Ons weet almal dat dit belangrik is om by die werk georganiseer te wees, maar die meeste mense vind dit moeilik. Glo dit of nie, om georganiseerd te wees, is nie so moeilik soos dit lyk nie. 'N Paar oplossings en oplossings maak dit vir jou makliker om 'n georganiseerde persoon te word as wat jy dink.
Stap
Metode 1 van 4: Stel die plek en tyd in
Stap 1. Monitor u aktiwiteite
Spandeer 'n paar dae om tydskrifte te maak of om u daaglikse aktiwiteite by te hou. Deur 'n dagboek te hou, sien u watter dinge u gedoen het wat u nie voorheen besef het nie. Boonop kan joernaal 'n klein idee gee van u tekortkominge in die organisering van dinge en produktiwiteit. Hierdie oefening moet gedoen word met 'n groot doel voor oë. Deur aktiwiteitslogboeke kan u sien watter aktiwiteite tydmors is en watter aktiwiteite u kan ondersteun om u doelwitte te bereik.
Stap 2. Bepaal jou produktiewe tyd
Sommige van ons is vroeg opstaan, en sommige nie. U weet waarskynlik reeds wanneer u produktiewe tyd is. Of u nou die aand, oggend, middagete, selfs voor of na die spitstye van die werksdag verkies, maak gebruik van hierdie tye om u produktiwiteit te maksimeer.
Stap 3. Prioriteer u werk
Ons weet almal dat sommige take belangriker is as ander, maar ons gee dit nie altyd reg nie. Ontwikkel dus 'n ranglysstelsel deur take as belangrik te merk, en wees eerlik en buigsaam. Gebruik herinnerings, óf met behulp van 'n digitale kalender of plaknotas op u rekenaar of op u lessenaar. Bestee meer tyd en energie aan die dinge wat die hoogste prioriteit op u lys is. Voorbeelde is tydsensitiewe take, soos take wat vandag of môre voltooi moet word. U moet ook die prioriteit gee om te reageer op kliënte, base of iemand anders wat u salaris betaal. As u onseker is oor die sensitiwiteit en belangrikheid van 'n taak, is dit beter om iemand te vra.
Stap 4. Voltooi onmiddellik klein take
Nie alle take moet geprioritiseer word en geskeduleer word om binne 'n sekere tydsbestek afgehandel te word nie. Sommige take vereis nie beplanning of skedulering nie, want dit kan dadelik voltooi word. As dit die geval is, kan u die taak onmiddellik voltooi. So, doen dit nou! As u onmiddellik ligte take verrig, sal u nie uitstel nie.
Stap 5. Organiseer gereedskap en werkgereedskap
Ons lessenaars kan maklik van rommelige tot stukkende bote gaan, en dit kan u daarvan weerhou om 'n georganiseerde persoon te wees. Sommige mense het selfs 'n "skoon tafel" -beleid. Selfs as dit nie regtig nodig is nie, is dit beter om u werkarea skoon te maak.
- Maak die tafel skoon. Haal al die asblik uit en organiseer die dinge wat u nodig het op 'n sistematiese manier. Maak die lessenaar waar moontlik skoon: as daar nie werk op kantoor, tydens pouses of tussen take is nie.
- Maak u asblik onmiddellik skoon. Op hierdie manier sal u altyd onthou om u lessenaar skoon te maak. Boonop kan u voorkom dat u geïrriteerd raak deur die opgehoopte vullis.
- Bêre die benodigde dinge in 'n maklik toeganklike area. Natuurlik is nie alles om jou asblik nie. Deur die gereedskap wat u benodig naby te hou, kan u ook waardevolle tyd en werkruimte bespaar.
Stap 6. Beplan aktiwiteite en vergaderings
Sommige mense skeduleer slegs vergaderings, maar nie met die aktiwiteite op hul taaklys nie. Die beplanning van belangrike take en vergaderings kan baie nuttig wees. U kan u dae byvoorbeeld groepeer deur vergaderings slegs op Dinsdae en Donderdae te hou. Maak ruimte in u skedule vir 'kreatiewe tyd' of vir die onvoorspelbare.
- Gebruik 'n skedule- en kalenderbestuurder. U kan u eie skedule -bestuurder met papier en pen skep, of dit kan sagteware en programme wees, soos iCalendar of Google Now.
