Weeklikse verslae word algemeen gebruik in baie besighede en in kleinhandelverkoopomgewings, of in navorsingsprojekte en internskappe. Skryf kort, bondige weeklikse verslae sodat u baas 'n duidelike beeld het van die vordering wat u gemaak het.
Stap
Deel 1 van 3: Organisering van inligting
Stap 1. Identifiseer die doel van die verslag
Alhoewel u weekliks verslae moet indien as deel van die opdrag, is die doel van die verslag self nie om die werk te behou nie. As u die redes ken waarom u baas 'n weeklikse verslag vra, kan u presies bepaal watter inligting in die verslag ingesluit moet word en wat die belangrikste is.
- Gewoonlik word verslae geskryf om bestuurders op hoogte te hou van die status van die projek waaraan u werk, of om hulle te help om besluite te neem.
- As u byvoorbeeld 'n winkelbestuurder is, kan u gevra word om 'n weeklikse verslag in te dien waarin die verkope van die week opgesom word. Werkgewers gebruik hierdie verslae om die winkel se prestasie, prysvlakke en ontvangde bestellings te evalueer.
- As u 'n weeklikse verslag vir 'n internskap of navorsingsprojek indien, is die doel van die verslag om aan u baas of instrukteur te wys hoeveel u vorder en enige groot deurbrake en ontdekkings te deel.
Stap 2. Besluit wie die verslag gaan lees
Om te weet wie u gehoor is, is noodsaaklik vir die beplanning van 'n verslag. As u nie weet wie die verslag gaan lees nie (en waarom), weet u nie watter inligting die belangrikste is nie.
- Deur u gehoor te identifiseer, kan u ook verstaan hoe u verslag gestruktureer moet wees en watter taal u moet gebruik. U kan byvoorbeeld 'n ware verslag skryf as die gehoor 'n groep van vyfjariges is as as u dit vir bestuurders van 'n groot korporasie sou skryf.
- U kry ook 'n duideliker beeld van wat u gehoor reeds weet en wat u in meer besonderhede moet verduidelik of addisionele verwysingsbronne moet verskaf. As u byvoorbeeld 'n weeklikse verslag oor 'n regskwessie skryf en dit deur 'n groep advokate gelees word, hoef u nie 'n gedetailleerde opsomming van die wet te gee nie. So 'n opsomming kan egter nodig wees as u 'n verslag daaroor skryf vir bestuurders of administrateurs wat geen regskennis het nie.
- As die verslag benodig word vir 'n internskap, navorsingsprojek of ander akademiese aktiwiteite, moet u in gedagte hou dat die gehoor nie u dosent of instrukteur is nie, alhoewel die verslag aan hulle voorgelê word. Om 'n gehoor in hierdie konteks te vind, fokus op die aard van u projek en u dissipline as geheel.
Stap 3. Gee prioriteit aan die hoofpunte van die verslag
Alhoewel u probeer om u verslag so bondig as moontlik te hou, is dit moontlik dat u gehoor dit nie alles sal lees nie. Om hierop te reageer, moet u die belangrikste inligting of finale uitslag aan die begin van die verslag plaas.
- As die verslag byvoorbeeld daarop gemik is om drie verskillende handelsmerke toerusting te vergelyk en te kontrasteer en die een aan te beveel wat volgens u die geskikste is vir die behoeftes van die onderneming, moet die gevolgtrekking aan die begin geskryf word. Dan kan u 'n verduideliking gee van waarom.
- Oor die algemeen moet die eerste bladsy van die verslag 'n opsomming van die resultate, aanbevelings of gevolgtrekkings bevat. Gebruik die res van die verslag om dieper te delf en lesers sal verder lees as hulle die behoefte voel of hul begrip van u bevindings wil verbreed.
Stap 4. Wees bewus van die 'lot' wat 'n verslag gewoonlik ondervind
In die meeste gevalle word weeklikse verslae gegenereer vir die bewaring van data en word dit in die toepaslike argiewe geberg. Weeklikse verslae word in die meeste kontekste selde in hul geheel gelees, en u moet nie anders verwag nie.
