'N Sakeproses is 'n stelsel wat 'n onderneming gebruik om sy doelwitte te bereik. Hierdie proses kan ook geïnterpreteer word as die stappe wat geneem is om waarde vir kliënte te genereer. Bestuurders ontleed sakeprosesse om te bepaal hoe goed hulle werk. Die bestuurder ontleed eers die prosesse wat tans uitgevoer word. Daarna kan die bestuur veranderinge bepaal om bestaande prosesse te verbeter. Prosesverbeterings kan maatskappye help om tyd te bespaar, koste te verlaag of produkte te skep wat meer geskik is vir kliënte.
Stap
Deel 1 van 2: Bepaal hoe sakeprosesse geskep word
Stap 1. Definieer sakeprosesse
Sakeprosesse verwys na die aktiwiteite wat werknemers daagliks uitvoer om organisatoriese doelwitte te bereik. Hierdie proses weerspieël die onderneming se optrede om sekere doelwitte te bereik. Die sakeproses moet alle variasies of uitsonderings op die proses insluit. Om te verstaan hoe om 'n sakeproses te ontleed, moet u oorweeg hoe 'n sakeproses geskep word.
- Oorweeg die omvang van die taak. U werk byvoorbeeld die proses op wat gebruik word om fakture aan kliënte te stuur. Die omvang van die taak verwys na die omvang van die taak wat uitgevoer moet word. Aanvaar in hierdie geval dat alle fakture na 'n kliënt gestuur word. U bepaal dat binne 'n maand gemiddeld 200 fakture aan kliënte gestuur word.
- Spesifiseer die gewenste resultaat. Dink na oor wat hierdie proses wil bereik. In hierdie geval wil u hê dat fakture akkuraat aan elke klant gestuur moet word sodra die produk gestuur is. U stuur 'n fisiese afskrif van die faktuur wanneer u die bestelling indien. U sal ook 'n elektroniese faktuur aan elke kliënt stuur.
- Maak 'n lys van die subprosesse wat in die proses is. Hoe meer spesifiek 'n proses is, hoe makliker is dit om te ontleed en te verbeter.
- Dokumenteer sakeprosesse. U kan die proses as 'n lys van stappe dokumenteer en dit in 'n vloeidiagram kan oorweeg. Prosesse kruis dikwels oor verskeie afdelings in groot organisasies. Die proses vir die skep van fakture behels byvoorbeeld die faktuur- en rekeningkundige afdelings.
- Definieer die verskillende afdelings of entiteitsfunksies in die proses saam met alle insette en uitsette. Byvoorbeeld, om 'n salarisstrokie te maak, verg insette van die produksie -afdeling om uit te vind hoeveel werkers gewerk is, die HR -afdeling om tariewe en salarisverlagings uit te vind, ens.
- Maak 'n lys van alle uitsonderings op die proses. Byna alle sakeprosedures het uitsonderings en variasies. Byvoorbeeld, u kan sekere kliënte groot afslag kry. Hierdie kliënt bestel produkte in groot hoeveelhede. Deur 'n groot afslag te gee, maak die faktuurpersoneel die kortingsbedrag wat in die faktuurprogrammatuur bereken is, afgetrek. Groot afslag moet handmatig ingevoer word om 'n akkurate faktuur te skep.
Stap 2. Dokumenteer die sakeproses en dink na oor watter tipe besigheidsproses u moet skep
Deur verskeie sakeprosesse volgens tipe te skei, sal die ontleding van die proses en die verbetering van die proses help. As twee prosesse van dieselfde tipe is, kan die prosesopgraderings soortgelyk wees. 'N Besondere proses kan 'n operasionele, ondersteunings- of bestuursproses wees.
- Operasionele prosesse verwys na die daaglikse take om produkte aan kliënte te lewer. Die proses om fakture vir kliënte te skep, kan by die operasionele proses ingesluit word. Dit is baie belangrik om akkurate fakture aan kliënte te stuur sodat betalings so vinnig as moontlik ingesamel kan word.
- Ondersteuningsprosesse verwys na die bedryfsondersteuningsaktiwiteite van u onderneming. Die afdeling Menslike Hulpbronne is 'n voorbeeld van 'n ondersteuningsgebied van 'n onderneming. Hierdie afdeling ondersteun afdelingsbestuurders in die onderhoudvoering en werwing van nuwe werknemers. Alhoewel menslike hulpbronne nie direk by kliënte betrokke is nie, ondersteun hulle wel die bedryfsafdeling.
- Elke organisasie het bestuur nodig om die algehele besigheidsrigting van die onderneming te bestuur. Die beplanning en implementering van die begroting is 'n bestuursproses. Alle ondernemings moet 'n formele begrotingsproses hê. Hierdie proses moet behels dat die bestuur die begroting van die onderneming met die finansiële bestuurder bespreek.
