Alle ondernemings, groot of klein, moet al hul transaksies monitor. Daar is baie eenvoudige finansiële sagteware stelsels te koop, maar u moet nog steeds 'n duidelike begrip hê van hoe rekeningkundige transaksies werk. U sal alle saketransaksies, soos die ontvangs van inkomste of die betaling van rekeninge, in 'n rekeningkundige joernaal invoer, soortgelyk aan 'n grootboek. Hier moet u verskillende kategorieë genaamd rekeninge versamel, en u sal dit op 'n debiet of krediet aanteken (volgens verhoging of afname). Voorbeelde sal later gegee word. Sagtewaremakers vir rekenmeesters volg ook hierdie formule by die opstel van hul programme, maar die proses is makliker gemaak vir informele gebruikers.
Stap
Deel 1 van 3: Transaksies aangaan
Stap 1. Versamel alle dokumente rakende besigheidstransaksies
Hierdie dokumente bevat tipies verskafferskwitansies, nutsrekeninge (soos water en elektrisiteit), kredietnotas wat aan kliënte uitgereik is, belastingstate, uitgereikte tjeks en betaalstaatinligting. Kontroleer dat elke faktuur en betaling wat ontvang is, akkuraat en geverifieer is voordat u die rekeningkundige joernaal aanteken. Maak seker dat alles deur die toesighouer of sake -eienaar erken is voordat transaksies in die stelsel aangegaan word.
Stap 2. Stel verskillende rekeninge of kategorieë vir elke tipe transaksie op
Rekeninge wat aangeteken word, byvoorbeeld kontant, voorraad, uitgawes, ensovoorts. Beskou hierdie rekeninge as aparte bladsye in 'n notaboek of 'n reeks items wat in 'n persoonlike begroting verskyn. Stel die volgende tipes rekeninge op:
- Die verkoop- of inkomste -rekening teken alle verkope aan kliënte aan.
- 'N Uitgawerekening boek al die geld wat 'n onderneming bestee, byvoorbeeld om 'n besigheidsfasiliteit te bedryf, produkte te maak en produkte te verkoop.
- Daarbenewens moet besighede ook hul bates, soos kontant, debiteure (onbetaalde verkope) en eiendom, aanleg en toerusting soos geboue en toerusting, aanteken.
- 'N Aanspreeklikheidsrekening boek alle geld wat die onderneming van eksterne partye leen, soos banklenings, handelsgeld (bv. Aan verskaffers) en betaalbare salarisse (salarisse wat reeds aan werknemers verskuldig is, maar wat nie betaal is nie).
- Hierdie groot kategorieë word gewoonlik onderverdeel in kleiner, spesifieke rekeninge.
Stap 3. Bepaal of die rekening gedebiteer of gekrediteer word
Dit is belangrik om te onthou dat elke transaksie debiet- en kredietrekeninge behels, en die totale aantal debiete en krediete moet dieselfde wees. As u byvoorbeeld 'n betaling van 'n kliënt ontvang, sal u kontant as debiet en debiteure as krediet aanteken. As u vir advertensies betaal, teken u advertensiekoste op 'n debiet aan en kontant op 'n kredietrekening.
- Teken enige verhogings in uitgawes, bates (soos kontant en toerusting) en dividendrekeninge op as debiete en rekordverminderings as krediete. In ander rekeninge, soos laste en inkomste, word verhogings as krediete aangeteken en verminderings word as debiete aangeteken. Hierdie rekeningkundige stelsel het sy eie logika en begin onthou terwyl u u logika gebruik om die oorsake van 'toename' en 'afname' in rekeninge te bepaal.
- Hou in gedagte dat die getalle wat op debiteure en krediete verskyn, nie dieselfde is nie, maar die totale moet dieselfde wees. As 'n klant byvoorbeeld vir 'n produk gedeeltelik met kontant en deels met krediet betaal, word twee rekeninge op debiet geboekstaaf, naamlik kontant en debiteure. Terwyl die rekening wat op krediet joernaliseer, slegs een is, naamlik Sales.
- Alle rekenaarprogrammatuurstelsels sal die opname van rekeningkundige tydskrifte makliker maak deur alle rekeninge op die regte plek in die joernaal in te voer.
- Miskien moet u 'n nuwe rekeningnaam in die joernaal skep as u 'n buitengewone transaksie het, soos 'n voorraadverkoping of aankoop van grond.
Stap 4. Kontroleer ten minste twee keer al die rekeningkundige transaksies wat in die joernaal ingevoer is
Elke transaksie sal in sy eie kategorie verskyn: debiteer byvoorbeeld aan die een kant van die joernaal en die bedrag moet gelyk wees aan die bedrag wat aan die kredietkant van die joernaal verskyn.
U sal byvoorbeeld 'n betalingstransaksie op die elektrisiteitsrekening aanteken deur Rekeninge op die debietkant van Rp. 500,000 en kontant van Rp. 500,000 op die krediet in te voer. Maak seker dat u die kwitansienommer en 'n kort beskrywing in die notasafdeling insluit
Stap 5. Skuif die rekeninge in die joernaal gereeld na die grootboek
Die grootboek is 'n versameling van al u rekeninge. Daar is byvoorbeeld bladsye vir elke kategorie kontant, debiteure, skulde, uitgawes, ensovoorts in u grootboek. Dan kan u die totale bedrag vir elke rekening oor 'n tydperk sien.