- Moet hierdie feit egter nie as 'n verskoning gebruik om verslae te vervals of daaraan te werk nie, sodat dit van lae gehalte is. Verslae moet uself en u werksetiek weerspieël. 'N Slordig opgemaakte verslag sal waarskynlik opgemerk word en sê: "Ek het geweet dat u dit nie sou lees nie" is geen verskoning om 'n sub-standaard werkproduk te vervaardig nie.
- Alhoewel die verslag as 'n geheel van hoë gehalte en goed geskryf moet wees, moet u fokus op die dele van die verslag wat die gehoor waarskynlik sal lees. Hierdie afdeling is gewoonlik 'n uitvoerende opsomming of aanbeveling. U moet dit sonder die geringste fout skryf.
- Hou in gedagte dat meerderes nie die volledige inhoud van die verslag lees nie omdat hulle nie belangstel nie of omdat dit nie belangrik is nie. Mense in senior bestuur- of uitvoerende poste is baie besig en is vaardig in die versameling van die inligting wat nodig is vir doeltreffende besluitneming. Hulle sal die hele verslag nie lees tensy dit absoluut noodsaaklik is nie, maar sal dit stoor net as hulle dit later weer wil lees.
Deel 2 van 3: Opmaak van verslae
Stap 1. Vra vir 'n monster
Baie ondernemings het 'n standaardformaat vir weeklikse verslae en bestuurders of bestuurders is dalk gewoond daaraan om inligting op hierdie manier te ontvang. Die gebruik van verskillende formate kan tot frustrasie en verwarring lei.
- Dit is baie belangrik by die opstel van verkoopsverslae. Bestuurders is gewoond daaraan om in 'n oogopslag na verslae te kyk en te weet waar hulle op die bladsy sekere syfers of inligting sal vind. Die gebruik van verskillende formate word 'n ondoeltreffende maatstaf omdat hulle gedwing word om die hele verslag te lees om die inligting te vind wat hulle benodig.
- Raadpleeg die administratiewe assistent om te sien of daar 'n sjabloon is waarmee u 'n verslag kan skryf. Op hierdie manier hoef u dit nie van nuuts af te skep met 'n woordverwerkingsprogram nie. Baie ondernemings het dokumentsjablone met die regte instellings, insluitend marges, tabelle, paragraafstyle en lettertipes.
Stap 2. Oorweeg gestuurmetodes
As u die verslag as 'n gedrukte dokument of as 'n e-posaanhangsel indien, sal die formaat anders wees as as u dit as deel van die teks van die e-pos geskryf het.
- As u byvoorbeeld die verslag as 'n e-posaanhangsel stuur, moet u 'n opsomming in die teks van die e-pos insluit. Op hierdie manier hoef lesers nie die bylaag oop te maak om die belangrikste aspekte van u verslag te verstaan nie.
- As u u verslag as 'n fisiese dokument indien, moet u waarskynlik 'n dekbrief of titelblad byvoeg sodat die verslag behoorlik geïdentifiseer en ingedien kan word.
- Ongeag hoe u u verslag indien, maak seker dat u naam op alle bladsye verskyn en dat alle bladsye genommer is in die formaat "X van Y" (lees: bladsy X van Y totaal). Velle verslae kan maklik versprei word en met 'n vinnige blik moet u kan sien of die verslag volledig is en wie dit gemaak het.
- U kan die vereiste inligting maklik as 'n opskrif (kop) op elke bladsy insluit. Die opskrif kan byvoorbeeld soos volg lees “Sarita Hakim Verkoopsverslag, Sondag 23, p. 3 van 7 ".
Stap 3. Sluit 'n uitvoerende opsomming in
Die opsomming is 'n kort opsomming van die volledige verslag, gewoonlik slegs 'n paragraaf of twee, met 'n paar sinne vir elke afdeling van die verslag. Die algemene idee is dat 'n uitvoerende hoof hierdie opsomming kan lees, en solank dit in lyn is met sy aanvanklike verwagtinge van die aangeleentheid, kan hy aksie neem sonder om verder te lees.
- By die opstel van 'n uitvoerende opsomming, is dit baie belangrik om duidelike en bondige taal te gebruik, sodat dit maklik verstaanbaar is. Vermy jargon of spesifieke terme wat verduideliking vereis, selfs as u weet dat u gehoor die terme baie ken.
