Memorandum is 'n tipe dokument wat gebruik word vir interne kommunikasie tussen werknemers van die onderneming. Memo's is 'n beproefde aspek van die sakewêreld wat, as dit korrek geskryf is, kan help om dinge aan die gang te hou.
Stap
Deel 1 van 3: Kies 'n taal en formaat
Stap 1. Vermy buitensporige taal
Oor die algemeen moet die taal van die memorandum duidelik en eenvoudig wees, maar professioneel. U moet die toevallige toon van die gesprek in die memo vermy.
- Byvoorbeeld, moenie skryf: "Hallo almal! Dankie tog dat dit Vrydag is? Ek wil praat oor 'n belangrike sake."
- Gaan in plaas daarvan direk na die punt: "Ek wil 'n vorderingsverslag van Project Z deel."
Stap 2. Vermy emosionele taal
U moet ook 'n neutrale toon probeer gebruik en emosionele taal vermy. Probeer feite en bewyse aanvoer om bewerings te staaf.
- Vermy byvoorbeeld bewerings soos: "Ek dink ons sou almal baie gelukkiger wees as ons Vrydae toevallig kon aantrek."
- Soek eerder inligting oor die vraag of die moraal toeneem as werknemers klere mag kies, en noem die inligting in die memo.
Stap 3. Gebruik seinfrases
As u bewyse of bronne wil noem, maak seker dat u taal gebruik wat die leser laat weet wat u doen.
Byvoorbeeld, probeer die frase, "Volgens ons bevindinge, …" of "Navorsing wat deur die EPA voltooi is, dui daarop dat …"
Stap 4. Kies die toepaslike model en lettergrootte
Memo's moet maklik leesbaar wees. Vermy dus die gebruik van klein lettertipes, die standaardgrootte is 11 of 12.
U moet ook 'n eenvoudige lettertipe kies, soos Times New Roman. Dit is nie die tyd om 'snaakse' lettertipes soos Comic Sans te probeer nie (u kan lag as u hierdie lettertipe kies)
Stap 5. Gebruik standaardmarges
Die tipiese marge vir 'n besigheidsmemo is 1 duim of 2,54 cm, hoewel sommige woordverwerkingsprogramme memorandumsjablone met effens groter marges voorberei het (byvoorbeeld 1,25 duim of 3,18 cm).
Stap 6. Kies 'n enkele spasie
Besigheidsnotas gebruik gewoonlik nie dubbele spasies nie. Om die plakboekbladsy klein te hou, oorweeg enkelafstand, maar voeg spasie tussen paragrawe of gedeeltes by.
Paragrawe is gewoonlik nie nodig nie
Deel 2 van 3: Voorbereiding vir die skryf van 'n besigheidsnota
Stap 1. Besluit of die memorandum gestuur moet word
As u belangrike sake met verskeie mense in u span moet deel, is dit 'n goeie idee om 'n memo te stuur. Memo's kan ook gestuur word, selfs al kommunikeer u byvoorbeeld net met een persoon of wil u korrespondensie byhou.
- In sommige gevalle is dit egter doeltreffender om direk met die betrokke persoon te praat.
- Daarbenewens kan sommige inligting te sensitief wees om in 'n memo gestuur te word.
Stap 2. Bepaal die doel met die skryf van die memo
Die inhoud en instellings van die memo's wissel na gelang van die doel. Die meeste soorte memo's word om die volgende redes geskryf:
- Om 'n idee of oplossing voor te stel. As u byvoorbeeld weet hoe u 'n probleem met oortydskedules kan oplos, kan die idee in 'n memo neergeskryf word en aan u baas gestuur word.
- Om bevele te gee. Byvoorbeeld, die stuur van memo's is ook 'n doeltreffende manier om verantwoordelikheid te delegeer vir 'n konferensie wat u departement aanbied.
- Vir verslae. U kan ook memorandums stuur om kollegas in te lig oor onlangse gebeure, opdaterings oor 'n projek aan te meld, vorderingsverslae te gee of ondersoekende bevindings aan te meld.
Stap 3. Beperk die onderwerp
U hanteer moontlik verskeie projekte en word versoek om memo's aan kollegas, base of kliënte te stuur oor die vordering van dinge. Onthou egter dat sake -memorandums slegs op een kwessie moet fokus.
Memo's moet bondig, duidelik en maklik wees vir besige mense om vinnig te lees. Laat belangrike inligting dus nie geïgnoreer word nie. Gefokusde memo's help om te verseker dat u boodskap ontvang en verstaan word
Stap 4. Oorweeg die gehoor
Die inhoud, styl en toon van die sakememo word bepaal deur die beoogde gehoor. Dink dus mooi na oor wie die memo sal ontvang.
