Miskien moet u 'n gebeurtenisverslag skryf om die sukses van 'n geleentheid te bepaal deur die resultate met die doelwitte daarvan te vergelyk. Hierdie verslag moet deur die onderneming of individu wat die geleentheid hou, bepaal of daar veranderinge aangebring moet word. Daar is verskillende maniere om te verseker dat 'n suksesvolle gebeurtenisverslag goed geskryf is. U het dit nodig as u nog 'n geleentheid aanbied!
Stap
Deel 1 van 3: Opstel van gebeurtenisverslae
Stap 1. Bepaal die aanbiedingstyl en -formaat vir elke gehoor
Gebeurtenisverslae kan gekram, gekram, in die vorm van PDF -lêers, PowerPoint -aanbiedings, ensovoorts.
- Maak seker dat die gebeurtenisverslag in duidelike afdelings georganiseer is. U moet bepaal hoe u die resultate van die geleentheid met die doelwitte daarvan kan vergelyk. Som die belangrikste resultate van die gebeure op.
- Pas gebeurtenisverslae aan volgens die behoeftes en belangstellings van elke borg en gehoor. Oorweeg die doelwitte van die borge. Borge is in 'n mate die belangrikste gehoor vir gebeurtenisverslae. Hulle wil die geskiktheid van die geborgde geleentheid evalueer. Maak dus seker dat u weet wat hulle wil hê en wat hulle die meeste interesseer.
- Pas gebeurtenisverslae aan om ook aan spesifieke behoeftes rakende unieke geleenthede en borge te voldoen. Moenie 'n verslag skryf asof dit op 'n tipe gehoor gerig is nie. Senior bestuurders en finansiële bestuurders is ook 'n ander gehoor vir u gebeurtenisverslag.
Stap 2. Skep 'n proses om die nodige inligting tydens die geleentheid te monitor
U kan nie net op geheue staatmaak nie.
- Monitor belangrike inligting voor, tydens en na die geleentheid om meer spesifieke en veral doeltreffender verslae op te stel. Met hierdie metode kan u ook verslae opstel volgens 'n tydlyn.
- Oorweeg dit om deurlopende data -insameling met behulp van verskeie mense te doen, indien nodig (insluitend interns). In wese moet verslagdoening nie wag vir die voltooiing van die geleentheid nie.
Stap 3. Som die verslag saam met die hoofpunte
Een van die probleme met gebeurtenisverslae is dat dit die neiging het om min van die agenda af te lê of op soet stellings te fokus. Moenie dit doen nie. Dit is 'n goeie idee om die kernpunte duidelik en analities uit te lig.
- Kies 'n paar belangrike dele van die geleentheid wat in meer detail bespreek sal word. Vind die drie dinge wat die suksesvolste gebeur het, en die drie punte wat die meeste verras het.
- Moenie die verslag vul met onbelangrike besonderhede nie, soos die middagete -spyskaart of 'n gedetailleerde opsomming van die hele hoofaanbieding. U moet die belangrike dinge insluit.
Deel 2 van 3: Om die regte inhoud in die verslag te plaas
Stap 1. Skryf 'n uitvoerende opsomming
Die gebeurtenisverslag moet 'n oorsig bevat, 'n verkorte weergawe van die volledige verslag. Beskou die opsomming as 'n inleiding tot die gebeurtenisverslag.
- U kan twee verslae opstel, een opsomming wat gemaak is vir mense wat belangstel in die uitslag van die geleentheid, en 'n meer gedetailleerde verslag vir mense wat betrokke is by die voorbereiding, uitvoering en borg van die geleentheid.
- In die opsomming moet u die belangrikste doelwitte en resultate bespreek en daarop fokus. Die opsomming moet kort wees, net 'n bladsy of twee. Die verslag moet die belangrikste elemente van die gebeurtenis opsom en 'n kort interpretasie van die data bevat
Stap 2. Sluit diep visuele hulpmiddels in u verslae in
Verslae is dikwels meer effektief as dit grafieke bevat wat statistiese tendense illustreer, eerder as om bloot 'n klomp syfers aan die leser te rapporteer.