- Skryf die opsomming aan die einde nadat u al die ander gedeeltes van die verslag voltooi het. U kan tog nie iets opsom wat nog nie geskryf is nie. Selfs as u reeds 'n gedetailleerde uiteensetting het van wat u in u verslag moet skryf, kan dinge tydens die skryfproses verander.
Stap 4. Skep 'n struktuur vir die paragrawe en gedeeltes van die verslag
Sodra u die formaat verstaan wat gebruik sal word om die verslag te skryf, maak 'n uiteensetting van die gedeeltes van die verslag wat by die doel van die verslag pas.
- Gaan die buitelyn na om seker te maak dat alles logies van een afdeling na 'n ander vloei, en maak seker dat die uiteensetting ontwerp is om by die gehoor te pas wat vir die verslag geïdentifiseer is.
- Oor die algemeen bevat die verslag 'n uitvoerende opsomming, inleiding, gevolgtrekkings en aanbevelings, bevindings en bespreking, en 'n lys verwysings. U kan aanhangsels bevat wat relevante data bevat, sowel as 'n inhoudsopgawe vir langer verslae. Weeklikse verslae is egter gewoonlik nie so lank nie.
- Elke afdeling van die verslag behandel 'n spesifieke onderwerp. In daardie afdeling behandel elke paragraaf een idee. As 'n afdeling in die verslag byvoorbeeld die titel 'Populêre handelsmerke vir kinders' het, kan u 'n aparte paragraaf vir elke handelsmerk skryf. As u 'n onderskeid maak tussen seuns- en meisiesklere, maak 'n onderafdeling (met behoorlike onderskrifte) vir elke handelsmerk, en dan 'n paragraaf waarin ons die seunsklere wat die handelsmerk bied, bespreek, en 'n ander paragraaf vir meisiesklere.
Stap 5. Skep 'n titelblad of dekbrief indien nodig
Korter verslae benodig moontlik nie 'n aparte titelblad nie, maar langer verslae moet 'n spesiale bladsy bevat wat u as die outeur van die verslag identifiseer en die doel van die verslag kortliks verduidelik.
- Die titelblad verskil van die opsomming en bevat in wese die inligting wat nodig is om administratiewe doeleindes te vervul, sodat die verslag behoorlik ingedien kan word.
- Werkgewers het moontlik 'n spesiale inleidingsbladsy wat nodig is vir weeklikse verslae. As dit die geval is, maak seker dat u die regte formaat gebruik.
- Die titelblad moet ten minste die titel of beskrywing van die verslag bevat (bv. "Weeklikse verkoopsverslag"), u naam en die name van ander bydraers, die naam van die onderneming en die datum waarop u die verslag voltooi of ingedien het.
Deel 3 van 3: Die gebruik van sterk taal
Stap 1. Skep effektiewe titels en onderskrifte
Opskrifte en subopskrifte stel lesers in staat om vinnig spesifieke gedeeltes van die verslag te vind wat hulle interesseer of wat hulle wil lees om meer ondersteunende inligting oor u gevolgtrekkings of aanbevelings te kry.
- Maak seker dat die titel en ondertitel die inhoud in die afdeling of onderafdeling direk en akkuraat beskryf.
- Byvoorbeeld, as u 'n weeklikse verkoopsverslag opstel, kan u afdelings insluit wat 'Vroueklere -neigings', 'Manne -neigings' en 'Gewilde kindermerke' bespreek. Binne hierdie afdelings kan u onderskrifte plaas om sekere neigings of gewilde handelsmerke uit te lig.
- Gebruik dieselfde grammatikale konstruksie vir alle opskrifte sodat verslae logies en konsekwent klink. Byvoorbeeld, as die eerste titel 'Bou 'n voetstuk in mansklere' lui, moet die tweede titel 'Leading the Women's Clothing Trend' wees, nie iets soos 'verkoopsyfers vir vroueklere' nie.
Stap 2. Skryf 'n verslag met duidelike en eenvoudige sinne
Beknopte skryfwerk met sinne wat gestruktureer is in 'n standaard 'onderwerp-werkwoord-voorwerp'-volgorde, bied duidelike denke en verleen geloofwaardigheid aan u aanbevelings en gevolgtrekkings.