Byvoorbeeld, 'n memo aan 'n kollega oor die beplanning van 'n verrassingspartytjie vir iemand in die kantoor is anders as 'n memo aan 'n toesighouer oor die resultate van 'n ondersoek wat u al maande doen
Deel 3 van 3: Stel 'n sakememo op
Stap 1. Benoem dit
Daar is baie soorte korrespondensie. Die standaard manier vir memo's is om die dokument eksplisiet te benoem.
- Skryf byvoorbeeld 'Memo' of 'Memorandum' bo -aan die bladsy.
- Die posisie kan gesentreer of linksbelyn wees. Lees inspirasie deur die besigheidsnotas wat u ontvang het, en kopieer die formaat.
Stap 2. Skryf 'n titel
Die eerste deel van die memorandum moet die belangrike punte bevat. Gedetailleerde inligting oor elke komponent word in die volgende stap beskryf.
- AAN: skryf die name en titels van die mense wat die memorandum ontvang het.
- VANAF: skryf volle naam en titel.
- DATUM: skryf die volledige en akkurate datum, moenie die jaar vergeet nie.
- ONDERWERP: skryf 'n kort en spesifieke beskrywing van die inhoud van die memorandum.
- Let daarop dat die onderwerp gewoonlik aangedui word met 'Re:' of 'RE:' (albei staan vir aangaande).
Stap 3. Kies die ontvangerslys sorgvuldig
Maak seker dat u almal insluit wat inligting of ontwikkelings benodig. Beperk die verspreiding van memo's aan mense wat dit moet weet.
- Sake-saaklik is dit nie verstandig om memo's aan almal in die kantoor te stuur as slegs 'n paar bekommerd of betrokke is nie.
- Mense sal oorweldig word deur baie memo's en is geneig om te ignoreer of net deur irrelevante memo's te blaai.
Stap 4. Gebruik die korrekte name en titels en titels vir die mense op die ontvangerslys
Alhoewel u en u baas daagliks bekend is, is dit die beste om skriftelike korrespondensie formeel te hou. Miskien groet u u baas byvoorbeeld slegs by die naam wanneer u in die kantoor se gang ontmoet, maar vir memo's groet hy hom met 'mevrou Riana' of 'dr. Riana.
Onthou dat die inligting wat u skryf bedoel is vir almal op die ontvangerslys. Skryf dus die volledige naam en titel neer
Stap 5. Vind in die eksterne memo die titel van die persoon wat u aanspreek
As u 'n memo aan iemand buite die kantoor stuur, is dit belangrik om die regte groet te definieer. Neem die tyd om na die betrokke profiel te soek; persoonlike inligting word gewoonlik op hul webwerf van die onderneming beskryf.
- U twyfel byvoorbeeld of die graad 'n PhD is. Indien wel, is die regte groet dr. X
- Wat is sy posisie? Is dit die adjunk -direkteur of die dekaan? As dit die geval is, moet u dit in die memorandum noem.
Stap 6. Skryf die onderwerp noukeurig neer
Maak seker dat die onderwerp kort, duidelik en nie te algemeen is nie.
- Byvoorbeeld, die onderwerp "Nuwe besigheid" lyk vaag, en as iemand weke of dae voor die lêer soek, kan dit moeilik wees om te besluit watter van u memo's is.
- 'N Beter onderwerp sou iets soos hierdie wees, “Vorderingsverslag oor kliëntebasis -uitbreidingsondersoek na kliëntebasis”.
Stap 7. Oorweeg om die groet oor te slaan
U kan self besluit of u die boodskap met 'n groet wil begin, soos 'Beste. Mev. Wardani”of“Beste. Kollegas.” Onthou egter dat groete nie in 'n besigheidsnota verwag word nie.
Memo's is 'n vinnige en doeltreffende manier om belangrike inligting oor te dra, en die gehoor weet duidelik wie die memo ontvang en gestuur het
Stap 8. Stel die inleiding saam
Verduidelik u doel met die skryf en stuur van die memorandum.
Byvoorbeeld, "Ek stel u hiermee in kennis …". Die inleiding moet 'n opsomming van die inhoud van die memorandum bevat
Stap 9. Hou die inleiding kort
Dit is nie nodig om al die besonderhede en/of bewyse in die eerste afdeling te verskaf nie.
'N Paar sinne of 'n kort paragraaf is voldoende
Stap 10. Definieer die memo liggaam instellings
Na die inleiding bevat 'n besigheidsnota gewoonlik twee tot vier bykomende paragrawe voor die gevolgtrekking. Die inhoud en instellings hang af van die onderwerp.