Stap 3. Ontleed sakeprosesse om simptome van prosesoneffektiwiteit te vind
Sakeprosesse bestaan uit insette (insette) en uitsette (uitsette). Arbeid, energie, materiaal en kapitaaltoerusting word as insette beskou. Insette is bates wat gebruik word om inkomste en wins te genereer. Aan die ander kant is die uitset 'n fisiese produk of diens. Insette betree die proses en lewer uitsette. U sal 'n ontleding moet doen om te kyk na die ondoeltreffendheid van hierdie proses.
- U proses moet insette doeltreffend gebruik om uitsette te lewer. U bestuur byvoorbeeld 'n tak van 'n herstelwinkel. U insette is arbeid, toerusting en onderdele. U opbrengs is herstelwerk van kliënte.
- 'N Lang hersteltyd of agterstand in die werk is 'n aanduiding van ondoeltreffendheid in die proses. Die probleem kan te wyte wees aan die herstelskedule van sommige kliënte wat te naby is.
- Aanduidings van proses -ondoeltreffendheid kan ook gesien word as die koste van die vervanging van onderdele die begroting ver oorskry. In hierdie geval kan die probleem spesifiek wees vir die aankoopafdeling of die onderdele van die verskaffer.
- Bepaal watter prosesse verbeter moet word op grond van die geïdentifiseerde probleme. U moet verskeie sakeprosesse prioritiseer. Kies die proses wat die grootste impak op u besigheid het. Byvoorbeeld, u wil eers die tydsduur regstel. Die lang verwerkingstyd sal daartoe lei dat die onderneming kliënte verloor. Gee prioriteit aan die verbetering van die proses.
Deel 2 van 2: Ontleding van sakeproses
Stap 1. Praat met sleutelpersone oor prosesse binne die onderneming
Nadat u bepaal het watter proses verbeter moet word, bespreek die proses met die mense wat verantwoordelik is vir die implementering daarvan. Neem tyd om 'n onderhoud te voer met die belangrikste deelnemers en vra vir verbeterings wat aangebring kan word.
- Vra die personeel se optrede en waarom.
- Bepaal die insette wat nodig is om elke taak uit te voer en waar u elke insette kry. As die onderneming denim jeans vervaardig, moet u weet wie die denim verskaffer is en die frekwensie waarmee die grondstowwe na die onderneming gestuur word.
- Identifiseer die uitsette van elke taak en wie dit sal ontvang. As u 'n werkswinkel bestuur, moet die werkswinkelpersoneel hul werk dokumenteer. Die herstelpersoneel moet die inligting deurgee aan die faktuurafdeling, wat dan 'n faktuur vir die kliënt genereer.
- Vra vir voorstelle oor hoe u die ondoeltreffendheid van u personeel kan hanteer.
Stap 2. Skep 'n besigheidsvloeidiagram vir elke proses
Prosesvloeidiagramme kan u help om sakeprosesse te beskryf. U kan die dokumentasie uit u prosesbespreking gebruik om 'n vloeidiagram te maak. Hierdie vloeidiagram moet al die stappe bevat wat nodig is om 'n spesifieke sakeproses te voltooi.
- Dit is belangrik om daarop te let dat 'n vloeidiagram van 'n sakeproses slegs gedefinieerde prosedures moet bevat wat werknemers moet volg.
- Vloeidiagramme kan met die hand of met sagteware geteken word. Word- en sigbladprogramme met karteringsfasiliteite kan gebruik word om vloeidiagramme te maak. U kan ook gespesialiseerde sagteware vind vir die maak van vloeidiagramme.
- Vloeidiagramme is baie nuttige instrumente om die sakeprosesse voor u duidelik te sien. Hierdie instrument sal die identifisering en regstelling van ondoeltreffendhede baie makliker maak.
- Sodra die proses verander is, moet u die resultate weer hersien en kyk of die proses aan u verwagtinge verbeter het. Indien nie, herhaal die ontledingsproses en probeer om areas te identifiseer wat verbeter moet word. Sakeprosesanalise is 'n deurlopende aktiwiteit in u besigheid.
Stap 3. Doen 'n dinkskrum om prosesverbeterings te vind
Baie prosesse behels meer as een afdeling in u onderneming. Groepsessies sal proses -ondoeltreffendhede identifiseer wat meer as een afdeling beïnvloed. Hierdie sessies kan ook inligting bevestig tydens persoonlike onderhoude met deelnemers bevestig.
- Maak 'n opsomming van die inligting wat ontvang is en deel dit met prosesdeelnemers. Dit sluit deelnemers in wat onderhoude gehad het en wat nog nie voorheen met hulle was nie. Vra vir terugvoer van almal. Hierdie terugvoer bied addisionele leiding vir u ontleding.
- Inligting wat van deelnemers aan die proses ontvang word, moet u 'n duidelike idee gee van hoe die proses werk en wat die probleem is.
- Interpersoonlike bespreking word die basis vir veranderinge aan 'n proses. Veranderinge kan kosteverlagings, tydsverminderings in prosessiklusse, prosesvergemaklikings of diensverbeterings aan kliënte wees.