- Nadat u die eerste weergawe van die verslag geskryf het, lees dit noukeurig en verwyder alle onnodige taal. Soek die aksie vir elke sin en plaas die aksie langs die werkwoord. Dink aan elke sin asof dit sê "wie het wat gedoen".
- Verwyder onnodige sinne en gebruik pouse -frases soos "los van", "met 'n doel" of "in volgorde".
- U dink miskien dat hierdie skryfstyl vervelig is, maar die doel van weeklikse verslae is nie om te vermaak nie. Hierdie styl is die doeltreffendste om u mening duidelik te maak en inligting aan die leser oor te dra.
Stap 3. Maak seker dat u skryfwerk objektief en onpartydig is
U aanbevelings moet gebaseer wees op konkrete bewyse, nie opinies of gevoelens nie. Oortuig die leser met sterk, duidelik geskrewe feite.
- Vermy onnodige byvoeglike naamwoorde en ander woorde, en frases wat negatiewe of positiewe konnotasies het. Fokus eerder op die skryf van argumente wat op feite gebaseer is.
- Gestel u beveel byvoorbeeld 'n promosie aan vir een van die verkoopspersone in u weeklikse verslag. Ondersteun die aanbeveling met feite wat toon dat die werknemer waardig is, eerder as om subjektiewe of emosionele besonderhede neer te skryf. Die frase “Sari het deurlopend hoë verkope in ons winkel, al werk sy net 15 uur per week” sou beter wees as “Sari is my vriendelikste werknemer en probeer altyd haar bes, al moet sy haar ure beperk om vir haar te sorg siek ma.”
Stap 4. Gebruik sterk woorde
As u met die aktiewe stem skryf, gebruik u die een woord wat die leser vertel watter aksie in die sin plaasvind, naamlik die werkwoord. Gebruik kort, sterk werkwoorde wat die aksie wat plaasvind, duidelik beskryf.
- Kies eenvoudige werkwoorde. Byvoorbeeld, "gebruik" is beter as "gebruik".
- Werkwoorde wat prosesse beskryf, soos dink, weet, verstaan en glo, is soms nodig, maar is oor die algemeen minder kragtig as werkwoorde wat aksie beskryf. Miskien moet u dieper in 'n stelling ingaan en dit in aksie verander. U kan byvoorbeeld skryf: "Ek glo ons verkope sal in die komende maande toeneem." Verander die stelling en vind uit waarom u dit glo. Dan kan u 'n sin skryf wat tot aksie lei, soos: "Histories neem verkope toe gedurende die vakansieseisoen. Ek voorspel dat verkope in November en Desember sal toeneem.”
- Om aksie-georiënteerde skryfwerk te behou, kyk na die verslag en probeer om voorsetsels te verwyder en dit deur sterker werkwoorde te vervang. 'Algemene konsensus' kan byvoorbeeld vereenvoudig word tot 'konsensus', en as iemand 'beskerming bied', word die indruk nog sterker gemaak deur te sê dat hy 'beskerm'.
Stap 5. Vermy die passiewe stem
As u met die passiewe stem skryf, plaas u minder spanning op die persoon wat dit doen en lê u meer klem op die doel van die aksie. Alhoewel dit in sommige gevalle om politieke of diplomatieke redes nodig is, lei die gebruik van die passiewe stem dikwels tot onduidelike en verwarrende skryfwerk.
- Die aktiewe stem beloon die persoon wat die aksie geneem het en wys die leser van die verslag wie verantwoordelik is vir die aksie. Om te verstaan hoekom dit belangrik is, stel u voor dat u 'n artikel gelees het oor 'n brand wat sê: "Gelukkig is al die kinders gered." Die identiteit van die persoon (of persone) wat die kinders gered het, is belangrik. As die sin lui: "Die plaaslike priester, vader Johan, het heen en weer deur die vuur gegaan wat die weeshuis omring het en al die kinders gered het", weet u nou wie die eer verdien om 'n held in die situasie te wees.
- Aktiewe vonnisse is ook belangrik om verantwoordelikheid te neem vir optrede wat negatiewe gevolge kan hê. As u 'n fout in u verslag skryf, sal u baas wil weet wie die fout gemaak het, sodat hy of sy die gepaste boete kan gee. As u 'n fout maak, sal die erkenning en verantwoordelikheid vir die daad u werklik help.
