aan Nina Marlina geskryf het oor 'n onbetaalde rekening sedert verlede maand, begin die brief met: "Ek het u gekontak omdat u 'n onbetaalde saldo in u rekening het sedert Maart 2015."
- Of as u 'n werknemer by 'n onderneming is en skryf om te reageer op 'n klagte van die kliënt oor die ruimteprogram van die onderneming, begin die brief met: "Ons het u klagte oor ons Mars -ruimteprogram ontvang."
- As u 'n brief skryf om die lesers te laat weet dat hulle 'n wedstryd gewen het, of dat hulle 'n plek in 'n nagraadse program het, begin met 'n frase soos: "Ek vertel dit graag …" of "Ons sal dit graag vir jou wil sê … ".
- As u slegte nuus vertel, begin met 'n frase soos: "Dit is met 'n swaar hart dat ons u dit vertel …". Of, "Na deeglike oorweging het ek besluit om nie …".
Stap 3. Gebruik aktiewe sinne, nie passiewe sinne nie
Ons gebruik die passiewe stem die hele tyd in gewone spraak. Maar die passiewe stem kan jou skryfwerk vervelig of verwarrend laat lyk. Aktiewe sinne is baie meer effektief in sakebriewe omdat dit 'n meer selfgeldende taalstyl toon.
- 'N Voorbeeld van 'n passiewe sin is:' Watter klagte kan ek vir u hanteer? 'Die onderwerp van die sin, naamlik die kliënt (' u '), verskyn aan die einde van die sin, nie aan die begin van die sin nie.
- 'N Voorbeeld van 'n aktiewe sin sou wees: "Wat kan ek doen om u klagte aan te spreek?" Hierdie weergawe van die sin, in die aktiewe stem, is baie duideliker en makliker om te verstaan vir die leser.
- Die gebruik van die passiewe stem is miskien 'n goeie manier om u boodskap oor te dra sonder om die aandag op die verkeerde of onaangename punte te vestig. Maar gebruik slegs die passiewe stem in hierdie geval. Oor die algemeen is die aktiewe stem baie meer effektief in 'n besigheidsbrief.
Stap 4. Verwys na vorige gebeure of vorige kommunikasie met lesers, indien enige
Miskien het u Nina Marlina vroeër die afgelope maand gekontak met 'n waarskuwing oor haar onbetaalde rekening. Of miskien het kliënte hul teleurstelling met die ruimteprogram verlede maand op 'n konferensie uitgespreek. Sê dit as u voorheen met lesers kontak gehad het. Dit herinner die leser aan u vorige kontakte en maak die besigheidsbrief dringender en belangriker.
Gebruik frases soos: "Volgens my vorige brief oor u onbetaalde rekening …" of "Dankie vir u betaling in Maart." Of "Dit was baie handig om oor u probleme met die ruimteprogram op 'n konferensie in Mei te hoor."
Stap 5. Doen 'n versoek of bied hulp aan
Toon 'n positiewe taalstyl aan die leser deur 'n beleefde versoek of hulpverlening in die vorm van 'n werksverhouding te doen.
- Gestel u is 'n sake -eienaar wat kliënte probeer laat rekeninge betaal. Gebruik frases soos: "Ek waardeer u onmiddellike aandag aan u onbetaalde rekening."
- Gestel u skryf namens u onderneming. Gebruik frases soos: "Ons wil 'n persoonlike ontmoeting met u en ons hoof van Menslike Hulpbronne reël."
- U moet ook aanbied om vrae of bekommernisse wat lesers mag hê, te beantwoord. Gebruik frases soos: "Ek beantwoord graag u vrae of kommer oor u faktuur" Of "wil u hê dat ons u meer inligting oor hierdie program gee?"
Stap 6. Som die brief op
Voeg 'n oproep tot aksie, van u kant of van die kant van die leser. Hierdie versoek kan 'n versoek om betaling teen 'n spesifieke datum wees, of 'n nota oor die opstel van 'n formele ontmoeting met die leser.
- Voeg 'n sin by om die ontvanger van die brief in die toekoms te kontak. 'Ek sien daarna uit om u volgende week by die begrotingsvergadering te sien.' Of "Ek sien uit daarna om dit verder met u te bespreek tydens u besoek aan ons hoofkwartier."
- Teken alle dokumente wat u by u brief ingesluit het, aan. Voeg frases by soos "Onbetaalde rekeninge aangeheg" of "Kopie van ons ruimte -uitbreidingsprogram aangeheg".
- Sluit die brief af met 'n slotfrase. Gebruik 'Opreg' of 'Opreg' vir 'n kliënt of kliënt.
- Gebruik 'Groete' vir formele briewe aan mense wat u glad nie ken nie.
- Gebruik 'Groete' of 'Opreg' as u aan iemand skryf wat u goed ken of 'n werksverhouding het.
Stap 7. Maak die letter reg
Al die noukeurige formatering en skryfwerk gaan verlore as die letter gevul is met spelfoute!
- Soek elke sin wat die passiewe stem gebruik, en probeer om die sin in 'n aktiewe sin te verander.
- Gee aandag aan sinne wat te lank of onduidelik en direk is. In besigheidsbriewe is minder gewoonlik beter, dus verminder u vonnislengte indien moontlik.