- As die geleentheid 'n nuwe produk bevat, beveel ons aan dat u 'n foto van die produk byvoeg. Foto's wat die oomblik tydens die geleentheid wys, kan die leser van die verslag help om 'n idee te kry van die geleentheid wat gehou word. Probeer om foto's te neem wat die borg se betrokkenheid by die geleentheid toon wat in die verslag gedokumenteer moet word. Weereens, hierdie taak kan nie wag vir die voltooiing van die geleentheid nie.
- U kan ook monsters, reproduksies en ander voorbeelde wat op die terrein voorkom, insluit. Gee die aantal mense aan wat geborgde koepons, ens. Dokumenteer die blootstelling ter plaatse en buite die webwerf wat deur die geleentheid, in die media, aan gehore vir borge gegenereer word.
Stap 3. Dokumenteer alle advertensies en blootstelling aan die media
Ons beveel aan dat u die vergelyking van die resulterende media met die gestelde doelwitte van die geleentheid beoordeel.
- Fokus op gedrukte advertensies en artikels wat die naam en advertensie van die borg insluit, benewens die aantal daaglikse koerantverspreidings en advertensiegraderings.
- Dokumenteer televisie -advertensies, openbare aankondigings, waardes vir kaart- en graderingskaarte en nuusdekking.
- Moenie radiodokumentasie, tariefkaartadvertensies, grade vir advertensies en promosies, geouditeerde verslae, ensovoorts vergeet nie.
Stap 4. Sluit 'n verklaring in van die doel van die geleentheid
U moet die doelwitte van die gebeurtenis in verband bring met die uitslag, dus maak seker dat u 'n herinnering aan die oorspronklike missie en doelstellings van die gebeurtenis insluit.
- U kan 'n programlys van gebeure insluit. U moet ook bespreek wie die belangrikste deelnemers tydens die geleentheid sal wees. Hou dit egter kort.
- Maak seker dat u baie tyd spandeer om die spesifieke sleutelresultate van die geleentheid te registreer en te bespreek en dit te pas by die geregistreerde resultate. Wees realisties en moenie dinge versoet wat nie uitwerk soos dit moet nie.
Stap 5. Sluit finansiële inligting uit die gebeurtenisverslag in
U moet 'n gedetailleerde bespreking gee van die lopende begroting van die geleentheid en die werklike uitgawes. Maak seker dat u 'n vergelyking van u begroting met werklike uitgawes insluit, asook 'n paar dinge wat goed gegaan het, en gebiede wat verbeter moet word, beklemtoon
- U moet ook die koste, insluitend die koste van bemarkings- en promosie -aktiwiteite, personeelkoste en borgskapskoste, spesifiseer. Ons beveel aan dat u 'n gedetailleerde begroting opstel. Finansiële bestuurders en senior bestuurders sal bewyse wil sien om u gevolgtrekkings oor uitgawes te ondersteun.
- Sluit inkomstebetalings in, byvoorbeeld van kaartjies, borge en uitstallings. Maak egter seker dat u die werklike inkomste met voorspellings vergelyk.
Stap 6. Sluit statistieke in wat relevant is vir die leser
Moenie dat u verslag gevul is met soet inligting nie. Die aantal mense wat die geleentheid bygewoon het, is een van die data wat u moet insluit. Ons beveel aan dat u meetbare data in verslae verskaf.
- Statistieke en ander verwante gegewens wat ingesluit kan word, soos die aantal verkope en die aantal besoekers by 'n spesifieke stand. Die gebeurtenisverslag sal meer geloofwaardig wees as die gegewens volledig is. Sluit inligting oor deelnemers/besoekers in. Sluit demografie, besoekersgetalle en besoekersnavorsingsresultate (bv. Koopgewoontes) in.