- Kategoriseer u aktiwiteite. Deur jou aktiwiteite te kategoriseer of te kleur, kan dit jou visueel herinner aan wat belangrik is. Die kategorieë wat u skep, kan byvoorbeeld wees: korrespondensie, projekte, geleenthede, vergaderings, dinkskrums, pouses en oefentyd.
- Gebruik tegnologie om u skedule te bestuur. Aanlynroosterbestuurders en e-posplatforms, soos Outlook, kan taaklyste, kalenders en adreslyste kombineer. Hierdie skedule bestuurder verbeter nie net u doeltreffendheid nie, maar kan u denke ook vereenvoudig.
- Skakel werk in wanneer moontlik. Op 'n besige werksdag vergeet u dat u nie alles alleen hoef te doen nie. Laat u werk aan 'n assistent oor, of as u regtig vol werk is, vra u kollegas om u te help met 'n spesifieke taak. U kan die guns van die hulp van u kollega teruggee as die werk begin afneem.
Metode 2 van 4: Stelselmatig organiseer van e -posse
Stap 1. Gaan u e -pos na op die geskeduleerde tyd
U hoef nie altyd u inkassie na te gaan nie, want die meeste boodskappe is nie so belangrik soos u dink nie. As u werk verrig wat nie vinnig nodig is nie, moet u u e-pos gereeld, ongeveer 3 tot 4 keer per dag, nagaan.
Stap 2. Organiseer e -pos
Maak gebruik van die funksies van vouers en vlae in plaas daarvan om u boodskappe in u inkassie te laat ophoop. Byvoorbeeld, die dopgehou en subgidse in Outlook of die veelvuldige etikette en inkassie -funksies in Gmail kan winsgewend wees. As u 'n joernalis is, kan u lêers die naam "Laaste nuus", "Toekomstige nuus", "Ou nuus", "Onderhoude en hulpbronne" en "Idees" hê.
Verwyder en argiveer u e -posse. Argiveer belangrike en ou letters, en verwyder dan die res. Soos die voorbeeld hierbo, is "Ou Nuus" 'n joernalis se argief. As u ou e -posse begin verwyder, sal u sien hoeveel e -posse die moeite werd is om weg te gooi eerder as om dit in te dien. Sommige mense besluit selfs om 'n "nul inkassie" te hê, dit wil sê, geen ongeleesde e -posse of geen e -posse in u inkassie nie. Benewens die gebruik van lêers en etikette, kan u u inkassie leegmaak deur die argiveringshulpmiddel te gebruik, ou e -posse te verwyder en 'n e -posopruimingsprogram te gebruik
Stap 3. Gebruik ander, meer doeltreffende vorme van kommunikasie
Soms is 'n vinnige oproep gelykstaande aan 10 wat e -posse stuur en ontvang. As dit so is, bel! As u weet dat die uitruil van e-posse bespreking kan belemmer en heen en weer moet plaasvind, is dit die beste om telefonies te kommunikeer. U sal meer inligting kry deur te bel in plaas van om lang, bondige, tydrowende e-posbesprekings te voer. U kan 'n e -pos aan u kollegas stuur en sê: 'Ek het baie vrae hieroor. Miskien is dit makliker om oor die telefoon te praat? Kan ek jou 5 uur bel?”
Stap 4. Beperk onderbrekings
Strategiese onderbrekings kan inderdaad help, maar onderbrekings tydens werktyd is die teenoorgestelde. Onderbrekings kan u werk vertraag, u ritme breek en u fokus verloor. Probeer dus om 'n stempos te gebruik as u besig is. Hierdie gereedskap is nie net vir die kantoor nie; hierdie gereedskap kan ook gebruik word as u baie besig is. Baie mense het 'n "oop deur" -beleid, maar u hoef nie altyd u deur oop te hou nie. U kan 'n boodskap op die deur laat, wat sê: "Op 'n oproep" of "Kamer word gebruik. Kom asseblief weer terug of stuur 'n e -pos.”
Stap 5. Maak gebruik van die wolk
Cloud computing is die moeite werd om te oorweeg, want dit is goedkoper, skaalbaar, doeltreffender en makliker om op te dateer. Die inhoud in die wolk is baie handig omdat dit op verskillende toestelle verkry kan word: rekenaars, tablette, slimfone en ander. Wolkberging dien ook as 'n primêre en sekondêre vorm van digitale rugsteun. Bespreek met die IKT -bestuurder of met die sagtewareverskaffer, aangesien u moontlik reeds gratis stoorplek in die wolk het, of dit is teen 'n lae jaarlikse fooi beskikbaar.