- Om passiewe sinne skriftelik te vind en uit te skakel, soek werkwoorde wat met "di-" begin. As u dit vind, identifiseer die aksie in die sin, vind uit wie dit gedoen het en skuif dit na die begin en middel van die sin.
Stap 6. Dra inligting oor deur gebruik te maak van visuele elemente
Tabelle en grafieke is baie makliker om te lees en te volg as paragrawe wat dieselfde inligting verskaf, veral as die inligting wat oorgedra moet word uit baie getalle bestaan.
- Kies die regte visuele elemente om inligting aan lesers oor te dra op 'n manier wat vir hulle nuttig is en wat die doel van die verslag weerspieël.
- U kan byvoorbeeld 'n lyngrafiek kies om die tendens van toenemende verkope van wolbaadjies aan te toon. Hierdie manier om inligting aan te bied, sal die verhoging meer effektief toon as 'n tabel met die aantal wolbaadjies wat elke maand verkoop word, omdat die tabel vereis dat die leser na al die getalle kyk, dit vergelyk en erken dat daar 'n toename is. Dit is alles wat u kan doen deur slegs 'n eenvoudige lyngrafiek te vertoon.
- Hou in gedagte dat die oog op visuele elemente getrek word. Maak seker dat hierdie elemente netjies en georganiseerd lyk en bo -aan die bladsy in die regte posisie geplaas word. U bied eenvoudig die visuele elemente aan wat belangrik is vir u aanbeveling of gevolgtrekking.
Stap 7. Skakel jargon uit
Elke bedryf of akademiese dissipline het sekere onvermydelike terme, sowel as modewoorde wat gewild word by bekende boeke of artikels. Alhoewel dit soms nuttig is, voeg hierdie woorde gewoonlik nie waarde toe nie, of slaag dit nie daarin om die boodskap effektief oor te dra nie.
- Dit kan handig wees om 'n lys met algemene sleutelwoorde in die bedryf op te stel sodat u dit nie te veel in u verslae gebruik nie. As die verslag voltooi is, kan u na hierdie woorde in die dokument soek en dit indien nodig vervang.
- Hou in gedagte dat die te veel gebruik van nuwerwetse sleutelwoorde vir die leser nie beteken dat u 'goed ingelig' is nie, maar eerder die teenoorgestelde indruk skep. In die algemeen is bestuurders en bestuurders ouer en het honderde sulke woorde sien kom en gaan. As u dit te veel gebruik, dink hulle dat u lui is en nie weet waarvan u praat nie, of probeer hulle dit net beïndruk.
- U moet ook vermy dat u te ingewikkelde terme gebruik. Byvoorbeeld, as u 'n verslag skryf waarin 'n regskwessie saamgevat word, beteken dit nie dat u dit met baie juridiese jargon hoef te peper nie.
Stap 8. Voer 'n deeglike karakterkontrole uit
Verslae vol tipografiese en grammatikale foute kan vir lesers ongemaklik wees en 'n negatiewe beeld van u weerspieël. Stel die verslag voor die sperdatum op, sodat u genoeg tyd het om 'n behoorlike karakterondersoek te doen.
- Begin 'n grammatika- en speltoetsprogram op die woordverwerkingsprogram wat u gebruik. Hierdie program sal baie foute oorslaan, veral tikfoute wat homofoniese foute tot gevolg het (bv. As u 'laai' tik as u 'toestand' wil skryf).
- Dit is 'n goeie manier om seker te maak dat u nie foute misloop nie. Boonop, as u vertroud is met wat u wil skryf, slaag u foute soos ontbrekende woorde omdat die brein dit outomaties voltooi. Dit sal nie gebeur as u dit van agter na voor kontroleer nie.
- Hardop lees van verslae is nog 'n effektiewe manier om foute op te spoor en die skryfstyl te wysig. As u dit moeilik vind om 'n sekere sin of paragraaf te lees, is die kans goed dat die gedeelte moeilik is om te verstaan, want lesers sal ook dieselfde probleme ondervind. Stel die moeilike dele reg sodat hulle beter kan vloei.
