Die vermoë om professioneel te wees speel 'n belangrike rol in die bereiking van loopbaansukses. Byna alle werknemers moet telefoonoproepe beantwoord, ongeag hul posisie in die onderneming. Om oproepers gemaklik te laat voel, leer hoe om goeie oproepe te neem om 'n positiewe indruk te maak en wees bereid om vrae te beantwoord.
Stap
Deel 1 van 2: ontvang telefoonoproepe
Stap 1. Tel die telefoon so gou as moontlik op
As die kantoorfoon lui, is dit nie beleefd om die oproeper te laat wag nie. Neem onmiddellik die telefoon op en sê hallo vir die persoon wat bel.
Stap 2. Hou die selfoon voor u gesig
Miskien wil u dadelik praat, maar maak eers seker dat die ontvanger op die telefoon voor u gesig is. Praat wanneer die ontvanger in die regte posisie is, sodat die oproeper volledige inligting ontvang.
Stap 3. Haal diep asem voordat jy praat
Nadat u die telefoon voor u gesig geplaas het, haal diep asem om uself te kalmeer en konsentreer voordat u hallo sê. Op hierdie manier kan u rustig praat terwyl u konsentreer.
Stap 4. Noem u maatskappy se naam en naam
Hierdie metode vertel die oproeper dat hy reeds gekoppel is aan die onderneming wat hy wil bel. Maak dus seker dat hy u maatskappy se naam en u naam ken. Gee eers die maatskappy se naam. U kan die woorde neerskryf wat u wil sê as u 'n oproep ontvang, sodat u nie hoef te dink wat u moet sê as die telefoon lui nie. Die bewoording kan aangepas word by die situasie en omstandighede waarin u werk.
- Gee volledige inligting oor die onderneming as u as ontvangsdame werk, want vir die oproeper is u die ingang om te kry wat hy nodig het. Byvoorbeeld, groet die oproeper deur te sê: "Goeie more/middag/aand. WikiHow se hoofkwartier is hier. Ek is Nikita hier om te help." Deur hierdie inligting ken die oproeper u naam van u onderneming en u naam, sodat hy gemakliker voel om die gesprek voort te sit. As u 'n privaat sekretaris is, gee die naam van u werkgewer (byvoorbeeld: "Meneer Miller se kantoor is hier. Ek is Nikita.") Omdat die oproeper u baas wil kontak.
- As u 'n lid van 'n spesifieke afdeling is, lig u standpunt in sodat hy relevante vrae kan vra, byvoorbeeld: "Goeie more. Ek is Yesika in die boekhouafdeling." Op hierdie manier weet die oproeper of hy of sy verbonde is aan die departement en 'n persoon om te bel of met iemand anders moet praat.
Stap 5. Berei skryfbehoeftes en notaboeke langs die telefoon voor
Op hierdie manier kan u onmiddellik notas neem as die oproeper 'n boodskap wil agterlaat of inligting wil verskaf. Moenie hom laat wag nie, want u moet papier en 'n pen kry om op te skryf.
Deel 2 van 2: Praat oor die telefoon
Stap 1. Glimlag as jy praat
Selfs as u ontsteld is, laat 'n glimlag u stem aangenamer maak vir die beller. Alhoewel dit geforseer is, kan hierdie metode die bui verbeter.
Stap 2. Praat duidelik en professioneel
As u in 'n professionele omgewing werk, moet u seker maak dat u en die oproeper duidelik en reguit kan kommunikeer. Praat in 'n stadige tempo en sê elke woord duidelik, sodat die inligting wat u oordra, deur die oproeper verstaan word.
- Moenie woorde wat nie standaard is nie, soos "nee", "slukkie" of "nee" sê. Sê elke woord duidelik, soos "ja" of "nee", sodat albei partye 'n goeie begrip het van wat gesê word. Wees beleefd deur te sê "Dankie" en "U is welkom" indien nodig.
- As u nommers of letters moet deel, soos om name of telefoonnommers te gee, leer die fonetiese alfabet (uitspraak van spraakklanke). Op hierdie manier raak bellers nie verward as u letters uitspreek wat dieselfde klink nie, soos die letters B en P. As u die naam van Budi spel, spreek u die letter B uit deur 'B van die Balinese woord' te verduidelik.
Stap 3. Groet bellers professioneel
In plaas daarvan om die oproeper met die voornaam te groet, moet u eers 'vader' of 'moeder' sê, veral 'meneer Jon', veral as u die persoon nie persoonlik ken nie. Probeer om die naam te onthou en sê dit tydens die gesprek.
Skryf die naam van die beller neer sodra hy u sy naam vertel, sodat u nie vergeet nie
Stap 4. Verbind die bellers met ander mense indien nodig
Iemand wat 'n onderneming of kantoor bel, benodig gewoonlik hulp omdat hulle inligting wil vind of 'n probleem ondervind. As u nie 'n vraag kan beantwoord of 'n oplossing kan vind nie, vra of hy met iemand wil praat wat kan help. Hierdie stap toon dat u omgee vir die oproeper en wil help om die probleem vinnig op te los.
- Kantoortelefone gebruik gewoonlik die stelsel om oproepe oor te dra. Vind uit of die telefone in u kantoor oordraagbaar is en leer hoe dit werk. Indien nie, vind die telefoonnommer van die persoon wat u moet bel en deel dit met die oproeper.
- Vra die oproeper beleefd of u hom met iemand anders kan verbind. Byvoorbeeld, "Jammer, ek kan nie u vraag beantwoord nie. Hoe kan ek die telefoonlyn oordra sodat u direk met Pak Bambang kan praat? Hy kan 'n oplossing bied." Maak seker dat die oproeper instem voordat u die telefoonlyn oordra.
- As die persoon wat kan help nie in die kantoor is nie, vra of die beller 'n boodskap wil agterlaat. Moenie vergeet om die boodskap aan bekwame mense oor te dra nie.
Stap 5. Beëindig die gesprek professioneel
Om 'dankie' of 'goeie more/middag/aand' te sê, is 'n manier om die oproeper te laat weet dat die gesprek verby is en hy kan ophou. Moenie verward raak of die gesprek steeds voortduur of nie.
Wag totdat die oproeper opgehou het. As u die oproep ontvang, laat die oproeper alles sê wat hy of sy wil sê totdat dit klaar is. U kan onbeskof wees, of u sal inligting verloor as u ophou as hy nie klaar is nie
Wenke
- Moenie persoonlike oproepe by die werk neem nie. U is op kantoor vir werk, nie om met vriende te gesels nie. As u met 'n vriend wil gesels of 'n SMS wil stuur, moet u dit uitstel totdat u middagete of werkstyd verby is.
- Vermy afleiding. Om die oproeper versorg te laat voel, moet u die opdrag uitstel en fokus op die oproeper. Moenie afgelei raak nie, en lyk nie te besig om vrae te beantwoord of hulp te verleen nie.
- Moenie praat terwyl u eet, drink of kougom terwyl u telefonies is nie, want u spraak sal moeilik verstaanbaar wees en die oproeper sal nie gewaardeer word nie.
- Selfs as die oproeper kla of onbeskof is, toon empatie, wees kalm en gee 'n professionele reaksie.