Stap 6. Gebruik aanlyn boekmerke
Die meeste blaaiers het 'n boekmerkfunksie om u gunsteling webadresse, of diegene wat u gereeld besoek, te stoor en te organiseer, sodat dit maklik en vinnig verkry kan word. Maak gebruik van hierdie funksie, sodat u nie belangrike webwerwe vergeet om die nuutste nuus na te gaan nie.
Metode 3 van 4: Maak die meeste gebruik van tyd
Stap 1. Vermy om verskeie dinge op dieselfde tyd te doen (multitaak)
Alle kenners glo dit. Alhoewel dit vinnig en koel op TV kan lyk, is baie dinge tegelykertyd ondoeltreffend en kan dit die effektiwiteit van u georganiseerde pogings belemmer. In plaas daarvan is dit beter om eers u volle aandag aan een taak te wy, dit aan te pak en na ander dinge op u lys te gaan.
Stap 2. Maak vir jouself 'n skedule
Gelukkig vereis die meeste werkgeleenthede nie dat u 'n daaglikse skedule moet opstel op grond van die minute nie. Deur u daaglikse skedule en die belangrike take of gebeure van die dag te merk, kan u egter gefokus bly op u take.
- Stel tydsbeperkings vir sekere aktiwiteite. Sommige take vereis nie 'n tydsbeperking nie, maar ander moet aangepas word om u produktiwiteit te verhoog. Dink aan 'n paar take wat meer tyd in beslag neem as wat nodig is, en stel later 'n tydsbeperking daarvoor.
- Ken ekstra tyd toe vir ander aktiwiteite. Sommige take, soos u uit ervaring sal leer, neem gewoonlik langer as wat hulle moet, maar dit is nie 'n slegte ding nie. Gee ekstra tyd voor en na hierdie aktiwiteit, en veral belangrike geleenthede en vergaderings.
Stap 3. Gebruik 'n timer, stophorlosie of wekker -app
Hierdie voorwerpe kan effektief wees as dit reg gebruik word. Sommige mense kies om hul alarm 10, 15 of 30 minute voor die vereiste tyd in te stel om hulle voldoende waarskuwing te gee voordat hulle met 'n aktiwiteit begin. U kan ook 'n herinneringhulpmiddel (herinnering) instel.
Stap 4. Moenie uitstel nie
Vra jouself af of jy regtig 'n aktiwiteit moet uitstel of net lui wil wees. As u lus is om te ontspan, moenie uitstel nie - doen dit! As die uitstel van 'n aktiwiteit egter onvermydelik is, moet u notas neem en die aktiwiteit met 'n konkrete plan herskeduleer. Of u kan aan 'n geïmproviseerde plan dink. As u byvoorbeeld 'n persoonlike vergadering moet kanselleer, wil u dalk eerder 'n telefoniese of webkonferensie maak.
Metode 4 van 4: Handhawing van fisiese en geestelike gesondheid
Stap 1. Neem 'n blaaskans
Dit is noodsaaklik om u produktiwiteit en u geestesgesondheid te behou. Ons is gewoonlik te besig om nie tyd te hê om te rus nie. Om 'n blaaskans te neem, gee ons 'n broodnodige pouse om ons produktiwiteit te verhoog. Onderbrekings bied egter ook 'n geleentheid om te stop en te bevraagteken of ons ons tyd goed benut.
Stap 2. Slaap beter
Sonder 'n goeie nagrus, sal u die volgende dag duiselig, moeg of traag voel. Dit kan u skedule en doeltreffendheid by die werk inmeng. Maak 'n doelwit om elke aand 7 tot 8 uur ononderbroke slaap te kry.
Stap 3. Moenie jouself met jou kollegas vergelyk nie
Die meeste van u kollegas se werk verskil van die werk wat u moet doen, en elkeen het sy eie manier om hul werk te organiseer. 'N Metode wat sinvol en doeltreffend vir u medewerkers is, werk moontlik nie vir u nie, en omgekeerd.
Stap 4. Aanvaar dat om georganiseer te word 'n deurlopende proses is
Moenie verwag om perfek te wees nie. Orde is 'n lang proses wat konstante aandag verg. U sal nie elke dag optimaal georganiseer wees nie, maar as u 'n gereelde persoon wil wees, kan dit u doeltreffendheid verhoog.