- 'N Grootboek boek inligting per rekening op, in teenstelling met 'n joernaal wat transaksies aanteken. Met ander woorde, een transaksie wat na die grootboek verskuif word, sal op ten minste twee plekke (rekeninge) in die grootboek wees.
- Byvoorbeeld, kontantontvangste van kliënte op verkope word as een transaksie in die joernaal aangeteken en kontant op debiet en inkomste op krediet erken. wanneer dit na die grootboek oorgedra word, word hierdie inskrywings op verskillende plekke aangeteken: kontant- en inkomsterekeninge. Op hierdie manier kan u sien hoe transaksies elke rekening individueel beïnvloed.
- Rekords in die grootboek moet gedateer word sodat die bron van die transaksie geïdentifiseer kan word. Sommige rekenmeesters bevat ook 'n verwysingsnommer, byvoorbeeld in die vorm van 'n reeksnommer, sodat transaksies maklik terug in die joernaal gemonitor kan word.
Deel 2 van 3: Balanseer rekeningkundige transaksies
Stap 1. Balanseer die grootboek elke keer as u 'n rekeningkundige transaksie aangaan voordat u dit sluit
Stel proefbalanse en ander verslae op om te verseker dat die getalle en rekeninge wat vir elke transaksie aangeteken is, korrek is. Maak nie saak hoeveel transaksies aangeteken word nie, die totale debiete moet gelyk wees aan die totale krediete.
As u met die hand of met 'n rekenaarprogram aantekeninge maak, word al die getalle in die debiete en krediete bymekaargetel, ongeag die kategorie. Die totale bedrag debiete en krediete moet dieselfde wees
Stap 2. Kyk of daar foute in die proefbalans is
As die debiete nie gelyk is aan die krediete nie, moet u foute in u joernaalinskrywings vind. Trouens, daar kan steeds foute voorkom, selfs al is die debiet- en kredietbedrae dieselfde, byvoorbeeld as gevolg van dubbele boekhouding of transaksies wat op die verkeerde rekening aangegaan is.
- Byvoorbeeld, as u 'n betaling van 'n kliënt ontvang, het u moontlik kontant aangeteken, maar u het vergeet om debiteure aan te teken, sodat die joernaal lyk asof die debiteure nog nie betaal is nie. Die bedrag op die debiet sal dus verskil van die krediet.
- In sommige gevalle moet u die rekords na die aanvanklike inskrywing in die joernaal opspoor om foute op te spoor. Daarom moet die transaksiedatum en/of verwysingsnommer in die joernaal aangeteken word, sodat opsporing maklik is.
Stap 3. Doen verslae vir inkomstestaat, balansstaat en verslag oor kapitaalverandering
Hierdie finansiële verslae kan met die hand of met 'n rekeningkundige sagteware stelsel gedoen word. Uit hierdie verslae kry u 'n volledige beeld van u onderneming.
- Die inkomstestaat sal byvoorbeeld die inkomste wat deur die uitgawes aangegaan is, aftrek, en uit hierdie verslag weet u dat die onderneming wins of verlies gemaak het.
- Die balansstaat toon al die bates en laste van die onderneming aan. Maatskappybates sluit kontant, toerusting, grond en debiteure in. Verpligtinge sluit in krediteure en krediteure.
- As u in die vorige tydperke dividende (belonings) aan aandeelhouers betaal het, benodig u ook 'n staat van veranderinge in ekwiteit. Hierdie verslag toon die hoeveelheid wins wat gegenereer word (nie netto inkomste nie) minus betaalde dividende. Behoue verdienste verteenwoordig verdienste wat in die onderneming herbelê word.
Deel 3 van 3: Hou gedetailleerde rekords van rekeningkundige transaksies
Stap 1. Sluit 'n kort beskrywing van elke transaksie in die joernaal in
Byvoorbeeld, "kontanttelevisie -advertensiebetalings, Februarie 2016." Die bedrag, oorsaak en proses om elke transaksie aan te teken, sal dus duideliker wees.
Stap 2. Hou 'n rugsteun van u transaksiejoernaal
Rugsteun moet gemaak word in die geval van foute of toekomstige vrae. Dokumentasie van alle rekords kan ingedien word deur 'n aantal rekords en die datum van 'n joernaal in een pakket in te voer. Almal moet in staat wees om na joernaalinskrywings in die grootboek te soek en dan maklik toegang tot rugsteundokumentasie te verkry
Stap 3. Hou papierkopieë van alle dokumentasie vir ten minste 'n jaar
Dit bevat joernaalinskrywings en grootboeke, asook alle fakture en ander transaksiedokumente. Al hierdie dokumente word vereis vir oudit- en belastingredes.
Stap 4. Bewaar dokumentasie ten minste sewe jaar elektronies
Skandeer u papierdokumente heen en weer en stoor dit in twee elektroniese kaste: een vir kantooropberging en een elders vir noodgevalle. Daar is altyd die moontlikheid dat maatskappybelasting die afgelope paar jaar geouditeer word, sodat hierdie dokumente bewaar moet word.
Wenke
- Balanseer u dagboek elke dag. Monitor alle foute en stel dit onmiddellik reg. Dit is so belangrik dat dit een van die eerste lesse vir rekeningkundige studente word.
- Verskaf kruisopleiding-werknemers sodat meer as een werknemer kennis kan dra van die rekeningkundige stelsel en hoe om transaksies aan te gaan.