U kan byvoorbeeld inligting in volgorde van belangrikheid organiseer. Of, as u 'n proses beskryf, verdeel die liggaam van die memo volgens die stadiums van die proses
Stap 11. Besluit of u onderskrifte wil insluit
Besigheidsnotas moet uit duidelike gedeeltes bestaan. Gewoonlik word sakememo's duidelik verdeel sodat die ontvanger die inligting maklik kan lees en verteer. U kan hulle help om koeëlpunte te verstaan deur die onderafdelings te merk.
Stap 12. Skryf 'n spesifieke ondertitel
Maak seker dat die fokus van elke onderafdeling duidelik is vir die ontvanger.
Sluit byvoorbeeld die volgende onderafdelings in by die skryf van 'n memo oor 'n beplande kantoorverskuiwing: 'Nuwe ligging vir ons hoofkantoor', 'Belangrike aanwysings vir kantoorbenodighede' en 'Bylae vir voltooiing van kantoorverskuiwing'
Stap 13. Sluit die onderwerpsin in die hoofparagraaf in
Die eerste sin van elke onderafdeling of paragraaf moet die hoofpunt van die afdeling weergee.
Elke paragraaf of afdeling van die memo moet slegs op een idee fokus
Stap 14. Oorweeg die gebruik van koeëlpunte
As u belangrike punte wil uitlig, kan kolpunte of lyste baie nuttig wees. Hierdie formaat moedig lesers aan om aandag te gee aan belangrike punte en help hulle om memo's vinniger en doeltreffender te lees.
Stap 15. Hou die memo kort
Oor die algemeen is besigheidsmemo's nie langer as een tot twee bladsye nie.
Hierdie standaardbladgrens is oor die algemeen vir dokumente met 'n enkele afstand sonder ekstra reëls tussen afdelings
Stap 16. Besluit of u 'n opsommende paragraaf benodig
Oor die algemeen benodig memo's nie 'n opsomming nie, veral as dit minder as een bladsy lank is.
As die beskrywe inligting egter ingewikkeld is, of as die memorandum langer as normaal is, is dit nuttig om 'n opsomming van die belangrikste punte te hê
Stap 17. Voer 'n slotgedeelte of paragraaf in
Selfs as u nie 'n opsommingnota nodig het nie, moet u dit nog steeds afsluit met 'n slotsin. Dink aan die volgende:
- Wat is die kernboodskap van die memorandum? Wil u hê dat die ontvanger iets moet doen? Moet hulle nie later as op 'n gegewe dag reageer nie? Indien wel, meld dit duidelik.
- As daar geen aksie nodig is nie, moet u 'n eenvoudige slotinvoering insluit, soos "Ek sal graag verder bespreek" of "Kontak my gerus vir enige probleme of vrae".
Stap 18. Teken as u wil
Oor die algemeen hoef u nie 'n naam of handtekening aan die einde van die memo by te voeg nie. Onthou egter dat dit die veiligste is om ander voorbeelde van memo's in u veld te volg.
- As die ander formeel eindig (bv. "Met vriendelike groete, dr. Sari), volg die voorbeeld.
- Alhoewel dit nie 'n handtekening benodig nie, moet u moontlik u voorletters aan die einde van die dokument insluit.
Stap 19. Sê of daar aanhangsels is
As die memo ook aanhangsels bevat, soos tabelle, grafieke of verslae, moet u die aanhangsels aan die einde van die memo noem. Byvoorbeeld, "Aangeheg: Tabel 1".
- U moet ook verwys na die aanhangsel in die liggaam van die memo.
- Byvoorbeeld, om 'n memo in kennis te stel wat werknemers in kennis stel van 'n dreigende kantoorverskuiwing, kan u inligting skryf soos: "Ons is van plan om die verhuisingsproses teen die einde van hierdie kwartaal te voltooi. Sien die aangehegte tabel 1 vir 'n meer gedetailleerde skedule.”
Stap 20. Lees weer die noukeurig geskrewe memo
Lees weer en maak reg voordat u dit stuur. Maak seker dat die grammatika van die sin korrek is, dat daar geen spelfoute of leestekens is nie en dat die inhoud maklik is om te verstaan.
- Oorweeg om die aflewering na die eerste regstelling uit te stel as tydsberekening nie 'n probleem is nie. As u die memo 'n uur of twee later herlees, kan u foute vind wat aanvanklik oor die hoof gesien is.
- As die memorandum sensitiewe inligting bevat, kyk na die maatskappybeleid om te sien wie die memo vir u kan hersien en die inhoud daarvan goedkeur.