- Meld die aantal mense wat op geborgde veldtogte gereageer het, asook skenkings aan nie -winsgewende organisasies. Dokumenteer die ekonomiese impak en werknemersdeelname.
Stap 7. Sluit kwalitatiewe elemente in wat die data kontekstualiseer
U verslag moet 'n paar statistieke bevat, maar u benodig ook mense se verwysings om konteksverwante terugvoer te gee.
- Versamel terugvoer en terugvoer van deelnemers en lede van die geleentheidspan, sodat die beoordeling van die sukses van die geleentheid nie net van die skrywers van die gebeurtenis kom nie. Dit maak u verslag meer geloofwaardig.
- Oorweeg ook om derdeparty-navorsing in te sluit. Om waarde aan blootstelling aan die media te plaas, is 'n voorbeeld van wat derde partye kan ondersoek.
- Ruimtewaarde en geleentheidsvoorbereiding. U moet die tyd neem om die doeltreffendheid van die webwerf en voorbereiding vanuit 'n ander persoon se oogpunt te evalueer. Bespreek hoe u die ruimte kan gebruik vir konferensies, geleenthede, ens.
Deel 3 van 3: Voltooiing van die gebeurtenisverslag
Stap 1. Maak betyds 'n gebeurtenisverslag
Probeer om die verslag so gou as moontlik na die geleentheid te skryf en te publiseer. Maak seker dat u dit op u kalender skeduleer om seker te maak dat dit betyds is. Sommige mense beveel aan dat die verslag 30 dae na die geleentheid gepubliseer word, maar ander meen dat die verslag slegs 'n paar dae na die geleentheid gepubliseer moet word.
- Maak seker dat u dit nie misloop wanneer die sperdatum is nie. Miskien skryf u 'n gebeurtenisverslag vir 'n agentskap wat deur 'n spesifieke kliënt aangevra word. Gee aandag aan alle versoeke.
- U gehoor verwag in wese 'n deeglike en tydige verslag. Maak dus verslae wat aan die verwagtinge voldoen en moenie te lank wag om verouderd te raak nie.
Stap 2. Hersien u gebeurtenisverslag
Maak seker dat die gebeurtenisverslag goeie grammatika gebruik en geen spelfoute, leestekens en ander foute bevat nie.
- Maak seker dat u antwoorde nie vlak is nie. As 'n algemene reël moet u die skryftegniek "wys, moenie vertel nie" gebruik. Dit beteken dat u 'n paar spesifieke voorbeelde moet gee om die algemene punte in die verslag te ondersteun.
- Moenie u gehoor vergeet nie en sorg dat die skryf van die verslag formeel en professioneel lyk. Gebeurtenisverslae is nie informele dokumente nie; hierdie dokument is belangrik om die haalbaarheid van die aankoop van die geleentheid te bepaal, sodat dit gesaghebbend moet klink.
Wenke
- Neem meer foto's as wat u nodig het. Hoe meer keuses, hoe beter.
- As u kwotasies van leiers en beplanners insamel, moet u nie dadelik na hulle toe gaan nie. Dit is mense wat nog lank is nadat die geleentheid geëindig het. Dit is die beste om eers die mense in die skare u vraag te stel, want hulle sal die eerste wees wat vertrek. Moet ook nie die spreker of geleentheidsleier steur as hy of sy besig is nie. Hulle sal later ondervra kan word.
- Hou die gesprek normaal as u kwotasies insamel, en bly natuurlik vrae totdat die ander persoon bereid is om sy mening te gee.
- Versamel meer kwotasies as wat u nodig het. Hoe meer hoe beter.
- 'N Goeie foto kan wys hoe die geleentheid verloop het of hoe mense op die geleentheid gereageer het.
- Probeer om foto's te neem wat die geheelbeeld van die gebeurtenis in geheel toon, insluitend foto's van die skare en sprekers in een beeld om lesers die grootte van die geleentheid te wys.
